Når du har med forskellige kunder at gøre, er det et must at holde styr på kunderne. I Microsoft Excel kan du nemt holde styr på kunderne. Dette vil give dig oplysninger om flere kunder og deres serviceydelse. Denne artikel vil give dig en skabelon, hvor du kan holde styr på kunderne i Excel i en trin-for-trin procedure.

Download arbejdsbog til øvelser

Download denne arbejdsbog til øvelser.

Trin-for-trin procedure til at holde styr på kunder i Excel

Her ønsker vi at oprette en klient tracker i Excel i en trinvis procedure. Vi ønsker at oprette et regneark, der indeholder klientens kontaktoplysninger og også deres servicedetaljer. Ved hjælp af disse to ting ønsker vi at holde styr på klienter i Excel, som giver bemærkninger om den pågældende klient.

Trin 1: Udarbejd et datasæt for kontaktoplysninger

Når du ønsker at oprette en klienttracker, er det et must at have et regneark med kontaktoplysninger. Regnearket med kontaktoplysninger indeholder specifikke oplysninger om den pågældende klient, f.eks. deres kontaktnummer, e-mailadresse, firmanavn, relateret område og stilling.

• Først skal vi tage et tomt regneark.
• Indsæt derefter nogle kundedetaljer i dit regneark.

• Hvis du vil ændre arknavnet, skal du højreklikke på arknavnet.
• A Kontekstmenu vil dukke op.
• Derfra skal du klikke på Omdøb .

• Vi indstiller vores regnearksnavn som ' Kontaktoplysninger '.
• Derefter skal du trykke på Indtast .

Trin 2: Opret detaljer om klienttjenesten

Da vi ønsker at oprette en klienttracker, er det nødvendigt at oprette detaljer om klienttjenesten. Uden detaljer om tjenesten har vi ikke noget at spore.

• Først og fremmest skal vi tage et tomt ark.
• Da den primært fokuserer på kundeservice, er det derfor, at vi skal inkludere servicenavnet, det beløb, der koster på den pågældende service, og den planlagte dato for at give servicen.

• Hvis du vil ændre arknavnet, skal du højreklikke på arknavnet.
• A Kontekstmenu vil dukke op.
• Derefter skal du derfra klikke på Omdøb .

• Ændr nu regnearket til ' Detaljer om service' .

Trin 3: Generer en klienttracker

Nu skal vi lave en dynamisk klienttracker. Til dette formål bruger vi både VLOOKUP og IFERROR funktioner, som tager data fra det tidligere datasæt. Det vil især reducere det gentagne arbejde med at skrive tidligere data ned.

• Først skal du oprette kolonneoverskrifterne i regnearket til klientsporing.

• For at vælge klientnavnet kan vi oprette Validering af data hvorigennem vi kan klikke på det ønskede kundenavn og deres aktiviteter.
• For at gøre dette skal du først vælge celle B5 til celle B11 .

• Klik derefter på den Data fanen i båndet.
• Endelig, fra den Dataværktøjer gruppe, skal du klikke på Validering af data kommando.

• A Validering af data dialogboksen vises.
• Derfra skal du klikke på Indstillinger kommandoen
• I den Tillad skal du klikke på Liste fra rullemenuen.
• Næste i den Kilde sektionen, klik på den ønskede kilde. Vi tager kilden fra Kontaktoplysninger
• Endelig skal du klikke på OK .

• Det vil oprette en rulleliste, hvorfra du kan vælge klientnavnet.

• Klik på rullelisten, så vises alle klientnavne, og du kan vælge en hvilken som helst klient derfra.

• For at få den pågældende klients position skal du derefter klikke på celle C5 .

• Skriv nu følgende formel i formularfeltet.

Opdeling af formlen

• VLOOKUP(B5,'Kontaktoplysninger'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Her , VLOOKUP funktionen søger værdien i celle B5 i området på B5 til G11 fra regnearket kaldet Kontaktoplysninger Den returnerer den anden kolonne i det område, hvor B5 er matchet. Her betyder false, at du skal have et nøjagtigt match, ellers giver det ikke noget resultat.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Kontaktoplysninger'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): IFERROR funktionen returnerer nul, hvis den foregående funktion har en fejl.

