Khi bạn giao dịch với các khách hàng khác nhau, bạn phải theo dõi khách hàng. Trong Microsoft Excel, bạn có thể dễ dàng theo dõi khách hàng. Điều này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về một số khách hàng và hiệu suất dịch vụ của họ. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một mẫu mà qua đó bạn có thể theo dõi khách hàng trong Excel theo quy trình từng bước.

Tải xuống Sổ làm việc thực hành

Tải xuống sổ làm việc thực hành này.

Quy trình từng bước để theo dõi khách hàng trong Excel

Ở đây, chúng tôi muốn tạo một trình theo dõi khách hàng trong Excel theo quy trình Từng bước. Chúng tôi muốn tạo một trang tính bao gồm chi tiết liên hệ của khách hàng và cả chi tiết dịch vụ của họ. Khi sử dụng hai thứ này, chúng tôi muốn theo dõi khách hàng trong Excel để đưa ra nhận xét về khách hàng cụ thể đó.

Bước 1: Tạo tập dữ liệu cho chi tiết liên hệ

Khi bạn muốn tạo trình theo dõi khách hàng , nhất thiết phải có một bảng tính chi tiết khách hàng. Trang tính chi tiết liên hệ bao gồm thông tin cụ thể về khách hàng đó, chẳng hạn như số liên lạc, địa chỉ email, tên công ty, lĩnh vực liên quan và chức vụ.

• Trước tiên, chúng ta cần lấy một trang tính trống.
• Tiếp theo, hãy nhập một số thông tin chi tiết về khách hàng vào trang tính của bạn.

• Sau đó, để thay đổi tên trang tính, hãy nhấp chuột phải vào tên trang tính .
• Một Menu ngữ cảnh sẽ bật lên.
• Từ đó, nhấp vàosẽ đặt Nhận xét hợp lệ cho công thức thành màu vàng.

• Cuối cùng, đối với những khách hàng không đáp ứng hạn chót, chúng tôi muốn thể hiện Nhận xét của họ là Đỏ .
• Để thực hiện việc này một lần nữa, hãy nhấp vào lệnh Định dạng có điều kiện và chọn Quy tắc mới .
• Sau đó, hộp thoại Định dạng có điều kiện sẽ xuất hiện.
• Nhấp vào Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng .
• Nó sẽ mở ra một hộp nơi bạn có thể viết công thức.

• Viết công thức sau vào hộp.

• Sau đó, nhấp vào Định dạng để đặt màu ưa thích.

• Nhấp vào lệnh Điền .
• Sau đó, đặt Đỏ làm tùy chọn của bạn màu.
• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Thao tác đó sẽ đặt Nhận xét hợp lệ cho công thức là Đỏ .

Đó là trình theo dõi khách hàng của chúng tôi trong Excel nơi bạn có thể dễ dàng lưu giữ theo dõi khách hàng của bạn tốt hơn cho các giao dịch trong tương lai.

Kết luận

Chúng tôi đã chỉ ra cách theo dõi khách hàng trong Excel bằng một mẫu. Ở đây, chúng tôi tập trung vào cách thực hiện với hàm excel và đưa ra giải pháp hiệu quả. Nếu bạn có thêm câu hỏi, vui lòng hỏi trong hộp bình luận. Cuối cùng,  Đừng quên truy cập trang Exceldemy của chúng tôi.

• Chúng tôi đặt tên trang tính của mình là ' Chi tiết liên hệ '.
• Sau đó, Nhấn Enter .

Bước 2: Tạo Chi tiết Dịch vụ Khách hàng

Vì chúng tôi muốn tạo một trình theo dõi khách hàng, cần phải tạo chi tiết dịch vụ khách hàng. Không có bất kỳ chi tiết dịch vụ nào, chúng tôi không có bất kỳ thứ gì để theo dõi.

• Trước hết, chúng tôi cần lấy một tờ giấy trắng.
• Vì chủ yếu tập trung vào dịch vụ khách hàng, đó là lý do tại sao chúng tôi cần bao gồm tên dịch vụ, số tiền chi phí cho dịch vụ cụ thể và ngày dự kiến ​​cung cấp dịch vụ.

