Kun olet tekemisissä erilaisten asiakkaiden kanssa, on välttämätöntä pitää kirjaa asiakkaista. Microsoft Excelissä voit helposti seurata asiakkaita. Näin saat yksityiskohtaiset tiedot useista asiakkaista ja heidän palvelusuorituksistaan. Tämä artikkeli tarjoaa sinulle mallin, jonka avulla voit pitää kirjaa asiakkaista Excelissä vaihe vaiheelta.

Lataa harjoituskirja

Lataa tämä harjoituskirja.

Vaiheittainen menettely asiakkaiden seuraamiseksi Excelissä

Haluamme luoda Excelissä asiakkaan seurantajärjestelmän vaiheittain. Haluamme luoda työarkin, joka sisältää asiakkaan yhteystiedot ja myös heidän palveluitaan koskevat tiedot. Näiden kahden asian avulla haluamme seurata asiakkaita Excelissä, joka antaa huomautuksia kyseisestä asiakkaasta.

Vaihe 1: Tee yhteystietojen tietokanta

Kun haluat luoda asiakasseurannan, on ehdottoman tärkeää, että sinulla on asiakastietoja sisältävä työarkki. Yhteystietoja sisältävä työarkki sisältää tiettyjä tietoja kyseisestä asiakkaasta, kuten hänen yhteystietonumeronsa, sähköpostiosoitteensa, yrityksen nimensä, toimialansa ja asemansa.

• Ensin meidän on otettava tyhjä laskentataulukko.
• Laita seuraavaksi joitakin asiakastietoja laskentataulukkoon.

• Jos haluat muuttaa arkin nimen, napsauta arkin nimeä hiiren kakkospainikkeella.
• A Kontekstivalikko tulee esiin.
• Klikkaa sieltä Nimeä uudelleen .

• Asetamme työarkin nimeksi ' Yhteystiedot '.
• Paina sitten Kirjoita .

Vaihe 2: Luo asiakaspalvelun tiedot

Koska haluamme luoda asiakkaan seurantajärjestelmän, on välttämätöntä luoda asiakkaan palvelutiedot. Ilman palvelutietoja meillä ei ole mitään seurattavaa.

• Ensinnäkin meidän on otettava tyhjä arkki.
• Koska se keskittyy pääasiassa asiakaspalveluun, siihen on sisällytettävä palvelun nimi, tiettyyn palveluun kuluva rahamäärä ja palvelun antamisen suunniteltu päivämäärä.

• Jos haluat muuttaa arkin nimen, napsauta arkin nimeä hiiren kakkospainikkeella.
• A Kontekstivalikko tulee esiin.
• Seuraavaksi valitse sieltä Nimeä uudelleen .

• Vaihda nyt laskentataulukko muotoon ' Palvelun tiedot' .

Vaihe 3: Luo asiakasseuranta

Nyt teemme dynaamisen asiakasseurannan. Tätä varten käytämme sekä VLOOKUP ja IFERROR Tärkeintä on, että se vähentää aiempien tietojen toistuvaa kirjaamista.

• Luo ensin sarakeotsikot asiakasseuranta-taulukkoon.

• Asiakkaan nimen valitsemiseksi voimme luoda Tietojen validointi jonka kautta voimme napsauttaa haluamamme asiakkaan nimeä ja hänen toimintaansa.
• Tee tämä ensin valitsemalla solu B5 soluun B11 .

• Napsauta seuraavaksi Tiedot välilehti nauhassa.
• Lopuksi Tietotyökalut ryhmää, napsauta Tietojen validointi komento.

• A Tietojen validointi valintaikkuna tulee näkyviin.
• Klikkaa sieltä Asetukset komento
• Vuonna Salli osiossa, klikkaa Luettelo avattavasta komennosta.
• Seuraava Lähde osiossa, klikkaa haluttua lähdettä. Otamme lähteen osoitteesta Yhteystiedot
• Klikkaa lopuksi OK .

• Se luo avattavan luettelon, josta voit valita asiakkaan nimen.

• Napsauta avattavaa luetteloa, jolloin kaikkien asiakkaiden nimet tulevat näkyviin. Voit valita sieltä minkä tahansa asiakkaan.

• Seuraavaksi saat kyseisen asiakkaan sijainnin napsauttamalla solua C5 .

• Kirjoita nyt seuraava kaava kaavakenttään.

Kaavan erittely

• VLOOKUP(B5,'Yhteystiedot'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Tässä , ... VLOOKUP funktio etsii arvon solusta B5 välillä B5 osoitteeseen G11 työarkista nimeltä Yhteystiedot . Se palauttaa alueen toisen sarakkeen, jossa B5 vastaa. false tarkoittaa tässä, että sinulla on oltava tarkka vastaavuus, muuten se ei anna mitään tulosta.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Yhteystiedot'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): The IFERROR funktio palauttaa nollan, jos edellisessä funktiossa on jokin virhe.

• Paina Kirjoita soveltaa kaavaa.

