Excel som regnearkprogram kan brukes som et utmerket sporingsverktøy. Hvis du ønsker å lage en salgssporing i Excel, vil denne guiden hjelpe deg. Denne artikkelen vil diskutere hvert trinn i prosessen i detalj, slik at du kan finne det enkelt uavhengig av din ekspertise i programvaren.

Last ned mal

Du kan laste ned arbeidsboken med alle arkene som brukes for denne demonstrasjonen fra lenken nedenfor. Datasettene er inkludert i den, prøv selv mens du går gjennom trinnene.

Sales Tracker.xlsx

Steg-for-steg Prosedyre for å lage en salgssporing i Excel

I den følgende delen vil vi gå gjennom de ulike stadiene for å lage en dynamisk salgssporing og rapporten. Hvert trinn er beskrevet i underseksjonen.

Trinn 1: Lag datasett med produkter for salg

La oss først lage en liste over produkter med deres IDer og priser. Vi antar at produktene vil ha en fast pris en stund. Vi vil også bruke dette datasettet til å slå opp verdier fra ID-er, i stedet for å skrive det ut igjen og igjen når vi lager den originale Sales Tracker i Excel.

Vi tar med følgende datasett for demonstrasjonen.

La oss gi arket et navn, si "Produktlister", for bedre fremtidige referanser.

Trinn 2: Lag dynamisk salgssporing for produktliste

Nå er det på tide å lage den originale salgssporeren. Vi vil bruke VLOOKUPfunksjon for å slå opp verdier fra forrige datasett vi har opprettet. Dette vil sikre at vi ikke trenger å angi de repeterende verdiene hver gang vi legger inn en rad i sporingen.

HVISER-funksjonen vil være nyttig for å eliminere alle feilene for de tomme verdiene , som vil gjøre salgssporingen vår litt mer attraktiv. Følg disse trinnene for en detaljert veiledning om hvordan du kan lage en salgssporing i Excel.

• La oss først lage overskriftene for kolonnene i salgssporingen.

• I dette tilfellet vil vi legge inn dataene til kolonnene Datoer, Produkt-ID og Enheter manuelt. Siden dette kan variere avhengig av dager og kunder.
• For varedetaljer, velg celle D5 og skriv ned følgende formel.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,2),"-")

• Trykk deretter Enter på tastaturet. Som et resultat vil elementdetaljene fylles opp automatisk fra tabellen vi har opprettet i forrige trinn.

• Nå klikker du og drar fyllhåndtaksikon for å fylle resten av cellene med denne formelen.
• Deretter velger du celle F5 og skriv ned følgende formel.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,3),0)

• Trykk nå Enter på tastaturet.

• Etter det klikker og drar du fyllhåndtakets ikonlinje til slutten av den antatte listen for å fylle ut formelen.
• Gå deretter tilcelle G5 og skriv ned følgende formel.

F5*E5

• Trykk nå Enter . Som et resultat vil du få den totale inntekten beregnet.

• Velg deretter celle G5 og skriv ned følgende formel for å importer kostnad/enhetsverdier.

=IFERROR(VLOOKUP(C5,'Product Lists'!$B$5:$E$8,4),"0")

• Deretter trykker du på Skriv inn på tastaturet. Følgelig vil kostnaden/enhetsverdien importeres.

• Nå klikker og drar du fyllhåndtakets ikonlinje til slutten av den antatte listen for å fyll resten av kolonnen med formelen.
• Deretter går du til celle I5 og skriv ned følgende formel for totale kostnadsverdier.

=H5*E5

• Trykk deretter Enter . Og du vil ha totalkostnaden i cellen.

• Til slutt, for profittverdiene, velg celle J5 og skriv ned følgende formel.

=G5-I5

• Trykk nå Skriv inn . Og klikk og dra fyllhåndtaksikonet som resten av cellene der formler ble brukt.

• Til slutt fyller du opp resten av radene med salgsdato, solgte produkter og enheter. Den endelige salgssporingslisten vil se omtrent slik ut.

🔍 Fordeling av formelen

👉 VLOOKUP(C5,'Produktlister'!$B$5:$E$8,4) søker etter verdien icelle C5 i matrisen B5:E8 i regnearket kalt Produktlister . Den returnerer verdien til den fjerde kolonnen fra raden i matrisen, der verdien av C5 matchet.

👉 IFERROR(VLOOKUP(C5,'Produktlister'!$ B$5:$E$8,4),,"0″) returnerer 0 i tilfelle den forrige funksjonen returnerer en feil.

Trinn 3: Lag pivottabeller for Tracker

I vår salgssporingsdatasett, det er så mange parametere du kan sammenligne produkter med. Som for eksempel datoer, produkt-ID, varenavn med fortjeneste, kostnad, inntekter osv. For sammenligninger som dette er Pivot-tabellen et utmerket verktøy Microsoft Excel gir. I dette trinnet vil vi fokusere på hvordan vi lager en pivottabell med de ønskede kolonnene vi ønsker for en spesifikk rapport i dette datasettet. Hver gang du vil lage forskjellige pivottabeller, følger du bare disse trinnene.

• Først velger du hele datasettet.

• Gå deretter til fanen Sett inn på båndet ditt. Deretter velger du pivottabell fra tabeller -gruppen.

