Bài đăng này sẽ hữu ích nếu bạn đang tìm kiếm cách đơn giản nhất để tạo nhãn trong Word từ danh sách Excel . Nhãn là một mẩu thông tin nhỏ làm bằng giấy, vải, nhựa hoặc chất tương tự được gắn vào một vật phẩm. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một số bước dễ dàng và thuận tiện về cách tạo nhãn trong Word từ danh sách Excel.

Tải xuống tệp thực hành

Bạn có thể tải xuống sổ làm việc Excel và tài liệu Word sau đây để hiểu rõ hơn và tự thực hành.

Nhãn là gì?

Nhãn hiệu là thứ được sử dụng để mô tả đặc điểm của một người hoặc một thứ gì đó. Nhãn có thể là một mảnh vải được khâu vào cổ áo sơ mi và chứa thông tin về kích cỡ, chất liệu và địa điểm sản xuất.

Nhãn rất quan trọng vì chúng giúp khách hàng phân biệt sản phẩm này với sản phẩm khác , đặc biệt là khi nó được đặt bên cạnh các lựa chọn thay thế giống hệt nhau.

Dù sao, Nhãn gửi thư sẽ đẩy nhanh quá trình gửi gói hàng đến người nhận dự định. Ngoài ra, nó còn giảm chi phí cho doanh nghiệp, tăng năng suất và tăng sự hài lòng của khách hàng.

6 bước để tạo nhãn trong Word từ danh sách Excel

Chúng tôi có tùy chọn tạo nhãn trong Microsoft Excel và xem chúng trước khi in. Trên thực tế, chúng ta có thể sử dụng cùng lúc Microsoft Word và Microsoft Excelđể làm nhãn. Để tạo nhãn trong Word từ danh sách Excel, công cụ trộn thư của Microsoft Word hoạt động cùng với Microsoft Excel.

Mặc dù mất một chút thời gian nhưng toàn bộ quy trình cực kỳ đơn giản. Do đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình này theo 6 bước để bạn dễ hiểu hơn.

Bước 01: Chuẩn bị Danh sách gửi thư và Xác định tên của Bảng

Giả sử, chúng tôi muốn tạo nhãn gửi thư cho một số công ty.

• Đầu tiên, chúng tôi đã tạo Danh sách gửi thư chứa Tên công ty , Địa chỉ , Thành phố , Tiểu bang và Mã vùng .

Trước khi tiếp tục, kiểm tra xem danh sách gửi thư của bạn có bất kỳ lỗi nào trong bất kỳ trường nào hay bất kỳ vấn đề nào khác không.

Bây giờ, chúng ta phải xác định tên cho phạm vi ô được sử dụng để tạo nhãn.

• Chọn các ô trong phạm vi B4:F14 . Chuyển đến tab Công thức > Xác định tên tùy chọn thả xuống > Xác định tên .

• Ngay lập tức, trình hướng dẫn Tên mới sẽ mở ra. Viết Mailing_List vào hộp Name và nhấp vào OK .

Lưu ý: Trong khi nhập tên, đảm bảo không có khoảng trống giữa hai từ. Để phân biệt các từ, hãy sử dụng dấu gạch dưới ( _ ).

Đọc thêm: Cách chuyển đổi nhãn Excel sang Word (Với các bước đơn giản)

Bước 02: Tạo nhãn trong Microsoft Word

Trong giai đoạn này, chúng tôisẽ tạo nhãn trong tài liệu Word để nhập giá trị từ bảng tính Excel của chúng tôi. Hãy xem các hành động của chúng ta.

• Trước tiên, hãy chuyển đến tab Gửi thư > chọn Bắt đầu trộn thư > Nhãn trong trình đơn thả xuống.

• Một hộp thoại có tên Tùy chọn Nhãn sẽ xuất hiện. Từ hộp thoại, chọn các tùy chọn như hình bên dưới.

Lưu ý: Trên bên phải ngay phía trên nút OK , bạn có thể xem Thông tin nhãn . Ngoài ra, bạn có thể xem hình ảnh chi tiết của nhãn từ tùy chọn Chi tiết .

• Sau đó, chuyển đến Thiết kế tab > chọn Học sinh nội trú > Lưới > nhấp vào OK .

• Thao tác này sẽ hiển thị đường viền nhãn như bên dưới.

Đọc thêm: Cách tạo nhãn không cần Word trong Excel (Hướng dẫn từng bước)

Bước 03: Nhập danh sách Excel vào Word

Bây giờ chúng ta sẽ nhập dữ liệu từ trang tính Excel vào bảng trên. Để thực hiện điều này, chúng ta phải nhập dữ liệu Excel vào tài liệu Word của mình. Thực hiện theo các bước bên dưới để nhập dữ liệu từ tệp Excel.

