જ્યારે આપણે સાદી એક્સેલ વર્કશીટનો ઉપયોગ કરીએ છીએ ત્યારે બિલિંગનું સંચાલન અને ટ્રૅક રાખવું એ એક કપરું કાર્ય છે. એક્સેલ ઇન્વોઇસ ટ્રેકર નો ઉપયોગ આ કાર્યને સરળ બનાવી શકે છે. ઇન્વોઇસ ટ્રેકર બિઝનેસ એન્ટિટીને સમયસર બિલ ચૂકવવામાં મદદ કરે છે. તે એવા બિલ પણ સૂચવે છે કે જેને ફોલો-અપની જરૂર છે. આવા બિલિંગને જાળવવા અને સંસ્થાને કાર્યક્ષમ રીતે ચલાવવા માટે એક ઈનવોઈસ ટ્રેકર ટેમ્પલેટ એ શ્રેષ્ઠ રીત છે.

એક્સેલ ઈન્વોઈસ ટ્રેકર ટેમ્પલેટ ડાઉનલોડ કરો

ઈનવોઈસ ટ્રેકર શું છે?

Invoice:

એક દસ્તાવેજ કે જેમાં ગ્રાહકોને વ્યવસાયિક એકમ દ્વારા પ્રદાન કરવામાં આવેલ દરેક ઉત્પાદન અને સેવાનું વિગતવાર, કિંમત, આઇટમાઇઝ્ડ વર્ણન હોય છે. વ્યવસાયિક સંસ્થાઓ બિલિંગ હેતુઓ માટે ઇન્વૉઇસનો ઉપયોગ કરે છે. એકાઉન્ટિંગ, ટ્રેકિંગ સેલ્સ અને ઇન્વેન્ટરી જેવા પાસાઓમાં ઇન્વૉઇસ આવશ્યક છે. ઇન્વૉઇસ કોઈપણ બિઝનેસ એન્ટિટી બનાવે છે અને કેટલી આવક કમાઈ છે અથવા બાકી છે તેનો ટ્રૅક રાખે છે.

ઈનવૉઇસનું ફોર્મેટ વપરાશકર્તાઓ પર નિર્ભર છે. વપરાશકર્તા એક સરળ ફોર્મેટનો ઉપયોગ કરી શકે છે અથવા તેના વ્યવસાયની માંગ પ્રમાણે તેને કસ્ટમાઇઝ કરી શકે છે. જો કે, ઇન્વોઇસમાં કેટલાક મુખ્ય મૂળભૂત તત્વો છે જેનો સમાવેશ કરવો જરૂરી છે; કંપની અને ગ્રાહક સંપર્ક વિગતો , ઇન્વૉઇસની રકમ, બાકી રકમ, ઇન્વૉઇસ અને ચુકવણીની તારીખો, બાકી, અને સ્થિતિ. તમે તમારા ઇન્વૉઇસના પ્રકાર અનુસાર તમને જરૂરી લાગે તેવી એન્ટ્રી પણ ઉમેરી શકો છો.

ઇન્વૉઇસટ્રેકર:

ઈન્સેલ વર્કશીટમાં ઈન્વોઈસ ટ્રેક બીલ, બાકી લેણાં બનાવવું જે ઈનવોઈસ ટ્રેકર તરીકે ઓળખાય છે. આવક અને ખર્ચની ગણતરી કરવા માટે વ્યવસાયોએ તેમના ઇન્વૉઇસને ટ્રૅક કરવા પડશે. ઇન્વૉઇસને ટ્રૅક કરવા માટે અસંખ્ય સૉફ્ટવેર છે પરંતુ ભાગ્યે જ તેઓ કસ્ટમાઇઝેશનને સપોર્ટ કરે છે, તે ખર્ચાળ પણ છે. ઉપરાંત, એક વ્યવસાયને બહુવિધ પ્રકારના ઇન્વૉઇસ્સની જરૂર પડી શકે છે જે વધુ ગૂંચવણો તરફ દોરી જાય છે. પરિણામે, આ બધી ખામીઓનો સામનો કરવાની શ્રેષ્ઠ રીત એ છે કે ઈનવોઈસ ટ્રેકર ટેમ્પલેટ નો ઉપયોગ કરવો. તમે ખાલી ઈનવોઈસ ટ્રેકર ટેમ્પલેટ ડાઉનલોડ કરો અને પછી તેને તમારી જરૂરિયાતો અનુસાર કસ્ટમાઈઝ કરો. અને મોટાભાગના નમૂનાઓ Microsoft Excel સાથે સુસંગત છે.

