Keď pracujete s rôznymi klientmi, je nevyhnutné viesť si ich evidenciu. V programe Microsoft Excel môžete jednoducho sledovať klientov. Získate tak podrobné informácie o viacerých klientoch a výkone ich služieb. Tento článok vám poskytne šablónu, pomocou ktorej môžete viesť evidenciu klientov v programe Excel v postupe krok za krokom.

Stiahnite si cvičebnicu

Stiahnite si tento cvičebnicu.

Postup krok za krokom na sledovanie klientov v programe Excel

Tu chceme vytvoriť sledovač klientov v programe Excel postupom Krok za krokom. Chceme vytvoriť pracovný hárok obsahujúci kontaktné údaje klienta a tiež údaje o jeho službách. Pomocou týchto dvoch vecí chceme sledovať klientov v programe Excel, ktorý poskytuje poznámky o danom klientovi.

Krok 1: Vytvorenie súboru údajov pre kontaktné údaje

Keď chcete vytvoriť sledovanie klientov, je nevyhnutné mať pracovný hárok s údajmi o klientovi. Pracovný hárok s kontaktnými údajmi obsahuje konkrétne informácie o danom klientovi, ako je jeho kontaktné číslo, e-mailová adresa, názov spoločnosti, súvisiaca oblasť a pozícia.

• Najprv si musíme vziať prázdny pracovný hárok.
• Potom do pracovného hárku vložte niektoré údaje o klientovi.

• Ak chcete zmeniť názov hárku, kliknite pravým tlačidlom myši na názov hárku.
• A Kontextové menu sa objaví.
• Tam kliknite na Premenovať stránku .

• Nastavíme názov nášho pracovného hárka ako ' Kontaktné údaje '.
• Potom stlačte tlačidlo Vstúpte na stránku .

Krok 2: Vytvorenie podrobností o službe klienta

Keďže chceme vytvoriť sledovanie klienta, je potrebné vytvoriť údaje o službe klienta. Bez údajov o službe nemáme čo sledovať.

• Najprv si musíme vziať prázdny hárok.
• Keďže sa zameriava najmä na služby pre klientov, je potrebné uviesť názov služby, sumu, ktorú daná služba stojí, a plánovaný dátum poskytnutia služby.

• Ak chcete zmeniť názov hárku, kliknite pravým tlačidlom myši na názov hárku.
• A Kontextová ponuka sa objaví.
• Ďalej kliknite na položku Premenovať stránku .

• Teraz zmeňte pracovný hárok na Podrobnosti o službe .

Krok 3: Generovanie nástroja na sledovanie klientov

Teraz vytvoríme dynamický klientsky tracker. Na tento účel použijeme oba VLOOKUP a IFERROR funkcie, ktoré preberajú údaje z predchádzajúceho súboru údajov. Predovšetkým sa tým zníži počet opakovaných úkonov pri zapisovaní predchádzajúcich údajov.

• Najprv vytvorte záhlavia stĺpcov v pracovnom hárku sledovania klienta.

• Ak chceme vybrať názov klienta, môžeme vytvoriť Overovanie údajov prostredníctvom ktorého môžeme kliknúť na požadované meno klienta a jeho aktivity.
• Ak to chcete urobiť, najprv vyberte bunku B5 do bunky B11 .

• Potom kliknite na Údaje na páse kariet.
• Nakoniec, z Dátové nástroje kliknite na skupinu Overovanie údajov príkaz.

• A Overovanie údajov Zobrazí sa dialógové okno.
• Tam kliknite na Nastavenia príkaz
• V Povoľte kliknite na Zoznam z rozbaľovacieho príkazu.
• Ďalší v poradí Zdroj kliknite na požadovaný zdroj. Zdroj prevezmeme z Kontaktné údaje
• Nakoniec kliknite na OK .

• Vytvorí sa rozbaľovací zoznam, z ktorého môžete vybrať názov klienta.

• Kliknutím na rozbaľovací zoznam sa zobrazia všetky názvy klientov. Môžete si z neho vybrať ktoréhokoľvek klienta.

• Ak chcete získať pozíciu tohto klienta, kliknite na bunku C5 .

• Teraz zapíšte nasledujúci vzorec do poľa vzorca.

Rozdelenie vzorca

• VLOOKUP(B5,'Kontaktné údaje'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Tu , . VLOOKUP funkcia vyhľadá hodnotu v bunke B5 v rozsahu B5 na G11 z pracovného hárka s názvom Kontaktné údaje . Vráti druhý stĺpec tohto rozsahu, v ktorom je zhoda B5. Tu false znamená, že musíte mať presnú zhodu, inak to nedá žiadny výsledok.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Contact Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): Stránka IFERROR funkcia vráti nulu, ak predchádzajúca funkcia vykazuje nejakú chybu.

