Cuando tratas con diferentes clientes, es imprescindible llevar un seguimiento de los clientes. En Microsoft Excel, puedes realizar fácilmente un seguimiento de los clientes. Esto te proporcionará detalles sobre varios clientes y su rendimiento de servicio. Este artículo te proporcionará una plantilla a través de la cual puedes llevar un seguimiento de los clientes en Excel en un procedimiento paso a paso.

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Procedimiento paso a paso para realizar un seguimiento de los clientes en Excel

Aquí, queremos crear un rastreador de clientes en Excel en un procedimiento paso a paso. Queremos crear una hoja de trabajo que incluya los detalles de contacto del cliente y también sus detalles de servicio. Usando estas dos cosas, queremos realizar un seguimiento de los clientes en Excel que da observaciones sobre ese cliente en particular.

Paso 1: Crear un conjunto de datos para los datos de contacto

La hoja de datos de contacto incluye información específica sobre el cliente, como su número de contacto, dirección de correo electrónico, nombre de la empresa, campo relacionado y cargo.

• En primer lugar, debemos tomar una hoja de cálculo en blanco.
• A continuación, introduce algunos datos del cliente en tu hoja de cálculo.

• A continuación, para cambiar el nombre de la hoja, haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre de la hoja.
• A Menú contextual aparecerá.
• Desde allí, haga clic en Cambie el nombre de .

• Establecemos el nombre de nuestra hoja de cálculo como ' Datos de contacto '.
• A continuación, pulse Entre en .

Paso 2: Crear detalles del servicio al cliente

Como queremos crear un rastreador de clientes, es necesario crear detalles del servicio del cliente. Sin detalles del servicio, no tenemos nada que rastrear.

• En primer lugar, tenemos que coger una hoja en blanco.
• Como se centra principalmente en el servicio al cliente, es por eso que tenemos que incluir el nombre del servicio, la cantidad de dinero que cuesta en el servicio en particular, y la fecha prevista para dar el servicio.

• A continuación, para cambiar el nombre de la hoja, haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre de la hoja.
• A Menú contextual aparecerá.
• A continuación, haga clic en Cambie el nombre de .

• Ahora, cambia la hoja de cálculo a ' Detalles del servicio". .

Paso 3: Generar seguimiento de clientes

Ahora, vamos a hacer un rastreador de clientes dinámico. Para ello, utilizamos tanto VLOOKUP y IFERROR que toman datos del conjunto de datos anterior. Y lo que es más importante, reducirá la acción repetitiva de anotar datos anteriores.

• En primer lugar, cree los encabezados de columna en la hoja de trabajo de seguimiento de clientes.

• Para elegir el nombre del cliente, podemos crear Validación de datos a través del cual podemos hacer clic en el nombre de nuestro cliente deseado y sus actividades.
• Para ello, seleccione primero la celda B5 a la célula B11 .

• A continuación, haga clic en el botón Datos de la cinta de opciones.
• Por último, desde el Herramientas de datos haga clic en el botón Validación de datos mando.

• A Validación de datos aparecerá un cuadro de diálogo.
• A continuación, haga clic en Ajustes comando
• En el Permitir haga clic en Lista del comando desplegable.
• Siguiente en la Fuente hacemos clic en la fuente deseada. Tomamos la fuente de la sección Datos de contacto
• Por último, haga clic en OK .

• Se creará una lista desplegable en la que podrá elegir el nombre del cliente.

• Haga clic en la lista desplegable, aparecerán todos los nombres de los clientes. Puede elegir cualquiera de los clientes a partir de ahí.

• A continuación, para obtener la posición de ese cliente, haga clic en la celda C5 .

• Ahora, escribe la siguiente fórmula en el cuadro de fórmulas.

Desglose de la fórmula

• VLOOKUP(B5,'Datos de contacto'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Aquí , el VLOOKUP busca el valor en la celda B5 en el rango de B5 a G11 de la hoja de cálculo denominada Datos de contacto Devolverá la segunda columna de ese rango donde coincida B5. Aquí, false significa que tienes que tener una coincidencia exacta, de lo contrario no dará ningún resultado.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Datos de contacto'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): En IFERROR devolverá cero si la función anterior tiene algún error.

• Pulse Entre en para aplicar la fórmula.

