Atunci când aveți de-a face cu diferiți clienți, este o necesitate să țineți evidența clienților. În Microsoft Excel, puteți urmări cu ușurință clienții. Acest lucru vă va oferi detalii despre mai mulți clienți și performanța serviciilor lor. Acest articol vă va oferi un șablon prin care puteți ține evidența clienților în Excel într-o procedură pas cu pas.

Descărcați caietul de practică

Descărcați acest caiet de practică.

Procedura pas cu pas pentru a ține evidența clienților în Excel

Aici, dorim să creăm un urmăritor de clienți în Excel printr-o procedură pas cu pas. Dorim să creăm o foaie de lucru care să includă detaliile de contact ale clienților și, de asemenea, detaliile serviciilor lor. Folosind aceste două lucruri, dorim să ținem evidența clienților în Excel, care oferă observații despre acel client anume.

Pasul 1: Creați setul de date pentru detaliile de contact

Atunci când doriți să creați un tracker de clienți, este obligatoriu să aveți o foaie de lucru cu detalii despre client. Fișa de lucru cu detalii de contact include informații specifice despre clientul respectiv, cum ar fi numărul de contact, adresa de e-mail, numele companiei, domeniul de activitate și funcția.

• În primul rând, trebuie să luăm o foaie de lucru goală.
• În continuare, introduceți în foaia de lucru câteva detalii despre client.

• Apoi, pentru a schimba numele foii, faceți clic dreapta pe numele foii.
• A Meniul contextual va apărea.
• De acolo, faceți clic pe Redenumiți .

• Am setat numele foii noastre de lucru ca fiind Detalii de contact '.
• Apoi, apăsați Introduceți .

Pasul 2: Crearea detaliilor serviciului de client

Deoarece dorim să creăm un sistem de urmărire a clienților, este necesar să creăm detalii despre serviciile clienților. Fără detalii despre servicii, nu avem nimic de urmărit.

• În primul rând, trebuie să luăm o foaie albă.
• Deoarece se concentrează în principal pe serviciile pentru clienți, de aceea trebuie să includem numele serviciului, suma de bani care a costat serviciul respectiv și data programată pentru prestarea serviciului.

• Apoi, pentru a schimba numele foii, faceți clic dreapta pe numele foii.
• A Meniul contextual va apărea.
• Apoi, de acolo, faceți clic pe Redenumiți .

• Acum, schimbați foaia de calcul în Detalii despre servicii .

Pasul 3: Generarea urmăritorului de clienți

Acum, vom face un tracker dinamic pentru clienți. Pentru a face acest lucru, vom folosi atât VLOOKUP și IFERROR care preiau date din setul de date anterior. Cel mai important este că va reduce acțiunea repetitivă de a scrie datele anterioare.

• În primul rând, creați antetele coloanelor în foaia de calcul a urmăritorului de clienți.

• Pentru a alege numele clientului, putem crea Validarea datelor prin intermediul căruia putem face clic pe numele clientului nostru dorit și pe activitățile acestuia.
• Pentru a face acest lucru, alegeți mai întâi celula B5 în celulă B11 .

• Apoi, faceți clic pe butonul Date din panglică.
• În cele din urmă, de la Instrumente de date grup, faceți clic pe butonul Validarea datelor comandă.

• A Validarea datelor va apărea caseta de dialog.
• De acolo, faceți clic pe butonul Setări comanda
• În Permiteți secțiunea, faceți clic pe Lista din comanda derulantă.
• Următorul în Sursa faceți clic pe sursa dorită. Luăm sursa din secțiunea Detalii de contact
• În cele din urmă, faceți clic pe OK .

• Se va crea o listă derulantă din care puteți alege numele clientului.

• Faceți clic pe lista derulantă, vor apărea toate numele clienților. Puteți alege oricare dintre aceștia.

• Apoi, pentru a obține poziția acelui client, faceți clic pe celula C5 .

• Acum, scrieți următoarea formulă în caseta de formule.

Defalcarea formulei

• VLOOKUP(B5,'Detalii de contact'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Aici , la VLOOKUP caută valoarea din celula B5 în intervalul de B5 la G11 din foaia de lucru numită Detalii de contact Se va returna a doua coloană din intervalul în care se potrivește B5. Aici, false înseamnă că trebuie să aveți o potrivire exactă, altfel nu va da niciun rezultat.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Detalii de contact'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): The IFERROR va returna zero în cazul în care funcția anterioară are o eroare.

• Apăsați Introduceți pentru a aplica formula.