• Seuraavaksi voit valita minkä tahansa alla olevan asiakkaan nimen ja vetää sitten sijaintisarakkeen täyttökahvan kuvaketta, jolloin saat kyseisen asiakkaan sijainnin.
• Napsauta nyt solua D5 .

• Kirjoita seuraavaksi seuraava kaava kaavakenttään.

• Paina Kirjoita soveltaa kaavaa.

• Napsauta nyt solua E5 .

• Kirjoita nyt seuraava kaava kaavakenttään.

• Paina Kirjoita soveltaa kaavaa.

• Napsauta nyt solua F5 .

• Kirjoita sitten seuraava kaava kaavakenttään.

• Paina Kirjoita soveltaa kaavaa.

• Jos haluat saada tietyn asiakkaan palvelun, napsauta ensin solun G5 .

• Kirjoita seuraava kaava kaavakenttään.

Kaavan erittely

• VLOOKUP(B5,'Service Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Tässä , ... VLOOKUP funktio etsii arvon solusta B5 välillä B5 osoitteeseen G11 työarkista nimeltä Palvelun tiedot . Se palauttaa alueen toisen sarakkeen, jossa B5 vastaa. false tarkoittaa tässä, että sinulla on oltava tarkka vastaavuus, muuten se ei anna mitään tulosta.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Service Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): The IFERROR funktio palauttaa nollan, jos edellisessä funktiossa on jokin virhe.

• Paina Kirjoita soveltaa kaavaa.

• Napsauta nyt solua H5 .

• Kirjoita seuraava kaava kaavakenttään.

• Paina Kirjoita soveltaa kaavaa.

• Tässä meidän on saatava Aikataulutetut tiedot Saadaksemme tämän, meidän on napsautettava solua J5 .

• Kirjoita ylös seuraava kaava.

• Paina Kirjoita soveltaa kaavaa.

• Tässä tapauksessa suunniteltu päivämäärä on ilmestynyt Yleistä muodossa.
• Jos haluat muuttaa sen, siirry Etusivu välilehti nauhassa.
• Vuodesta Numero ryhmässä, valitse pieni nuoli oikeassa alakulmassa. Katso kuvakaappaus.

• Solujen muotoilu valintaikkuna avautuu.
• Napsauta seuraavaksi Numero komento ylhäällä.
• Vuodesta Luokka osiossa, klikkaa Päivämäärä .
• Sitten, vuonna Tyyppi osiossa klikkaa seuraavaa mallia.
• Klikkaa lopuksi OK .

• Se antaa meille Suunniteltu päivämäärä kuten Päivämäärä muodossa.

• Seuraavaksi meillä on osa nimeltä Saatu palvelu Se tarkoittaa aikaa, jolloin saat palvelun.
• The Huomautuksia osio tarkoittaa asiakkaan lopputulosta riippumatta siitä, tarjoaako hän palvelun ajallaan vai ei.
• Jos haluat tehdä huomautuksia tietylle asiakkaalle, napsauta solua L5 .

• Kirjoita ylös seuraava kaava.

Kaavan erittely

• IF(J5>K5, "Erinomainen",IF(J5=K5, "Hyvä",IF(J5=K5, "Hyvä",IF(J5 ="" strong=""> Tämä tarkoittaa, että jos asiakkaasi antaa palvelun ennen sovittua päivämäärää, hän saa Erinomainen Jos asiakas antaa palvelun ajallaan, hän saa seuraavat maksut Hyvä huomautuksia. Lopuksi, jos asiakas antaa palvelun sovitun päivämäärän umpeuduttua, hän saa seuraavanlaisen korvauksen Bad huomautuksia.

• Paina sitten Kirjoita soveltaa kaavaa.

• Jos nyt otamme jonkin toisen asiakkaan tiedot, saamme seuraavan tuloksen. Katso kuvakaappaus.

Vaihe 4: Tee asiakasseurannasta dynaaminen

Voimme käyttää Ehdollinen muotoilu jonka avulla voit asettaa erilaisia ehtoja ja ilmaista ne eri väreillä. Jos haluat tehdä asiakkaiden seurantalaitteesta dynaamisen, noudata seuraavia ohjeita huolellisesti.

• Tässä käytetään ehdollista muotoilua summaa ja huomautuksia koskevassa osassa.
• Ensin valitaan määrä solusta H5 soluun H8 .

• Napsauta nyt Ehdollinen muotoilu alkaen Tyyli ryhmä.

• Napsauta sitten Uusi sääntö .

• Uusi muotoilusääntö -valintaikkuna tulee näkyviin.
• Klikkaa Muotoile vain solut, jotka sisältävät .
• Aseta nyt Yli 5000 .
• Napsauta sitten Muotoilu vaihtaa muotoiluväriä.

• Tässä otamme vihreän värin, jos se on yli 5000 dollaria.
• Napsauta Täytä komento.
• Aseta sitten vihreäksi haluamasi väri.
• Klikkaa lopuksi OK

• Tämä asettaa yli 5000 dollarin summan vihreäksi.