• Tryk på Indtast for at anvende formlen.

• Dernæst kan du vælge et klientnavn nedenfor og derefter trække ikonet for håndtag til udfyldelse af positionskolonnen, så du får positionen for den pågældende klient.
• Klik nu på celle D5 .

• Skriv derefter følgende formel i formularfeltet.

• Tryk på Indtast for at anvende formlen.

• Klik nu på celle E5 .

• Skriv nu følgende formel i formularfeltet.

• Tryk på Indtast for at anvende formlen.

• Klik nu på celle F5 .

• Skriv derefter følgende formel i formularfeltet.

• Tryk på Indtast for at anvende formlen.

• For at få fat i den specifikke klients tjeneste skal du først klikke på celle G5 .

• Skriv følgende formel i formularfeltet.

Opdeling af formlen

• VLOOKUP(B5,'Serviceoplysninger'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Her , VLOOKUP funktionen søger værdien i celle B5 i området på B5 til G11 fra regnearket kaldet Detaljer om service Den returnerer den anden kolonne i det område, hvor B5 er matchet. Her betyder false, at du skal have et nøjagtigt match, ellers giver det ikke noget resultat.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Serviceoplysninger'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): IFERROR funktionen returnerer nul, hvis den foregående funktion har en fejl.

• Tryk på Indtast for at anvende formlen.

• Klik nu på celle H5 .

• Skriv følgende formel i formularfeltet.

• Tryk på Indtast for at anvende formlen.

• Her skal vi hente den Planlagte data For at få dette skal vi klikke på celle J5 .

• Skriv følgende formel ned.

• Tryk på Indtast for at anvende formlen.

• Her er den planlagte dato optrådt i den Generelt format.
• For at ændre den skal du gå til Hjem fanen i båndet.
• Fra den Nummer gruppe, vælg den lille pil i nederste højre hjørne. Se skærmbilledet.

• Formater celler dialogboksen vises.
• Klik derefter på Nummer kommando øverst.
• Fra den Kategori skal du klikke på Dato .
• Derefter, i den Type klikker du på følgende mønster.
• Endelig skal du klikke på OK .

• Det vil give os den Planlagt dato som den Dato format.

• Dernæst har vi en del kaldet Modtaget service Det betyder det tidspunkt, hvor du modtager tjenesten.
• Bemærkninger afsnittet angiver klientens endelige resultat, uanset om han/hun leverer tjenesten til tiden eller ej.
• Hvis du vil lave bemærkninger for en bestemt kunde, skal du klikke på celle L5 .

• Skriv følgende formel ned.

Opdeling af formlen

• IF(J5>K5, "Udestående",IF(J5=K5, "God",IF(J5 ="" strong=""> Dette betyder, at hvis din klient giver tjenesten før den planlagte dato, vil han/hun få Fremragende bemærkninger. Så hvis kunden leverer tjenesten til tiden, vil han/hun få Godt bemærkninger. Endelig, hvis kunden giver tjenesten efter overskridelse af den planlagte dato, vil han/hun få Bad bemærkninger.

• Tryk derefter på Indtast for at anvende formlen.

• Hvis vi nu tager nogle andre klientoplysninger, får vi følgende resultat: Se skærmbilledet.

Trin 4: Gør Client Tracker dynamisk

Vi kan bruge Betinget formatering hvor du kan indstille forskellige betingelser og udtrykke dem i en anden farve. Følg følgende trin nøje for at gøre klientsporingsprogrammet dynamisk.

• Her bruger vi betinget formatering for afsnittet beløb og bemærkninger.
• Først vælger vi beløbet fra celle H5 til celle H8 .

• Klik nu på den Betinget formatering fra den Stil gruppe.

• Klik derefter på Ny regel .

• Dialogboksen Ny formateringsregel vises.
• Klik på Formater kun celler, der indeholder .
• Nu skal du indstille Mere end 5000 .
• Klik derefter på Format for at ændre formatfarven.

• Her tager vi en grøn farve for mere end 5.000 dollars.
• Klik på den Fyld kommando.
• Indstil derefter Grøn som din foretrukne farve.
• Endelig skal du klikke på OK

• Det vil sætte beløbet på over 5.000 USD som grønt.

