Når du har å gjøre med forskjellige klienter, er det et must å holde styr på klienter. I Microsoft Excel kan du enkelt spore klienter. Dette vil gi deg detaljer om flere kunder og deres tjenesteytelse. Denne artikkelen vil gi deg en mal der du kan holde oversikt over klienter i Excel i en trinnvis prosedyre.

Last ned øvelsesarbeidsbok

Last ned denne øvelsesarbeidsboken.

Trinn-for-trinn prosedyre for å holde styr på klienter i Excel

Her ønsker vi å lage en klientsporing i Excel i en trinn-for-trinn-prosedyre. Vi ønsker å lage et regneark som inkluderer kundens kontaktdetaljer og også servicedetaljer. Ved å bruke disse to tingene ønsker vi å holde styr på klienter i Excel som gir kommentarer om den aktuelle klienten.

Trinn 1: Lag datasett for kontaktdetaljer

Når du vil lage en klientsporing , er det et must å ha et arbeidsark med klientdetaljer. Arbeidsarket med kontaktdetaljer inneholder spesifikk informasjon om den kunden, for eksempel kontaktnummer, e-postadresse, firmanavn, relatert felt og stilling.

• Først må vi ta et tomt regneark.
• Deretter legger du inn noen klientdetaljer i regnearket ditt.

• Deretter, for å endre arknavnet, høyreklikker du på arknavnet .
• En Kontekstmeny vil dukke opp.
• Derfra klikker du påvil angi Remarks som er gyldige for formelen som gule.

• Til slutt, for de klientene som ikke møter fristen, ønsker vi å uttrykke deres Bemerkninger som Rød .
• For å gjøre dette igjen, klikk på kommandoen Betinget formatering og velg Ny regel .
• Deretter vises en Betinget formatering -dialogboks.
• Klikk på Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres .
• Det vil åpne opp en boks der du kan skrive ned formelen.

• Skriv ned følgende formel i boksen.

• Deretter klikker du på Format for å angi ønsket farge.

• Klikk på Fyll -kommandoen.
• Sett deretter inn Rød som foretrukket farge.
• Til slutt klikker du på OK .

• Det vil angi Bemerkninger som er gyldige for formelen som Rød .

Dette er vår klientsporing i Excel hvor du enkelt kan beholde spore kundene dine bedre for fremtidige avtaler.

Konklusjon

Vi har vist hvordan du kan holde oversikt over kunder i Excel med en mal. Her fokuserer vi på hvordan man gjør med excel-funksjonen og gir en effektiv løsning. Hvis du har flere spørsmål, spør gjerne i kommentarfeltet. Til slutt,  Ikke glem å besøke Exceldemy -siden vår.

• Vi angir navnet på regnearket som " Kontaktdetaljer ".
• Deretter trykker du Enter .

Trinn 2: Opprett kundeservicedetaljer

Som vi ønsker å opprette en klientsporing, er det nødvendig å opprette kundeservicedetaljer. Uten servicedetaljer har vi ikke noe å spore.

• Først og fremst må vi ta et blankt ark.
• Siden det hovedsakelig fokuserer på kundeservice, det er derfor vi må inkludere tjenestenavnet, beløpet som koster på den aktuelle tjenesten og den planlagte datoen for å gi tjenesten.

• Deretter, for å endre arknavnet, høyreklikk på arknavnet.
• En kontekstmeny vil dukke opp.
• Neste, derfra, klikk på Gi nytt navn .

• Endre nå regnearket til ' Servicedetaljer' .

Trinn 3: Generer klientsporing

Nå skal vi lage en dynamisk klientsporer. For å gjøre dette bruker vi både VLOOKUP og IFERROR funksjoner som tar data fra forrige datasett. Viktigst av alt vil det redusere den repeterende handlingen for å skrive ned tidligere data.

• Lag først kolonneoverskriftene i klientsporingsregnearket.

• For å velge klientnavnet kan vi opprette Datavalidering som ​​vi kan klikke på vårt nødvendige klientnavn og deresaktiviteter.
• For å gjøre dette først, velg celle B5 til celle B11 .