એક્સેલ ઇન્વોઇસ ટ્રેકરનો ઉપયોગ શા માટે?

ઇનવોઇસ ટ્રેકર્સ તેમના પર કામ કરતી વખતે નીચેના લાભો પ્રદાન કરે છે .

➤ તે એક વર્કશીટમાં તમામ ઇન્વૉઇસને ટ્રૅક કરે છે.

➤ બાકી ઇન્વૉઇસ અને તેમની લેટન્સી ઓળખો.

➤ બાકી રકમની ગણતરી કરો.

➤ અપેક્ષિત ગણતરી કરો નજીકના ભવિષ્યની ચુકવણીઓ.

➤ સંબંધિત ગ્રાહકોની બાકી રકમ શોધો.

➤ વાપરવા માટે અનુકૂળ.

ઇન્વોઇસ ટ્રેકરમાં વસ્તુઓ ધ્યાનમાં લેવી જોઈએ

દરેક વ્યવસાય તેની રીતે અનન્ય છે. તેથી, ઇન્વોઇસના ફોર્મેટ વ્યવસાયથી વ્યવસાયમાં અલગ પડે છે. જો કે, નીચેના મૂળભૂત તત્વો આદર્શ ઇન્વોઇસ ટ્રેકર ટેમ્પલેટમાં હોવા જોઈએ.

➤ ઇન્વોઇસ તારીખ

➤ ઇન્વોઇસ ID

➤ ગ્રાહકની વિગતો

➤ બાકી તારીખ

➤ ઇન્વોઇસરકમ

➤ ચૂકવેલ રકમ

➤ બાકીની રકમ

➤ સ્થિતિ

સામાન્ય ખાતાવહીઓ કાલક્રમિક રીતે ઇન્વૉઇસને ટ્રૅક કરે છે જ્યારે તમે કોઈપણ કૉલમ હેડિંગ દ્વારા ઇન્વૉઇસ ટ્રેકરને ફિલ્ટર કરી શકો છો જેમ કે જેમ કે ઇન્વોઇસ ID , તારીખ , ગ્રાહકનું નામ , વગેરે. તેથી, એ કહેવું વાજબી છે કે ઇન્વોઇસ ટ્રેકરનો ઉપયોગ કરીને ખર્ચ-અસરકારક રીતે ઇન્વૉઇસને ટ્રૅક કરવું સરળ છે માર્ગ.

એક્સેલ ઇન્વોઇસ ટ્રેકર ટેમ્પલેટ કેવી રીતે બનાવવું

🔁 માહિતી વિભાગ

એક ઇનવોઇસ બનાવવા માટે ટ્રેકર ટેમ્પલેટ તત્વોની નીચે, ટેમ્પલેટમાં હાજર હોવું જોઈએ.

1. ટેમ્પલેટનું મથાળું

ઇનવોઇસ ટ્રેકર પાસે એક મથાળું હોવું આવશ્યક છે. તેનું કારણ એ છે કે મથાળું (એટલે ​​​​કે, ઇનવોઇસ ટ્રેકિંગ ટેમ્પલેટ ) ટેમ્પલેટ શા માટે છે અને શા માટે તેનો ઉપયોગ કરવો તે કહે છે.

2. ઇનવોઇસની તારીખ

વ્યવસાયિક સંસ્થાએ ઇન્વોઇસ ની તારીખ નો ઉલ્લેખ કરવો આવશ્યક છે. ઇન્વોઇસની તારીખ છોડી શકાતી નથી અન્યથા તે અન્ય તારીખો પરના તમામ વ્યવહારોને નકારી કાઢે છે. ઇન્વૉઇસની તારીખ નમૂનાના સૌથી જમણી બાજુએ ખૂણામાં હોવી જોઈએ.

