Dalam artikel ini, anda akan belajar cara memformat hamparan Excel kepada mencetak . Saya pasti petua ini akan membantu mencetak data anda secara lebih profesional. Anda boleh mencetak lembaran kerja dan buku kerja anda dalam sekelip mata hanya menggunakan beberapa pilihan pencetakan . Jadi hari ini, dalam siaran ini, saya akan menunjukkan kepada anda 13 petua paling menakjubkan yang boleh membantu anda mencetak data anda tanpa pening kepala.

Muat Turun Buku Kerja Amalan

13 Petua untuk Memformat Excel untuk Cetak

Di sini, saya mempunyai set data yang mengandungi beberapa nama buah sebagai Produk dan Jualan nilai 4 bulan ( Januari hingga April ). Sekarang, saya akan menunjukkan kepada anda bagaimana anda boleh memformat Excel untuk mencetak menggunakan set data ini.

Mengikuti petua yang diberikan di bawah, anda boleh memformat hamparan Excel anda dengan mudah untuk mencetak .

1. Memformat Orientasi untuk Mencetak dalam Excel

Semasa memformat Excel untuk mencetak anda mesti memilih orientasi halaman. Ikut langkah yang diberikan di bawah untuk orientasikan format dalam hamparan Excel anda.

Langkah:

• Pertama sekali, pergi ke Tab Reka Letak Halaman >> klik pada butang Penyediaan Halaman .

• Kini, kotak Penyediaan Halaman akan dibuka.
• Kemudian, pilih Orientasi keutamaan anda. Di sini, saya akan pilihdiberikan di bawah.

13. Memulakan Nombor Halaman dengan Nombor Tersuai untuk Dicetak dalam Excel

Pilihan ini adalah asas.

Katakan anda sedang mencetak laporan dan anda mahu memulakan nombor halaman daripada nombor tersuai (5) . Anda boleh menentukan bahawa nombor dan selebihnya pada halaman akan mengikuti yang jujukan .

Berikut ialah langkahnya.

Langkah:

• Pada mulanya, buka Penyediaan Halaman kotak mengikut langkah yang ditunjukkan dalam Kaedah1 .
• Kemudian, dalam kotak input “Nombor halaman pertama” , masukkan nombor dari mana anda mahu memulakan nombor halaman anda. Di sini, saya akan memasukkan 5 dalam kotak.
• Akhir sekali, klik OK .

• Kini, pratonton akan menjadi seperti imej yang diberikan di bawah.

Nota Penting: Pilihan ini hanya akan berfungsi jika anda telah menggunakan pengepala/pengaki dalam lembaran kerja anda.

• Kini, anda akan melihat pratonton versi salinan bercetak.

• Akhir sekali, klik pada OK .

2. Memilih Saiz Kertas untuk Dicetak

Sekarang, saya akan menunjukkan kepada anda cara untuk memilih saiz kertas untuk mencetak dalam Excel. Ikuti langkah yang diberikan di bawah untuk mencetak hamparan Excel anda.

Langkah:

• Pada mulanya, buka Persediaan Halaman kotak mengikut langkah yang ditunjukkan dalam Kaedah1 .
• Kemudian, pilih mana-mana Saiz kertas pilihan anda. Di sini, saya akan memilih A4 sebagai Saiz kertas .
• Akhir sekali, klik pada OK .

3. Memilih Pencetak untuk Dicetak dalam Excel

Anda juga perlu memilih pilihan pencetak untuk mencetak dalam Excel. Langkah-langkah untuk memilih sebuah pencetak diberikan di bawah.

Langkah:

• Pertama, pergi ke Tab Fail .

• Kemudian, pergi ke pilihan Cetak .
• Selepas itu, pilih mana-mana Pencetak pilihan anda. Di sini, saya akan memilih pilihan Microsoft Print to PDF .

4. Memilih Kawasan Cetakan untuk Dicetak dalam Excel

Seterusnya, saya akan menunjukkan kepada anda cara memilih kawasan cetak untuk mencetak dalam Excel. Ikuti langkah-langkah yang diberikan di bawah untuk mencetak Excel andahamparan.

Langkah:

• Pada mulanya, pergi ke tab Fail .

• Kemudian, pergi ke pilihan Cetak .
• Selepas itu, pilih Cetak Helaian Aktif jika anda mahu cetak Helaian Aktif daripada pilihan Tetapan . Sebaliknya, pilih Cetak Keseluruhan Buku Kerja jika anda mahu mencetak Keseluruhan Buku Kerja .

• Selain itu, anda juga boleh mencetak pilihan khusus daripada lembaran kerja dalam Excel.
• Pertama sekali, pilih julat pilihan anda. Di sini, saya akan memilih Julat sel B2:F12 .
• Kemudian, pergi ke tab Tata Letak Halaman >> klik pada Kawasan Cetak >> pilih Tetapkan Kawasan Cetakan .

• Sekarang, output akan kelihatan seperti imej di bawah.

5. Memformat Tajuk Cetakan untuk Mencetak

Ini ialah salah satu pilihan pencetakan yang paling berguna dalam Excel.

