Microsoft Excel er et utmerket verktøy som har beregnings- eller beregningsmuligheter, grafiske verktøy, pivottabeller og VBA. Programvaren er hovedsakelig designet for å administrere og arbeide med relativt små datasett. Men filstørrelsen blir mye større med et stort datasett og mange andre grunner. Og ingenting med store Excel-filer er nyttig bortsett fra at de inneholder en stor mengde data. De er vanskeligere å dele, og hver prosess med dem tar lengre tid enn nødvendig. Hvis du finner ut at Excel-filen din er for stor uten grunn, kan en av disse mulige løsningene løse problemet.

10 mulige løsninger hvis Excel-filen din er for stor uten grunn

An Excel-fil kan være stor av mange grunner. Det kan være så enkelt som å inneholde for mye informasjon i regneark til tomme celler som fortsatt er i bruk. Siden større Excel-filer ikke akkurat er morsomme å jobbe med, er det ofte mulig å gjøre dem til mindre. Hvis du finner ut at Excel-filen din er for stor uten grunn du tilsynelatende kan finne, prøv disse tipsene og triksene som vil hjelpe redusere filstørrelsen . Reduksjonen i størrelse avhenger av hva som gjør at filen blir stor i utgangspunktet. Likevel, prøv hver enkelt ut for å finne hva som fungerer for deg.

1. Se etter skjulte regneark

Noen ganger kan det være eksisterende regneark i arbeidsboken din som du ikke finner i vanlig visning . Med andre ord,"skjulte regneark". La oss for eksempel ta en titt på en arbeidsbok med et skjult ark. Ser du på arkfanene nederst til venstre i regnearket vil det se omtrent slik ut.

Som vi kan se av figuren er det tre regneark i arbeidsboken. Men gå til Gjennomgang -fanen og velg Arbeidsbokstatistikk fra korrektur -gruppen først.

Du finner det reelle antallet regnearkinformasjon her.

For å vise regnearkene, følg disse trinnene.

Trinn:

• Høyreklikk først på et av navnene på Arkfanen nederst til venstre i regnearket.
• Velg deretter Vis fra kontekstmenyen.

• Deretter velger du arket du vil vise fra dialogboksen Vis .

• Klikk deretter på OK .

Etter det vil du se de skjulte arkene på Arkfanen igjen.

Utforsk nå regnearkene som ble skjult, og fjern dem hvis de ikke er til noen nytte.

Les mer: Hvordan finne ut hva som forårsaker stor Excel-filstørrelse

2. Fjern ubrukte regneark

Du bør fjerne regneark som ikke lenger er brukes ikke bare for de skjulte, men også for de skjulte s også. Å ha for mange regneark resulterer i at det tar for mye plass til at begge inneholder irrelevant informasjonog inneholder tomt brukt celleområde (detaljer i neste avsnitt).

Så fjerning av dem er det mest logiske trinnet hvis Excel-filen din er for stor uten gyldig grunn.

Les mer: Hvordan komprimere Excel-fil for e-post (13 raske metoder)

3. Se etter brukt område

En annen viktig grunn til at du kanskje ikke finner noen grunn at Excel-filen din er for stor, er fordi et større antall celler er i bruk i arbeidsboken enn det ser ut til. Noen brukte celler som tar opp plass på grunn av informasjonen i dem og gjør Excel-filer store.

For å se hvor ditt brukte celleområde endte, velg en av cellene i regnearket og trykk Ctrl +End på tastaturet. Ideelt sett bør posisjonen være der datasettet slutter.

Hvis vi legger inn en verdi i en celle utenfor datasettet og deretter sletter den, vil cellen fortsatt være i bruk selv om det ikke er noe innhold i den. Dette gjør filen større enn den er ment å være.

Du kan følge disse raske og enkle trinnene for å fjerne ubrukte celler fra regnearket.

Trinn:

• Velg først kolonnene som starter etter der datasettet slutter ved å klikke på kolonneoverskriften.
• Trykk deretter Ctrl+Shift+Høyrepil på tastaturet. Dette vil velge alle kolonnene til slutten av regnearket.
• Nå høyreklikker du på utvalget.
• Deretter velger du Slett fra kontekstenmeny.
• Deretter velger du raden etter der datasettet slutter.
• Trykk deretter Ctrl+Shift+Pil ned på tastaturet. Dette vil velge alle radene til slutten av regnearket.
• Nå, høyreklikk og velg Slett fra kontekstmenyen.

Cellene vil ikke lenger være i bruk etter det. Filstørrelsen bør krympe ned på dette tidspunktet.

Husk at du ikke bare trykker på Delete-knappen på tastaturet. Velg det i stedet fra kontekstmenyen.

4. Fjern unødvendige formateringer

Formateringer hjelper oss med å tilpasse datasett for å gjøre dem mer presentable. Men hei gjør også filene våre store. Selv for små datasett fører formatering til at en fil har mer informasjon. Og dermed øker størrelsen på filen. Excel-filen din kan være for stor på grunn av for mange formateringer. Så fjern unødvendig formatering eller prøv å ikke ha for mye i begynnelsen. Eller ganske enkelt, fjern alt avhengig av filstørrelsen du har.

