Слияние писем Если вам интересно узнать, как можно автозаполнять документы с помощью Mail merge, эта статья может оказаться полезной для вас. В этой статье мы покажем, как можно автозаполнять картинки из Excel в Word с подробным объяснением.

Скачать Практическое пособие

Скачайте эту рабочую тетрадь и файл с текстом ниже.

Mail Merge Pictures из Excel в Word.xlsx

2 простых способа почтового объединения изображений из Excel в Word

Для демонстрации мы будем использовать следующий набор данных. У нас есть имена трех известных людей на земле, которые являются основателями революционных технологических гигантов в мире. У нас также есть их возраст, родной город и страна их происхождения. Затем мы создадим небольшой параграф биографии с их изображениями в документе word.

Метод 1: Использование названия картинок

Здесь имя изображения будет помещено в Поле код вместо его местоположения.

Шаг 1: Подготовьте документ Word

• В начале нам нужно подготовить оба документа - Excel и Word.
• Для этого нужно подготовить проект слова, чтобы определить, как будет выглядеть структура.

• Предварительный формат приведен ниже.
• Для того чтобы подготовить этот проект, нам нужна некоторая ключевая информация, которая варьируется от человека к человеку. В данном случае переменной информацией будет имя человека. возраст, страна происхождения, родной город и т.д.
• Мы собираемся создать список информации о различных лицах в листах Excel.
• Информация, которую мы собрали, представлена ниже.

Шаг 2: Вставка ссылки на изображения

Теперь нам нужно вставить изображения в указанную папку, а затем ввести гиперссылку на изображения

• Чтобы сделать это, сначала перейдите к Вставка вкладку, а затем нажмите на Ссылка с сайта Ссылки группа.

• После нажатия кнопки Ссылка После этого появится новое диалоговое окно с запросом о расположении изображений на вашем компьютере.
• Выберите изображение, и текст каталога местоположения, который будет отображаться в текстовом поле, будет показан в окне Текст для отображения в поле выше.
• Нажмите OK после этого.

• Затем вы заметите, что адрес ссылки теперь отображается в ячейке G4 .

• Нам нужно немного изменить адрес ссылки, добавив еще один слэш после каждого слэша, который уже есть в ссылке.

• Повторите тот же процесс для остальной части записи.

Работа в листе Excel завершена, и этот список будет использован в файле Word.

Шаг 3: Создание связи между файлами Excel и Word

После заполнения информации в файле Excel откройте файл word. и отредактируйте их соответствующим образом, чтобы освободить место для изображений.

• Черновик файла word уже готов, тексты в черновике будут повторяться в каждой записи списка, созданного в Excel.
• Изображения будут добавлены в правом верхнем углу файла word.
• Теперь из Рассылки перейдите на вкладку Выберите получателей > Использовать существующий список.

• Далее откроется новое окно просмотра файлов, в котором выберите файл списка, который мы только что создали в Excel.

• Далее появится новое окно с именем Выберите таблицу появится вопрос, какой лист вы хотите выбрать. Выберите Лист1 и нажмите OK.

• После этого вы можете ввести такие поля, как имя, возраст и страна, из листа Excel в файл word из Вставка полей слияния команда из Рассылки вкладка.

• Теперь мы собираемся заменить Имя, Возраст , Родной город , Страна, и т.д. значение в файле Word.

• Выберите X как показано на рисунке, а затем из Рассылки вкладку, нажмите на Вставить поле слияния Затем нажмите на Имя_ поле.

• Выберите X как показано на рисунке, а затем из Рассылки вкладку, нажмите на Вставить поле слияния Затем нажмите на Основатель_о поле.

• Выберите X как показано на рисунке, а затем из Рассылки вкладку, нажмите на Вставить поле слияния Затем нажмите на Родной город поле.

• Выберите X как показано на рисунке, а затем из Рассылки вкладку, нажмите на Вставить поле слияния Затем нажмите на Страна_ поле.

• Выберите X как показано на рисунке, а затем из Рассылки вкладку, нажмите на Вставить поле слияния Затем нажмите на Возраст поле.

• Повторите ту же процедуру для первой части.
• После заполнения полей они будут выглядеть примерно так, как показано на рисунке ниже.

• Далее мы введем ссылку на изображение в слово. Для этого перейдите в раздел Вставка > Текстовая группа > Быстрые детали> Поле.

• Затем появится новое диалоговое окно, из этого окна, в Поле меню параметров имен, выберите IncludePicture .
• Затем в Свойства поля введите любое имя, и мы "Образ " в поле. А затем нажмите OK .

Шаг 4: Вставка изображения в документ Word

Теперь мы поместим поле изображения в поле кода, а затем отформатируем его соответствующим образом.

• После того, как мы нажмем OK, изображение загрузится, но еще не будет видно.

• Чтобы решить эту проблему, просто нажмите Alt+F9 .
• Это позволит включить формат кода слова и отредактировать его вручную.

• Затем выберите ИЗОБРАЖЕНИЕ букву в выделенном коде изображения, а затем перейдите в раздел Рассылки > Вставить поле слияния выберите вкладку Изображение поле, из выпадающего меню.

• После нажатия на Изображение поле, код изменится, как показано на рисунке ниже.

• Нажмите Alt+F9 снова, но изображение по-прежнему не видно.
• Затем из Рассылки вкладку, нажмите на Закончите и объединитесь, затем нажмите на Редактирование отдельных документов.

