Когато работите с различни клиенти, е задължително да ги проследявате. В Microsoft Excel можете лесно да проследявате клиентите. Това ще ви даде подробна информация за няколко клиенти и за изпълнението на техните услуги. Тази статия ще ви предостави шаблон, чрез който можете да проследявате клиентите в Excel стъпка по стъпка.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Изтеглете тази учебна тетрадка.

Процедура стъпка по стъпка за проследяване на клиенти в Excel

Тук искаме да създадем проследяване на клиенти в Excel в процедура стъпка по стъпка. Искаме да създадем работен лист, включващ данни за контакт с клиента, както и данни за услугите му. Използвайки тези две неща, искаме да проследяваме клиентите в Excel, което дава забележки за конкретния клиент.

Стъпка 1: Създаване на набор от данни за данни за контакт

Когато искате да създадете програма за проследяване на клиенти, задължително трябва да имате работен лист с данни за клиента. Работният лист с данни за контакт включва конкретна информация за този клиент, като например номер за контакт, имейл адрес, име на компанията, свързана област и длъжност.

• Първо, трябва да вземем празен работен лист.
• След това въведете някои данни за клиента в работния си лист.

• След това, за да промените името на листа, щракнете с десния бутон на мишката върху името на листа.
• A Контекстно меню ще се появи.
• Оттам щракнете върху Преименуване на .

• Задаваме името на работния лист като ' Данни за контакт '.
• След това натиснете Въведете .

Стъпка 2: Създаване на подробности за услугата на клиента

Тъй като искаме да създадем проследяване на клиенти, е необходимо да създадем данни за услугата на клиента. Без данни за услугата няма какво да проследяваме.

• На първо място, трябва да вземем празен лист.
• Тъй като тя се фокусира главно върху обслужването на клиенти, затова трябва да включим името на услугата, сумата, която струва конкретната услуга, и планираната дата за предоставяне на услугата.

• След това, за да промените името на листа, щракнете с десния бутон на мишката върху името на листа.
• A Контекстно меню ще се появи.
• След това, Оттам щракнете върху Преименуване на .

• Сега променете работния лист на Подробности за услугата' .

Стъпка 3: Генериране на проследяване на клиенти

Сега ще направим динамичен клиентски тракер. За целта използваме VLOOKUP и IFERROR Най-важното е, че това ще намали повтарящите се действия за записване на предишни данни.

• Първо създайте заглавията на колоните в работния лист за проследяване на клиенти.

• За да изберем името на клиента, можем да създадем Валидиране на данни чрез която можем да кликнем върху името на желания клиент и неговите дейности.
• За да направите това, първо изберете клетката B5 към клетка B11 .

• След това щракнете върху Данни в лентата.
• И накрая, от Инструменти за данни щракнете върху Валидиране на данни команда.

• A Валидиране на данни ще се появи диалогов прозорец.
• Оттам щракнете върху Настройки команда
• В Позволете щракнете върху Списък от падащата команда.
• Следваща в Източник: щракнете върху необходимия източник. Ние вземаме източника от Данни за контакт
• Накрая щракнете върху OK .

• Ще се създаде падащ списък, от който можете да изберете името на клиента.

• Щракнете върху падащия списък, ще се появят всички имена на клиенти. Можете да изберете някой от клиентите оттам.

• След това, за да получите позицията на този клиент, щракнете върху клетката C5 .

• Сега запишете следната формула в полето за формула.

Разбивка на формулата

• VLOOKUP(B5,'Contact Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Тук , на VLOOKUP функцията търси стойността в клетката B5 в диапазона от B5 към G11 от работния лист, наречен Данни за контакт . Той ще върне втората колона от този диапазон, в която е намерено съвпадение с B5. Тук false означава, че трябва да има точно съвпадение, в противен случай няма да даде никакъв резултат.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Contact Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): Сайтът IFERROR ще върне нула, ако предишната функция е допуснала грешка.

• Натиснете Въведете за да приложите формулата.

