Αυτή η ανάρτηση θα σας βοηθήσει αν ψάχνετε τον απλούστερο τρόπο για να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα Excel λίστα. Η ετικέτα είναι ένα μικρό πληροφοριακό κομμάτι από χαρτί, ύφασμα, πλαστικό ή παρόμοια ουσία που είναι προσαρτημένο σε ένα αντικείμενο. Εδώ, θα σας παρουσιάσουμε μερικά εύκολα και βολικά βήματα για το πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από μια λίστα του Excel.

Λήψη αρχείων πρακτικής

Μπορείτε να κατεβάσετε το ακόλουθο βιβλίο εργασίας Excel και το έγγραφο Word για καλύτερη κατανόηση και εξάσκηση.

Τι είναι η ετικέτα;

Μια ετικέτα είναι κάτι που χρησιμοποιείται για να χαρακτηρίσει ένα πρόσωπο ή κάτι. Μια ετικέτα μπορεί να είναι ένα κομμάτι ύφασμα που ράβεται στον γιακά ενός πουκαμίσου και περιέχει πληροφορίες σχετικά με το μέγεθος, το υλικό και την τοποθεσία κατασκευής.

Οι ετικέτες είναι ζωτικής σημασίας, διότι επιτρέπουν στους πελάτες να διακρίνουν ένα προϊόν από άλλα, ιδίως όταν αυτό τοποθετείται δίπλα σε εναλλακτικά προϊόντα που είναι πανομοιότυπα.

Όπως και να έχει, η ετικέτα αποστολής επιταχύνει την παράδοση του πακέτου στον παραλήπτη. Επιπλέον, μειώνει το κόστος για τις επιχειρήσεις, ενισχύει την παραγωγικότητα και αυξάνει την ικανοποίηση των πελατών.

6 βήματα για τη δημιουργία ετικετών στο Word από τη λίστα του Excel

Έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε ετικέτες στο Microsoft Excel και να τις προβάλουμε πριν από την εκτύπωση. Στην πραγματικότητα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το Microsoft Word και το Microsoft Excel μαζί για να δημιουργήσουμε ετικέτες. Για να δημιουργήσουμε ετικέτες στο Word από μια λίστα του Excel, το εργαλείο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word λειτουργεί σε συνεργασία με το Microsoft Excel.

Παρόλο που χρειάζεται λίγος χρόνος, η όλη διαδικασία είναι εξαιρετικά απλή. Ως εκ τούτου, θα σας καθοδηγήσουμε σε 6 βήματα για να σας διευκολύνουμε στην κατανόησή της.

Βήμα 01: Προετοιμάστε τη λίστα αλληλογραφίας και ορίστε το όνομα του πίνακα

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας για ορισμένες εταιρείες.

• Πρώτον, δημιουργήσαμε ένα Λίστα αλληλογραφίας που περιέχει Ονόματα εταιρειών , Διευθύνσεις , Πόλεις , Κράτη , και Ταχυδρομικοί κώδικες .

Πριν προχωρήσετε περαιτέρω, ελέγξτε αν η λίστα αλληλογραφίας σας έχει λάθη σε οποιοδήποτε πεδίο ή άλλα ζητήματα.

Τώρα, πρέπει να ορίσουμε ένα όνομα για την περιοχή κελιών που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ετικετών.

• Επιλέξτε κελιά στο B4:F14 Πηγαίνετε στο Τύποι tab>, Ορισμός ονόματος drop-down>, Ορισμός ονόματος επιλογή.

• Αμέσως, το Νέο όνομα ανοίγει ο οδηγός. Γράψτε Mailing_List στο Όνομα και κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Σημείωση: Κατά την πληκτρολόγηση του ονόματος, βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει κενό διάστημα μεταξύ δύο λέξεων. Για να διαφοροποιήσετε τις λέξεις χρησιμοποιήστε υπογράμμιση ( _ ).

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να μετατρέψετε ετικέτες του Excel σε ετικέτες του Word (με εύκολα βήματα)

Βήμα 02: Δημιουργία ετικετών στο Microsoft Word

Σε αυτή τη φάση, θα κατασκευάσουμε ετικέτες σε έγγραφα του Word για την εισαγωγή τιμών από το φύλλο του Excel. Ας δούμε τις ενέργειές μας.

• Πρώτον, μεταβείτε στο Αλληλογραφία tab> select Έναρξη Mail Merge >, Ετικέτες στο αναπτυσσόμενο μενού.

• Ένα παράθυρο διαλόγου με όνομα Επιλογές ετικέτας Από το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε τις επιλογές όπως στην παρακάτω εικόνα.

Σημείωση: Στη δεξιά πλευρά ακριβώς πάνω από το OK κουμπί, μπορείτε να δείτε το Πληροφορίες ετικέτας Επίσης, μπορείτε να δείτε λεπτομερώς την ετικέτα από το Λεπτομέρειες επιλογή.

• Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Σχεδιασμός tab> select Επιβάτες >, Πλέγμα > κλικ OK .

• Αυτό θα εμφανίσει το περίγραμμα της ετικέτας όπως ακριβώς παρακάτω.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες χωρίς Word στο Excel (Οδηγός βήμα προς βήμα)

Βήμα 03: Εισαγωγή λίστας Excel στο Word

Τώρα θα εισάγουμε δεδομένα από το φύλλο εργασίας του Excel στον παραπάνω πίνακα. Για να το πετύχουμε αυτό, πρέπει να εισάγουμε τα δεδομένα του Excel στο έγγραφό μας Word. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για την εισαγωγή δεδομένων από ένα αρχείο Excel.

• Και πάλι, πηγαίνετε στο Αλληλογραφία tab> select Επιλέξτε παραλήπτες >, Χρήση υπάρχουσας λίστας από το αναπτυσσόμενο μενού.