• A continuación, puede elegir cualquier nombre de cliente a continuación, arrastre la posición de la columna de relleno icono de la manija, que proporcionará la posición de ese cliente.
• Ahora, haga clic en la celda D5 .

• A continuación, escribe la siguiente fórmula en el cuadro de fórmulas.

• Pulse Entre en para aplicar la fórmula.

• Ahora, haga clic en la celda E5 .

• Ahora, escribe la siguiente fórmula en el cuadro de fórmulas.

• Pulse Entre en para aplicar la fórmula.

• Ahora, haga clic en la celda F5 .

• A continuación, escribe la siguiente fórmula en el cuadro de fórmulas.

• Pulse Entre en para aplicar la fórmula.

• Para obtener el servicio del cliente específico, en primer lugar, haga clic en la celda G5 .

• Escribe la siguiente fórmula en el cuadro de fórmulas.

Desglose de la fórmula

• VLOOKUP(B5,'Detalles del servicio'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Aquí , el VLOOKUP busca el valor en la celda B5 en el rango de B5 a G11 de la hoja de cálculo denominada Detalles del servicio Devolverá la segunda columna de ese rango donde coincida B5. Aquí, false significa que tienes que tener una coincidencia exacta, de lo contrario no dará ningún resultado.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Detalles del servicio'!$B$5:$G$11,2,FALSE),0): En IFERROR devolverá cero si la función anterior tiene algún error.

• Pulse Entre en para aplicar la fórmula.

• Ahora, haga clic en la celda H5 .

• Escribe la siguiente fórmula en el cuadro de fórmulas.

• Pulse Entre en para aplicar la fórmula.

• Aquí, tenemos que obtener el Datos programados Para conseguirlo, tenemos que hacer clic en la celda J5 .

• Escribe la siguiente fórmula.

• Pulse Entre en para aplicar la fórmula.

• Aquí, la fecha prevista ha aparecido en el General formato.
• Para cambiarla, vaya a la sección Inicio de la cinta de opciones.
• Desde el Número grupo, seleccione la flechita de la esquina inferior derecha. Véase la captura de pantalla.

• Formatear celdas aparecerá un cuadro de diálogo.
• A continuación, haga clic en el botón Número en la parte superior.
• Desde el Categoría haga clic en Fecha .
• Luego, en el Tipo haga clic en el siguiente patrón.
• Por último, haga clic en OK .

• Nos dará la Fecha prevista como el Fecha formato.

• A continuación, tenemos una parte llamada Servicio recibido Se refiere al momento en que recibe el servicio.
• En Observaciones denota el resultado final del cliente, tanto si presta el servicio a tiempo como si no.
• Para hacer Observaciones para un cliente específico, haga clic en la celda L5 .

• Escribe la siguiente fórmula.

Desglose de la fórmula

• IF(J5>K5, "Sobresaliente",IF(J5=K5, "Bueno",IF(J5 ="" strong=""> Esto denota que si su cliente presta el servicio antes de la fecha prevista, obtendrá Destacado Observaciones: si el cliente presta el servicio a tiempo, obtendrá Bien observaciones. Por último, si el cliente presta el servicio una vez pasada la fecha prevista, obtendrá Mal observaciones.

• A continuación, pulse Entre en para aplicar la fórmula.

• Ahora, si tomamos los datos de algún otro cliente, obtendremos el siguiente resultado. Véase la captura de pantalla.

Paso 4: Dinamizar el seguimiento de clientes

Podemos utilizar Formato condicional a través del cual puede establecer diferentes condiciones y expresarlas en un color diferente. Para que el rastreador de clientes sea dinámico, siga cuidadosamente los siguientes pasos.

• Aquí utilizamos el formato condicional para la sección de importe y observaciones.
• En primer lugar, elegimos el importe de la celda H5 a la célula H8 .

• Ahora, haga clic en el botón Formato condicional del Estilo grupo.

• A continuación, haga clic en el botón Nueva norma .

• Aparecerá un cuadro de diálogo Nueva regla de formato.
• Haga clic en Formatear sólo las celdas que contienen .
• Ahora, establece Más de 5000 .
• A continuación, haga clic en Formato para cambiar el color del formato.