• Sau đó, để thay đổi tên trang tính, nhấp chuột phải vào tên trang tính.
• Một Menu ngữ cảnh sẽ bật lên.
• Tiếp theo, từ đó, nhấp vào Đổi tên .

• Bây giờ, hãy thay đổi trang tính thành ' Chi tiết dịch vụ' .

Bước 3: Tạo Trình theo dõi khách hàng

Bây giờ, chúng ta sẽ tạo một trình theo dõi khách hàng động. Để thực hiện việc này, chúng tôi sử dụng cả hai hàm VLOOKUP và IFERROR lấy dữ liệu từ tập dữ liệu trước đó. Quan trọng nhất là nó sẽ giảm hành động lặp đi lặp lại để ghi dữ liệu trước đó.

• Đầu tiên, hãy tạo tiêu đề cột trong trang tính theo dõi khách hàng.

• Để chọn tên khách hàng, chúng tôi có thể tạo Xác thực dữ liệu thông qua đó chúng tôi có thể nhấp vào tên khách hàng được yêu cầu và tên của họhoạt động.
• Để thực hiện việc này trước tiên, hãy chọn ô B5 đến ô B11 .

• Tiếp theo, nhấp vào tab Dữ liệu trong dải băng.
• Cuối cùng, từ nhóm Công cụ dữ liệu , nhấp vào Xác thực dữ liệu lệnh.

• Hộp thoại Xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện.
• Từ đó, nhấp vào Cài đặt lệnh
• Trong phần Cho phép , nhấp vào Danh sách từ lệnh thả xuống.
• Tiếp theo trong Nguồn , hãy nhấp vào nguồn được yêu cầu. Chúng tôi lấy nguồn từ Chi tiết liên hệ
• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Nó sẽ tạo một danh sách thả xuống từ đó bạn có thể chọn tên khách hàng.

• Nhấp vào danh sách thả xuống, tất cả tên khách hàng sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn bất kỳ khách hàng nào từ đó.

• Tiếp theo, để biết vị trí của khách hàng đó, hãy nhấp vào ô C5 .

• Bây giờ, hãy viết công thức sau vào hộp công thức.

Chi tiết công thức

• VLOOKUP(B5,'Contact Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Đây , hàm VLOOKUP tìm kiếm giá trị trong ô B5 trong phạm vi từ B5 đến G11 từ trang tính có tên Chi tiết liên hệ . Nó sẽ trả về cột thứ hai của phạm vi mà B5 được so khớp.Ở đây, sai có nghĩa là bạn phải khớp chính xác nếu không nó sẽ không đưa ra bất kỳ kết quả nào.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Contact Details'!$B$5: $G$11,2,FALSE),0): Hàm IFERROR sẽ trả về 0 nếu hàm trước đó có lỗi.

• Nhấn Nhập để áp dụng công thức.

• Tiếp theo, bạn có thể chọn một tên khách hàng bất kỳ bên dưới rồi kéo biểu tượng núm điều khiển điền vào cột vị trí, nó sẽ cung cấp vị trí cho khách hàng đó.
• Bây giờ, nhấp vào ô D5 .

• Tiếp theo, viết công thức sau vào hộp công thức.

• Nhấn Enter để áp dụng công thức.

• Bây giờ, nhấp vào ô E5 .

• Bây giờ, hãy viết công thức sau vào hộp công thức.

• Nhấn Enter để áp dụng công thức.

• Bây giờ, nhấp vào ô F5 .

• Sau đó, viết f sau đây công thức trong hộp công thức.

• Nhấn Enter để áp dụng công thức.

• Để nhận dịch vụ của khách hàng cụ thể, trước tiên, hãy nhấp vào ô G5 .

• Viết công thức sau vào ô công thức.