• Som et resultat, en boks kalt Pivottabell fra tabell eller område vises. På dette tidspunktet velger du alternativet for Nytt regneark som ​​vist i figuren og klikker på OK .

• Dermed vil vi ha et nytt regneark for pivottabellen. På høyre side av regnearket finner du pivottabellfelt . I Velg feltene du vil legge tilfor å rapportere alternativet, velg parameterne du vil basere rapporten på. I dette tilfellet velger vi Dato , Produkt-ID, og Profitt for pivottabellen.

Til slutt vil du ha pivottabellene med parameterne fra salgssporeren laget i trinn 2.

Trinn 4: Generer dynamisk rapport om salgssporing

For å lage dynamiske rapporter må du ha spesifikke pivottabeller med spesifikke parametere, avhengig av hvordan du vil representere dem. I denne salgsrapporten skal vi lage rapporter om den totale fortjenesten av produkter hver dag, den totale fortjenesten opptjent hver dag, og den totale fortjenesten opptjent av hvert produkt.

Lag et søyleplott for Total fortjeneste for salgssporeren

Først vil vi lage et søyleplott og et linjeplott for å visualisere den totale fortjenesten tjent med hvert produkt daglig.

• Først av alt , lag en pivottabell med datoer, produkt-IDer og total fortjeneste som vist i trinn 3. Velg deretter pivottabellen.

• Etter det, gå til Sett inn -fanen og velg Anbefalte diagrammer i Charts -gruppen.

• Som et resultat vil boksen Sett inn diagram åpnes. Gå til Alle diagrammer -fanen i den, hvis du har mer enn én fane. Fra venstre velger du Kolonne og velger deretter typen søylediagram du ønsker. Klikk til slutt på OK .

• Derfor vises et kolonnediagram.

• Etter at du har fjernet legendene og endret diagramstilen, vil det se omtrent slik ut.

Lag et linjediagram for total fortjeneste av salgssporeren

For å legge til en linjegraf fra pivottabellen, følg disse trinnene.

• Først av alt, velg pivottabellen.

• Gå nå til Sett inn -fanen og velg Anbefalte diagrammer fra Charts -gruppen .

• Deretter går du til Alle diagrammer -fanen i Sett inn diagram -boksen hvis du har mer enn én fane. Velg nå Linje fra venstre i boksen og til høyre, velg typen linjediagram du ønsker. Til slutt klikker du på OK .

• Som et resultat vil linjediagrammet dukke opp på regnearket.

• Etter noen modifikasjoner vil diagrammet se omtrent slik ut.

Lag søyleplott for å visualisere total fortjeneste etter dager

La oss si at vi vil ha en fortjenestegraf for dagene uavhengig av produktene som selges hver dag. For å plotte slike grafer i et søyleplott, følg disse trinnene.

• Først må du lage en pivottabell som beskrevet i trinn 3, men denne gangen med kun datoene og fortjenesten krysset av i feltene . Når du har gjort det, velg hele tabellen.

• Gå deretter tilkategorien Sett inn og under Charts -gruppen velger du Anbefalte diagrammer .

• Nå i Sett inn diagram -boksen som dukket opp, velg fanen Alle diagrammer hvis du har mer enn én. Velg deretter Kolonne fra venstre side. Deretter, på høyre side av vinduet, velger du typen kolonnediagram du ønsker. Etter det klikker du på OK .

• Som et resultat vil et diagram dukke opp på regnearket.

• Etter noen modifikasjoner for å gjøre det mer presentabelt, velger vi følgende utseende for diagrammet.

Lag et sektordiagram for å visualisere profitt etter produkter

Vi trenger et sektordiagram for å visualisere fortjenestefordelingene våre. I dette tilfellet bruker vi et sektordiagram for å plotte den totale fortjenestefordelingen basert på forskjellige produkter. Følg disse trinnene for å se hvordan.

• Først trenger vi en pivottabell med produktene og fortjeneste som kolonne. Følg trinn 3 for å lage en pivottabell, men denne gangen sjekk produktene og fortjenesten i de siste feltene for å sjekke. Når du har det, velg pivottabellen.

• Gå deretter til Sett inn -fanen på båndet og velg Anbefalte diagrammer fra Charts -gruppen.

• Fortløpende, et Sett inn diagram boksen åpnes. Velg deretter fanen Alle diagrammer fra den. Nå, til venstre, velg pai . Til høyre velger du typen kakediagram du ønsker. Når du er ferdig, klikker du på OK .

• Som et resultat av de foregående trinnene vil et sektordiagram dukke opp.

• Etter noen modifikasjoner vil diagrammet se slik ut.

En gang du har gjort alle grafene du trenger fra salgssporingen, flytte dem til et annet regneark og omorganisere dem. Det skal gjøre dem mer presentable og behagelige å visualisere. Husk at disse grafene er dynamiske, de vil oppdateres automatisk når du oppdaterer verdier til salgssporingen din i den samme Excel-arbeidsboken.

Les mer: Hvordan holde styr på klienter i Excel (Last ned gratis mal)

Konklusjon

Dette var trinnene du kan implementere for å lage en salgssporing og en dynamisk rapport for det i Excel. Håper du har funnet denne veiledningen nyttig og informativ. Hvis du har spørsmål eller forslag, gi oss beskjed nedenfor. For flere guider som dette, besøk Exceldemy.com .