• Aquí, tomamos un color verde para más de $ 5000.
• Haga clic en el botón Rellene mando.
• A continuación, establezca Verde como color preferido.
• Por último, haga clic en OK

• Eso pondrá en verde la cantidad superior a 5000 $.

• Ahora, para menos de e igual a $5000, necesitamos establecer otro formato condicional.
• De nuevo, haga clic en el botón Inicio ficha.
• A continuación, haga clic en el botón Formato condicional de Estilos grupo.

• Luego, en el Formato condicional, haga clic en Nueva norma .

• Aparecerá un cuadro de diálogo Nueva regla de formato.
• Haga clic en Formatear sólo las celdas que contienen .
• Ahora, fija inferior o igual a 5000 .
• A continuación, haga clic en Formato para cambiar el color del formato.

• Aquí, tomamos Amarillo por menos o igual a 5000.
• Haga clic en el botón Rellene ficha.
• A continuación, establezca Amarillo como color preferido.
• Por último, haga clic en OK .

• Esto hará que todos los valores menores o iguales a $5000 queden en amarillo.

• Por lo que respecta a las observaciones, queremos que las destacadas sean verdes, las buenas amarillas y las malas rojas.
• Para ello, tenemos que fijar Formato condicional con la fórmula para cada caso.
• En primer lugar, haga clic en el rango de celdas L5 A L8 .

• A continuación, haga clic en el botón Inicio de la cinta de opciones.
• En el Estilos grupo, haga clic en Formato condicional .

• Luego, en el Formato condicional, haga clic en Nueva norma .

• A continuación, un Nuevo Regla de formato aparecerá un cuadro de diálogo.
• Haga clic en Utilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear .
• Se abrirá un cuadro en el que puedes escribir la fórmula.

• Escribe la siguiente fórmula en el recuadro.

• A continuación, haga clic en Formato para establecer el color preferido.
• Haga clic en el botón Rellene ficha.
• A continuación, establezca Verde como color preferido para esta condición.
• Por último, haga clic en OK .

Desglose de la fórmula

• $J5:$J8>$K5:$K8: Aquí, la columna J indica la hora programada, y la columna K denota el servicio recibido. Esta condición demuestra la situación en la que un cliente presta su servicio antes de la fecha límite. Otro dato importante que hay que recordar es que si se utiliza la fórmula en el campo Formato condicional no es necesario utilizar la función SI función.

• Por último, hará Observaciones verde cuando algunos clientes dan su servicio antes de la fecha límite.

• A continuación, cuando los clientes dan su servicio a tiempo, queremos expresar sus observaciones como amarillas.
• Para volver a hacerlo, haga clic en el botón Formato condicional y seleccione Nueva norma .
• Entonces, A Formato condicional aparecerá un cuadro de diálogo.
• Haga clic en Utilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear .
• Se abrirá un cuadro en el que puedes escribir la fórmula.

• Escribe la siguiente fórmula en el recuadro.

• A continuación, haga clic en Formato para establecer el color preferido.
• Haga clic en el botón Rellene ficha.
• A continuación, establezca Amarillo como color preferido.
• Por último, haga clic en OK

• Eso fijará el Observaciones que son válidos para la fórmula como amarillo.

• Por último, para aquellos clientes que no cumplan el plazo, queremos expresar su Observaciones como Rojo .
• Para volver a hacerlo, haga clic en el botón Formato condicional y seleccione Nueva norma .
• Entonces, A Formato condicional aparecerá un cuadro de diálogo.
• Haga clic en Utilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear .
• Se abrirá un cuadro en el que puedes escribir la fórmula.

• Escribe la siguiente fórmula en el recuadro.

• A continuación, haga clic en Formato para establecer el color preferido.

• Haga clic en el botón Rellene mando.
• A continuación, establezca Rojo como su color preferido.
• Por último, haga clic en OK .

• Eso fijará el Observaciones que son válidos para la fórmula como Rojo .

Este es nuestro rastreador de clientes en Excel, con el que podrá realizar un mejor seguimiento de sus clientes para futuros acuerdos.

Conclusión

Hemos mostrado cómo hacer un seguimiento de los clientes en Excel con una plantilla. Aquí, nos centramos en cómo hacer con la función de Excel y proporcionar una solución eficaz. Si usted tiene más preguntas, no dude en preguntar en el cuadro de comentarios. Por último, no se olvide de visitar nuestro Exceldemy página.