• Deretter klikker du på Data -fanen på båndet.
• Til slutt, fra Dataverktøy -gruppen, klikker du på Datavalidering kommando.

• En Datavalidering dialogboks vises.
• Derfra klikker du på Innstillinger kommando
• I delen Tillat klikker du på Liste fra rullegardinkommandoen.
• Neste i Kilde -delen, klikk på ønsket kilde. Vi henter kilden fra Kontaktdetaljer
• Til slutt klikker du på OK .

• Det vil lage en rullegardinliste derfra du kan velge klientnavn.

• Klikk på rullegardinlisten, alle klientnavnene vises. Du kan velge hvilken som helst av klientene derfra.

• Deretter, for å finne posisjonen til den klienten, klikker du på celle C5 .

• Skriv nå ned følgende formel i formelboksen.

Fordeling av formelen

• VLOOKUP(B5,'Kontaktdetaljer'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Her , søker VLOOKUP funksjonen verdien i cellen B5 i området B5 til G11 fra regnearket kalt Kontaktdetaljer . Det vil returnere den andre kolonnen i det området der B5 er matchet.Her betyr false at du må ha et eksakt samsvar ellers vil det ikke gi noe resultat.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Kontaktdetaljer'!$B$5: $G$11,2,FALSE),0): IFERROR -funksjonen vil returnere null hvis den forrige funksjonen har en feil.

• Trykk Skriv inn for å bruke formelen.

• Deretter kan du velge hvilket som helst klientnavn nedenfor, og dra deretter ikonet for posisjonskolonnens fyllhåndtak, det vil gi posisjonen for den klienten.
• Nå klikker du på celle D5 .

• Neste, skriv ned følgende formel i formelboksen.

• Trykk Enter for å bruke formelen.

• Nå klikker du på celle E5 .

• Skriv nå ned følgende formel i formelboksen.

• Trykk Enter for å bruke formelen.

• Nå klikker du på celle F5 .

• Skriv deretter ned følgende f ormula i formelboksen.

• Trykk Enter for å søke formelen.

• For å få tjenesten til den spesifikke klienten, klikk først på celle G5 .

• Skriv ned følgende formel i formelboksen.

Fordeling av formelen

• VLOOKUP(B5,'ServiceDetaljer'!$B$5:$G$11,2,FALSE): Her , søker VLOOKUP funksjonen etter verdien i celle B5 i området B5 til G11 fra regnearket kalt Servicedetaljer . Det vil returnere den andre kolonnen i det området der B5 er matchet. Her betyr false at du må ha et eksakt samsvar ellers vil det ikke gi noe resultat.

• IFERROR(VLOOKUP(B5,'Service Details'!$B$5: $G$11,2,FALSE),0): IFERROR -funksjonen vil returnere null hvis den forrige funksjonen har en feil.

• Trykk Skriv inn for å bruke formelen.

• Nå klikker du på celle H5 .

• Skriv ned følgende formel i formelboksen.

• Trykk Enter for å bruke formelen.

• Her må vi få Planlagte data . For å få dette, må vi klikke på celle J5 .

• Skriv ned følgende formel.

• Trykk Enter for å bruke formelen.

• Her har den planlagte datoen vist seg i formatet Generelt .
• For å endre den, gå til Hjem fanen i båndet.
• Fra Nummer -gruppen velger du den lille pilen nederst i høyre hjørne. Se skjermbildet.

• Formater celler dialogboksen vil dukke opp.
• Deretter klikker du på Nummer -kommando øverst.
• Fra Kategori -delen klikker du på Dato .
• Deretter, i Type -delen klikk på følgende mønster.
• Til slutt klikker du på OK .

• Det vil gi oss Planlagt dato som Dato format.

• Deretter ha en del som heter Tjeneste mottatt . Det betyr tidspunktet når du mottar tjenesten.
• Seksjonen Bemerkninger angir det endelige resultatet til klienten enten han/hun yter tjenesten i tide eller ikke.
• For å gjøre merknader for en bestemt klient, klikk på celle L5 .

• Skriv ned følgende formel.