• Tlač Vstúpte na stránku použiť vzorec.

• Ďalej môžete vybrať ľubovoľný názov klienta a potom potiahnuť ikonu rukoväte stĺpca vyplnenia pozície, čím sa poskytne pozícia pre daného klienta.
• Teraz kliknite na bunku D5 .

• Potom do poľa vzorca zapíšte nasledujúci vzorec.

• Tlač Vstúpte na stránku použiť vzorec.

• Teraz kliknite na bunku E5 .

• Teraz zapíšte nasledujúci vzorec do poľa vzorca.

• Tlač Vstúpte na stránku použiť vzorec.

• Teraz kliknite na bunku F5 .

• Potom do poľa vzorca zapíšte nasledujúci vzorec.

• Tlač Vstúpte na stránku použiť vzorec.

• Ak chcete získať službu konkrétneho klienta, najprv kliknite na bunku G5 .

• Do poľa vzorca zapíšte nasledujúci vzorec.

Rozdelenie vzorca

• VLOOKUP(B5,'Service Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Tu , . VLOOKUP funkcia vyhľadá hodnotu v bunke B5 v rozsahu B5 na G11 z pracovného hárka s názvom Podrobnosti o službe . Vráti druhý stĺpec tohto rozsahu, v ktorom je zhoda B5. Tu false znamená, že musíte mať presnú zhodu, inak to nedá žiadny výsledok.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Service Details'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): Stránka IFERROR funkcia vráti nulu, ak predchádzajúca funkcia vykazuje nejakú chybu.

• Tlač Vstúpte na stránku použiť vzorec.

• Teraz kliknite na bunku H5 .

• Do poľa vzorca zapíšte nasledujúci vzorec.

• Tlač Vstúpte na stránku použiť vzorec.

• Tu musíme získať Naplánované údaje Aby sme to získali, musíme kliknúť na bunku J5 .

• Zapíšte si nasledujúci vzorec.

• Tlač Vstúpte na stránku použiť vzorec.

• Tu sa plánovaný dátum objavil v Všeobecné formát.
• Ak ho chcete zmeniť, prejdite do Domov na páse kariet.
• Z Číslo skupiny, vyberte malú šípku v pravom dolnom rohu. Pozrite si snímku obrazovky.

• Formátovanie buniek Zobrazí sa dialógové okno.
• Potom kliknite na Číslo príkaz v hornej časti.
• Z Kategória kliknite na Dátum .
• Potom v Typ kliknite na nasledujúci vzor.
• Nakoniec kliknite na OK .

• Poskytne nám to Plánovaný dátum ako Dátum formát.

• Ďalej máme časť s názvom Prijatá služba . To znamená čas, kedy dostanete službu.
• Stránka Poznámky časť označuje konečný výsledok klienta bez ohľadu na to, či službu poskytne včas alebo nie.
• Ak chcete urobiť poznámky pre konkrétneho klienta, kliknite na bunku L5 .

• Zapíšte si nasledujúci vzorec.

Rozdelenie vzorca

• IF(J5>K5, "Vynikajúci",IF(J5=K5, "Dobrý",IF(J5 ="" strong=""> To znamená, že ak váš klient poskytne službu pred plánovaným termínom, dostane Vynikajúce poznámky. Ak klient poskytne službu včas, dostane Dobrý poznámky. Nakoniec, ak klient poskytne službu po uplynutí plánovaného dátumu, dostane Zlé poznámky.

• Potom stlačte tlačidlo Vstúpte na stránku použiť vzorec.

• Ak teraz prevezmeme údaje iného klienta, dostaneme nasledujúci výsledok. Pozrite si snímku obrazovky.

Krok 4: Urobte sledovanie klientov dynamickým

Môžeme použiť Podmienené formátovanie prostredníctvom ktorého môžete nastaviť rôzne podmienky a vyjadriť ich inou farbou. Ak chcete, aby bol sledovač klientov dynamický, postupujte starostlivo podľa nasledujúcich krokov.

• V tomto prípade použijeme podmienené formátovanie pre časť s čiastkou a poznámkami.
• Najprv vyberieme sumu z bunky H5 do bunky H8 .

• Teraz kliknite na Podmienené formátovanie z Štýl skupina.

• Potom kliknite na Nové pravidlo .

• Zobrazí sa dialógové okno Nové pravidlo formátovania.
• Kliknite na Formátovať iba bunky, ktoré obsahujú .
• Teraz nastavte Viac ako 5000 .
• Potom kliknite na Formát na zmenu farby formátu.

• V tomto prípade berieme zelenú farbu za viac ako 5000 USD.
• Kliknite na Naplňte stránku príkaz.
• Potom nastavte zelenú ako preferovanú farbu.
• Nakoniec kliknite na OK

• Tým sa suma vyššia ako 5000 USD nastaví ako zelená.

