Sa artikulong ito, matututunan mo kung paano mag-format ng isang Excel spreadsheet sa mag-print . Sigurado akong makakatulong ang mga tip na ito sa i-print iyong data nang mas propesyonal. Maaari mong i-print ang iyong mga worksheet at workbook sa isang iglap gamit lamang ang ilang mga opsyon sa pag-print . Kaya ngayon, sa post na ito, ipapakita ko sa iyo ang 13 pinakakahanga-hangang tip na makakatulong sa iyong i-print ang iyong data nang walang sakit ng ulo.

I-download ang Practice Workbook

13 Mga Tip sa Pag-format ng Excel para Mag-print

Dito, mayroon akong dataset na naglalaman ng ilang pangalan ng mga prutas bilang Produkto at ang kanilang Mga Benta halaga ng 4 na buwan ( Enero hanggang Abril ). Ngayon, ipapakita ko sa iyo kung paano mo ma-format ang Excel sa mag-print gamit ang dataset na ito.

Pagsunod sa mga tip na ibinigay sa ibaba, madali mong i-format ang iyong Excel spreadsheet sa i-print .

1. Pag-format ng Oryentasyon upang I-print sa Excel

Habang pag-format Excel sa print kailangan mong piliin ang orientation ng page. Sundin ang mga hakbang na ibinigay sa ibaba para format orientation sa iyong Excel spreadsheet.

Mga Hakbang:

• Una, pumunta sa Tab na Layout ng Pahina >> i-click ang Page Setup button.

• Ngayon, magbubukas ang Page Setup kahon.
• Pagkatapos, piliin ang Orientation ng iyong kagustuhan. Dito, pipili akoibinigay sa ibaba.

13. Panimulang Numero ng Pahina na may Custom na Numero na Ipi-print sa Excel

Ang opsyong ito ay basic.

Ipagpalagay nating nagpi-print ka ng isang ulat at gusto mong simulan ang numero ng pahina mula sa isang custom na numero (5) . Maaari mong tukuyin na numero at ang natitira ng mga pahina ay susundan na pagkakasunod-sunod .

Narito ang mga hakbang.

Mga Hakbang:

• Sa simula, buksan ang Page Setup box na sumusunod sa mga hakbang na ipinapakita sa Paraan1 .
• Pagkatapos, sa input box “Unang Numero ng Pahina” , ilagay ang number mula sa kung saan ka gustong simulan iyong mga numero ng pahina . Dito, ilalagay ko ang 5 sa kahon.
• Sa wakas, i-click ang OK .

• Ngayon, ang preview ay magiging katulad ng larawang ibinigay sa ibaba.

Mahalagang Tandaan: Gagana lang ang opsyong ito kung ikaw inilapat ang header/footer sa iyong worksheet.

• Ngayon, makikita mo ang preview bersyon ng naka-print na kopya.

• Panghuli, i-click ang OK .

2. Pagpili ng Laki ng Papel na Ipi-print

Ngayon, ipapakita ko sa iyo kung paano para piliin ang laki ng papel para i-print sa Excel. Pumunta sa mga hakbang na ibinigay sa ibaba upang i-print iyong Excel spreadsheet.

Mga Hakbang:

• Sa simula, buksan ang Page Setup kahon na sumusunod sa mga hakbang na ipinapakita sa Paraan1 .
• Pagkatapos, pumili ng anumang Laki ng papel na gusto mo. Dito, pipiliin ko ang A4 bilang Laki ng papel .
• Sa wakas, i-click ang OK .

3. Pagpili ng Printer na Ipi-print sa Excel

Kailangan mo ring pumili ng isang printer opsyon upang mag-print sa Excel. Ang mga hakbang sa pagpili ng isang printer ay ibinibigay sa ibaba.

Mga Hakbang:

• Una, pumunta sa Tab ng File .

• Pagkatapos, pumunta sa opsyon na I-print .
• Pagkatapos noon, pumili ng alinmang Printer na gusto mo. Dito, pipiliin ko ang opsyon na Microsoft Print to PDF .

