تعد إدارة الفواتير وتتبعها مهمة شنيعة عندما نستخدم ورقة عمل Excel عادية. يمكن أن يؤدي استخدام Excel Invoice Tracker إلى تسهيل هذه المهمة. يساعد متتبع الفاتورة كيان تجاري على دفع الفواتير في الوقت المحدد. كما يشير إلى الفواتير التي تحتاج إلى متابعة. يعد نموذج تعقب الفاتورة أفضل طريقة للحفاظ على مثل هذه الفواتير وتشغيل المؤسسة بكفاءة.

تنزيل نموذج Excel Invoice Tracker

ما هو متتبع الفواتير؟

الفاتورة:

مستند يحتوي على وصف تفصيلي ومسعّر ومفصل لكل منتج وخدمة يقدمها كيان تجاري للعملاء. تستخدم الكيانات التجارية الفواتير لأغراض الفوترة. في جوانب مثل المحاسبة وتتبع المبيعات والمخزون ، تعتبر الفواتير ضرورية. الفواتير تتعقب أي فواتير يقوم بها كيان تجاري ومقدار الإيرادات المكتسبة أو المستحقة.

تنسيق الفاتورة متروك للمستخدمين. يمكن للمستخدم استخدام تنسيق بسيط أو تخصيصه حسب متطلبات عمله. ومع ذلك ، هناك بعض العناصر الأساسية الأساسية في الفاتورة التي يجب تضمينها ؛ الشركة و تفاصيل الاتصال بالعميل ومبلغ الفاتورة والمبلغ المستحق والفاتورة وتواريخ الدفع والمعلقة والحالة. يمكنك أيضًا إضافة إدخال تشعر أنه ضروري وفقًا لنوع الفاتورة.

فاتورةتعقب:

جعل الفواتير تتبع الفواتير والمستحقات في ورقة عمل Excel المعروفة باسم Invoice Tracker . يتعين على الشركات تتبع فواتيرها لحساب الإيرادات والتكلفة. هناك العديد من البرامج لتتبع الفواتير ولكن نادرًا ما تدعم التخصيصات ، فهي باهظة الثمن أيضًا. أيضًا ، قد يحتاج نشاط تجاري واحد إلى أنواع متعددة من الفواتير مما يؤدي إلى مزيد من التعقيدات. نتيجة لذلك ، فإن أفضل طريقة للتعامل مع كل هذه العيوب هي استخدام نموذج تعقب الفاتورة . يمكنك ببساطة تنزيل نموذج تعقب الفاتورة ثم تخصيصه وفقًا لاحتياجاتك. ومعظم القوالب متوافقة مع Microsoft Excel .

لماذا تستخدم متتبع فاتورة Excel؟

توفر أدوات تعقب الفواتير الفوائد التالية أثناء العمل عليها .

➤ يتتبع جميع الفواتير في ورقة عمل واحدة.

➤ تحديد الفواتير المستحقة ووقت الاستجابة.

➤ حساب المبالغ المستحقة.

➤ حساب المتوقع المدفوعات في المستقبل القريب.

➤ ابحث عن المبلغ المستحق للعملاء المعنيين.

➤ مناسب للاستخدام.

يجب مراعاة الأشياء في متتبع الفاتورة

كل عمل فريد من نوعه في طرقه. لذلك ، تختلف تنسيقات الفاتورة من شركة إلى أخرى. ومع ذلك ، يجب أن تكون العناصر الأساسية أدناه موجودة في نموذج مثالي لتعقب الفاتورة.

➤ تاريخ الفاتورة

➤ معرف الفاتورة

➤ تفاصيل العميل

➤ مستحق التاريخ

➤ الفاتورةالمبلغ

➤ المبلغ المدفوع

➤ المبلغ المستحق

➤ الحالة

تتبع دفاتر الأستاذ النموذجية الفواتير بترتيب زمني بينما يمكنك تصفية متعقب الفاتورة عن طريق أي عناوين أعمدة مثل مثل معرّف الفاتورة ، التاريخ ، اسم العميل ، إلخ. لذلك ، من العدل أن نقول إنه باستخدام أداة تعقب الفواتير ، من السهل تتبع الفواتير بطريقة فعالة من حيث التكلفة الطريقة.

كيفية إنشاء قالب تعقب فاتورة Excel

🔁 قسم المعلومات

لإنشاء فاتورة يجب أن تكون عناصر Tracker Template موجودة في القالب.

1. عنوان النموذج

يجب أن يكون لمتتبع الفاتورة عنوان. يرجع ذلك إلى أن العنوان (على سبيل المثال ، نموذج تتبع الفاتورة ) يوضح الغرض من النموذج ولماذا يتم استخدامه.

2. تاريخ الفاتورة

يجب أن يذكر الكيان التجاري التاريخ الخاص بـ الفاتورة . لا يمكن تخطي تاريخ الفاتورة وإلا فإنه يلغي جميع المعاملات في التواريخ الأخرى. يجب أن يكون تاريخ الفاتورة في الركن أعلى اليمين من القالب.