Fordeling av formelen

• IF(J5>K5,"Outstanding",IF(J5=K5,"Good",IF(J5 ="" strong=""> Dette angir om klienten din gir tjenesten før den planlagte datoen , vil han/hun få Fremragende bemerkninger. Hvis klienten gir tjenesten i tide, vil hun/han få Gode bemerkninger. Til slutt, hvis klienten gir tjenesten etter å ha bestått planlagt dato, vil han/hun få Dårlige merknader.

• Trykk deretter Enter for å bruke formelen.

• Nå, hvis vi tar noen annen klients detaljer, vil vi få følgende utfall. Se skjermbildet.

Trinn 4: Lag klientsporing Dynamisk

Vi kan bruke Betinget formatering der du kan angi forskjellige betingelser og uttrykke dem i en annen farge. For å gjøre klientens tracker dynamisk, følg de følgende trinnene nøye.

• Her bruker vi betinget formatering for beløps- og merknadsdelen.
• Først velger vi beløpet fra celle H5 til celle H8 .

• Nå klikker du på Betinget formatering fra Stil -gruppen.

• Deretter klikker du på Ny regel .

• En ny formateringsregel-dialogboks vises.
• Klikk på Formater kun celler som inneholder .
• Nå, sett Større enn 5000 .
• Deretter klikker du på Format for å endre formatfargen.

• Her tar vi en grønn farge for mer enn $5000.
• Klikk på Fyll kommandoen.
• Sett deretter Grønn som din foretrukne farge.
• Til slutt klikker du på OK

• Det vil sette beløpet større enn $5000 som grønn.

• Nå, for mindre enn og lik $5000, må vi angi en annen betinget form tting.
• Igjen, klikk på Hjem -fanen.
• Deretter klikker du på Betinget formatering fra Stiler -gruppen .

• Deretter, i Betinget formatering, klikker du på Ny regel .

• En ny formateringsregel dialogboks vilvises.
• Klikk på Formater bare celler som inneholder .
• Sett nå mindre enn eller lik 5000 .
• Klikk deretter på Format for å endre formatfargen.

• Her tar vi gul for mindre enn eller lik 5000 .
• Klikk på Fyll -fanen.
• Sett deretter gul som din foretrukne farge.
• Til slutt klikker du på OK .

• Det vil sette alle verdiene mindre enn eller lik $5000 som gule.

• Når det gjelder merknader, ønsker vi å angi utestående merknader som grønne, gode som gule og dårlige som røde.
• For å gjøre dette må vi sette Betinget Formatering med formelen for hvert tilfelle.
• Klikk først på celleområde L5 til L8 .

• Deretter klikker du på fanen Hjem på båndet.
• I gruppen Stiler klikker du på Betinget Formatering .

• Deretter, i Betinget formatering, klikker du på Ny regel .

• Deretter vises en ny Formateringsregel -dialogboks.
• Klikk på Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres .
• Det vil åpne opp en boks hvor du kan skrive ned formelen.

• Skriv ned følgende formel i boksen.

• Deretter klikker du på Format for å angi ønsket farge.
• Klikk på Fyll fanen.
• Sett deretter Grønn som din foretrukne farge for denne tilstanden.
• Til slutt klikker du på OK .

Fordeling av formelen

• $J5:$J8>$K5: $K8: Her angir kolonne J det planlagte tidspunktet, og kolonne K angir tjenesten mottatt. Denne tilstanden demonstrerer situasjonen når en klient gir sin tjeneste før fristen. En annen viktig å huske, hvis du bruker formelen i Betinget formatering , trenger du ikke bruke HVIS -funksjonen.

• Til slutt vil det gjøre Bemerkninger grønt når noen klienter gir sin tjeneste før fristen.

• Deretter når klienter gir sine tjenester tjeneste i tide, vi ønsker å uttrykke deres merknader som gule.
• For å gjøre dette igjen, klikk på kommandoen Betinget formatering og velg Ny regel .
• Deretter vises en Betinget formatering -dialogboks.
• Klikk på Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres .
• Det vil åpne opp en boks hvor du kan skrive ned formelen.

• Skriv ned følgende formel i boksen.

• Deretter klikker du på Format for å angi ønsket farge.
• Klikk på Fyll -fanen.
• Sett deretter gul som din foretrukne farge.
• Til slutt klikker du på OK

• Det