4. Pagpili ng Print Area na Ipi-print sa Excel

Susunod, ipapakita ko sa iyo kung paano piliin ang ang print area para i-print sa Excel. Pumunta sa mga hakbang na ibinigay sa ibaba upang i-print ang iyong Excelspreadsheet.

Mga Hakbang:

• Sa simula, pumunta sa tab na File .

• Pagkatapos, pumunta sa Print option.
• Pagkatapos noon, piliin ang Print Active Sheets kung gusto mong i-print ang ang Mga Aktibong Sheet mula sa opsyon na Mga Setting . Sa kabilang banda, piliin ang I-print ang Buong Workbook kung gusto mong i-print ang ang Buong Workbook .

• Bukod pa rito, maaari ka ring mag-print ng isang partikular na seleksyon mula sa worksheet sa Excel.
• Una, piliin ang iyong gustong hanay. Dito, pipiliin ko ang Cell range B2:F12 .
• Pagkatapos, pumunta sa tab na Layout ng Pahina >> mag-click sa Print Area >> piliin ang Itakda ang Lugar ng Pag-print .

• Ngayon, ang output ay magiging katulad ng larawan sa ibaba.

5. Pag-format ng Mga Pamagat ng Pag-print upang I-print

Ito ang isa sa mga pinakakapaki-pakinabang na opsyon sa pag-print sa Excel.

Ipagpalagay nating mayroon kang heading row sa iyong data at gusto mong i-print ang heading row sa bawat page mo print .

Magagawa mo ito gamit ang opsyong Print Title . Narito ang mga hakbang.

Mga Hakbang:

• Sa simula, pumunta sa Layout ng Pahina Tab >> mag-click sa Print Titles .

• Isang dialog box ng Page Setup lalabas.
• Pagkatapos nito, mula sa tab na Sheet ng kahon ng Page Setup , tukuyinang mga sumusunod na bagay.

Lugar ng Pag-print: Piliin ang buong data na gusto mong i-print . Dito, pipiliin ko ang Cell range B2:F12 .

Mga row na mauulit sa itaas: (Mga) heading row na gusto mo upang ulitin sa bawat pahina . Dito, pipiliin ko ang Row 4 .

Mga Column na uulitin sa kaliwa: Column(s) na gusto mong ulitin sa kaliwa gilid ng bawat page kung mayroon ka.

• Sa wakas, mag-click sa OK .

• Ngayon, kapag i-print mo ang iyong data , ang heading row at kaliwang column ay ipi-print sa bawat pahina.

6. Pagpili ng Page Order na Ipi-print sa Excel

Ang Page Order ang opsyon ay kapaki-pakinabang kapag mayroon kang malaking bilang ng mga pahina na i-print . Ang paggamit ng opsyon na Page Order ay medyo simple. Maaari mong tukuyin ang sunod ng pahina habang nagpi-print . Narito ang mga hakbang.

Mga Hakbang:

• Sa simula, buksan ang Page Setup kahon na sumusunod sa mga hakbang na ipinapakita sa Paraan1 .
• Pagkatapos, pumunta sa tab na Sheet .
• Ngayon, narito, mayroon kang dalawang mga opsyon:
  • Ang unang opsyon ( Pababa, pagkatapos ay lampas ) ay kung gusto mong i-print ang iyong mga pahina gamit ang patayong pagkakasunod-sunod.
  • Ang Pangalawang opsyon ( Over, pagkatapos ay pababa ) ay kung gusto mong i-print ang iyong mga pahina gamit ang pahalang na pagkakasunud-sunod.

Tulad ng sinabi ko ito ay lubos na kapaki-pakinabangupang gamitin ang pag-order ng pahina na opsyon kapag mayroon kang malaking bilang ng mga pahina na i-print , maaari kang magpasya kung aling order ng pahina ang gusto mong gamitin. Dito, pinili ko ang Down, then over na opsyon.

• Sa wakas, i-click ang OK .