• For mindre end og lig med 5.000 USD skal vi nu indstille endnu en betinget formatering.
• Igen skal du klikke på Hjem fanebladet.
• Klik derefter på Betinget formatering fra Stilarter gruppe.

• Derefter, i den Betinget formatering, klik på Ny regel .

• Dialogboksen Ny formateringsregel vises.
• Klik på Formater kun celler, der indeholder .
• Nu skal du indstille mindre end eller lig med 5000 .
• Klik derefter på Format for at ændre formatfarven.

• Her tager vi Gul for mindre end eller lig med 5000.
• Klik på den Fyld fanebladet.
• Indstil derefter Gul som din foretrukne farve.
• Endelig skal du klikke på OK .

• Det vil sætte alle værdier under eller lig med 5.000 USD som gule.

• Med hensyn til bemærkninger ønsker vi at angive fremragende bemærkninger som grønne, gode som gule og dårlige som røde.
• For at gøre dette skal vi indstille Betinget formatering med formlen for hvert enkelt tilfælde.
• Først skal du klikke på celleområdet L5 Til L8 .

• Klik derefter på Hjem fanen i båndet.
• I den Stilarter gruppe, klik på Betinget formatering .

• Derefter, i den Betinget formatering, klik på Ny regel .

• Dernæst, en ny Formateringsregel dialogboksen vises.
• Klik på Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres .
• Der åbnes en boks, hvor du kan skrive formlen ned.

• Skriv følgende formel i rubrikken.

• Klik derefter på Format for at indstille den foretrukne farve.
• Klik på den Fyld fanebladet.
• Indstil derefter Grøn som din foretrukne farve for denne tilstand.
• Endelig skal du klikke på OK .

Opdeling af formlen

• $J5:$J8>$K5:$K8: Her er kolonne J angiver det planlagte tidspunkt, og kolonne K angiver den modtagne ydelse. Denne betingelse viser den situation, hvor en klient giver sin ydelse før fristen. Det er også vigtigt at huske, at hvis du bruger formlen i Betinget formatering , behøver du ikke at bruge IF funktion.

• Endelig vil det gøre Bemærkninger grønt, når nogle kunder giver deres service før fristen.

• Dernæst, når kunderne giver deres service til tiden, ønsker vi at udtrykke deres bemærkninger som gule.
• For at gøre dette igen, klik på Betinget formatering kommando, og vælg Ny regel .
• Så er A Betinget formatering dialogboksen vises.
• Klik på Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres .
• Der åbnes en boks, hvor du kan skrive formlen ned.

• Skriv følgende formel i rubrikken.

• Klik derefter på Format for at indstille den foretrukne farve.
• Klik på den Fyld fanebladet.
• Indstil derefter Gul som din foretrukne farve.
• Endelig skal du klikke på OK

• Det vil sætte den Bemærkninger som er gyldige for formlen som gul.

• Til sidst vil vi gerne udtrykke vores tilfredshed med de kunder, der ikke overholder fristen, med deres Bemærkninger som Rød .
• For at gøre dette igen, klik på Betinget formatering kommando, og vælg Ny regel .
• Så er A Betinget formatering dialogboksen vises.
• Klik på Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres .
• Der åbnes en boks, hvor du kan skrive formlen ned.

• Skriv følgende formel i rubrikken.

• Klik derefter på Format for at indstille den foretrukne farve.

• Klik på den Fyld kommando.
• Derefter skal du indstille Rød som din foretrukne farve.
• Endelig skal du klikke på OK .

• Det vil sætte den Bemærkninger som er gyldige for formlen som Rød .

Det er vores klienttracker i Excel, hvor du nemt kan holde styr på dine kunder med henblik på fremtidige aftaler.

Konklusion

Vi har vist, hvordan man holder styr på kunder i Excel med en skabelon. Her fokuserer vi på, hvordan man gør med excel-funktion og giver en effektiv løsning. Hvis du har yderligere spørgsmål, er du velkommen til at spørge i kommentarfeltet. Endelig glem ikke at besøge vores Exceldemy side.