Hvordan formatere Excel til utskrift (13 enkle tips)

Hugh West

29-09-2023 Avansert Excel
  • Dele Denne
Hugh West

I denne artikkelen lærer du hvordan du formaterer et Excel regneark til skriver ut . Jeg er sikker på at disse tipsene vil hjelpe skrive ut dine data mer profesjonelt. Du kan skrive ut regnearkene og arbeidsbøkene på et blunk bare ved å bruke noen utskriftsalternativer . Så i dag, i dette innlegget, skal jeg vise deg de 13 mest fantastiske tipsene som kan hjelpe deg å skrive ut dataene dine uten hodepine.

Last ned Practice Workbook

Formatering av Excel til Print.xlsx

13 tips for å formatere Excel til utskrift

Her har jeg et datasett som inneholder noen navn på frukter som Produkt og deres salgsverdi på 4 måneder ( januar til april ). Nå skal jeg vise deg hvordan du kan formatere Excel for å skrive ut ved hjelp av dette datasettet.

Følg tipsene nedenfor, du kan enkelt formatere Excel-regnearket til skrive ut .

1. Formatering Orientering til utskrift i Excel

Mens formatering Excel for å skrive ut du må velge retningen på siden. Følg trinnene nedenfor for å formatere orientering i Excel-regnearket.

Trinn:

  • Gå først til Sideoppsett-fanen >> klikk på Sideoppsett -knappen.

  • Nå åpnes boksen Sideoppsett .
  • Velg deretter Orientering du foretrekker. Her skal jeg velgegitt nedenfor.

13. Startsidenummer med et tilpasset nummer for utskrift i Excel

Dette alternativet er grunnleggende.

La oss si at du skriver ut en rapport og du vil starte sidenummeret fra et egendefinert nummer (5) . Du kan spesifisere at nummeret og resten av sidene vil følge denne sekvensen .

Her er trinnene.

Trinn:

  • I begynnelsen åpner du Sideoppsett boksen ved å følge trinnene vist i Metode1 .
  • Deretter, i inntastingsboksen “Første sidenummer” , skriv inn nummeret fra der du ønsker å starte dine sidetall . Her vil jeg sette inn 5 i boksen.
  • Til slutt klikker du OK .

  • Nå vil forhåndsvisningen være som bildet nedenfor.

Viktig merknad: Dette alternativet vil bare fungere hvis du har brukt topptekst/bunntekst i regnearket.

Portrett.
  • For å forhåndsvise den trykte versjonen klikker du på Forhåndsvisning .

    • Nå vil du se forhåndsvisningen versjonen av den trykte kopien.

    • Til slutt klikker du på OK .

    2. Velge papirstørrelse for utskrift

    Nå skal jeg vise deg hvordan for å velge papirstørrelse for å skrive ut i Excel. Gå gjennom trinnene nedenfor for å skrive ut Excel-regnearket ditt.

    Trinn:

    • I begynnelsen åpner du Sideoppsett-boksen ved å følge trinnene vist i Metode1 .
    • Velg deretter en hvilken som helst papirstørrelse du ønsker. Her vil jeg velge A4 som Papirstørrelse .
    • Til slutt klikker du på OK .

    3. Velge skriver for utskrift i Excel

    Du må også velge et skriver alternativ for å skrive ut i Excel. Trinnene for å velge en skriver er gitt nedenfor.

    Trinn:

    • Gå først til Filfanen .

    • Gå deretter til Skriv ut alternativet.
    • Deretter velger du en hvilken som helst Skriver du ønsker. Her vil jeg velge alternativet Microsoft Print to PDF .

    4. Velge utskriftsområde for utskrift i Excel

    Deretter skal jeg vise deg hvordan du velger utskriftsområdet for å skriver ut i Excel. Gå gjennom trinnene nedenfor for å skrive ut Excelregneark.

    Trinn:

    • I begynnelsen går du til Fil-fanen .

    • Deretter går du til alternativet Skriv ut .
    • Deretter velger du Skriv ut aktive ark hvis du vil skriv ut de aktive arkene fra alternativet Innstillinger . På den annen side, velg Skriv ut hele arbeidsboken hvis du vil skrive ut Hele arbeidsboken .

    • I tillegg kan du også skrive ut et spesifikt utvalg fra regnearket i Excel.
    • Først velger du det foretrukne området. Her vil jeg velge Celleområde B2:F12 .
    • Deretter går du til Sideoppsett-fanen >> klikk på Utskriftsområde >> velg Angi utskriftsområde .

    • Nå vil utskriften se ut som bildet nedenfor.

    5. Formatering av utskriftstitler for utskrift

    Dette er et av de mest nyttige utskriftsalternativene i Excel.