7. Pagpi-print ng Mga Komento para I-print

Maaari mong i-print ang iyong mga komento sa matalinong paraan.

Minsan kapag ikaw may mga komento sa iyong worksheet, mahirap i-print ang mga komento sa parehong paraan na mayroon sila. Kaya, ang mas magandang opsyon ay i-print lahat ng komento sa dulo ng mga pahina .

Oo, magagawa mo ito. Narito ang mga hakbang.

Mga Hakbang:

• Una, buksan ang kahon na Page Setup kasunod ng mga hakbang na ipinapakita sa Paraan1 .
• Pagkatapos, pumunta sa tab na Sheet .
• Pagkatapos nito, sa seksyong I-print , piliin ang Sa dulo ng sheet gamit ang dropdown ng komento.
• Sa wakas, i-click ang OK .

• Ngayon, lahat ng komento ay ipi-print sa dulo ng sheet . Katulad ng format sa ibaba.

8. Paggamit ng “Fit to” mula sa Pag-scale para Mag-print sa Excel

Ito ay isa ring mabilis na pag-aayos sa mag-print ng data sa excel.

Sigurado akong naharap mo ang problemang ito sa excel na kung minsan ay mahirap i-print ang iyong data sa isang iisang pahina .

Sa puntong iyon, magagamit mo ang opsyong Scale To Fit upang ayusin ang iyong buong data sa isang isang pahina . Sundin lang ang mga hakbang na ito.

Mga Hakbang:

• Una, buksan ang kahon ng Page Setup kasunod ng mga hakbang na ipinapakita sa Paraan1 .
• Pagkatapos, mula rito maaari mong gamitin ang dalawang mga opsyon.
  • Una, ayusin gamit ang % ng normal na laki .
  • Pangalawa, tukuyin ang bilang ng mga pahina kung saan mo gustong ayusin ang iyong buong data gamit ang lapad & haba .

• Dito, inilagay ko ang 100% bilang normal na laki .

• Pagkatapos noon, inilagay ko ang 1 sa kahon na Fit to .
• Sa wakas, i-click sa OK .

• Ngayon, ang preview ay magiging katulad ng larawan sa ibaba.

Ang paggamit sa opsyong ito ay maaaring mabilis na maisaayos ang iyong data sa mga pahina na iyong tinukoy . Ngunit, isang bagay na kailangan mong alagaan ay maaari mo lamang i-adjust ang iyong data hanggang sa isang tiyak na limitasyon .

9. Paggamit ng Custom na Header/Footer para Mag-print

Maaari kang maglapat ng ilang disenteng bagay gamit ang Custom na Header/Footer .

Buweno, karaniwang lahat tayo ay gumagamit ng mga numero ng pahina sa header at footer . Ngunit sa isang Custom na opsyon , maaari ka ring gumamit ng ilang iba pang kapaki-pakinabang na bagay.

Narito ang mga hakbang.

Mga Hakbang:

• Una, buksan ang kahon ng Page Setup kasunod ng mga hakbang na ipinapakita sa Paraan1 .
• Pagkatapos, pumunta sa tab na Header/Footer .
• Pagkatapos nito, mag-click sa button na Custom Header/ Footer . Dito, magki-click ako sa Custom Header Button.

• Pagkatapos, dito mo mapipili ang alignment ng iyong header/ footer.
• At ang mga sumusunod ay mga opsyon na magagamit mo.
  • Numero ng Pahina
  • Numero ng Pahina na may kabuuang mga pahina.
  • Petsa
  • Oras
  • Path ng File
  • Pangalan ng File
  • Pangalan ng Sheet
  • Larawan

• Ngayon, ipasok ang text “Paano I-format ang Excel para Mag-print” sa seksyong Center .
• Pagkatapos, i-click ang OK .

• Pagkatapos, i-click ang Custom Footer Button.

• Ngayon, ang Footer kahon ang lalabas.
• Pagkatapos noon, piliin ang seksyong gusto mong ilagay upang idagdag ang Numero ng pahina.
• Dito, pinili ko ang Center seksyon at pagkatapos ay nag-click sa icon na Numero ng Pahina .

