Wanneer u met verschillende klanten te maken hebt, is het een must om klanten bij te houden. In Microsoft Excel kunt u gemakkelijk klanten bijhouden. Zo krijgt u details over verschillende klanten en hun serviceprestaties. In dit artikel vindt u een sjabloon waarmee u stap voor stap klanten kunt bijhouden in Excel.

Download Praktijk Werkboek

Download dit oefenwerkboek.

Stap voor stap procedure om klanten bij te houden in Excel

Hier willen we stap voor stap een cliëntvolgsysteem in Excel maken. We willen een werkblad maken met de contactgegevens van de cliënt en hun dienstgegevens. Met deze twee dingen willen we cliënten bijhouden in Excel, wat opmerkingen geeft over die bepaalde cliënt.

Stap 1: Dataset voor contactgegevens maken

Wanneer u een klanttracker wilt maken, is het een must om een werkblad met klantgegevens te hebben. Het werkblad met contactgegevens bevat specifieke informatie over die klant, zoals zijn contactnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam, gerelateerd veld en functie.

• Eerst moeten we een leeg werkblad nemen.
• Zet vervolgens wat klantgegevens in je werkblad.

• Om de bladnaam te wijzigen, klikt u vervolgens met de rechtermuisknop op de bladnaam.
• A Contextmenu zal verschijnen.
• Van daaruit klikt u op Hernoemen .

• We stellen onze werkbladnaam in als ' Contactgegevens '.
• Druk vervolgens op Ga naar .

Stap 2: Klantendienstgegevens aanmaken

Omdat we een cliënt-tracker willen maken, is het noodzakelijk om cliënt-servicedetails te maken. Zonder dienstdetails hebben we niets om te traceren.

• Allereerst moeten we een blanco vel nemen.
• Omdat het vooral gaat om klantenservice, moeten we de naam van de dienst, het bedrag dat de dienst kost en de geplande datum voor de dienst vermelden.

• Om de bladnaam te wijzigen, klikt u vervolgens met de rechtermuisknop op de bladnaam.
• A Contextmenu zal verschijnen.
• Vervolgens klikt u vanaf daar op Hernoemen .

• Verander nu het werkblad in ' Service Details .

Stap 3: Genereer Client Tracker

Nu gaan we een dynamische client tracker maken. Hiervoor gebruiken we beide VLOOKUP en IFERROR functies die gegevens uit de vorige dataset nemen. Het belangrijkste is dat het de repetitieve actie om vorige gegevens op te schrijven vermindert.

• Maak eerst de kolomkoppen in het werkblad van het cliëntvolgsysteem.

• Om de naam van de cliënt te kiezen, kunnen we Validatie van gegevens waardoor we onze gewenste klantnaam en hun activiteiten kunnen aanklikken.
• Om dit eerst te doen, kies je cel B5 naar cel B11 .

• Klik vervolgens op de Gegevens tabblad in het lint.
• Tot slot, van de Gegevensinstrumenten groep, klik op de Validatie van gegevens commando.

• A Validatie van gegevens dialoogvenster verschijnt.
• Van daaruit klikt u op de Instellingen commando
• In de Sta toe. sectie, klik op Lijst uit de drop-down opdracht.
• Volgende in de Bron sectie, klik op de gewenste bron. We nemen de bron uit de Contactgegevens
• Klik tenslotte op OK .

• Er wordt een keuzelijst gemaakt waaruit u de naam van de klant kunt kiezen.

• Klik op de keuzelijst, alle klantnamen verschijnen. U kunt daaruit een keuze maken.

• Om vervolgens de positie van die klant te krijgen, klikt u op cel C5 .

• Schrijf nu de volgende formule op in het formulevak.

Opsplitsing van de formule

• VLOOKUP(B5,'Contact Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Hier , de VLOOKUP functie zoekt de waarde in cel B5 in de orde van B5 naar G11 van het werkblad genaamd Contactgegevens Het geeft de tweede kolom van dat bereik waar B5 overeenkomt. Hier betekent false dat je een exacte overeenkomst moet hebben anders geeft het geen resultaat.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Contact Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): De IFERROR functie zal nul teruggeven als de vorige functie een fout heeft.

• Druk op Ga naar om de formule toe te passen.

