Við geymum mikilvægar upplýsingar í Excel vinnublaðinu okkar. Við framkvæmum einnig nauðsynlegar aðgerðir á gögnum okkar til að greina mismunandi hluti frá einum tíma til annars. Nú er það nauðsynlegt fyrir fyrirtæki eða aðrar stofnanir að búa til skýrslu á reglulegum tíma úr þessum Excel gögnum. Þeir geta skilið umbæturnar eða geta fengið rétta þekkingu á því svæði sem þarf að bæta með þessum skýrslum. Í þessari grein munum við sýna þér árangursríkar en einfaldar aðferðir til að búa til skýrslur úr Excel gögnum .

Sækja æfingarvinnubók

Hlaða niður eftirfarandi vinnubækur til að æfa sjálfur.

Report.pdf

2 auðveldar aðferðir til að búa til skýrslur úr Excel gögnum

Til að skýra það, munum við nota sýnishorn gagnasafns sem dæmi. Til dæmis táknar gagnasafnið hér að neðan 3 mánuðir ( janúar – mars ), 2 vörur ( AC og Hitari ), og Nettósala fyrirtækis. Í þessari grein munum við búa til skýrslur um Summu nettósölu eftir mánuði og einnig eftir vörum .

1. Settu inn myndrit til að búa til skýrslur úr Excel gögnum

1.1 Bæta við ráðlögðum myndritum

Við munum nýta okkur Excel grafeiginleikann í fyrstu aðferð okkar. Fylgdu því skrefunum hér að neðan til að Búa til skýrslur úr Excel gögnum.

SKREF:

• Í fyrsta lagi,veldu svið B4:C10 .
• Farðu síðan í Insert ➤ Recommended Charts .

• Þar af leiðandi mun Setja inn mynd gluggakistan birtast.
• Þar velurðu myndritsgerðina sem þú vilt í vinstri glugganum.
• Fyrir þetta dæmi skaltu velja Clustered Column . Það mun skila myndriti sem sýnir nettósölu hverrar vöru í hverjum mánuði í 2 mismunandi litum . Þess vegna er auðvelt að greina á milli.

• Þá ýtirðu á OK .
• Þar af leiðandi, þú' þú færð töfluna sem þú vilt fá í nýju vinnublaði eins og sýnt er hér að neðan.
• Þar að auki geturðu smellt á Mánaðar og Vöru fellilistatáknin til að raða út nauðsynlegum reitum .

• Að auki geturðu vistað töfluna sem sérstaka mynd ef þú vilt.
• Í því skyni skaltu velja töfluna og hægrismelltu á músina.
• Að lokum skaltu velja Vista sem mynd .

1.2 Búa til mynd handvirkt

Hins vegar, ef þú vilt búa til grafið þitt í stað Excel ráðlegginganna skaltu fylgja skrefunum hér að neðan.

SKREF:

• Veldu í fyrsta lagi B4:C10 og veldu flipann Insert .
• Veldu síðan töfluna sem þú vilt. Í þessu dæmi skaltu ýta á 2-D Line línuritið með Markers .

• Þannig geturðu þú færð línurit eins og sýnt er hér að neðan.
• Hér geturðu breytt myndritinu þínu með því að ýta á 3 mismunandi táknin sýnd í rauða reitnum við hliðina á myndritinu.

• Til dæmis breytum við myndritsstílnum með því að smella á miðjutáknið og velja þann stíl sem þú vilt. Sjá myndina hér að neðan.

Lesa meira: Hvernig á að búa til söluskýrslu í Excel (með einföldum skrefum)

Svipaðir lestrar

• Hvernig á að gera daglega athafnaskýrslu í Excel (5 auðveld dæmi)
• Búa til daglega framleiðsluskýrslu í Excel (Hlaða niður ókeypis sniðmáti)
• Hvernig á að búa til daglega söluskýrslu í Excel (með skjótum skrefum)
• Búa til skýrsla sem sýnir ársfjórðungslega sölu í Excel (með einföldum skrefum)
• Hvernig á að búa til MIS skýrslu í Excel fyrir sölu (með einföldum skrefum)

2. Notaðu Excel PivotTable eiginleika til að búa til skýrslur

PivotTable er mjög gagnlegur eiginleiki í Excel . Í þessari aðferð munum við beita þessum eiginleika til að búa til skýrslur okkar. Lærðu því eftirfarandi skref til að framkvæma verkefnið.

SKREF:

• Veldu B4:C10 fyrst.
• Smelltu nú á flipann Setja inn og veldu PivotTable ➤ From Table/Range .

• Næst birtist svargluggi. Þar ýtirðu á OK .

• Í kjölfarið mun nýtt vinnublað koma upp. Á hægri hliðarrúðunni muntu sjá PivotTable Fields .
• Síðar skaltu athuga Mánaður og Nettósala .
• Setjið mánuð í línur og Nettósala í hlutanum Gildi .

• Þess vegna mun það skila skýrslunni eins og sýnt er hér að neðan þar sem summan af nettósölu er á grundvelli Mánuðir .

• Aftur skaltu hreinsa gátmerkið fyrir mánuðinn og setja varan í Raðir hlutanum.

• Að lokum mun það skila skýrslunni út frá vörum.

• Núna, til að bæta við Slicer , farðu í PivotTable Analyze .
• Ýttu á Settu inn sneiðarvél úr Síu hlutanum.

• Að lokum færðu sneiðarana og gerir nauðsynlegar breytingar í gegnum sneiðarnar til að sjá tilætluðum árangri.

Lesa meira: Búðu til skýrslu í Excel sem töflu (með einföldum skrefum)

Hvernig á að prenta skýrslur sem búnar eru til úr Excel gögnum

Í lokin gætum við þurft að prenta skýrslurnar í stað þess að hafa þær bara í Excel vinnubókinni. Þess vegna skaltu læra ferlið til að framkvæma aðgerðina.

SKREF:

• Fyrst af öllu, farðu í Setja inn flipann.
• Ýttu á haus & Fótur úr fellilistanum Texti .

• Sláðu síðan inn haus sem gefið upp hér að neðan.

• Síðar skaltu fela blöðin sem þú vilt ekki hafa á skýrslunni.
• Til þess skaltu velja blaðinu og hægrismelltu ámús.
• Veldu Fela .

• Næst skaltu fara í Skrá flipann.
• Í glugganum Skrá , veldu Prenta .
• Veldu Prenta alla vinnubókina , Landslagsstefnu , Passaðu alla dálka á einni síðu .

• Í lokin skaltu velja Prenta og það mun búa til PDF skrá af skýrslunni.

Lesa meira: Hvernig á að búa til yfirlitsskýrslu í Excel (2 auðveldar aðferðir)

Niðurstaða

Héðan í frá muntu geta búið til skýrslur úr Excel gögnum í kjölfarið sem lýst er hér að ofan aðferðir. Haltu áfram að nota þau og láttu okkur vita ef þú hefur fleiri leiðir til að gera verkefnið. Fylgdu ExcelWIKI vefsíðunni fyrir fleiri greinar eins og þessa. Ekki gleyma að senda inn athugasemdir, tillögur eða fyrirspurnir ef þú hefur einhverjar í athugasemdahlutanum hér að neðan.