Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách định dạng bảng tính Excel thành in . Tôi chắc rằng những mẹo này sẽ giúp in dữ liệu của bạn chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể in các trang tính và sổ làm việc của mình trong nháy mắt chỉ bằng cách sử dụng một số tùy chọn in . Vì vậy, hôm nay, trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn 13 mẹo tuyệt vời nhất có thể giúp bạn in dữ liệu mà không phải đau đầu.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

13 Mẹo Định dạng Excel để In

Ở đây, tôi có tập dữ liệu chứa một số tên của trái cây dưới dạng Sản phẩm và giá trị Doanh số của chúng trong 4 tháng ( Tháng 1 đến Tháng 4 ). Bây giờ, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể định dạng Excel thành in bằng bộ dữ liệu này.

Làm theo các mẹo được cung cấp bên dưới, bạn có thể dễ dàng định dạng bảng tính Excel của mình để in .

1. Hướng định dạng để in trong Excel

Trong khi định dạng Excel để in bạn phải chọn hướng của trang. Thực hiện theo các bước dưới đây để hướng định dạng trong bảng tính Excel của bạn.

Các bước:

• Trước tiên, đi tới Tab Bố cục Trang >> nhấp vào nút Thiết lập trang .

• Bây giờ, hộp Thiết lập trang sẽ mở ra.
• Sau đó, chọn Hướng theo sở thích của bạn. Ở đây, tôi sẽ chọnđưa ra bên dưới.

13. Số trang bắt đầu với một số tùy chỉnh để in trong Excel

Tùy chọn này là cơ bản.

Giả sử bạn đang in a báo cáo và bạn muốn bắt đầu số trang từ số tùy chỉnh (5) . Bạn có thể chỉ định số đó và phần còn lại của trang sẽ đi theo trình tự đó .

Dưới đây là các bước.

Các bước:

• Ban đầu, hãy mở Thiết lập trang theo các bước được hiển thị trong Phương pháp1 .
• Sau đó, trong hộp nhập “Số trang đầu tiên” , hãy nhập số từ nơi bạn muốn bắt đầu số trang của bạn. Ở đây, tôi sẽ chèn 5 vào ô.
• Cuối cùng, hãy nhấp vào OK .

• Bây giờ, bản xem trước sẽ giống như hình ảnh bên dưới.

Lưu ý quan trọng: Tùy chọn này sẽ chỉ hoạt động nếu bạn đã áp dụng đầu trang/chân trang trong trang tính của bạn.

• Bây giờ, bạn sẽ thấy phiên bản xem trước của bản in.

• Cuối cùng, nhấp vào OK .

2. Chọn Khổ giấy để In

Bây giờ, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện để chọn khổ giấy để in trong Excel. Thực hiện theo các bước dưới đây để in bảng tính Excel của bạn.

Các bước:

• Ban đầu, hãy mở Cài đặt trang theo các bước được hiển thị trong Phương pháp 1 .
• Sau đó, chọn bất kỳ Khổ giấy nào bạn chọn. Ở đây, mình sẽ chọn A4 là Khổ giấy .
• Cuối cùng, nhấp vào OK .

3. Chọn Máy in để In trong Excel

Bạn cũng sẽ cần chọn tùy chọn a máy in để in trong Excel. Các bước chọn a máy in được đưa ra bên dưới.

Các bước:

• Trước tiên, hãy truy cập Tab tệp .

• Sau đó, chuyển đến tùy chọn In .
• Sau đó, chọn bất kỳ Máy in nào bạn chọn. Ở đây, tôi sẽ chọn tùy chọn Microsoft Print to PDF .

4. Chọn Vùng In để In trong Excel

Tiếp theo, tôi sẽ chỉ cho bạn cách chọn vùng in để in trong Excel. Thực hiện theo các bước dưới đây để in Excel của bạnbảng tính.

Các bước:

• Ban đầu, hãy chuyển đến tab Tệp .

• Sau đó, chuyển đến tùy chọn In .
• Sau đó, chọn In Trang tính Hoạt động nếu bạn muốn in Trang tính hiện hoạt từ tùy chọn Cài đặt . Mặt khác, chọn In Toàn bộ Sổ làm việc nếu bạn muốn in Toàn bộ Sổ làm việc .

• Ngoài ra, bạn cũng có thể in một lựa chọn cụ thể từ trang tính trong Excel.
• Trước tiên, hãy chọn phạm vi ưa thích của bạn. Ở đây mình sẽ chọn Cell range B2:F12 .
• Sau đó, chuyển đến tab Page Layout >> nhấp vào Khu vực in >> chọn Đặt vùng in .

• Bây giờ, đầu ra sẽ giống như hình bên dưới.

5. Định dạng tiêu đề in để in

Đây là một trong những tùy chọn in hữu ích nhất trong Excel.

Giả sử bạn có hàng tiêu đề trong dữ liệu của bạn và bạn muốn in hàng tiêu đề đó trên mọi trang mà bạn in .

Bạn có thể làm được bằng tùy chọn In tiêu đề . Dưới đây là các bước.