• Vervolgens kunt u hieronder een willekeurige klantnaam kiezen en dan de positie kolom vullen handvat icoon slepen, het zal de positie voor die klant geven.
• Klik nu op cel D5 .

• Schrijf vervolgens de volgende formule op in het formulevak.

• Druk op Ga naar om de formule toe te passen.

• Klik nu op cel E5 .

• Schrijf nu de volgende formule op in het formulevak.

• Druk op Ga naar om de formule toe te passen.

• Klik nu op cel F5 .

• Schrijf vervolgens de volgende formule op in het formulevak.

• Druk op Ga naar om de formule toe te passen.

• Om de dienst van de specifieke cliënt te krijgen, klikt u eerst op cel G5 .

• Schrijf de volgende formule op in het formulevak.

Opsplitsing van de formule

• VLOOKUP(B5,'Service Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Hier , de VLOOKUP functie zoekt de waarde in cel B5 in de orde van B5 naar G11 van het werkblad genaamd Service Details Het geeft de tweede kolom van dat bereik waar B5 overeenkomt. Hier betekent false dat je een exacte overeenkomst moet hebben anders geeft het geen resultaat.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Service Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): De IFERROR functie zal nul teruggeven als de vorige functie een fout heeft.

• Druk op Ga naar om de formule toe te passen.

• Klik nu op cel H5 .

• Schrijf de volgende formule op in het formulevak.

• Druk op Ga naar om de formule toe te passen.

• Hier moeten we de Geplande gegevens Om dit te krijgen, moeten we klikken op cel J5 .

• Schrijf de volgende formule op.

• Druk op Ga naar om de formule toe te passen.

• Hier is de geplande datum verschenen in de Algemeen formaat.
• Om het te veranderen, ga naar de Home tabblad in het lint.
• Van de Nummer groep, selecteer de kleine pijl in de rechter benedenhoek. Zie de schermafbeelding.

• Cellen opmaken dialoogvenster verschijnt.
• Klik vervolgens op de Nummer commando bovenaan.
• Van de Categorie sectie, klik op Datum .
• Dan, in de Type sectie klikt u op het volgende patroon.
• Klik tenslotte op OK .

• Het zal ons de Geplande datum als de Datum formaat.

• Vervolgens hebben we een gedeelte genaamd Ontvangen dienst Het betekent het tijdstip waarop u de dienst ontvangt.
• De Opmerkingen sectie geeft het eindresultaat van de klant aan, ongeacht of hij de dienst op tijd levert of niet.
• Om opmerkingen te maken voor een specifieke klant, klik op cel L5 .

• Schrijf de volgende formule op.

Opsplitsing van de formule

• IF(J5>K5,"Uitstekend",IF(J5=K5,"Goed",IF(J5 ="" strong=""> Dit betekent dat als uw klant de dienst vóór de geplande datum geeft, hij/zij krijgt Outstanding opmerkingen. Als de klant de dienst op tijd geeft, krijgt hij/zij... Goed opmerkingen. Ten slotte, als de klant de dienst geeft na het verstrijken van de geplande datum, krijgt hij/zij Slecht opmerkingen.

• Druk dan op Ga naar om de formule toe te passen.

• Als we nu de gegevens van een andere klant nemen, krijgen we het volgende resultaat. Zie de schermafbeelding.

Stap 4: Client Tracker dynamisch maken

We kunnen Voorwaardelijke opmaak waarmee u verschillende voorwaarden kunt instellen en deze in een andere kleur kunt uitdrukken. Om de cliëntendrijver dynamisch te maken, volgt u de volgende stappen zorgvuldig.

• Hier gebruiken we voorwaardelijke opmaak voor het bedrag en de opmerkingen.
• Eerst kiezen we het bedrag uit cel H5 naar cel H8 .

• Klik nu op de Voorwaardelijke opmaak van de Stijl groep.

• Klik vervolgens op de Nieuwe regel .

• Er verschijnt een dialoogvenster Nieuwe opmaakregel.
• Klik op Formatteer alleen cellen die .
• Stel nu Meer dan 5000 .
• Klik vervolgens op Formaat om de kleur van het formaat te veranderen.

• Hier nemen we een groene kleur voor meer dan $5000.
• Klik op de Vul commando.
• Stel vervolgens Groen in als uw voorkeurskleur.
• Klik tenslotte op OK

• Dat zal het bedrag groter dan $5000 als groen instellen.

