När du har med olika kunder att göra är det ett måste att hålla reda på kunderna. I Microsoft Excel kan du enkelt hålla reda på kunderna. På så sätt får du information om flera kunder och deras serviceprestanda. I den här artikeln får du en mall där du steg för steg kan hålla reda på kunderna i Excel.

Ladda ner övningsboken

Ladda ner arbetsboken.

Steg-för-steg-förfarande för att hålla reda på kunder i Excel

Här vill vi skapa en klientspårare i Excel i ett steg-för-steg-förfarande. Vi vill skapa ett arbetsblad med kontaktuppgifter till klienterna och även uppgifter om deras tjänster. Med hjälp av dessa två saker vill vi hålla koll på klienterna i Excel och få kommentarer om just den klienten.

Steg 1: Gör en datauppsättning för kontaktuppgifter

När du vill skapa en klientspårare är det ett måste att ha ett arbetsblad för klientuppgifter. Arbetsbladet för kontaktuppgifter innehåller specifik information om klienten, t.ex. kontaktnummer, e-postadress, företagsnamn, relaterat område och befattning.

• Först måste vi ta ett tomt arbetsblad.
• Lägg sedan in några kunduppgifter i arbetsbladet.

• Om du vill ändra arknamnet högerklickar du på arknamnet.
• A Kontextmeny kommer att dyka upp.
• Där klickar du på Byt namn på .

• Vi anger arbetsbladets namn som ' Kontaktuppgifter '.
• Tryck sedan på Gå in på .

Steg 2: Skapa information om kundtjänsten

Eftersom vi vill skapa en klientspårare måste vi skapa uppgifter om kundtjänsterna. Utan uppgifter om tjänsterna har vi ingenting att spåra.

• Först och främst måste vi ta ett tomt ark.
• Eftersom den huvudsakligen är inriktad på kundtjänst är det därför som vi måste inkludera tjänstens namn, hur mycket pengar som kostar för den specifika tjänsten och det planerade datumet för att ge tjänsten.

• Om du vill ändra arknamnet högerklickar du på arknamnet.
• A Kontextmeny kommer att dyka upp.
• Därefter klickar du på Byt namn på .

• Ändra nu arbetsbladet till ' Detaljer om tjänsten .

Steg 3: Generera en klientspårare

Nu ska vi skapa en dynamisk klientspårare. För att göra detta använder vi både VLOOKUP och IFERROR Det viktigaste är att det kommer att minska de repetitiva åtgärderna för att skriva ner tidigare uppgifter.

• Skapa först kolumnrubrikerna i arbetsbladet för klientregistret.

• För att välja klientnamn kan vi skapa Validering av uppgifter genom vilken vi kan klicka på det önskade kundnamnet och deras verksamhet.
• För att göra detta väljer du först cell B5 till cell B11 .

• Klicka sedan på Uppgifter i bandet.
• Slutligen, från Verktyg för data grupp, klickar du på Validering av uppgifter kommandot.

• A Validering av uppgifter kommer att visas.
• Där klickar du på Inställningar Kommando
• I Tillåt klickar du på Lista från rullgardinsmenyn.
• Nästa i serien Källa klicka på den önskade källan. Vi tar källan från Kontaktuppgifter
• Slutligen klickar du på OK .

• Det skapas en rullgardinslista där du kan välja klientnamn.

• Klicka på rullgardinslistan så visas alla klientnamn och du kan välja vilken klient som helst.

• För att få fram den klientens position klickar du sedan på cellen C5 .

• Skriv nu ned följande formel i formelrutan.

Uppdelning av formeln

• VLOOKUP(B5,'Kontaktuppgifter'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Här , VLOOKUP funktionen söker värdet i cellen B5 i intervallet B5 till G11 från arbetsbladet som heter Kontaktuppgifter Den returnerar den andra kolumnen i intervallet där B5 är matchad. Falsk betyder här att du måste ha en exakt matchning, annars kommer det inte att ge något resultat.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Kontaktuppgifter'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): IFERROR funktionen returnerar noll om den föregående funktionen har ett fel.