Các bước:

• Ban đầu, hãy chuyển đến tab Bố cục trang >> nhấp vào Tiêu đề in .

• Hộp thoại A của Thiết lập trang sẽ xuất hiện.
• Sau đó, từ tab Trang tính của hộp Thiết lập trang , hãy chỉ địnhnhững điều sau đây.

Khu vực in: Chọn toàn bộ dữ liệu mà bạn muốn in . Ở đây, tôi sẽ chọn Dải ô B2:F12 .

Hàng lặp lại ở trên cùng: (Các) hàng tiêu đề mà bạn muốn để lặp lại trên mọi trang . Ở đây, tôi sẽ chọn Hàng 4 .

Cột để lặp lại ở bên trái: (Các) Cột mà bạn muốn lặp lại ở bên trái của mọi trang nếu bạn có.

• Cuối cùng, hãy nhấp vào OK .

• Bây giờ, khi bạn in dữ liệu của bạn , hàng tiêu đề và cột bên trái sẽ được in trên mỗi trang.

6. Chọn Thứ tự Trang để In trong Excel

Các Tùy chọn Thứ tự trang hữu ích khi bạn có số lượng lớn trong số trang để in . Sử dụng tùy chọn Thứ tự trang khá đơn giản. Bạn có thể chỉ định thứ tự trang trong khi in . Dưới đây là các bước.

Các bước:

• Ban đầu, hãy mở hộp Thiết lập trang theo các bước được hiển thị trong Phương thức1 .
• Sau đó, chuyển đến tab Trang tính .
• Bây giờ, tại đây, bạn có hai tùy chọn:
  • Tùy chọn đầu tiên ( Xuống, rồi lên ) là nếu bạn muốn in các trang của mình theo thứ tự dọc.
  • Tùy chọn thứ hai ( Qua, rồi xuống dưới ) là nếu bạn muốn in các trang của mình theo thứ tự ngang.

Như tôi đã nói, tính năng này khá hữu íchđể sử dụng tùy chọn thứ tự trang khi bạn có số lượng lớn trang để in , bạn có thể quyết định thứ tự trang bạn muốn sử dụng. Ở đây, tôi đã chọn tùy chọn Xuống rồi qua .

• Cuối cùng, nhấp vào OK .

7. In nhận xét để in

Bạn có thể in nhận xét của mình một cách thông minh.

Đôi khi bạn có nhận xét trong trang tính của bạn, thật khó để in những nhận xét đó theo theo cùng một cách mà chúng có. Vì vậy, tùy chọn tốt hơn là in tất cả nhận xét ở cuối trang .

Có, bạn có thể làm điều này. Dưới đây là các bước.

Các bước:

• Đầu tiên, mở hộp Thiết lập trang theo các bước được hiển thị trong Phương pháp 1 .
• Sau đó, chuyển đến tab Trang tính .
• Sau đó, trong phần In , hãy chọn Tại cuối trang tính bằng cách sử dụng trình đơn thả xuống nhận xét.
• Cuối cùng, hãy nhấp vào OK .

• Bây giờ, tất cả nhận xét sẽ được in ở cuối trang tính . Giống như định dạng dưới đây.

8. Sử dụng “Fit to” từ Scaling to Print trong Excel

Đây cũng là một cách khắc phục nhanh đối với in dữ liệu trong excel.

Tôi chắc rằng bạn đã gặp phải sự cố này trong excel đôi khi rất khó để in dữ liệu của bạn trên một trang đơn .

Tại thời điểm đó, bạn có thể sử dụng tùy chọn Tỷ lệ cho vừa để điều chỉnh toàn bộ dữ liệu của bạn vào một trang duy nhất . Chỉ cần làm theo các bước sau.

Các bước:

• Đầu tiên, mở hộp Thiết lập trang theo các bước được hiển thị trong Phương pháp 1 .
• Sau đó, từ đây, bạn có thể sử dụng hai tùy chọn.
  • Đầu tiên, điều chỉnh bằng cách sử dụng % kích thước bình thường .
  • Thứ hai, chỉ định số lượng trang mà bạn muốn điều chỉnh của mình toàn bộ dữ liệu sử dụng chiều rộng & chiều dài .

• Ở đây, tôi đã chèn 100% là kích thước bình thường .

• Sau đó, tôi đã chèn 1 vào hộp Vừa với .
• Cuối cùng, nhấp vào bật OK .

• Bây giờ, bản xem trước sẽ giống như hình bên dưới.

Sử dụng tùy chọn này có thể nhanh chóng điều chỉnh dữ liệu của bạn cho các trang bạn đã chỉ định . Tuy nhiên, bạn phải lưu ý một điều là bạn chỉ có thể điều chỉnh dữ liệu của mình đến giới hạn nhất định .

9. Sử dụng Đầu trang/Chân trang tùy chỉnh để in

Bạn có thể áp dụng một số điều hay với Đầu trang/Chân trang tùy chỉnh .

Chà, thông thường tất cả chúng ta đều sử dụng số trang trong đầu trang và chân trang . Nhưng với Tùy chọn tùy chỉnh , bạn cũng có thể sử dụng một số thứ hữu ích khác.