    La oss si at du har en overskriftsrad i dataene dine og du vil skrive ut den overskriftsraden på hver side du skriver ut .

    Du kan gjøre det med alternativet Skriv ut tittel . Her er trinnene.

    Trinn:

    • I begynnelsen, gå til Sideoppsett -fanen >> klikk på Skriv ut titler .

    • En dialogboks i Sideoppsett vises.
    • Deretter, fra kategorien Ark i boksen Sideoppsett , spesifiser dufølgende ting.

    Utskriftsområde: Velg hele dataene som du vil skrive ut . Her vil jeg velge Celleområde B2:F12 .

    Rader som skal gjentas øverst: Overskriftsrad(er) som du vil ha å gjenta på hver side . Her vil jeg velge Rad 4 .

    Kolonner som skal gjentas til venstre: Kolonne(r) som du vil gjenta ved venstre side av hver side hvis du har noen.

    • Til slutt klikker du på OK .

    • Når du skriver ut dine data , overskriftsraden og venstre kolonne vil skrives på hver side.

    6. Velge siderekkefølge for utskrift i Excel

    Alternativet 1>Siderekkefølge er nyttig når du har et stort antall av sider å skrive ut . Å bruke alternativet Siderekkefølge er ganske enkelt. Du kan spesifisere siderekkefølgen under utskrift . Her er trinnene.

    Trinn:

    • I begynnelsen åpner du boksen Sideoppsett ved å følge trinnene vist i Metode1 .
    • Gå deretter til Ark-fanen .
    • Nå, her har du to alternativer:
      • Det første alternativet ( Ned, deretter over ) er hvis du vil skrive ut sidene dine i vertikal rekkefølge.
      • Det andre alternativet ( Over, deretter ned ) er hvis du vil skrive ut sidene dine i horisontal rekkefølge.

    Som jeg sa, er det ganske nyttigfor å bruke siderekkefølge når du har et stort antall sider å skrive ut , kan du bestemme hvilken siderekkefølge du vil bruk. Her har jeg valgt alternativet Ned, deretter over .

    • Til slutt klikker du på OK .

    7. Skrive ut kommentarer for å skrive ut

    Du kan skrive ut dine kommentarer på en smart måte.

    Noen ganger når du har kommentarer i regnearket ditt, er det vanskelig å skrive ut de kommentarene på samme måte som de har. Så det bedre alternativet er å skrive ut alle disse kommentarene på enden av sidene .

    Ja, du kan gjøre dette. Her er trinnene.

    Trinn:

    • Åpne først boksen Sideoppsett ved å følge trinnene vist i Metode1 .
    • Gå deretter til Ark-fanen .
    • Deretter, i delen Skriv ut , velger du På slutten av arket ved å bruke rullegardinmenyen for kommentarer.
    • Til slutt klikker du OK .

    • Nå vil alle kommentarene bli trykt på enden av arket . Akkurat som formatet nedenfor.

    8. Bruke "Tilpass til" fra skalering til utskrift i Excel

    Dette er også en rask løsning på skriv ut data i excel.

    Jeg er sikker på at du har møtt dette problemet i excel at det noen ganger er vanskelig å skrive ut dataene dine på en enkeltside .

    På det tidspunktet kan du bruke alternativet Skaler til å passe å justere dine hele data til en enkeltside . Bare følg disse trinnene.

    Trinn:

    • Åpne først boksen Sideoppsett ved å følge trinnene vist i Metode1 .
    • Så herfra kan du bruke to alternativer.
      • Først, juster med % av normal størrelse .
      • For det andre, spesifiser antall sider der du vil justere hele data ved hjelp av bredde & lengde .
    • Her har jeg satt inn 100% som normal størrelse .

    • Etter det la jeg inn 1 i Tilpass til -boksen.
    • Til slutt klikker du på OK .

    • Nå vil forhåndsvisningen se ut som bildet nedenfor.

    Ved å bruke dette alternativet kan du raskt justere dine data til sidene du har angitt . Men en ting du må passe på er at du bare kan justere dataene dine opptil en viss grense .

    9. Bruk av egendefinert topptekst/bunntekst for å skrive ut

    Du kan bruke en rekke anstendige ting med Tilpasset topptekst/bunntekst .

    Vel, normalt bruker vi alle sidetall i topp- og bunnteksten . Men med et Egendefinert alternativ kan du også bruke noen andre nyttige ting.

    Her er fremgangsmåten.

    Trinn:

    • Åpne først boksen Sideoppsett ved å følge trinnene vist i Metode1 .
    • Gå deretter til Topptekst/bunntekst-fanen .
    • Deretter klikker du på Tilpasset topptekst/bunntekst -knappen. Her vil jeg klikke på Egendefinert overskrift -knappen.