• Một lần nữa, chuyển đến tab Gửi thư > chọn Chọn Người nhận > Sử dụng Danh sách Hiện có từ trình đơn thả xuống.

• Tại đây lúc này, cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu sẽ mở ra. Vì vậy, hãy chọn tệp Excel và nhấp vào Mở .

• Bây giờ, từ trình hướng dẫn Chọn bảng , hãy chọn bảng đã xác định của chúng tôi có tên Mailing_List và nhấp vào OK .

• Cuối cùng, lệnh trước đó sẽ xuất ra một bảng tương tự như bên dưới . Tài liệu Word và trang tính Excel hiện đã được kết nối.

Bước 04: Chèn các trường vào nhãn

Bằng cách khớp các trường trong mỗi nhãn, chúng tôi sẽ phân bổ dữ liệu của từng công ty cho từng nhãn trong giai đoạn này.

• Để biết thêm một lần nữa, hãy chuyển đến tab Gửi thư và chọn Khối địa chỉ . Ngay lập tức, hộp thoại Chèn khối địa chỉ sẽ mở ra. Sau đó, nhấp vào nút Trường khớp .

• Trong hộp thoại Trường khớp , bạn có thể thấy rằng các tiêu đề cột của bảng Excel của chúng tôi được khớp tự động với các trường. Nếu không, hãy khớp chúng theo cách thủ công bằng cách nhập danh sách thả xuống. Nhấp vào OK .

• Nó đưa chúng ta trở lại hộp thoại Chèn khối địa chỉ . Chúng ta có thể thấy nhãn Preview ở phía bên phải. Sau đó, nhấp vào OK .

• Bây giờ, chúng ta có thể thấy rằng Khối địa chỉ được nhập vào trong nhãn đầu tiên. Chọn tùy chọn Cập nhật nhãn từ tab Gửi thư .

• Với lệnh này, tất cả nhãn được cập nhật với Khối địa chỉ .

Bước 05: Kết thúc hợp nhất để tạo nhãn trongWord from Excel List

Trong bước này, chúng ta sẽ hoàn tất việc hợp nhất.

• Chuyển đến tab Mailings >> Finish group >> Kết thúc & Tùy chọn thả xuống Hợp nhất >> Chỉnh sửa Tài liệu Riêng lẻ .

• Sau đó, nút Hợp nhất đến Trình hướng dẫn Tài liệu Mới sẽ mở ra. Chọn Tất cả và nhấp vào OK .

• Tất cả các nhãn của chúng tôi đã sẵn sàng để in.

Đọc thêm: Cách hợp nhất nhãn từ Excel sang Word (với các bước đơn giản)

Bước 06: Lưu Tài liệu dưới dạng PDF

Bây giờ, chúng ta sẽ lưu tệp doc dưới dạng PDF. Vì để bảo quản, in ấn, chia sẻ định dạng PDF hiệu quả hơn.

• Chuyển đến tab Tệp .

• Chọn Lưu dưới dạng > PC này .

• Bây giờ, hãy nhập tên phù hợp cho tệp như chúng tôi đã viết Nhãn gửi thư trong hộp Tên . Chọn PDF (*.pdf) từ danh sách thả xuống và nhấp vào Lưu .

• Tài liệu của chúng tôi hiện được lưu dưới dạng PDF.

Có mẫu nhãn sẵn có trong Word không?

Microsoft Word đi kèm với nhiều mẫu nhãn miễn phí mà bạn có thể sử dụng.

• Bạn chỉ cần mở Word rồi nhấp vào Mẫu khác .

• Tìm kiếm từ nhãn .

• Trong kết quả, bạn sẽ thấy một số mẫu mà bạn có thể dễ dàngsử dụng để tạo nhãn của bạn.

Tại sao tệp Excel không được nhập vào Word?

Tệp bảng tính của chúng tôi thỉnh thoảng gặp sự cố khi kết nối với tài liệu Word. Đối với điều này, chúng tôi phải cho phép tất cả các loại định dạng tệp trong tài liệu Word của mình. Để thực hiện việc này, chúng tôi phải xác minh tùy chọn Xác nhận chuyển đổi định dạng tệp của ứng dụng Word.

• Chuyển đến tab Tệp > chọn Thêm > Tùy chọn .

• Bây giờ, Tùy chọn từ cửa sổ sẽ mở ra. Truy cập tab Nâng cao . Trong phần Chung , cuộn xuống và chọn hộp bên cạnh Xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở và nhấp vào OK .

Kết luận

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này, chúng tôi hy vọng bài viết này hữu ích. Vui lòng cho chúng tôi biết trong phần nhận xét nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào. Vui lòng truy cập trang web của chúng tôi Exceldemy để khám phá thêm.