3. વ્યવસાયિક એન્ટિટીની વિગતો

ની વિગતો 1>વ્યવસાયિક એન્ટિટી જે કોઈપણ ગ્રાહકોને તમામ સેવાઓ અથવા સામાન પ્રદાન કરે છે, તે ઇન્વૉઇસમાં દાખલ કરવી આવશ્યક છે. ઇન્વૉઇસ ટેમ્પલેટની ટોચ-સૌથી ડાબી બાજુમાં વ્યવસાયિક એન્ટિટીની વિગતો હોવી આવશ્યક છે જેમ કે વ્યવસાયનું નામ , સરનામું અને સંપર્કો .

4. ગ્રાહકવિગતો

ગ્રાહકોની વિગતો જેમ કે નામ , સરનામું અને સંપર્કો ડાબી બાજુએ દાખલ કરવી આવશ્યક છે બિઝનેસ એન્ટિટીની વિગતોની નીચેના નમૂનાની બાજુ .

5. ચોક્કસ ગ્રાહકનો વૃદ્ધિનો સારાંશ

વૃદ્ધિનો સારાંશ નમૂનાની જમણી બાજુ પર હોવો જોઈએ (એટલે ​​​​કે, <ની વિરુદ્ધ 1>ગ્રાહકની વિગતો ). છેવટે, ડેટા ઇનપુટિંગ, તમારે તમામ વૃદ્ધ સારાંશ મૂલ્યો ઉમેરીને કુલ બાકીની ગણતરી કરવાની જરૂર છે.

સમાન રીડિંગ્સ

• એક્સેલમાં ટેક્સ ઇન્વૉઇસ ફોર્મેટ (મફત ટેમ્પલેટ ડાઉનલોડ કરો)
• એક્સેલમાં GST ઇન્વૉઇસ ફોર્મેટ બનાવો (પગલાં-દર-પગલાની માર્ગદર્શિકા)
• ઇનવોઇસ એક્સેલ ફોર્મ્યુલા
• એક્સેલમાં ટ્રાન્સપોર્ટ બિલ ફોર્મેટ (4 સરળ પગલામાં બનાવો)

🔁 ગણતરી વિભાગ

ગણતરી વિભાગમાં વિવિધ સબહેડિંગ્સ છે. અમે નીચેનામાં પ્રાથમિક ઘટકોની ચર્ચા કરીએ છીએ.

1. તારીખ

વ્યવહારની તારીખો ઇન્વૉઇસમાં હાજર હોવી આવશ્યક છે. ચોક્કસ ગ્રાહકના વૃદ્ધત્વ સારાંશ ની ગણતરી કરવા માટે તારીખો આવશ્યક છે.

2. Invoice ID

તારીખ પછી, Invoice ID દાખલ કરો. ઇન્વોઇસ આઈડી ડેટાને સીરીયલ ગોઠવવામાં મદદ કરે છે. કોઈપણ ગ્રાહકને માત્ર એક ઇન્વૉઇસ આઈડી વડે ટ્રૅક કરવું સરળ છે.

3. ગ્રાહકનું નામ

ગ્રાહકની વિગતો બિઝનેસ એન્ટિટીની વિગતોની નીચે અસ્તિત્વમાં છે. જો કે, તમારે ગ્રાહક દાખલ કરવાની જરૂર છેઈન્વોઈસ આઈડીના નજીકના કોષમાં નામ . ઇન્વોઇસ ટ્રેકરમાં ગ્રાહકના નામ દાખલ કરવાના કેટલાક ફાયદા છે.

a. ગ્રાહકોના નામો દાખલ કરવા એ નિર્ણાયક છે કારણ કે વિવિધ પ્રકારના ગ્રાહકોની તમામ વિગતોનો સમાવેશ કરીને ઇન્વોઇસ બનાવવામાં આવે છે. અને નામકરણ ટ્રેક કરવાનું સરળ બનાવે છે.

b. જો ગ્રાહકના નામ યોગ્ય રીતે દાખલ કરવામાં આવ્યા હોય તો કોઈપણ ડિફોલ્ટરને ટ્રૅક કરવું અને તેમની સાથે વ્યવહાર કરવો સરળ છે.

c. અમે ફક્ત નામ દ્વારા ઇન્વોઇસ ટ્રેકરને જોઈને ક્રેડિટ સ્કોરના આધારે વિશિષ્ટ સેવાઓને રોકી અથવા જાળવી શકીએ છીએ.