• Jos arvo on alle tai yhtä suuri kuin 5000 dollaria, meidän on asetettava toinen ehdollinen muotoilu.
• Napsauta jälleen Etusivu välilehti.
• Napsauta seuraavaksi Ehdollinen muotoilu osoitteesta Tyylit ryhmä.

• Sitten, vuonna Ehdollinen muotoilu, klikkaa Uusi sääntö .

• Uusi muotoilusääntö -valintaikkuna tulee näkyviin.
• Klikkaa Muotoile vain solut, jotka sisältävät .
• Aseta nyt pienempi tai yhtä suuri kuin 5000 .
• Napsauta sitten Muotoilu vaihtaa muotoiluväriä.

• Tässä otetaan Yellow alle tai yhtä suureksi kuin 5000.
• Napsauta Täytä välilehti.
• Aseta sitten keltainen haluamaksesi väriksi.
• Klikkaa lopuksi OK .

• Tämä asettaa kaikki arvot, jotka ovat enintään 5000 dollaria, keltaisiksi.

• Huomautusten osalta haluamme asettaa erinomaiset huomautukset vihreiksi, hyvät keltaisiksi ja huonot punaisiksi.
• Tätä varten meidän on asetettava Ehdollinen muotoilu ja kunkin tapauksen kaava.
• Napsauta ensin solualuetta L5 Osoitteeseen L8 .

• Napsauta seuraavaksi Etusivu välilehti nauhassa.
• Vuonna Tyylit ryhmää, klikkaa Ehdollinen muotoilu .

• Sitten, vuonna Ehdollinen muotoilu, klikkaa Uusi sääntö .

• Seuraavaksi New Muotoilusääntö valintaikkuna tulee näkyviin.
• Klikkaa Määritä muotoiltavat solut kaavan avulla .
• Se avaa laatikon, johon voit kirjoittaa kaavan.

• Kirjoita laatikkoon seuraava kaava.

• Napsauta sitten Muotoilu asettaa haluamasi värin.
• Napsauta Täytä välilehti.
• Aseta sitten vihreäksi haluamasi väri tälle tilalle.
• Klikkaa lopuksi OK .

Kaavan erittely

• $J5:$J8>$K5:$K8: Tässä sarakkeessa J tarkoittaa aikataulun mukaista aikaa, ja sarake K tarkoittaa vastaanotettua palvelua. Tämä ehto kuvaa tilannetta, jossa asiakas antaa palvelunsa ennen määräaikaa. Toinen tärkeä muistettava asia on, että jos käytät kaavaa kaavassa Ehdollinen muotoilu , sinun ei tarvitse käyttää IF toiminto.

• Lopuksi, Se tekee Huomautuksia vihreä, kun jotkut asiakkaat antavat palvelunsa ennen määräaikaa.

• Seuraavaksi, kun asiakkaat antavat palvelunsa ajallaan, haluamme ilmaista heidän huomautuksensa keltaisina.
• Voit tehdä tämän uudelleen napsauttamalla Ehdollinen muotoilu komento ja valitse Uusi sääntö .
• Tällöin A Ehdollinen muotoilu valintaikkuna tulee näkyviin.
• Klikkaa Määritä muotoiltavat solut kaavan avulla .
• Se avaa laatikon, johon voit kirjoittaa kaavan.

• Kirjoita laatikkoon seuraava kaava.

• Napsauta sitten Muotoilu asettaa haluamasi värin.
• Napsauta Täytä välilehti.
• Aseta sitten keltainen haluamaksesi väriksi.
• Klikkaa lopuksi OK

• Se asettaa Huomautuksia jotka ovat voimassa kaavassa keltaisina.

• Lopuksi, niille asiakkaille, jotka eivät noudata määräaikaa, haluamme ilmaista heidän Huomautuksia kuten Punainen .
• Voit tehdä tämän uudelleen napsauttamalla Ehdollinen muotoilu komento ja valitse Uusi sääntö .
• Tällöin A Ehdollinen muotoilu valintaikkuna tulee näkyviin.
• Klikkaa Määritä muotoiltavat solut kaavan avulla .
• Se avaa laatikon, johon voit kirjoittaa kaavan.

• Kirjoita laatikkoon seuraava kaava.

• Napsauta sitten Muotoilu asettaa haluamasi värin.

• Napsauta Täytä komento.
• Aseta sitten Punainen kuin haluamasi väri.
• Klikkaa lopuksi OK .

• Se asettaa Huomautuksia jotka pätevät kaavan osalta seuraavasti Punainen .

Tämä on Excel-asiakasseurantaohjelmamme, jonka avulla voit helposti seurata asiakkaitasi paremmin tulevia sopimuksia varten.

Päätelmä

Olemme osoittaneet, miten seurata asiakkaita Excelissä mallin avulla. Täällä keskitymme siihen, miten tehdä Excel-toiminnolla ja tarjota tehokas ratkaisu. Jos sinulla on lisäkysymyksiä, kysy rohkeasti kommenttikentässä. Lopuksi, Älä unohda käydä meidän Exceldemy sivu.