Chi tiết công thức

• VLOOKUP(B5,'ServiceDetails'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Đây , hàm VLOOKUP tìm kiếm giá trị trong ô B5 trong ô phạm vi B5 đến G11 từ trang tính có tên Chi tiết dịch vụ . Nó sẽ trả về cột thứ hai của phạm vi mà B5 được so khớp. Ở đây, sai có nghĩa là bạn phải khớp chính xác nếu không nó sẽ không đưa ra bất kỳ kết quả nào.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Chi tiết dịch vụ'!$B$5: $G$11,2,FALSE),0): Hàm IFERROR sẽ trả về 0 nếu hàm trước đó có lỗi.

• Nhấn Nhập để áp dụng công thức.

• Bây giờ, nhấp vào ô H5 .

• Viết công thức sau vào hộp công thức.

• Nhấn Enter để áp dụng công thức.

• Ở đây, chúng ta cần lấy Dữ liệu đã lên lịch . Để có được điều này, chúng ta cần nhấp vào ô J5 .

• Viết công thức sau.

• Nhấn Enter để áp dụng công thức.

• Tại đây, ngày đã lên lịch đã xuất hiện ở định dạng Chung .
• Để thay đổi, hãy chuyển đến Trang chủ trong dải băng.
• Từ nhóm Number , hãy chọn mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải. Xem ảnh chụp màn hình.

• Hộp thoại Định dạng Ô sẽ bật lên.
• Tiếp theo, nhấp vàoLệnh Số ở trên cùng.
• Từ phần Danh mục , nhấp vào Ngày .
• Sau đó, trong Phần Type nhấp vào mẫu sau.
• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Nó sẽ cung cấp cho chúng tôi Ngày đã lên lịch ở định dạng Ngày .

• Tiếp theo, chúng tôi có một phần được gọi là Đã nhận dịch vụ . Nó có nghĩa là thời điểm bạn nhận được dịch vụ.
• Phần Nhận xét biểu thị kết quả cuối cùng của khách hàng về việc họ có cung cấp dịch vụ kịp thời hay không.
• Để tạo Ghi chú cho một khách hàng cụ thể, hãy nhấp vào ô L5 .

• Viết công thức sau.

Chi tiết công thức

• IF(J5>K5,”Xuất sắc”,IF(J5=K5,”Tốt”,IF(J5 ="" strong=""> Điều này biểu thị nếu khách hàng của bạn cung cấp dịch vụ trước ngày đã lên lịch , khách hàng sẽ nhận được nhận xét Xuất sắc . Sau đó, nếu khách hàng cung cấp dịch vụ đúng hạn thì họ sẽ nhận được nhận xét Tốt . Cuối cùng, nếu khách hàng cung cấp dịch vụ sau khi vượt qua vào ngày đã lên lịch, anh ấy/cô ấy sẽ nhận được nhận xét Xấu .

• Sau đó nhấn Enter để áp dụng công thức.

• Bây giờ, nếu chúng tôi lấy thông tin chi tiết của một số khách hàng khác, chúng tôi sẽ nhận được kết quả sau. Hãy xem ảnh chụp màn hình.

Bước 4: Tạo Trình theo dõi Khách hàng Năng động

Chúng tôi có thể sử dụng Định dạng có điều kiện thông qua đó bạn có thể đặt các điều kiện khác nhau và thể hiện chúng bằng một màu khác. Để làm cho trình theo dõi khách hàng trở nên động, hãy làm theo các bước sau một cách cẩn thận.

• Ở đây, chúng tôi sử dụng định dạng có điều kiện cho phần số tiền và nhận xét.
• Đầu tiên, chúng tôi chọn số tiền từ ô H5 đến ô H8 .

• Bây giờ, hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện từ nhóm Kiểu .

• Sau đó, nhấp vào Quy tắc mới .

• Hộp thoại Quy tắc định dạng mới sẽ xuất hiện.
• Nhấp vào Chỉ định dạng các ô chứa .
• Bây giờ, hãy đặt Lớn hơn 5000 .
• Sau đó, nhấp vào Định dạng để thay đổi màu định dạng.