• În continuare, puteți alege orice nume de client de mai jos, apoi trageți pictograma mânerului de umplere a coloanei de poziție, care va furniza poziția pentru acel client.
• Acum, faceți clic pe celula D5 .

• Apoi, scrieți următoarea formulă în caseta de formule.

• Apăsați Introduceți pentru a aplica formula.

• Acum, faceți clic pe celula E5 .

• Acum, scrieți următoarea formulă în caseta de formule.

• Apăsați Introduceți pentru a aplica formula.

• Acum, faceți clic pe celula F5 .

• Apoi, scrieți următoarea formulă în caseta de formule.

• Presa Introduceți pentru a aplica formula.

• Pentru a obține serviciul unui anumit client, mai întâi, faceți clic pe celula G5 .

• Scrieți următoarea formulă în caseta de formule.

Defalcarea formulei

• VLOOKUP(B5,'Service Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Aici , la VLOOKUP caută valoarea din celula B5 în intervalul de B5 la G11 din foaia de lucru numită Detalii despre servicii Se va returna a doua coloană din intervalul în care se potrivește B5. Aici, false înseamnă că trebuie să aveți o potrivire exactă, altfel nu va da niciun rezultat.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Service Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): The IFERROR va returna zero în cazul în care funcția anterioară are o eroare.

• Presa Introduceți pentru a aplica formula.

• Acum, faceți clic pe celula H5 .

• Scrieți următoarea formulă în caseta de formule.

• Presa Introduceți pentru a aplica formula.

• Aici, trebuie să obținem valoarea Date programate Pentru a obține acest lucru, trebuie să dăm clic pe celula J5 .

• Scrieți următoarea formulă.

• Presa Introduceți pentru a aplica formula.

• Aici, data programată a apărut în General format.
• Pentru a o modifica, mergeți la Acasă din panglică.
• De la Număr grupul, selectați săgeata mică din colțul din dreapta jos. Consultați captura de ecran.

• Formatarea celulelor se va deschide o casetă de dialog.
• În continuare, faceți clic pe butonul Număr în partea de sus.
• De la Categoria secțiunea, faceți clic pe Data .
• Apoi, în Tip faceți clic pe următorul model.
• În cele din urmă, faceți clic pe OK .

• Aceasta ne va oferi Data programată ca Data format.

• În continuare, avem o porțiune numită Serviciul primit Înseamnă momentul în care primiți serviciul.
• The Observații secțiunea denotă rezultatul final al clientului, indiferent dacă acesta furnizează serviciul la timp sau nu.
• Pentru a face Observații pentru un anumit client, faceți clic pe celula L5 .

• Scrieți următoarea formulă.

Defalcarea formulei

• IF(J5>K5, "Outstanding",IF(J5=K5, "Good",IF(J5 ="" strong=""> Acest lucru denotă faptul că dacă clientul dvs. oferă serviciul înainte de data programată, el / ea va primi Remarcabil Observații. Apoi, dacă clientul oferă serviciul la timp, atunci va primi Bun observații. În final, dacă clientul prestează serviciul după depășirea datei programate, va primi Rău observații.

• Apoi apăsați Introduceți pentru a aplica formula.

• Acum, dacă luăm detaliile unui alt client, vom obține următorul rezultat. Vedeți captura de ecran.

Pasul 4: Asigurați dinamismul urmăritorului de clienți

Putem folosi Formatarea condiționată prin intermediul căruia puteți stabili diferite condiții și le puteți exprima într-o culoare diferită. Pentru a face ca urmăritorul de clienți să fie dinamic, urmați cu atenție următorii pași.

• Aici, folosim formatarea condiționată pentru secțiunea privind suma și observațiile.
• În primul rând, alegem suma din celula H5 în celulă H8 .

• Acum, faceți clic pe butonul Formatarea condiționată de la Stil grup.

• Apoi, faceți clic pe butonul Regula nouă .

• Va apărea o casetă de dialog New Formatting Rule (Regulă nouă de formatare).
• Faceți clic pe Formatați numai celulele care conțin .
• Acum, setați Mai mare de 5000 .
• Apoi, faceți clic pe Format pentru a schimba culoarea formatului.

• Aici, luăm o culoare verde pentru o valoare mai mare de 5 000 de dolari.
• Faceți clic pe butonul Umpleți comandă.
• Apoi, setați Verde ca fiind culoarea preferată.
• În cele din urmă, faceți clic pe OK

• Astfel, suma mai mare de 5 000 de dolari va fi setată ca fiind verde.

• Acum, pentru mai puțin de și egal cu 5.000 de dolari, trebuie să setăm o altă formatare condiționată.
• Din nou, faceți clic pe butonul Acasă tab.
• În continuare, faceți clic pe butonul Formatarea condiționată de la Stiluri grup.

