Ako generovať správy z údajov programu Excel (2 jednoduché metódy)

Hugh West

18-10-2023 Pokročilý Excel
  • Zdieľajte To
Hugh West

Dôležité informácie ukladáme v našej Excel Pracovný hárok. Z času na čas vykonávame aj potrebné operácie s našimi údajmi na analýzu rôznych vecí. Teraz, generovanie správy pravidelne z týchto Excel Údaje sú pre spoločnosť alebo iné inštitúcie veľmi dôležité. Prostredníctvom týchto správ môžu pochopiť zlepšenia alebo získať správne poznatky o oblasti, ktorú je potrebné zlepšiť. V tomto článku vám ukážeme účinné a zároveň jednoduché metódy na Generovanie správ z adresy Údaje v programe Excel .

Stiahnite si cvičebnicu

Stiahnite si nasledujúce pracovné zošity a precvičte si ich sami.

Generovanie správ z programu Excel.xlsx

Správa.pdf

2 jednoduché metódy generovania správ z údajov programu Excel

Na ilustráciu použijeme vzorový súbor údajov ako príklad. Napríklad nasledujúci súbor údajov predstavuje 3 mesiace ( Január - Marec ), 2 produkty ( AC a Ohrievač ) a Čistý predaj spoločnosti. V tomto článku sa budeme generovať správy na Suma čistých tržieb podľa Mesiac a tiež Produkty .

1. Vloženie grafu na generovanie zostáv z údajov programu Excel

1.1 Pridanie odporúčaných grafov

Využijeme Funkcia grafu Excel v našej prvej metóde. Postupujte teda podľa nižšie uvedených krokov, aby ste Generovanie zostáv z údajov programu Excel.

KROKY:

  • Najprv vyberte rozsah B4:C10 .
  • Potom prejdite na Vložte ➤ Odporúčané grafy .

  • V dôsledku toho sa Vložiť graf vyskočí dialógové okno.
  • V ľavom paneli vyberte požadovaný typ grafu.
  • V tomto príklade vyberte Zoskupený stĺpec . Vráti sa graf zobrazujúci Čistý predaj každého výrobku v každom mesiaci v 2 rôzne farby Preto je ľahké ich rozlíšiť.

  • Potom stlačte tlačidlo OK .
  • Následne získate požadovaný graf v novom pracovnom hárku, ako je znázornené nižšie.
  • Okrem toho môžete kliknúť na Mesiac a Produkt rozbaľovacie ikony na roztriedenie požadovaných polí.

  • Okrem toho môžete graf uložiť ako samostatný obrázok, ak si to želáte.
  • Na tento účel vyberte graf a kliknite pravým tlačidlom myši.
  • Nakoniec vyberte Uložiť ako obrázok .

1.2 Ručné vytvorenie grafu

Ak však chcete vytvoriť svoj graf namiesto Excel odporúčania, postupujte podľa nasledujúcich krokov.

KROKY:

  • Najprv si vyberte B4:C10 a vyberte Vložte tab.
  • Potom vyberte požadovaný graf. V tomto príklade stlačte tlačidlo 2-D čiara graf s Značky .

  • Získate tak čiarový graf, ako je znázornené nižšie.
  • Tu môžete upraviť graf stlačením tlačidla 3 rôzne ikony zobrazené v červenom rámčeku vedľa grafu.

  • Štýl grafu zmeníme napríklad kliknutím na strednú ikonu a výberom požadovaného štýlu. Pozrite si obrázok nižšie.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť správu o predaji v programe Excel (s jednoduchými krokmi)

Podobné čítania

  • Ako vytvoriť dennú správu o činnosti v programe Excel (5 jednoduchých príkladov)
  • Vytvorte dennú správu o výrobe v programe Excel (stiahnite si bezplatnú šablónu)
  • Ako vytvoriť dennú správu o predaji v programe Excel (s rýchlymi krokmi)
  • Vytvorenie správy, ktorá zobrazuje štvrťročný predaj v programe Excel (s jednoduchými krokmi)
  • Ako vytvoriť správu MIS v programe Excel pre predaj (s jednoduchými krokmi)

2. Použitie funkcie Excel PivotTable na generovanie zostáv

PivotTable je veľmi užitočná funkcia v Excel . V tejto metóde použijeme túto funkciu na generovanie našich správ. Preto sa naučte nasledujúce kroky na vykonanie tejto úlohy.