• Teraz musíme pre hodnotu menšiu a rovnú 5000 USD nastaviť ďalšie podmienené formátovanie.
• Opäť kliknite na Domov tab.
• Potom kliknite na Podmienené formátovanie z adresy Štýly skupina.

• Potom v Podmienené formátovanie, kliknite na Nové pravidlo .

• Zobrazí sa dialógové okno Nové pravidlo formátovania.
• Kliknite na Formátovať iba bunky, ktoré obsahujú .
• Teraz nastavte menej alebo rovné 5000 .
• Potom kliknite na Formát na zmenu farby formátu.

• V tomto prípade berieme žltú za hodnotu menšiu alebo rovnú 5000.
• Kliknite na Naplňte stránku tab.
• Potom nastavte žltú ako preferovanú farbu.
• Nakoniec kliknite na OK .

• Tým sa všetky hodnoty menšie alebo rovné 5000 USD nastavia ako žlté.

• Pokiaľ ide o pripomienky, chceme nastaviť vynikajúce pripomienky ako zelené, dobré ako žlté a zlé ako červené.
• Na tento účel musíme nastaviť Podmienené formátovanie so vzorcom pre každý prípad.
• Najprv kliknite na rozsah buniek L5 Na L8 .

• Potom kliknite na Domov na páse kariet.
• V Štýly skupiny, kliknite na Podmienené formátovanie .

• Potom v Podmienené formátovanie, kliknite na Nové pravidlo .

• Ďalej je k dispozícii nový Pravidlo formátovania Zobrazí sa dialógové okno.
• Kliknite na Použitie vzorca na určenie buniek, ktoré sa majú formátovať .
• Otvorí sa okno, do ktorého môžete zapísať vzorec.

• Do rámčeka zapíšte nasledujúci vzorec.

• Potom kliknite na Formát nastaviť preferovanú farbu.
• Kliknite na Naplňte stránku tab.
• Potom nastavte zelenú farbu ako preferovanú farbu pre túto podmienku.
• Nakoniec kliknite na OK .

Rozdelenie vzorca

• $J5:$J8>$K5:$K8: Tu sa stĺpec J označuje plánovaný čas a stĺpec K označuje prijatú službu. Táto podmienka demonštruje situáciu, keď klient odovzdá svoju službu pred termínom. Ďalšia dôležitá vec, ktorú si treba zapamätať, ak použijete vzorec v Podmienené formátovanie , nemusíte používať IF funkcie.

• Nakoniec, to bude robiť Poznámky zelená, keď niektorí klienti poskytujú svoje služby pred termínom.

• Ďalej, keď klienti poskytnú svoje služby včas, chceme vyjadriť ich pripomienky ako žlté.
• Ak to chcete urobiť znova, kliknite na Podmienené formátovanie a vyberte príkaz Nové pravidlo .
• Potom A Podmienené formátovanie zobrazí sa dialógové okno.
• Kliknite na Použitie vzorca na určenie buniek, ktoré sa majú formátovať .
• Otvorí sa okno, do ktorého môžete zapísať vzorec.

• Do rámčeka zapíšte nasledujúci vzorec.

• Potom kliknite na Formát nastaviť preferovanú farbu.
• Kliknite na Naplňte stránku tab.
• Potom nastavte žltú ako preferovanú farbu.
• Nakoniec kliknite na OK

• Tým sa nastaví Poznámky ktoré sú platné pre vzorec žltej farby.

• Nakoniec, pre tých klientov, ktorí nedodržia termín, chceme vyjadriť ich Poznámky ako Červená .
• Ak to chcete urobiť znova, kliknite na Podmienené formátovanie a vyberte príkaz Nové pravidlo .
• Potom A Podmienené formátovanie zobrazí sa dialógové okno.
• Kliknite na Použitie vzorca na určenie buniek, ktoré sa majú formátovať .
• Otvorí sa okno, do ktorého môžete zapísať vzorec.

• Do rámčeka zapíšte nasledujúci vzorec.

• Potom kliknite na Formát nastaviť preferovanú farbu.

• Kliknite na Naplňte stránku príkaz.
• Potom nastavte Červená ako preferovanú farbu.
• Nakoniec kliknite na OK .

• Tým sa nastaví Poznámky ktoré sú platné pre vzorec ako Červená .

To je náš sledovač klientov v programe Excel, v ktorom môžete ľahko sledovať svojich klientov, aby ste mohli lepšie uzatvárať budúce obchody.

Záver

Ukázali sme si, ako sledovať klientov v programe Excel pomocou šablóny. Tu sa zameriame na to, ako to urobiť s funkciou Excel a poskytneme efektívne riešenie. Ak máte ďalšie otázky, neváhajte sa opýtať v poli pre komentáre. Na záver nezabudnite navštíviť náš Exceldemy strana.