Dưới đây là các bước.

Các bước:

• Trước tiên, hãy mở hộp Thiết lập trang theo các bước được hiển thị trong Phương pháp1 .
• Sau đó, chuyển đến Tab Đầu trang/Chân trang .
• Sau đó, nhấp vào nút Đầu trang/Chân trang tùy chỉnh . Tại đây, tôi sẽ nhấp vào nút Tiêu đề tùy chỉnh .

• Sau đó, tại đây bạn có thể chọn căn chỉnh tiêu đề/ footer.
• Và sau đây là các tùy chọn bạn có thể sử dụng.
  • Số trang
  • Số trang với tổng số trang.
  • Ngày
  • Thời gian
  • Đường dẫn tệp
  • Tên tệp
  • Tên trang tính
  • Hình ảnh

• Bây giờ, hãy chèn văn bản “Cách định dạng Excel để in” trong phần Giữa .
• Sau đó, nhấp vào OK .

• Sau đó, nhấp vào nút Chân trang tùy chỉnh .

• Bây giờ, Hộp Chân trang sẽ xuất hiện.
• Sau đó, chọn phần bạn chọn để đặt để thêm Số trang.
• Ở đây, tôi đã chọn Giữa phần rồi nhấp vào biểu tượng Số trang .

• Sau đó, nhấp vào OK .

• Tiếp theo, để xem trước trang đã in, hãy nhấp vào Xem trước bản in .

• Sau đó, bạn sẽ thấy Đầu trang và Chân trang được thêm vào trang như bên dưới.

• Cuối cùng, nhấp vào OK .

10. Định tâm dữ liệu trên Trang để in trong Excel

Thi tùy chọn s hữu ích khi bạn có ít dữ liệu hơn trên một trang duy nhất .

Giả sử bạn chỉ có dữ liệu trong phạm vi ô B2:D12 thành in trên trang . Vì vậy, bạn có thể căn chỉnh chúng vào trung tâm của trang trong khi in .

Đây là các bước.

Các bước:

• Ban đầu, hãy mở hộp Thiết lập trang theo các bước được hiển thị trong Phương pháp1 .
• Sau đó, chuyển đến tab Lợi nhuận .
• Bây giờ, trong “Trung tâm trên trang” bạn có hai tùy chọn để chọn.
  • Theo chiều ngang : Thao tác này sẽ căn dữ liệu của bạn vào giữa trang.
  • Theo chiều dọc: Thao tác này sẽ căn dữ liệu của bạn vào giữa trang trang.
• Tiếp theo, bật cả hai tùy chọn.
• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Bây giờ, trang sẽ giống như hình dưới đây.

Bạn có thể sử dụng tùy chọn này bất cứ khi nào bạn in các trang của bạn vì nó sẽ giúp căn chỉnh dữ liệu của bạn theo cách chính xác.

11. Sử dụng Lề tùy chỉnh để Định dạng Bảng tính Excel để In

Bây giờ, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng Lề Tùy chỉnh để định dạng Bảng tính Excel để in.

Và, đây là các bước để dễ dàng điều chỉnh lề .

Các bước:

• Trước tiên, hãy chuyển đến tab Tệp .

• Sau đó, chuyển đến tùy chọn In và bạn sẽ nhận được ngay bản xem trước bản in .

• Sau đó, từ thanh trượt dưới cùng bên phải của cửa sổ, nhấp vào Hiển thị Lề nút.
• Bây giờ, nó sẽ hiển thị tất cả các lề được áp dụng.

• Cuối cùng, bạn có thể thay đổi chúng chỉ bằng cách kéo và thả .

12. Thay đổi giá trị lỗi ô để in trong Excel

Tùy chọn này là khá tuyệt vời.

Vấn đề là bạn có thể thay thế tất cả các giá trị lỗi trong khi in bằng một giá trị cụ thể khác . Chà, bạn chỉ có ba giá trị khác để sử dụng làm thay thế .

Ở đây, chúng tôi có tập dữ liệu chứa Tên , Ngày làm việc , Lương, và Lương mỗi ngày của một số nhân viên. Tuy nhiên, trong Ô E8 nó hiển thị #DIV/0! Lỗi . Bây giờ, tôi sẽ trình bày cách thay thế giá trị lỗi này trong khi đang in bằng giá trị cụ thể khác trong Excel.

Dưới đây là các bước.

Các bước:

• Ban đầu, hãy mở Thiết lập trang hộp theo các bước được hiển thị trong Phương pháp1 .
• Sau đó, chuyển đến tab Trang tính .
• Sau đó, chọn một thay thế giá trị từ danh sách thả xuống Lỗi ô dưới dạng .
• Bạn có ba tùy chọn để sử dụng thay thế.
  • Trống
  • Dấu trừ kép .
  • Lỗi #N/A cho tất cả các lỗi .
• Ở đây mình sẽ chọn .
• Cuối cùng, sau khi chọn giá trị thay thế, hãy nhấp vào OK .

• Bây giờ, xem trước sẽ giống như hình ảnh