• След това можете да изберете име на клиент отдолу, след което плъзнете иконата на дръжката за запълване на колоната за позиция, която ще предостави позицията за този клиент.
• Сега щракнете върху клетката D5 .

• След това запишете следната формула в полето за формула.

• Натиснете Въведете за да приложите формулата.

• Сега щракнете върху клетката E5 .

• Сега запишете следната формула в полето за формула.

• Натиснете Въведете за да приложите формулата.

• Сега щракнете върху клетката F5 .

• След това запишете следната формула в полето за формула.

• Натиснете Въведете за да приложите формулата.

• За да получите услугата на конкретния клиент, първо щракнете върху клетката G5 .

• Запишете следната формула в полето за формула.

Разбивка на формулата

• VLOOKUP(B5,'Service Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Тук , на VLOOKUP функцията търси стойността в клетката B5 в диапазона от B5 към G11 от работния лист, наречен Подробности за услугата . Той ще върне втората колона от този диапазон, в която е намерено съвпадение с B5. Тук false означава, че трябва да има точно съвпадение, в противен случай няма да даде никакъв резултат.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Service Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): Сайтът IFERROR ще върне нула, ако предишната функция е допуснала грешка.

• Натиснете Въведете за да приложите формулата.

• Сега щракнете върху клетката H5 .

• Запишете следната формула в полето за формула.

• Натиснете Въведете за да приложите формулата.

• Тук трябва да получим Планирани данни За да получите това, трябва да щракнете върху клетката J5 .

• Запишете следната формула.

• Натиснете Въведете за да приложите формулата.

• Тук планираната дата се появява в Обща информация формат.
• За да го промените, отидете в Начало в лентата.
• От Номер група, изберете малката стрелка в долния десен ъгъл. Вижте снимката на екрана.

• Форматиране на клетките ще се появи диалогов прозорец.
• След това щракнете върху Номер команда в горната част.
• От Категория щракнете върху Дата .
• След това в Тип щракнете върху следния модел.
• Накрая щракнете върху ОК .

• Тя ще ни даде Планирана дата като Дата формат.

• След това имаме част, наречена Получена услуга . Това означава времето, в което получавате услугата.
• Сайтът Забележки разделът обозначава крайния резултат на клиента, независимо от това дали е предоставил услугата навреме или не.
• За да направите забележки за конкретен клиент, щракнете върху клетката L5 .

• Запишете следната формула.

Разбивка на формулата

• IF(J5>K5, "Outstanding",IF(J5=K5, "Good",IF(J5 ="" strong=""> Това означава, че ако клиентът ви предостави услугата преди насрочената дата, той ще получи Изключителен забележки. Тогава, ако клиентът предостави услугата навреме, той ще получи Добър забележки. И накрая, ако клиентът предостави услугата след изтичане на планираната дата, той ще получи Bad забележки.

• След това натиснете Въведете за да приложите формулата.

• Ако сега вземем данните на друг клиент, ще получим следния резултат. Вижте снимката на екрана.

Стъпка 4: Направете проследяването на клиенти динамично

Можем да използваме Условно форматиране чрез които можете да задавате различни условия и да ги изразявате в различен цвят. За да направите проследяването на клиентите динамично, следвайте внимателно следните стъпки.

• Тук използваме условно форматиране за секцията със сумата и забележките.
• Първо, избираме сумата от клетката H5 към клетка H8 .

• Сега щракнете върху Условно форматиране от Стил група.

• След това щракнете върху Ново правило .

• Ще се появи диалогов прозорец Ново правило за форматиране.
• Кликнете върху Форматирайте само клетките, които съдържат .
• Сега задайте Повече от 5000 .
• След това щракнете върху Формат за промяна на цвета на формата.

• Тук използваме зелен цвят за стойности над 5000 долара.
• Кликнете върху Напълнете команда.
• След това задайте Зелено като предпочитан цвят.
• Накрая щракнете върху ОК

• Така сумата, по-голяма от 5000 долара, ще бъде определена като зелена.