Katakan anda mempunyai baris tajuk dalam data anda dan anda mahu mencetak baris tajuk pada setiap halaman anda cetak .

Anda boleh melakukannya dengan pilihan Cetak Tajuk . Berikut ialah langkah-langkahnya.

Langkah:

• Pada mulanya, pergi ke Tab Reka Letak Halaman >> klik pada Cetak Tajuk .

• Satu kotak dialog daripada Persediaan Halaman akan muncul.
• Selepas itu, daripada tab Helaian pada kotak Penyediaan Halaman , nyatakanperkara berikut.

Kawasan Cetakan: Pilih seluruh data yang anda mahu cetak . Di sini, saya akan memilih Julat sel B2:F12 .

Baris untuk diulang di bahagian atas: Tajuk baris yang anda mahu untuk mengulang pada setiap halaman . Di sini, saya akan memilih Baris 4 .

Lajur untuk diulang di sebelah kiri: Lajur yang anda mahu ulang di kiri sisi setiap halaman jika anda ada.

• Akhir sekali, klik pada OK .

• Sekarang, apabila anda mencetak data anda, baris tajuk dan lajur kiri akan dicetak pada setiap halaman.

6. Memilih Susunan Halaman untuk Dicetak dalam Excel

Pilihan Halaman Pesanan berguna apabila anda mempunyai sebilangan besar daripada halaman untuk cetak . Menggunakan pilihan Pesanan Halaman agak mudah. Anda boleh menentukan urutan halaman semasa mencetak . Berikut ialah langkah-langkahnya.

Langkah:

• Pada mulanya, buka kotak Penyediaan Halaman mengikut langkah yang ditunjukkan dalam Kaedah1 .
• Kemudian, pergi ke tab Helaian .
• Sekarang, di sini, anda mempunyai dua pilihan:
  • Pilihan pertama ( Bawah, kemudian atas ) ialah jika anda ingin mencetak halaman anda menggunakan susunan menegak.
  • Pilihan Kedua ( Atas, kemudian bawah ) ialah jika anda ingin mencetak halaman anda menggunakan susunan mendatar.

Seperti yang saya katakan ia agak bergunauntuk menggunakan pilihan urutan halaman apabila anda mempunyai sebilangan besar halaman untuk cetak , anda boleh memutuskan urutan halaman yang mana yang anda mahu guna. Di sini, saya telah memilih pilihan Bawah, kemudian atas .

• Akhir sekali, klik pada OK .

7. Mencetak Komen untuk Dicetak

Anda boleh mencetak ulasan anda dengan cara yang bijak.

Kadang-kadang apabila anda mempunyai ulasan dalam lembaran kerja anda, sukar untuk mencetak ulasan itu dengan cara yang sama yang mereka ada. Jadi, pilihan yang lebih baik ialah mencetak semua ulasan pada hujung halaman .

Ya, anda boleh melakukan ini. Berikut ialah langkah-langkahnya.

Langkah:

• Pertama sekali, buka kotak Penyediaan Halaman mengikut langkah yang ditunjukkan dalam Kaedah1 .
• Kemudian, pergi ke tab Helaian .
• Selepas itu, dalam bahagian Cetak , pilih Di bahagian hujung helaian menggunakan lungsur turun ulasan.
• Akhir sekali, klik OK .

• Sekarang, semua ulasan akan dicetak di hujung helaian . Sama seperti format di bawah.

8. Menggunakan “Fit to” daripada Scaling to Print in Excel

Ini juga merupakan penyelesaian pantas untuk mencetak data dalam excel.

Saya pasti anda pernah menghadapi masalah ini dalam excel yang kadangkala sukar untuk mencetak data anda pada halaman tunggal .

Pada ketika itu, anda boleh menggunakan pilihan Skala Untuk Sesuai untuk melaraskan seluruh data anda menjadi halaman tunggal . Cuma ikut langkah ini.

Langkah:

• Pertama sekali, buka kotak Penyediaan Halaman mengikut langkah yang ditunjukkan dalam Kaedah1 .
• Kemudian, dari sini anda boleh menggunakan dua pilihan.
  • Pertama, laraskan menggunakan % daripada saiz biasa .
  • Kedua, nyatakan bilangan halaman yang anda mahu laraskan anda keseluruhan data menggunakan lebar & panjang .

• Di sini, saya telah memasukkan 100% sebagai saiz biasa .

• Selepas itu, saya memasukkan 1 dalam kotak Fit to .
• Akhir sekali, klik pada OK .

• Sekarang, pratonton akan kelihatan seperti imej di bawah.

Menggunakan pilihan ini boleh dengan cepat melaraskan data anda kepada halaman yang telah anda tentukan . Tetapi, satu perkara yang perlu anda jaga ialah anda hanya boleh melaraskan data anda sehingga had tertentu .

9. Menggunakan Pengepala/Pengaki Tersuai untuk Mencetak

Anda boleh menggunakan beberapa perkara yang baik dengan Pengepala/Pengaki Tersuai .

