Как да генерирате отчети от данни в Excel (2 лесни метода)

Hugh West

18-10-2023 Разширен Excel
  • Споделя Това
Hugh West

Съхраняваме важна информация в нашите Excel Работен лист. От време на време извършваме и необходимите операции върху данните, за да анализираме различни неща. сега, генериране на отчет редовно от тези Excel Данните са от съществено значение за една компания или други институции. Чрез тези доклади те могат да разберат подобренията или да получат подходящи знания за областта, която трябва да бъде подобрена. В тази статия ще ви покажем ефективните, но прости методи за Генериране на отчети от Данни в Excel .

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Изтеглете следните работни тетрадки, за да се упражнявате сами.

Генериране на отчети от Excel.xlsx

Доклад.pdf

2 лесни метода за генериране на отчети от данни в Excel

За да илюстрираме, ще използваме примерен набор от данни като пример. Например, наборът от данни по-долу представлява 3 месеца ( януари - Март ), 2 продукта ( AC и Нагревател ) и Нетни продажби на дадена компания. В тази статия ще генериране на отчети на Сума на нетните продажби от Месец а също и от Продукти .

1. Вмъкване на диаграма за генериране на отчети от данни в Excel

1.1 Добавяне на препоръчителни диаграми

Ще използваме Функция на диаграмата на Excel в първия ни метод. Затова следвайте стъпките, дадени по-долу, за да Генериране на отчети от данни в Excel.

СТЪПКИ:

  • Първо, изберете обхвата B4:C10 .
  • След това отидете в Вмъкване на ➤ Препоръчителни диаграми .

  • В резултат на това Вмъкване на диаграма ще се появи диалогов прозорец.
  • Изберете желания тип диаграма от левия прозорец.
  • За този пример изберете Клъстерирана колона . Тя ще върне диаграма, показваща Нетни продажби на всеки продукт през всеки месец в 2 различни цвята . Затова е лесно да се разграничи.

  • След това натиснете ОК .
  • В резултат на това ще получите желаната диаграма в нов работен лист, както е показано по-долу.
  • Освен това можете да щракнете върху Месец и Продукт падащи икони, за да подредите задължителните полета.

  • Освен това можете да запазите диаграмата като отделна снимка, ако желаете.
  • За тази цел изберете графиката и щракнете с десния бутон на мишката.
  • Накрая изберете Запазване като картина .

1.2 Създаване на диаграма ръчно

Ако обаче искате да създадете своя диаграма вместо Excel препоръки, следвайте следните стъпки.

СТЪПКИ:

  • Първо, изберете B4:C10 и изберете Вмъкване на таб.
  • След това изберете желаната диаграма. В този пример натиснете 2-D линия граф с Маркери .

  • Така ще получите линейна графика, както е показано по-долу.
  • Тук можете да промените диаграмата си, като натиснете бутона 3 различни икони, показани в червеното поле до диаграмата.

  • Например променяме стила на диаграмата, като щракнем върху средната икона и изберем желания стил. Вижте фигурата по-долу.

Прочетете още: Как да направите отчет за продажбите в Excel (с лесни стъпки)

Подобни четива

  • Как да направите отчет за ежедневната дейност в Excel (5 лесни примера)
  • Изготвяне на ежедневен отчет за производството в Excel (изтеглете безплатен шаблон)
  • Как да направите ежедневен отчет за продажбите в Excel (с бързи стъпки)
  • Създаване на отчет, който показва тримесечните продажби в Excel (с лесни стъпки)
  • Как да направите MIS отчет в Excel за продажби (с лесни стъпки)

2. Прилагане на функцията Excel PivotTable за генериране на отчети

PivotTable е много полезна функция в Excel . В този метод ще приложим тази функция, за да генерираме отчетите си. Затова научете следните стъпки за изпълнение на задачата.

СТЪПКИ:

  • Изберете B4:C10 отначало.
  • Сега щракнете върху Вмъкване на и изберете PivotTable ➤ От таблица/обхват .

  • След това ще се появи диалогов прозорец. В него натиснете OK .

  • В резултат на това ще се появи нов работен лист. В десния страничен панел ще можете да видите Полета на PivotTable .
  • Впоследствие проверете Месец и Нетни продажби .
  • Място Месец в Редове и Нетни продажби в Стойности раздел.

  • Следователно ще се върне отчетът, както е показано по-долу, където Сума на нетните продажби е въз основа на Месеци .

  • Отново премахнете отметката за Месец и поставете Продукт в Редове раздел.

  • Накрая ще върне отчета въз основа на продуктите.

  • Сега, за да добавите Резачка , отидете на Анализиране на PivotTable .
  • Натиснете Вмъкване на резачка от Филтър раздел.

  • Накрая ще получите режещите инструменти и ще направите необходимите промени чрез тях, за да видите желаните резултати.

Прочетете още: Създаване на отчет в Excel като таблица (с лесни стъпки)

Как да отпечатвате отчети, генерирани от данни в Excel

В крайна сметка може да се наложи да разпечатаме отчетите, вместо да ги съхраняваме само в Excel Оттук научете процеса за извършване на операцията.

СТЪПКИ:

  • Първо, отидете в Вмъкване на таб.
  • Натиснете Header & Footer от Текст падащ списък.

  • След това въведете Заглавие както е посочено по-долу.

  • След това скрийте листовете, които не искате да бъдат включени в отчета.
  • За целта изберете листа и щракнете с десния бутон на мишката.
  • Изберете Скрий .

  • След това отидете в Файл таб.
  • В Файл изберете Отпечатване .
  • Изберете Отпечатване на цялата работна книга , Ориентация на ландшафта , Поставяне на всички колони на една страница .

  • Накрая изберете Отпечатване и ще генерира PDF файла на доклада.

Прочетете още: Как да създадете обобщен отчет в Excel (2 лесни метода)

Заключение

Отсега нататък ще можете да Генериране на отчети от Данни в Excel следвайки описаните по-горе методи. Продължавайте да ги използвате и ни уведомете, ако имате още начини за изпълнение на задачата. следвайте ExcelWIKI уебсайта за още статии като тази. Не забравяйте да пускате коментари, предложения или запитвания, ако имате такива, в раздела за коментари по-долу.

Предишна публикация Как да добавяте данни към съществуваща диаграма в Excel (5 лесни начина)
Следваща публикация Как да следим инвентара в Excel (2 лесни метода)

Хю Уест е опитен обучител и анализатор на Excel с над 10 години опит в индустрията. Има бакалавърска степен по счетоводство и финанси и магистърска степен по бизнес администрация. Хю има страст към преподаването и е разработил уникален подход на преподаване, който е лесен за следване и разбиране. Неговите експертни познания по Excel са помогнали на хиляди студенти и професионалисти по целия свят да подобрят уменията си и да постигнат отлични резултати в кариерата си. Чрез своя блог Хю споделя знанията си със света, като предлага безплатни уроци за Excel и онлайн обучение, за да помогне на хората и фирмите да достигнат пълния си потенциал.