• Затем появится еще одно диалоговое окно, в нем выберите Все, затем нажмите OK.

• Изображение может быть не видно. Чтобы сделать его видимым, нажмите кнопку Ctrl+A чтобы выбрать все содержимое файла word, а затем нажмите кнопку F9 .
• Появится диалоговое окно с предупреждением. Нажмите на Да на этой коробке.

• После нажатия Да, вы заметите, что файл word заполнен объединенным изображением с объединенной информацией, хранящейся в листе Excel.

Подробнее: Слияние почты из Excel в конверты Word (2 простых метода)

Метод 2: Использование расположения изображений

В этом процессе мы будем вводить в поле код местоположение снимков вместо их названия.

Шаг 1: Подготовьте документ Word

Чтобы избежать нежелательных результатов, необходимо правильно подготовить набор данных.

• В начале нам нужно подготовить оба документа - Excel и Word.
• Для этого нужно подготовить проект слова, чтобы определить, как будет выглядеть структура.
• Предварительный формат приведен ниже.

• Для того чтобы подготовить этот проект, нам нужна некоторая ключевая информация, которая варьируется от человека к человеку. В данном случае переменной информацией будет имя человека. возраст, страна происхождения, родной город и т.д.
• Мы собираемся создать список информации о различных лицах в листах Excel.
• Информация, которую мы собрали, представлена ниже.

Теперь нам нужно ввести Номер изображения последовательно в этом листе, например

Повторите то же самое для других ячеек.

Теперь набор данных Excel готов к использованию в word.

Шаг 2: Создание связи между файлом Word и Excel

После заполнения информации в файле Excel откройте файл word,

• Черновик файла word уже готов, тексты в черновике будут повторяться в каждой записи списка, созданного в Excel.
• Изображения будут добавлены в правом верхнем углу файла word.
• Теперь из Рассылки перейдите на вкладку Выберите получателей > Использовать существующий список.

• Далее откроется новое окно просмотра файлов, в котором выберите файл списка, который мы только что создали в Excel.

• Далее появится новое окно с именем Выберите таблицу появится вопрос, какой лист вы хотите выбрать. Выберите Лист1 и нажмите OK.

• После этого вы можете ввести такие поля, как имя, возраст и страна, из листа Excel в файл word из Вставка полей слияния команда из Рассылки вкладка.

• Теперь мы собираемся заменить Имя, Возраст , Родной город , Страна , и т.д. значение в файле Word.
• Выберите X как показано на рисунке, а затем из Рассылки вкладку, нажмите на Вставить поле слияния Затем нажмите на Имя_ поле.

• Выберите X как показано на рисунке, а затем из Рассылки вкладку, нажмите на Вставить поле слияния Затем нажмите на Основатель_о поле.

• Выберите X как показано на рисунке, а затем из Рассылки вкладку, нажмите на Вставить поле слияния Затем нажмите на Родной город поле.

• Выберите X как показано на рисунке, а затем из Рассылки вкладку, нажмите на Вставить поле слияния Затем нажмите на Страна_ поле.

• Выберите X как показано на рисунке, а затем из Рассылки вкладку, нажмите на Вставить поле слияния Затем нажмите на Возраст поле.

• Повторите ту же процедуру для первой части.
• После заполнения полей они будут выглядеть примерно так, как показано на рисунке ниже.

Шаг 3: Ввод адреса изображения в формате кода

Теперь нам нужно ввести изображение вместо имени в формате кода. Этот шаг следует выполнять внимательно.

• Теперь у нас есть корпус с изображением с помощью инструмента таблицы,

Поместите курсор в поле изображения, а затем нажмите кнопку Alt+F9. Он переключится на исходный код документа. И там будет второй корпус со скобками.

• Затем введите следующий текст внутри корпуса со скобками: INCLUDEPICTURE "F:\\\softeko\\\\Bill Gates.jpg"
• Здесь местоположение - это местоположение первого изображения в папке. В вашем случае оно может быть разным.

После ввода текста в соответствии с инструкцией, приведенной выше, установите курсор прямо перед кнопкой jpg . А затем выберите Номер_изображения поле из Вставить поле слияния.

• После этого код изменится и будет выглядеть так, как показано на рисунке ниже.

• Нажмите Alt+F9 чтобы вернуться в обычный режим. Но изображения по-прежнему не видны.
• Из Рассылки нажмите на вкладку Завершить & Объединить Затем нажмите на Редактирование отдельных документов .

• Затем появится еще одно диалоговое окно, в нем выберите и нажмите кнопку OK.

• Изображение может быть не видно. Чтобы сделать его видимым, нажмите кнопку Ctrl+A чтобы выделить все содержимое файла word, а затем нажмите кнопку F9 .
• Появится диалоговое окно с предупреждением. Нажмите на Да на этой коробке.

• После нажатия Да, вы заметите, что файл word заполнен объединенным изображением с объединенной информацией, хранящейся в листе Excel.

Подробнее: Mail Merge в Excel без Word (2 подходящих способа)

Заключение

Подводя итог, можно сказать, что вопрос "как Mail объединить картинки из Excel в word в 2 отдельных метода с подробными объяснениями.

Для решения этой задачи можно скачать рабочую тетрадь, в которой вы сможете отработать эти методы.

Не стесняйтесь задавать любые вопросы или оставлять отзывы в разделе комментариев. Любые предложения по улучшению Exceldemy сообщество будет высоко оценено.