Nah, biasanya kita semua menggunakan nombor halaman dalam pengepala dan pengaki . Tetapi dengan Pilihan tersuai , anda boleh menggunakan beberapa perkara lain yang berguna juga.

Berikut ialah langkah-langkahnya.

Langkah:

• Pertama sekali, buka kotak Persediaan Halaman mengikut langkah yang ditunjukkan dalam Kaedah1 .
• Kemudian, pergi ke Tab Pengepala/Pengaki .
• Selepas itu, klik pada butang Pengepala/Pengaki Tersuai . Di sini, saya akan klik pada butang Pengepala Tersuai .

• Kemudian, di sini anda boleh memilih penjajaran pengepala anda/ pengaki.
• Dan berikut ialah pilihan yang boleh anda gunakan.
  • Nombor Halaman
  • Nombor Halaman dengan jumlah halaman.
  • Tarikh
  • Masa
  • Laluan Fail
  • Nama Fail
  • Nama Helaian
  • Imej

• Sekarang, masukkan teks “Cara Memformat Excel untuk Mencetak” dalam bahagian Pusat .
• Selepas itu, klik OK .

• Kemudian, klik pada Butang Pengaki Tersuai .

• Sekarang, Footer kotak akan muncul.
• Selepas itu, pilih bahagian pilihan anda untuk diletakkan untuk menambah Nombor halaman.
• Di sini, saya memilih Pusat bahagian dan kemudian klik pada ikon Nombor Halaman .

• Kemudian, klik pada OK .

• Seterusnya, untuk pratonton halaman yang dicetak, klik pada Pratonton Cetak .

• Kemudian, anda akan menemui Pengepala dan Pengaki ditambah pada halaman seperti di bawah.

• Akhir sekali, klik OK .

10. Memusatkan Data pada Halaman untuk Dicetak dalam Excel

Thi Pilihan s berguna apabila anda mempunyai kurang data pada halaman tunggal .

Katakan anda hanya mempunyai data Julat sel B2:D12 untuk mencetak pada halaman . Jadi anda boleh menjajarkan nya ke tengah pada halaman semasa mencetak .

Ini ialah langkah-langkahnya.

Langkah:

• Pada mulanya, buka kotak Penyediaan Halaman mengikut langkah yang ditunjukkan dalam Kaedah1 .
• Kemudian, pergi ke tab Margin .
• Kini, Dalam “Pusat Halaman” anda mempunyai dua pilihan untuk dipilih.
  • Mendatar : Ia akan menjajarkan data anda ke tengah halaman.
  • Menegak: Ini akan menjajarkan data anda ke tengah-tengah halaman. halaman.
• Seterusnya, hidupkan kedua-dua pilihan.
• Akhir sekali, klik OK .

• Kini, halaman akan kelihatan seperti imej yang diberikan di bawah.

Anda boleh menggunakan pilihan ini setiap kali apabila anda mencetak halaman anda kerana ia akan membantu menjajarkan data anda dengan cara yang betul.

11. Menggunakan Margin Tersuai untuk Memformat Hamparan Excel untuk Mencetak

Sekarang, kami akan menunjukkan kepada anda cara menggunakan Margin Tersuai untuk memformat hamparan Excel untuk dicetak.

Dan, berikut ialah langkah untuk melaraskan jidar dengan mudah.

Langkah:

• Pertama sekali, pergi ke tab Fail .

• Kemudian, pergi ke pilihan Cetak dan anda akan mendapat pratonton cetak segera .

• Selepas itu, dari slaid kanan bawah tetingkap, klik pada Show Margins butang.
• Kini, ia akan menunjukkan semua margin digunakan.

• Akhir sekali, anda boleh menukar mereka dengan hanya seret dan lepas .

12. Menukar Nilai Ralat Sel untuk Mencetak dalam Excel

Pilihan ini ialah cukup hebat.

Perkaranya, anda boleh menggantikan semua nilai ralat sambil mencetak dengan nilai khusus yang lain . Nah, anda hanya mempunyai tiga nilai lain untuk digunakan sebagai pengganti .

Di sini, kami mempunyai set data yang mengandungi Nama , Hari Bekerja , Gaji, dan Gaji sehari sesetengah pekerja. Tetapi, dalam Sel E8 ia menunjukkan #DIV/0! Ralat . Sekarang, saya akan menunjukkan cara menggantikan nilai ralat ini sambil mencetak dengan nilai khusus lain dalam Excel.

Berikut ialah langkahnya.

Langkah:

• Pada mulanya, buka Penyediaan Halaman kotak mengikut langkah yang ditunjukkan dalam Kaedah1 .
• Kemudian, pergi ke tab Helaian .
• Selepas itu, pilih gantian nilai daripada ralat Sel sebagai lungsur turun.
• Anda mempunyai tiga pilihan untuk digunakan sebagai pengganti.
  • Kosong
  • Tanda tolak berganda .
  • #N/A Ralat untuk semua ralat .
• Di sini, saya akan memilih .
• Akhir sekali, selepas memilih nilai gantian klik OK .

• Kini, pratonton akan kelihatan seperti imej