• Tryck på Gå in på för att tillämpa formeln.

• Därefter kan du välja ett klientnamn nedan och sedan dra ikonen för handtaget för att fylla positionskolumnen, så visas positionen för den klienten.
• Klicka nu på cellen D5 .

• Skriv sedan ned följande formel i formelrutan.

• Tryck på Gå in på för att tillämpa formeln.

• Klicka nu på cellen E5 .

• Skriv nu ned följande formel i formelrutan.

• Tryck på Gå in på för att tillämpa formeln.

• Klicka nu på cellen F5 .

• Skriv sedan ned följande formel i formelrutan.

• Tryck på Gå in på för att tillämpa formeln.

• För att få fram tjänsten för den specifika kunden klickar du först på cellen G5 .

• Skriv ned följande formel i formelrutan.

Uppdelning av formeln

• VLOOKUP(B5,'Serviceuppgifter'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Här , VLOOKUP funktionen söker värdet i cellen B5 i intervallet B5 till G11 från arbetsbladet som heter Detaljer om tjänsten Den returnerar den andra kolumnen i intervallet där B5 är matchad. Falsk betyder här att du måste ha en exakt matchning, annars kommer det inte att ge något resultat.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Serviceuppgifter'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): IFERROR funktionen returnerar noll om den föregående funktionen har ett fel.

• Tryck på Gå in på för att tillämpa formeln.

• Klicka nu på cellen H5 .

• Skriv ned följande formel i formelrutan.

• Tryck på Gå in på för att tillämpa formeln.

• Här måste vi få fram den Planerade uppgifter För att få fram detta måste vi klicka på cellen J5 .

• Skriv ner följande formel.

• Tryck på Gå in på för att tillämpa formeln.

• I detta fall har det planerade datumet dykt upp i Allmänt format.
• För att ändra den går du till Hem i bandet.
• Från Antal grupp, välj den lilla pilen i det nedre högra hörnet. Se skärmbilden.

• Formatera celler öppnas.
• Klicka sedan på Antal kommandot högst upp.
• Från Kategori klickar du på Datum .
• Därefter, i den Typ klicka på följande mönster.
• Slutligen klickar du på OK .

• Det kommer att ge oss Planerat datum som Datum format.

• Därefter har vi en del som kallas Mottagen tjänst Det är den tidpunkt då du får tjänsten.
• Anmärkningar Avsnittet anger klientens slutresultat, oavsett om han/hon tillhandahåller tjänsten i tid eller inte.
• Om du vill göra anmärkningar för en specifik kund klickar du på cellen L5 .

• Skriv ner följande formel.

Uppdelning av formeln

• IF(J5>K5, "Utestående",IF(J5=K5, "Bra",IF(J5 ="" strong=""> Detta innebär att om din klient ger tjänsten före det planerade datumet, får han/hon följande Utmärkt kommentarer. Om kunden ger tjänsten i tid får hon/han Bra kommentarer. Slutligen, om kunden ger tjänsten efter att ha passerat det planerade datumet, kommer han/hon att få Dålig anmärkningar.

• Tryck sedan på Gå in på för att tillämpa formeln.

• Om vi nu tar en annan klients uppgifter får vi följande resultat (se skärmbilden).

Steg 4: Gör Client Tracker dynamisk

Vi kan använda Villkorlig formatering genom vilken du kan ställa in olika villkor och uttrycka dem i olika färger. För att göra klientregistret dynamiskt ska du följa följande steg noggrant.

• Här använder vi villkorlig formatering för avsnittet belopp och kommentarer.
• Först väljer vi beloppet från cellen H5 till cell H8 .

• Klicka nu på Villkorlig formatering från Stil grupp.

• Klicka sedan på Ny regel .

• Dialogrutan Ny formateringsregel visas.
• Klicka på Formatera endast celler som innehåller .
• Ställ nu in Mer än 5000 .
• Klicka sedan på Format för att ändra formatfärgen.