• Apoi, în Formatarea condiționată, faceți clic pe Regula nouă .

• Va apărea o casetă de dialog New Formatting Rule (Regulă nouă de formatare).
• Faceți clic pe Formatați numai celulele care conțin .
• Acum, setați mai mică sau egală cu 5000 .
• Apoi, faceți clic pe Format pentru a schimba culoarea formatului.

• Aici, luăm galben pentru mai puțin sau egal cu 5000.
• Faceți clic pe butonul Umpleți tab.
• Apoi, setați Yellow (galben) ca fiind culoarea preferată.
• În cele din urmă, faceți clic pe OK .

• Astfel, toate valorile mai mici sau egale cu 5 000 de dolari vor fi definite ca fiind galbene.

• În ceea ce privește comentariile, dorim să seteze comentariile remarcabile ca fiind verzi, cele bune ca fiind galbene, iar cele proaste ca fiind roșii.
• Pentru a face acest lucru, trebuie să setăm Formatarea condiționată cu formula pentru fiecare caz în parte.
• Mai întâi, faceți clic pe intervalul de celule L5 La L8 .

• În continuare, faceți clic pe butonul Acasă din panglică.
• În Stiluri grup, faceți clic pe Formatarea condiționată .

• Apoi, în Formatarea condiționată, faceți clic pe Regula nouă .

• În continuare, o nouă Regula de formatare va apărea caseta de dialog.
• Faceți clic pe Utilizați o formulă pentru a determina ce celule trebuie formatate .
• Se va deschide o casetă în care puteți scrie formula.

• Scrieți următoarea formulă în căsuță.

• Apoi, faceți clic pe Format pentru a seta culoarea preferată.
• Faceți clic pe butonul Umpleți tab.
• Apoi, setați Verde ca fiind culoarea preferată pentru această condiție.
• În cele din urmă, faceți clic pe OK .

Defalcarea formulei

• $J5:$J8>$K5:$K8: Aici, coloana J reprezintă ora programată, iar coloana K denotă serviciul primit. Această condiție demonstrează situația în care un client își dă serviciul înainte de termenul limită. Un alt lucru important de reținut, dacă utilizați formula din Formatarea condiționată , nu este nevoie să folosiți IF funcție.

• În cele din urmă, se va face Observații verde atunci când unii clienți își dau serviciul înainte de termen.

• În continuare, atunci când clienții își dau serviciul la timp, dorim să le exprimăm comentariile sub formă de galben.
• Pentru a face acest lucru din nou, faceți clic pe butonul Formatarea condiționată și selectați Regula nouă .
• Atunci, A Formatarea condiționată va apărea caseta de dialog.
• Faceți clic pe Utilizați o formulă pentru a determina ce celule trebuie formatate .
• Se va deschide o casetă în care puteți scrie formula.

• Scrieți următoarea formulă în căsuță.

• Apoi, faceți clic pe Format pentru a seta culoarea preferată.
• Faceți clic pe butonul Umpleți tab.
• Apoi, setați Yellow (galben) ca fiind culoarea preferată.
• În cele din urmă, faceți clic pe OK

• Aceasta va seta Observații care sunt valabile pentru formula galbenă.

• În sfârșit, pentru clienții care nu respectă termenul limită, dorim să ne exprimăm Observații ca Roșu .
• Pentru a face acest lucru din nou, faceți clic pe butonul Formatarea condiționată și selectați Regula nouă .
• Atunci, A Formatarea condiționată va apărea caseta de dialog.
• Faceți clic pe Utilizați o formulă pentru a determina ce celule trebuie formatate .
• Se va deschide o casetă în care puteți scrie formula.

• Scrieți următoarea formulă în căsuță.

• Apoi, faceți clic pe Format pentru a seta culoarea preferată.

• Faceți clic pe butonul Umpleți comandă.
• Apoi, setați Roșu ca fiind culoarea preferată.
• În cele din urmă, faceți clic pe OK .

• Aceasta va seta Observații care sunt valabile pentru formula ca Roșu .

Acesta este trackerul nostru de clienți în Excel, unde puteți urmări cu ușurință clienții dvs. mai bine pentru afacerile viitoare.

Concluzie

Am arătat cum să ținem evidența clienților în Excel cu un șablon. Aici, ne concentrăm asupra modului de a face cu funcția Excel și oferim o soluție eficientă. Dacă aveți întrebări suplimentare, nu ezitați să le puneți în caseta de comentarii. În cele din urmă, Nu uitați să vizitați pagina noastră de Exceldemy pagina.