• Ở đây, chúng tôi lấy màu xanh lá cây cho số tiền lớn hơn $5000.
• Nhấp vào lệnh Điền .
• Sau đó, đặt Màu lục lam thành màu ưa thích của bạn.
• Cuối cùng, nhấp vào OK

• Điều đó sẽ đặt số tiền lớn hơn $5000 như màu xanh lá cây.

• Bây giờ, với giá trị nhỏ hơn và bằng $5000, chúng ta cần thiết lập một biểu mẫu có điều kiện khác tting.
• Một lần nữa, nhấp vào tab Trang chủ .
• Tiếp theo, nhấp vào Định dạng có điều kiện từ nhóm Kiểu .

• Sau đó, trong Định dạng có điều kiện, nhấp vào Quy tắc mới .

• Hộp thoại Quy tắc định dạng mới sẽxuất hiện.
• Nhấp vào Chỉ định dạng các ô có chứa .
• Bây giờ, hãy đặt nhỏ hơn hoặc bằng 5000 .
• Sau đó, nhấp vào Định dạng để thay đổi màu định dạng.

• Ở đây, chúng tôi lấy màu Vàng cho giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 5000 .
• Nhấp vào tab Điền .
• Sau đó, đặt Màu vàng làm màu ưa thích của bạn.
• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Thao tác đó sẽ đặt tất cả các giá trị nhỏ hơn hoặc bằng $5000 thành màu vàng.

• Về nhận xét, chúng tôi muốn đặt nhận xét nổi bật là màu xanh lá cây, tốt là màu vàng và xấu là màu đỏ.
• Để làm điều này, chúng tôi phải đặt Có điều kiện Định dạng với công thức cho từng trường hợp.
• Đầu tiên, nhấp vào phạm vi ô L5 Đến L8 .

• Tiếp theo, nhấp vào tab Trang chủ trong dải băng.
• Trong nhóm Kiểu , nhấp vào Có điều kiện Định dạng .

• Sau đó, trong Định dạng có điều kiện, nhấp vào Quy tắc mới .

• Tiếp theo, hộp thoại Quy tắc định dạng mới mới sẽ xuất hiện.
• Nhấp vào Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng .
• Nó sẽ mở ra một hộp nơi bạn có thể viết công thức.

• Viết công thức sau vào hộp.

• Sau đó, nhấp vào Định dạng để đặt màu ưa thích.
• Nhấp vào Điền tab.
• Sau đó, đặt màu Xanh lục làm màu ưa thích của bạn cho điều kiện này.
• Cuối cùng, nhấp vào OK .

Chi tiết Công thức

• $J5:$J8>$K5: $K8: Ở đây, cột J biểu thị thời gian đã lên lịch và cột K biểu thị dịch vụ nhận được. Điều kiện này thể hiện tình huống khi khách hàng cung cấp dịch vụ của họ trước thời hạn. Một điều quan trọng khác cần nhớ là nếu bạn sử dụng công thức trong Định dạng có điều kiện , thì bạn không cần sử dụng hàm IF .

• Cuối cùng, Nhận xét sẽ hiển thị màu xanh lục khi một số khách hàng cung cấp dịch vụ của họ trước thời hạn.

• Tiếp theo, khi khách hàng cung cấp dịch vụ của họ dịch vụ đúng hạn, chúng tôi muốn thể hiện nhận xét của họ bằng màu vàng.
• Để thực hiện lại việc này, nhấp vào lệnh Định dạng có điều kiện và chọn Quy tắc mới .
• Sau đó, hộp thoại Định dạng có điều kiện sẽ xuất hiện.
• Nhấp vào Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng .
• Nó sẽ mở một hộp nơi bạn có thể viết công thức.

• Viết công thức sau vào hộp.

• Sau đó, nhấp vào Định dạng để đặt màu ưa thích.
• Nhấp trên tab Điền .
• Sau đó, đặt Màu vàng làm màu ưa thích của bạn.
• Cuối cùng, nhấp vào OK

• Đó