For å fjerne formateringer, følg disse trinnene.

Trinn:

• Velg først cellen eller celleområdet du vil fjerne formateringer fra.
• Gå deretter til Hjem -fanen på båndet.
• Velg deretter Slett fra Redigering -gruppen.
• Velg nå Slett formatering fra rullegardinmenyen.

Les mer: Hvordan redusere Excel-filstørrelse med makro (11Enkle måter)

5. Komprimer bilder i regneark

Noen ganger må vi legge til bilder i regnearkene våre for ulike formål. Men å legge til bilder legger også bildedataene til Excel-filen. Noe som gjør filen større i størrelse. Hvis det er uunngåelig å legge til bilder, er en måte å omgå dette på å komprimere bildet for å gjøre det mindre i størrelse. På den måten vil filen ta mindre plass etter lagring.

For å komprimere et bilde i Excel, følg disse trinnene.

Trinn:

• Først velger du bildet ved å klikke på det.
• Deretter vises en ny fane på båndet kalt Bildeformat . Velg det.
• Deretter klikker du på Komprimer bilder . Du finner den i Juster -gruppen i fanen.

• Velg deretter dine foretrukne Komprimeringsalternativer og Oppløsning .

• Deretter klikker du på OK og du vil ha bildet ditt komprimert.

Les mer: Hvordan redusere Excel-filstørrelsen med bilder (2 enkle måter)

6. Optimaliser formelbruken

Som alle andre modifikasjoner, tar formler også opp mer plass enn vanlige tekst- eller numeriske oppføringer. Men i noen tilfeller er formelbruk uunngåelig. Selv om dette kan være sant, tar det også mer plass. Så prøv å optimalisere formelbruken i regnearkene dine.

Se etter følgende når du bruker formler i en stor Excel-filting.

• Prøv å unngå å involvere flyktige formler som RAND , NÅ , I DAG , OFFSET , CELLE , INDIREKTE og INFO .
• Bruk pivottabeller eller Excel-tabeller hvis formler kan unngås.
• Prøv ikke å bruke hele rader eller kolonner som referanser.
• Pass på å unngå formler som involverer gjentatte beregninger.

7. Fjern ubrukte data

Hver celle som inneholder data eller i bruk tar opp plass på harddisken din. Dette gjør filen stor. Hvis du har ubrukte datasett i regneark som du ikke lenger trenger, fjern dem.

I stedet for å fjerne dem permanent, prøv å lagre dem i en annen fil siden du ikke lenger trenger dem i den aktuelle filen. På denne måten, hvis du trenger dem til senere formål, kan du få dem tilbake.

8. Slett ubrukte pivottabeller og diagrammer

Pivottabeller og Excel-diagrammer tar også opp plass. Og i de fleste tilfeller mer enn normale celler eller formaterte datasett. Dette er utmerkede verktøy som gjør Excel-operasjonen enklere. Men hvis du ikke trenger dem, prøv å unngå å bruke dem i det hele tatt for å gjøre filen mindre. Dette vil også gjøre vanlige Excel-operasjoner som åpning og lagring jevnere.

Les mer: Hvordan redusere Excel-filstørrelsen med pivottabell

9 Lagre fil som binær

Opp til Excels nyeste versjon lagrer Microsoft Excel vanligvis filene med en xlsx-utvidelse. For arbeidsbøker som inneholdermakroer, utvidelsen er xlsm. Excel har et annet format for å lagre filen som binært format med utvidelsen xlsb. Disse typer filer tar opp mindre plass enn en xlsx- eller en xlsm-fil. Prøv dette hvis du ikke har andre alternativer tilgjengelig.

For å lagre filen som binær, følg disse trinnene.

Trinn:

• Klikk først på Fil fanen på båndet ditt.
• Velg deretter Lagre som fra backstage-visningen.
• Deretter går du til mappen der du vil lagre filen, og velg Excel Binary Workbook i rullegardinmenyen Lagre som type .

• Klikk deretter på Lagre .

Dette vil lagre filen i xlsb -format som skal være lavere enn xlsx -format.

10. Se etter ekstern datakilde

Hvis ingen av metodene ovenfor reduserer Excel-filstørrelsen, kan det hende at arbeidsboken inneholder mer data enn den burde. I så fall bør du tenke deg om før du bruker Excel til å lagre slike datasett. Excel er ikke et databaseverktøy. I stedet brukes den som en analytisk. For store databaser bør du vurdere å bruke databaseverktøy som Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV osv.

Konklusjon

Dette var alle rettelsene du kan bruke hvis du befinner deg i en situasjon hvor Excel-filen din er for stor uten grunn. Forhåpentligvis hjalp en eller en kombinasjon av disse rettelsene deg. jeg håperdu fant denne veiledningen nyttig og informativ. Hvis du har spørsmål eller forslag, gi oss beskjed nedenfor.

For flere rettelser og veiledninger som dette, besøk Exceldemy.com .