KROKY:

  • Vyberte B4:C10 najprv.
  • Teraz kliknite na Vložte a vyberte PivotTable ➤ Z tabuľky/oblasti .

  • Potom sa zobrazí dialógové okno. V ňom stlačte OK .

  • Výsledkom bude nový pracovný hárok. Na pravom bočnom paneli uvidíte Polia PivotTable .
  • Následne skontrolujte Mesiac a Čistý predaj .
  • Miesto Mesiac na stránke Riadky a Čistý predaj v Hodnoty sekcia.

  • Preto sa vráti správa, ako je znázornené nižšie, kde Suma čistých tržieb je na základe Mesiace .

  • Opäť zrušte začiarknutie políčka Mesiac a umiestnite Produkt v Riadky sekcia.

  • Nakoniec vráti správu na základe produktov.

  • Teraz, ak chcete pridať Krájač , prejdite na PivotTable Analyze .
  • Tlač Vloženie krájača z Filter sekcia.

  • Nakoniec získate rezačky a vykonáte požadované zmeny prostredníctvom rezačiek, aby ste videli požadované výsledky.

Čítajte viac: Vytvorenie správy v programe Excel ako tabuľky (s jednoduchými krokmi)

Ako vytlačiť zostavy vytvorené z údajov programu Excel

Nakoniec budeme možno potrebovať aj tlač správ namiesto toho, aby sme ich uchovávali len v Excel Preto sa naučte postup na vykonanie operácie.

KROKY:

  • Najskôr prejdite na stránku Vložte tab.
  • Tlač Záhlavie & päta z Text rozbaľovací zoznam.

  • Potom zadajte Záhlavie ako je uvedené nižšie.

  • Potom skryte hárky, ktoré nechcete mať v správe.
  • Na tento účel vyberte hárok a kliknite pravým tlačidlom myši.
  • Vyberte si Skryť .

  • Potom prejdite na Súbor tab.
  • V Súbor vyberte Tlač .
  • Vyberte si Tlač celého zošita , Orientácia na krajinu , Vmestenie všetkých stĺpcov na jednu stránku .

  • Nakoniec vyberte Tlač a vygeneruje sa PDF súbor správy.

Prečítajte si viac: Ako vytvoriť súhrnnú správu v programe Excel (2 jednoduché metódy)

Záver

Odteraz budete môcť Generovanie správ z adresy Údaje v programe Excel podľa vyššie opísaných metód. Používajte ich aj naďalej a dajte nám vedieť, ak máte ďalšie spôsoby, ako úlohu vykonať. ExcelWIKI webovej stránky pre ďalšie články, ako je tento. Nezabudnite napísať komentáre, návrhy alebo otázky, ak máte nejaké, do sekcie komentárov nižšie.

Predchádzajúci príspevok Ako pridať údaje do existujúceho grafu v programe Excel (5 jednoduchých spôsobov)
Ďalší príspevok Ako sledovať zásoby v programe Excel (2 jednoduché metódy)

Hugh West je veľmi skúsený tréner a analytik Excelu s viac ako 10-ročnými skúsenosťami v tomto odvetví. Má bakalársky titul v odbore účtovníctvo a financie a magisterský titul v odbore Business Administration. Hugh má vášeň pre vyučovanie a vyvinul jedinečný vyučovací prístup, ktorý sa dá ľahko sledovať a pochopiť. Jeho odborné znalosti Excelu pomohli tisíckam študentov a profesionálov na celom svete zlepšiť svoje zručnosti a vyniknúť vo svojej kariére. Hugh sa prostredníctvom svojho blogu delí o svoje znalosti so svetom a ponúka bezplatné výukové programy Excelu a online školenia, ktoré jednotlivcom a firmám pomôžu naplno využiť ich potenciál.