    • Deretter kan du her velge justeringen av overskriften/ bunntekst.
    • Og følgende er alternativer du kan bruke.
      • Sidenummer
      • Sidetall med totalt antall sider.
      • Dato
      • Tid
      • Filbane
      • Filnavn
      • Arknavn
      • Bilde

    • Sett inn teksten "Hvordan formatere Excel til utskrift" i delen Senter .
    • Klikk deretter OK .

    • Deretter klikker du på Egendefinert bunntekst -knappen.

    • Nå, Bunntekst boks vises.
    • Deretter velger du den delen du vil plassere for å legge til sidenummeret.
    • Her valgte jeg Senter -delen og klikk deretter på Sidenummer -ikonet.

    • Klikk deretter på OK .

    • Neste, for å forhåndsvise den utskrevne siden, klikk på Print Preview .

    • Deretter vil du finne Topptekst og bunntekst lagt til siden som nedenfor.

    • Til slutt klikker du OK .

    10. Sentrering av data på Side som skal skrives ut i Excel

    Thi alternativet er nyttig når du har mindre data på en enkeltside .

    La oss si at du bare har datacelleområde B2:D12 for å skrive ut på en side . Så du kan justere dem i senteret på siden mens skriver ut .

    Dette er trinnene.

    Trinn:

    • I begynnelsen åpner du boksen Sideoppsett ved å følge trinnene vist i Metode1 .
    • Gå deretter til Marger-fanen .
    • Nå, I “Senter på side” har du to alternativer å velge.
      • Horisontalt : Det vil justere dataene dine til midten av siden.
      • Vertikalt: Dette vil justere dataene dine til midten av side.
    • Deretter slår du på begge alternativene.
    • Til slutt klikker du OK .

    • Nå vil siden se ut som bildet nedenfor.

    Du kan bruke dette alternativet hver gang du er skrive ut dine sidene da det vil hjelpe justere dine data på en riktig måte.

    11. Bruk av egendefinerte marger for å formatere Excel-regneark til utskrift

    Nå vil vi vise deg hvordan du bruker egendefinerte marger for å formatere Excel-regneark for å skrive ut.

    Og, her er trinnene for å enkelt justere marger .

    Trinn:

    • Først går du til Fil-fanen .

    • Deretter går du til Skriv ut -alternativet, så får du en umiddelbar forhåndsvisning .

    • Deretter klikker du på Vis marginer fra nederst til høyre i vinduet knappen.
    • Nå vil den vise alle marginene påførte.

    • Til slutt kan du endre dem ved å bare dra og slippe .

    12. Endre cellefeilverdier for å skrive ut i Excel

    Dette alternativet er ganske fantastisk.

    Tingen er at du kan erstatte alle feilverdiene mens du skriver ut med en annen spesifikk verdi . Vel, du har bare tre andre verdier å bruke som erstatning .

    Her har vi et datasett som inneholder navnet , Arbeidsdager , Lønn, og Lønn per dag for noen ansatte. Men i celle E8 viser den en #DIV/0! Feil . Nå skal jeg vise hvordan du erstatter denne feilverdien mens du skriver ut med en annen spesifikk verdi i Excel.

    Her er trinnene.

    Trinn:

    • I begynnelsen åpner du Sideoppsett boksen ved å følge trinnene vist i Metode1 .
    • Gå deretter til Ark-fanen .
    • Deretter velger du en erstatter verdi fra Cellefeil som en rullegardin.
    • Du har tre alternativer å bruke som erstatning.
      • Blank
      • Dobbelt minustegn .
      • #N/A Feil for alle feilene .
    • Her vil jeg velge .
    • Til slutt, etter å ha valgt erstatningsverdien, klikk OK .

    • Nå vil forhåndsvisningen se ut som bildet
    Forrige innlegg Hvordan trekke en prosentandel fra en pris (4 metoder)
    Neste innlegg Hvordan beregne månedlig betaling i Excel (2 nyttige måter)

    Hugh West er en svært erfaren Excel-trener og analytiker med over 10 års erfaring i bransjen. Han har en bachelorgrad i regnskap og finans og en mastergrad i bedriftsøkonomi. Hugh har en lidenskap for undervisning og har utviklet en unik undervisningstilnærming som er enkel å følge og forstå. Hans ekspertkunnskap om Excel har hjulpet tusenvis av studenter og fagfolk over hele verden med å forbedre sine ferdigheter og utmerke seg i karrieren. Gjennom bloggen sin deler Hugh sin kunnskap med verden, og tilbyr gratis Excel-opplæringer og nettbasert opplæring for å hjelpe enkeltpersoner og bedrifter å nå sitt fulle potensial.