• Nu, voor minder dan en gelijk aan $5000, moeten we een andere voorwaardelijke opmaak instellen.
• Klik opnieuw op de Home tab.
• Klik vervolgens op de Voorwaardelijke opmaak van Styles groep.

• Dan, in de Voorwaardelijke opmaak, klik op Nieuwe regel .

• Er verschijnt een dialoogvenster Nieuwe opmaakregel.
• Klik op Formatteer alleen cellen die .
• Stel nu minder dan of gelijk aan 5000 .
• Klik vervolgens op Formaat om de kleur van het formaat te veranderen.

• Hier nemen we Geel voor minder dan of gelijk aan 5000.
• Klik op de Vul tab.
• Stel vervolgens Geel in als uw voorkeurskleur.
• Klik tenslotte op OK .

• Dat zal alle waarden kleiner dan of gelijk aan $5000 als geel instellen.

• Wat de opmerkingen betreft, willen wij uitstekende opmerkingen als groen, goede als geel en slechte als rood instellen.
• Daartoe moeten we Voorwaardelijke opmaak met de formule voor elk geval.
• Klik eerst op het celbereik L5 Naar L8 .

• Klik vervolgens op de Home tabblad in het lint.
• In de Styles groep, klik op Voorwaardelijke opmaak .

• Dan, in de Voorwaardelijke opmaak, klik op Nieuwe regel .

• Vervolgens een nieuwe Regel voor opmaak dialoogvenster verschijnt.
• Klik op Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt .
• Er wordt een vakje geopend waarin u de formule kunt opschrijven.

• Schrijf de volgende formule op in het vak.

• Klik vervolgens op Formaat om de gewenste kleur in te stellen.
• Klik op de Vul tab.
• Stel vervolgens Groen in als uw voorkeurskleur voor deze voorwaarde.
• Klik tenslotte op OK .

Opsplitsing van de formule

• $J5:$J8>$K5:$K8: Hier, kolom J geeft de geplande tijd aan, en kolom K geeft de ontvangen dienst aan. Deze voorwaarde demonstreert de situatie wanneer een klant zijn dienst voor de deadline opgeeft. Ook belangrijk om te onthouden, als u de formule in de Voorwaardelijke opmaak hoeft u de ALS functie.

• Tenslotte zal het Opmerkingen groen als sommige klanten hun dienst geven voor de deadline.

• Vervolgens, wanneer klanten hun dienst op tijd geven, willen we hun opmerkingen als geel uitdrukken.
• Om dit opnieuw te doen klikt u op de Voorwaardelijke opmaak commando en selecteer Nieuwe regel .
• Dan is A Voorwaardelijke opmaak dialoogvenster verschijnt.
• Klik op Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt .
• Er wordt een vakje geopend waarin u de formule kunt opschrijven.

• Schrijf de volgende formule op in het vak.

• Klik vervolgens op Formaat om de gewenste kleur in te stellen.
• Klik op de Vul tab.
• Stel vervolgens Geel in als uw voorkeurskleur.
• Klik tenslotte op OK

• Dat zal de Opmerkingen die geldig zijn voor de formule als geel.

• Tot slot, voor de klanten die de deadline niet halen, willen we hun Opmerkingen als Rood .
• Om dit opnieuw te doen klikt u op de Voorwaardelijke opmaak commando en selecteer Nieuwe regel .
• Dan is A Voorwaardelijke opmaak dialoogvenster verschijnt.
• Klik op Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt .
• Er wordt een vakje geopend waarin u de formule kunt opschrijven.

• Schrijf de volgende formule op in het vakje.

• Klik vervolgens op Formaat om de gewenste kleur in te stellen.

• Klik op de Vul commando.
• Stel vervolgens Rood als uw voorkeurskleur.
• Klik tenslotte op OK .

• Dat zal de Opmerkingen die geldig zijn voor de formule als Rood .

Dat is onze client tracker in Excel waar u gemakkelijk uw klanten beter kunt bijhouden voor toekomstige deals.

Conclusie

We hebben laten zien hoe je klanten kunt bijhouden in Excel met een sjabloon. Hier richten we ons op hoe je dat doet met excel functie en bieden een effectieve oplossing. Als u nog vragen heeft, voel je vrij om te vragen in het commentaarvak. Tot slot, vergeet niet om onze te bezoeken Exceldemy pagina.