• Сега за стойности, по-малки и равни на 5000 USD, трябва да зададем друго условно форматиране.
• Отново кликнете върху Начало таб.
• След това щракнете върху Условно форматиране от Стилове група.

• След това в Условно форматиране, кликнете върху Ново правило .

• Ще се появи диалогов прозорец Ново правило за форматиране.
• Кликнете върху Форматирайте само клетките, които съдържат .
• Сега задайте по-малко или равно на 5000 .
• След това щракнете върху Формат за промяна на цвета на формата.

• Тук вземаме жълт цвят за по-малко или равно на 5000.
• Кликнете върху Напълнете таб.
• След това задайте Жълто като предпочитан цвят.
• Накрая щракнете върху OK .

• Това ще определи всички стойности, по-малки или равни на 5000 USD, като жълти.

• По отношение на забележките искаме да зададем изключителни забележки като зелени, добри - като жълти, а лоши - като червени.
• За да направим това, трябва да зададем Условно форматиране с формулата за всеки отделен случай.
• Първо, щракнете върху клетъчния диапазон L5 За L8 .

• След това щракнете върху Начало в лентата.
• В Стилове щракнете върху Условно форматиране .

• След това в Условно форматиране, кликнете върху Ново правило .

• След това въведете нов Правило за форматиране ще се появи диалогов прозорец.
• Кликнете върху Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .
• Ще се отвори поле, в което можете да запишете формулата.

• Запишете следната формула в полето.

• След това щракнете върху Формат за да зададете предпочитания цвят.
• Кликнете върху Напълнете таб.
• След това задайте Зелено като предпочитан цвят за това условие.
• Накрая щракнете върху ОК .

Разбивка на формулата

• $J5:$J8>$K5:$K8: Тук колоната J обозначава планираното време, а колоната K Това условие демонстрира ситуацията, когато клиентът предоставя услугата си преди крайния срок. Друго важно, което трябва да запомните, е, че ако използвате формулата в Условно форматиране , не е необходимо да използвате IF функция.

• И накрая, Той ще направи Забележки зелено, когато някои клиенти предоставят услугата си преди крайния срок.

• На следващо място, когато клиентите предоставят услугата си навреме, искаме да изразим забележките им като жълти.
• За да направите това отново, щракнете върху Условно форматиране и изберете Ново правило .
• Тогава A Условно форматиране ще се появи диалогов прозорец.
• Кликнете върху Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .
• Ще се отвори поле, в което можете да запишете формулата.

• Запишете следната формула в полето.

• След това щракнете върху Формат за да зададете предпочитания цвят.
• Кликнете върху Напълнете таб.
• След това задайте Жълто като предпочитан цвят.
• Накрая щракнете върху ОК

• Това ще зададе Забележки които са валидни за формулата в жълто.

• И накрая, за тези клиенти, които не спазват крайния срок, искаме да изразим тяхната Забележки като Червено .
• За да направите това отново, щракнете върху Условно форматиране и изберете Ново правило .
• Тогава A Условно форматиране ще се появи диалогов прозорец.
• Кликнете върху Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .
• Ще се отвори поле, в което можете да запишете формулата.

• Запишете следната формула в полето.

• След това щракнете върху Формат за да зададете предпочитания цвят.

• Кликнете върху Напълнете команда.
• След това задайте Червено като предпочитан от вас цвят.
• Накрая щракнете върху OK .

• Това ще зададе Забележки които са валидни за формулата като Червено .

Това е нашият инструмент за проследяване на клиенти в Excel, с който лесно можете да проследявате клиентите си по-добре за бъдещи сделки.

Заключение

Показахме как да следим клиентите в Excel с шаблон. Тук се фокусираме върху това как да направим с функцията на Excel и предоставяме ефективно решение. Ако имате допълнителни въпроси, не се колебайте да попитате в полето за коментари. Накрая, Не забравяйте да посетите нашия Exceldemy страница.