4. અન્ય તત્વો

નિયત તારીખ , બાકીની રકમ , કુલ ચૂકવેલ , ઉંમર , બાકી રકમ , અને સ્થિતિ કેટલાક અન્ય ઘટકો છે જે આદર્શ ઇન્વોઇસ ટ્રેકરમાં હાજર હોવા જોઈએ.

હવે, જો આપણે માહિતી અને ગણતરી બંને વિભાગોને એકસાથે જોડીએ, તો આપણને નીચેની છબી જેવું કંઈક આખું ફોર્મેટ મળે છે.

ઈનવોઈસ ટ્રેકર ટેમ્પલેટનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો?<2

તમે ઇન્વોઇસ ટ્રેકર ટેમ્પલેટ :

⏩ નો ઉપયોગ કરવા માટે નીચે આપેલા પગલાંને અનુસરી શકો છો તેની માંગના આધારે ફીલ્ડ્સ.

⏩ વપરાશકર્તાએ મથાળું , ઈનવોઈસ તારીખ અને વ્યવસાયના માલિકની વિગતો અને ગ્રાહક<2 દાખલ કરવી આવશ્યક છે> તેમના સંબંધિત વિભાગોમાં.

⏩ વપરાશકર્તા દ્વારા વિવિધ વિગતો અસાઇન કરવાથી ટેમ્પલેટ શીખવાનું શરૂ થશે. ગણતરી વિભાગમાં, મૂલ્યોકૉલમ હેડિંગ અનુસાર કોષો દાખલ કરવા જોઈએ.

⏩ તમામ ઇનપુટ્સ સમાપ્ત કર્યા પછી, વિવિધ ઘટકો જેમ કે વૃદ્ધત્વ સમર y, બાકી રકમ , બાકીની રકમ , અને ઉંમર ની ગણતરી નીચેના સ્ક્રીનશૉટમાં બતાવ્યા પ્રમાણે આપમેળે કરવામાં આવશે.

⧭ વસ્તુઓ ધ્યાનમાં રાખો

🔁 ઇનવોઇસ ટ્રેકરને કસ્ટમાઇઝ કરો: તમે ઇચ્છો તે રીતે ડાઉનલોડ કરેલ નમૂનાને કસ્ટમાઇઝ કરી શકો છો.

🔁 ઇન્વોઇસ ટેમ્પલેટ મોકલો: ગ્રાહકોને ઇન્વૉઇસ મોકલવાના કિસ્સામાં, ફક્ત ચોક્કસ ગ્રાહકના નામ સાથે ટેમ્પલેટને ફિલ્ટર કરો અને પછી તેને નિકાસ કરો.

🔁 ફિલ્ટરિંગ: તમે એન્ટ્રીઝમાં ફિલ્ટર કરી શકો છો તમે ઇચ્છો તે કોઈપણ કૉલમ દ્વારા ગણતરી વિભાગ.

🔁 સ્થળોમાં ફોર્મ્યુલા: ઉંમર , નિયત રકમ , માં સૂત્રો છે વૃદ્ધાવસ્થા સારાંશ , અને બાકી રકમ , તેમને કાઢી નાખશો નહીં. તેમને કાઢી નાખવાથી નમૂનાના હેતુને નુકસાન થશે.

નિષ્કર્ષ

હું આશા રાખું છું કે આ લેખ એ સ્પષ્ટ ખ્યાલ પ્રદાન કરશે કે કયા તત્વો ઈનવોઈસ ટ્રેકર ટેમ્પલેટ<2 બનાવે છે> અને તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો. જો તમારી પાસે વધુ પ્રશ્નો અથવા પ્રતિસાદ હોય, તો કૃપા કરીને મને ટિપ્પણી વિભાગમાં જણાવો.