• Αυτή τη στιγμή, η Επιλέξτε Πηγή δεδομένων Έτσι, επιλέξτε το αρχείο Excel και κάντε κλικ στο κουμπί Ανοίξτε το .

• Τώρα, από το Επιλέξτε πίνακα ο οδηγός επιλέγει τον καθορισμένο πίνακα μας με όνομα Mailing_List και κάντε κλικ στο OK .

• Τέλος, η προηγούμενη εντολή θα δώσει έναν πίνακα παρόμοιο με τον παρακάτω. Το έγγραφο του Word και το φύλλο εργασίας του Excel είναι τώρα συνδεδεμένα.

Βήμα 04: Εισαγωγή πεδίων σε ετικέτες

Με την αντιστοίχιση των πεδίων σε κάθε ετικέτα, θα κατανείμουμε τα δεδομένα κάθε εταιρείας σε κάθε ετικέτα σε αυτή τη φάση.

• Για άλλη μια φορά, πηγαίνετε στο Αλληλογραφία και επιλέξτε Μπλοκ διευθύνσεων . Αμέσως, ένα Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πεδία αντιστοίχισης κουμπί.

• Στο Πεδία αντιστοίχισης παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να δείτε ότι οι επικεφαλίδες των στηλών του πίνακα του Excel μας αντιστοιχίζονται αυτόματα με τα πεδία. Αν όχι, αντιστοιχίστε τα χειροκίνητα εισάγοντας την αναπτυσσόμενη λίστα. Κάντε κλικ στο OK .

• Μας επιστρέφει στο Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης Μπορούμε να δούμε την ετικέτα μας Προεπισκόπηση στη δεξιά πλευρά. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK .

• Τώρα, μπορούμε να δούμε ότι Μπλοκ διευθύνσεων εισάγεται στην πρώτη μας ετικέτα. Επιλέξτε την επιλογή Ενημέρωση ετικετών από το Αλληλογραφία καρτέλα.

• Με αυτή την εντολή, όλες οι ετικέτες μας ενημερώνονται με Μπλοκ διευθύνσεων .

Βήμα 05: Ολοκλήρωση της συγχώνευσης για τη δημιουργία ετικετών στο Word από τη λίστα του Excel

Σε αυτό το βήμα, θα ολοκληρώσουμε τη συγχώνευση.

• Πηγαίνετε στο Αλληλογραφία tab>>, Τέλος ομάδα>>, Τελειώστε & συγχώνευση; Συγχώνευση drop-down>>, Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων επιλογή.

• Στη συνέχεια, το Συγχώνευση σε νέο έγγραφο θα ανοίξει ο οδηγός. Επιλέξτε Όλα και κάντε κλικ στο OK .

• Όλες οι ετικέτες μας είναι έτοιμες για εκτύπωση.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να συγχωνεύσετε ετικέτες αλληλογραφίας από το Excel στο Word (με εύκολα βήματα)

Βήμα 06: Αποθηκεύστε το έγγραφο ως PDF

Τώρα, θα αποθηκεύσουμε το αρχείο doc ως αρχείο PDF. Επειδή για τη διατήρηση, την εκτύπωση, την κοινή χρήση η μορφή PDF είναι πιο αποτελεσματική.

• Πηγαίνετε στο Αρχείο καρτέλα.

• Επιλέξτε Αποθήκευση ως >, Αυτό το PC .

• Τώρα, δώστε ένα κατάλληλο όνομα στο αρχείο όπως γράψαμε Ετικέτες αλληλογραφίας στο Όνομα κουτί. Επιλέξτε PDF (*.pdf) από την αναπτυσσόμενη λίστα και κάντε κλικ στο Αποθήκευση .

• Το έγγραφό μας είναι τώρα αποθηκευμένο ως PDF.

Υπάρχει διαθέσιμο πρότυπο ετικέτας στο Word;

Το Microsoft Word διαθέτει μια ποικιλία δωρεάν προτύπων ετικετών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

• Απλά ανοίξτε το Word και κάντε κλικ στο Περισσότερα πρότυπα .

• Αναζητήστε τη λέξη ετικέτες .

• Στα αποτελέσματα, θα δείτε διάφορα πρότυπα τα οποία μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε τις ετικέτες σας.

Γιατί το αρχείο Excel δεν εισάγεται στο Word;

Το αρχείο του λογιστικού φύλλου μας είχε περιστασιακά πρόβλημα σύνδεσης με το έγγραφο του Word. Για το λόγο αυτό, πρέπει να επιτρέψουμε όλα τα είδη μορφών αρχείων στο έγγραφο του Word. Για να το κάνουμε αυτό, πρέπει να επαληθεύσουμε την εφαρμογή του Word Επιβεβαίωση μετατροπής μορφής αρχείου επιλογή.

• Πηγαίνετε στο Αρχείο tab> select Περισσότερα >, Επιλογές .

• Τώρα, η Επιλογές λέξης Θα ανοίξει το παράθυρο. Προχωρημένο Στην καρτέλα Γενικά ενότητα, μετακινηθείτε προς τα κάτω και τσεκάρετε το πλαίσιο δίπλα στο Επιβεβαίωση μετατροπής μορφής αρχείου κατά το άνοιγμα και κάντε κλικ στο OK .

Συμπέρασμα

Σας ευχαριστούμε που διαβάσατε αυτό το άρθρο, ελπίζουμε να ήταν χρήσιμο. Παρακαλούμε ενημερώστε μας στο τμήμα σχολίων αν έχετε ερωτήσεις ή προτάσεις. Επισκεφθείτε την ιστοσελίδα μας Exceldemy για να εξερευνήσετε περισσότερα.