• Här väljer vi en grön färg för mer än 5 000 dollar.
• Klicka på Fyll på kommandot.
• Ställ sedan in Grön som önskad färg.
• Slutligen klickar du på OK

• Då blir beloppet över 5 000 dollar grönt.

• För mindre än och lika med 5 000 dollar måste vi nu ställa in ytterligare en villkorlig formatering.
• Klicka återigen på Hem fliken.
• Klicka sedan på Villkorlig formatering från Stilar grupp.

• Därefter, i den Villkorlig formatering, klicka på Ny regel .

• Dialogrutan Ny formateringsregel visas.
• Klicka på Formatera endast celler som innehåller .
• Ställ nu in mindre än eller lika med 5000 .
• Klicka sedan på Format för att ändra formatfärgen.

• Här tar vi Yellow för mindre än eller lika med 5000.
• Klicka på Fyll på fliken.
• Ange sedan Gul som önskad färg.
• Slutligen klickar du på OK .

• Det innebär att alla värden som är mindre än eller lika med 5 000 dollar kommer att vara gula.

• När det gäller anmärkningar vill vi ange utmärkta anmärkningar som gröna, bra som gula och dåliga som röda.
• För att göra detta måste vi ställa in Villkorlig formatering med formeln för varje enskilt fall.
• Först klickar du på cellområdet L5 Till L8 .

• Klicka sedan på Hem i bandet.
• I Stilar grupp, klicka på Villkorlig formatering .

• Därefter, i den Villkorlig formatering, klicka på Ny regel .

• Därefter visas en ny Formateringsregel visas.
• Klicka på Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras .
• Det öppnas en ruta där du kan skriva in formeln.

• Skriv ned följande formel i rutan.

• Klicka sedan på Format för att ställa in den önskade färgen.
• Klicka på Fyll på fliken.
• Ställ sedan in Grön som önskad färg för detta tillstånd.
• Slutligen klickar du på OK .

Uppdelning av formeln

• $J5:$J8>$K5:$K8: Här kan kolumnen J betecknar den planerade tiden, och kolumnen K betecknar den mottagna tjänsten. Detta villkor visar situationen när en kund ger sin tjänst före tidsfristen. En annan viktig sak att komma ihåg är att om du använder formeln i Villkorlig formatering behöver du inte använda IF funktion.

• Slutligen kommer det att göra Anmärkningar grönt när vissa kunder ger sin tjänst före tidsfristen.

• När kunderna ger sina tjänster i tid vill vi sedan uttrycka deras kommentarer som gula.
• För att göra detta igen klickar du på Villkorlig formatering och välj Ny regel .
• Då är A Villkorlig formatering kommer att visas.
• Klicka på Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras .
• Det öppnas en ruta där du kan skriva in formeln.

• Skriv ned följande formel i rutan.

• Klicka sedan på Format för att ställa in den önskade färgen.
• Klicka på Fyll på fliken.
• Ange sedan Gul som önskad färg.
• Slutligen klickar du på OK

• Det kommer att ställa in Anmärkningar som är giltiga för formeln som gul.

• Slutligen, för de kunder som inte håller tidsfristen, vill vi uttrycka vår tacksamhet för att de Anmärkningar som Röd .
• För att göra detta igen klickar du på Villkorlig formatering och välj Ny regel .
• Då är A Villkorlig formatering visas.
• Klicka på Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras .
• Det öppnas en ruta där du kan skriva in formeln.

• Skriv ned följande formel i rutan.

• Klicka sedan på Format för att ställa in den önskade färgen.

• Klicka på Fyll kommandot.
• Ställ sedan in Röd som den färg du föredrar.
• Slutligen klickar du på OK .

• Detta kommer att fastställa Anmärkningar som är giltiga för formeln som Röd .

Detta är vår klientspårare i Excel där du enkelt kan hålla koll på dina klienter för framtida affärer.

Slutsats

Vi har visat hur man håller reda på kunder i Excel med en mall. Här fokuserar vi på hur man gör med Excel-funktionen och ger en effektiv lösning. Om du har fler frågor, fråga gärna i kommentarsfältet. Slutligen, glöm inte att besöka vår Excellent sida.