Gestire e tenere sotto controllo la fatturazione è un compito orribile quando si utilizza un semplice foglio di lavoro di Excel. Utilizzando un Tracciamento delle fatture in Excel Un Invoice Tracker aiuta un'azienda a pagare le fatture in tempo, indicando anche le fatture che necessitano di un follow-up. Un Invoice Tracker può essere utilizzato come strumento di monitoraggio delle fatture. Modello di tracciatore di fatture è il modo migliore per mantenere tali fatture e gestire un'organizzazione in modo efficiente.

Scarica il modello di tracciatura delle fatture in Excel

Che cos'è un Invoice Tracker?

Fattura:

Un documento che contiene una descrizione dettagliata e dettagliata del prezzo di ogni prodotto e servizio fornito da un'entità commerciale ai clienti. Le entità commerciali utilizzano le fatture per scopi di fatturazione. In aspetti quali la contabilità, la tracciabilità delle vendite e l'inventario, le fatture sono essenziali. Le fatture tengono traccia di ogni fatturazione effettuata da un'entità commerciale e dell'ammontare dei ricavi guadagnati o dovuti.

Il formato di una fattura è a discrezione dell'utente, che può utilizzare un formato semplice o personalizzarlo in base alle proprie esigenze aziendali. Tuttavia, ci sono alcuni elementi fondamentali che devono essere inclusi in una fattura; Azienda e Dettagli di contatto con il cliente Importo della fattura, Importo dovuto, Date di fatturazione e di pagamento, In sospeso e Stato. È inoltre possibile aggiungere una voce che si ritiene necessaria in base al tipo di fattura.

Tracciamento delle fatture:

La creazione di fatture tiene traccia delle fatture, delle quote in un foglio di lavoro di Excel noto come Tracciamento delle fatture Le aziende devono tenere traccia delle loro fatture per contare i ricavi e i costi. Esistono numerosi software per tenere traccia delle fatture, ma raramente supportano le personalizzazioni e sono anche costosi. Inoltre, un'azienda può avere bisogno di più tipi di fatture, il che porta a ulteriori complicazioni. Di conseguenza, il modo migliore per affrontare tutte queste carenze è l'utilizzo di un software per le fatture. Modello di tracciatore di fatture È sufficiente scaricare un Modello di tracciatore di fatture e personalizzarlo in base alle proprie esigenze. E la maggior parte dei modelli sono compatibili con Microsoft Excel .

Perché utilizzare un tracciatore di fatture Excel?

I tracker di fatture offrono i seguenti vantaggi mentre si lavora su di esse.

➤ Tiene traccia di tutte le fatture in un unico foglio di lavoro.

➤ Identificare le fatture in scadenza e la loro latenza.

Calcolare gli importi in sospeso.

➤ Calcolare i pagamenti previsti per il prossimo futuro.

➤ Trovare l'importo dovuto dai rispettivi clienti.

➤ Comodo da usare.

Cose da considerare in un tracciatore di fatture

Ogni azienda è unica nel suo genere e quindi i formati di una fattura variano da azienda ad azienda. Tuttavia, i seguenti elementi di base dovrebbero essere presenti in un modello di tracker di fattura ideale.

➤ Data della fattura

➤ ID fattura

➤ Dettaglio del cliente

Data di scadenza

➤ Importo della fattura

➤ Importo pagato

➤ Importo in essere

Stato

I libri contabili tipici tengono traccia delle fatture in ordine cronologico, mentre è possibile filtrare un tracker di fatture in base a qualsiasi intestazione di colonna, come ad esempio ID fattura , Data , Nome del cliente Quindi, è giusto dire che utilizzando un tracker di fatture è facile tracciare le fatture in modo economicamente vantaggioso.

Come creare un modello di tracciatore di fatture in Excel

🔁 Sezione Informazioni

Per creare un Modello di tracciatore di fatture devono essere presenti nel modello.

1. Intestazione del modello

Il tracker delle fatture deve avere un'intestazione, perché l'intestazione (ad es, Modello di tracciamento delle fatture ) spiega a cosa serve il modello e perché usarlo.

2. Data della fattura

L'entità commerciale deve menzionare il Data del Fattura La data della fattura non può essere saltata, altrimenti si annullano tutte le transazioni in altre date. La data della fattura deve trovarsi nel campo in alto a destra angolo del modello.