• Pagkatapos, mag-click sa OK .

• Susunod, upang i-preview ang naka-print na pahina, mag-click sa Print Preview .

• Pagkatapos, makikita mo ang Header at Footer na idinagdag sa pahina tulad ng nasa ibaba.

• Sa wakas, i-click ang OK .

10. Pagsentro ng Data sa Pahina na Ipi-print sa Excel

Thi s opsyon ay kapaki-pakinabang kapag mayroon kang mas kaunting data sa isang isang pahina .

Ipagpalagay nating mayroon ka lang data Cell range B2:D12 para i-print ang sa isang pahina . Kaya maaari mong i-align ang mga ito sa gitna ng pahina habang nagpi-print .

Ito ang mga hakbang.

Mga Hakbang:

• Sa simula, buksan ang kahon ng Page Setup kasunod ng mga hakbang na ipinapakita sa Paraan1 .
• Pagkatapos, pumunta sa tab na Mga Margin .
• Ngayon, Sa “Center on Page” mayroon kang dalawang opsyon na pipiliin.
  • Pahalang : I-align nito ang iyong data sa gitna ng page.
  • Patayo: Iha-align nito ang iyong data sa gitna ng page.
• Susunod, i-on ang parehong opsyon.
• Sa wakas, i-click ang OK .

• Ngayon, ang pahina ay magiging katulad ng larawang ibinigay sa ibaba.

Maaari mong gamitin ang opsyong ito sa tuwing ikaw ay pagpi-print ng iyong mga pahina dahil makakatulong ito sa i-align iyong data sa tamang paraan.

11. Paggamit ng Mga Custom na Margin para I-format ang Excel Spreadsheet para I-print

Ngayon, ipapakita namin sa iyo kung paano gamitin ang Custom Margins sa format Excel spreadsheet para i-print.

At, narito ang mga hakbang upang madaling ayusin ang mga margin .

Mga Hakbang:

• Una, pumunta sa tab na File .

• Pagkatapos, pumunta sa Print opsyon, at makakakuha ka ng instant print preview .

• Pagkatapos nito, mula sa kanang slide sa ibaba ng window, mag-click sa Show Margins button.
• Ngayon, ipapakita nito ang lahat ng margin inilapat.

• Sa wakas, maaari mong baguhin ang mga ito sa pamamagitan lamang ng i-drag at i-drop .

12. Pagbabago ng Mga Halaga ng Error sa Cell upang I-print sa Excel

Ang opsyong ito ay medyo kahanga-hanga.

Ang bagay ay, maaari mong palitan ang lahat ng mga halaga ng error habang nagpi-print ng isa pang tiyak na halaga . Well, mayroon ka lang tatlo iba pang mga value na gagamitin bilang isang kapalit .

Dito, mayroon kaming dataset na naglalaman ng Pangalan , Mga Araw ng Trabaho , Suweldo, at Suweldo kada Araw ng ilang empleyado. Ngunit, sa Cell E8 ito ay nagpapakita ng isang #DIV/0! Error . Ngayon, ipapakita ko kung paano palitan ang ito error value habang nagpi-print ng isa pang specific value sa Excel.

Narito ang mga hakbang.

Mga Hakbang:

• Sa simula, buksan ang Pag-setup ng Pahina kahon na sumusunod sa mga hakbang na ipinapakita sa Paraan1 .
• Pagkatapos, pumunta sa tab na Sheet .
• Pagkatapos noon, pumili ng kapalit value mula sa Cell error bilang isang dropdown.
• Mayroon kang tatlong opsyon na gagamitin bilang kapalit.
  • Blanko
  • Double minus sign .
  • #N/A Error para sa lahat ng error .
• Dito, pipiliin ko .
• Sa wakas, pagkatapos piliin ang kapalit na value i-click ang OK .

• Ngayon, ang preview ay magiging kamukha ng larawan