3. تفاصيل كيان الأعمال

تفاصيل الكيان التجاري الذي يوفر جميع الخدمات أو البضائع لأي عملاء ، يجب إدخاله في فاتورة. يجب أن يحتوي الجانب أعلى اليسار من قالب الفاتورة على تفاصيل كيان الأعمال مثل اسم العمل ، العنوان ، و جهات الاتصال .

4. العميلالتفاصيل

يجب إدخال تفاصيل العملاء مثل الاسم و العنوان و جهات الاتصال على اليسار جانب من النموذج أسفل تفاصيل الكيان التجاري.

5. ملخص الشيخوخة

ملخص الشيخوخة لعميل معين يجب أن يكون على الجانب الأيمن من النموذج (أي عكس تفاصيل العميل ). بعد كل شيء ، إدخال البيانات ، تحتاج إلى حساب إجمالي المبلغ المعلق عن طريق إضافة جميع قيم ملخص التقادم.

قراءات مماثلة

• تنسيق الفاتورة الضريبية في Excel (تنزيل النموذج المجاني)
• إنشاء تنسيق فاتورة ضريبة السلع والخدمات في Excel (إرشادات خطوة بخطوة)
• فاتورة Excel Formula
• تنسيق فاتورة النقل في Excel (أنشئ في 4 خطوات بسيطة)

🔁 قسم الحساب

يحتوي قسم الحساب على عناوين فرعية مختلفة. نناقش المكونات الأولية في ما يلي.

1. التاريخ

يجب أن تكون تواريخ المعاملة موجودة في الفواتير. التواريخ ضرورية لحساب ملخص الشيخوخة لعميل معين.

2. معرف الفاتورة

بعد التاريخ ، أدخل معرف الفاتورة . تساعد معرّفات الفواتير على ترتيب البيانات بشكل تسلسلي. من السهل تتبع أي عميل بمجرد معرف الفاتورة.

3. اسم العميل

تفاصيل العميل موجودة أسفل تفاصيل الكيان التجاري. ومع ذلك ، تحتاج إلى إدخال العميل الاسم في الخلية المجاورة لمعرف الفاتورة. هناك بعض الفوائد لإدخال أسماء العملاء في متتبع الفاتورة.

أ. يعد إدخال أسماء العملاء أمرًا بالغ الأهمية لأنه يتم إنشاء فاتورة من خلال دمج جميع التفاصيل الخاصة بأنواع مختلفة من العملاء. والتسمية تجعل من السهل تتبعها.

ب. إذا تم إدخال أسماء العملاء على النحو الواجب ، فمن السهل تتبع أي متخلف والتعامل معهم.

ج. يمكننا إيقاف أو الحفاظ على خدمات حصرية اعتمادًا على درجات الائتمان بمجرد النظر إلى متتبع الفاتورة بالاسم.

4. عناصر أخرى

تاريخ الاستحقاق ، المبلغ المستحق ، إجمالي المبلغ المدفوع ، العمر ، المبلغ المستحق ، و الحالة هي بعض العناصر الأخرى التي يجب أن تكون موجودة في متتبع الفاتورة المثالي.

الآن ، إذا قمنا بدمج كل من أقسام المعلومات والحساب معًا ، فسنحصل على تنسيق كامل يشبه الصورة التالية.

كيفية استخدام نموذج تعقب الفاتورة؟

يمكنك اتباع الخطوات التالية لاستخدام نموذج تعقب الفاتورة :

⏩ يتعين على المستخدم إدخال التفاصيل كما هو مطلوب في حسب طلبه.

⏩ يجب على المستخدم إدخال العنوان ، تاريخ الفاتورة و تفاصيل صاحب العمل و الزبون في الأقسام الخاصة بهم.

⏩ سيبدأ القالب في التعلم حيث يقوم المستخدم بتعيين تفاصيل مختلفة. في قسم الحساب ، القيميجب إدخال الخلايا وفقًا لعناوين الأعمدة.

⏩ بعد الانتهاء من جميع المدخلات ، عناصر مختلفة مثل ملخص الشيخوخة y ، المبلغ المستحق ، المبلغ المستحق ، العمر سيتم احتسابها تلقائيًا كما هو موضح في لقطة الشاشة التالية.

⧭ أشياء ضع في اعتبارك

🔁 تخصيص متتبع الفاتورة: يمكنك تخصيص القالب الذي تم تنزيله بالطريقة التي تريدها.

🔁 إرسال نموذج الفاتورة: في حالة إرسال الفواتير إلى العملاء ، قم بتصفية النموذج باسم عميل معين فقط ثم قم بتصديره.

🔁 التصفية: يمكنك تصفية الإدخالات في قسم الحساب حسب أي عمود تريده.

🔁 الصيغة في الأماكن: توجد صيغ في العمر ، المبلغ المستحق ، ملخص الشيخوخة و المبلغ المستحق ، لا تحذفهما. سيؤدي حذفها إلى الإضرار بالغرض من النموذج.

الخاتمة

آمل أن تقدم هذه المقالة مفهومًا واضحًا للعناصر التي تنشئ نموذج تعقب الفاتورة وكيفية استخدامه. إذا كان لديك المزيد من الاستفسارات أو التعليقات ، فيرجى إبلاغي بذلك في قسم التعليقات.