3. Dettagli dell'entità commerciale

I dettagli del Entità commerciale che fornisce tutti i servizi o i beni a qualsiasi cliente, deve essere inserita in una fattura. in alto a sinistra Il lato di un modello di fattura deve contenere i dettagli dell'entità commerciale, come ad esempio Nome dell'azienda , Indirizzo , e Contatti .

4. Dettagli del cliente

I dettagli dei clienti come Nome , Indirizzo , e Contatti deve essere inserito nel lato sinistro del modello sotto i dati dell'entità commerciale.

5. Riepilogo sull'invecchiamento

Riepilogo sull'invecchiamento di un cliente specifico deve essere sul lato destro del modello (cioè l'opposto di Dettagli cliente ). Dopo l'inserimento dei dati, è necessario calcolare l'insoluto totale sommando tutti i valori di riepilogo dell'invecchiamento.

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🔁 Sezione di calcolo

La sezione di calcolo contiene diverse sottovoci, di cui discutiamo di seguito le componenti elementari.

1. Data

Le date delle transazioni devono essere presenti nelle fatture. Le date sono indispensabili per calcolare la Riepilogo sull'invecchiamento di un particolare cliente.

2. ID fattura

Dopo la data, inserire ID fattura Gli id delle fatture aiutano a organizzare i dati in modo seriale. È facile rintracciare qualsiasi cliente con il solo id della fattura.

3. Nome del cliente

I dati del cliente si trovano al di sotto dei dati dell'entità commerciale. Tuttavia, è necessario inserire i dati di Nome del cliente nella cella adiacente all'id della fattura. L'inserimento dei nomi dei clienti nel tracker delle fatture presenta alcuni vantaggi.

a. L'inserimento dei nomi dei clienti è fondamentale perché una fattura viene creata incorporando tutti i dettagli di diversi tipi di clienti. E la denominazione ne facilita la tracciabilità.

b. Se i nomi dei clienti sono debitamente inseriti, è semplice rintracciare gli inadempienti e trattare con loro.

c. Possiamo interrompere o mantenere servizi esclusivi in base al punteggio di credito, semplicemente guardando il tracker delle fatture per nome.

4. Altri elementi

Data di scadenza , Importo dovuto , Totale pagato , Età , Importo in sospeso , e Stato sono alcuni altri elementi che dovrebbero essere presenti in un tracker di fatture ideale.

Se si combinano insieme le sezioni delle informazioni e dei calcoli, si ottiene un formato complessivo simile a quello dell'immagine seguente.

Come utilizzare un modello di tracciatura delle fatture?

È possibile seguire la seguente procedura per utilizzare un Modello di tracciatore di fatture :

⏩ L'utente deve inserire i dati richiesti nei campi a seconda delle sue esigenze.

⏩ L'utente deve inserire Intestazione , Data della fattura e Dati del proprietario dell'azienda e Cliente nelle rispettive sezioni.

⏩ Il modello inizierà ad apprendere man mano che l'utente assegna i vari dettagli. Nella sezione dei calcoli, i valori devono essere inseriti nelle celle in base alle intestazioni delle colonne.

⏩ Dopo aver completato tutti gli input, vari elementi come Riassunto dell'invecchiamento y, Importo in sospeso , Importo dovuto , e Età verrà calcolato automaticamente come mostrato nella seguente schermata.

⧭ Cose da tenere a mente

🔁 Personalizzazione di Invoice Tracker: È possibile personalizzare il modello scaricato nel modo desiderato.

🔁 Modello di fattura da inviare: Nel caso dell'invio di fatture ai clienti, filtrare il modello solo con il nome di un particolare cliente e poi esportarlo.

🔁 Filtraggio: È possibile filtro nella sezione dei calcoli in base alla colonna desiderata.

🔁 Formula nei luoghi: Ci sono formule in Età , Importo dovuto , Riepilogo sull'invecchiamento , e Importo in sospeso Non cancellateli, perché la loro eliminazione danneggia lo scopo del modello.

Conclusione

Spero che questo articolo fornisca un concetto chiaro di quali elementi rendono una Modello di tracciatore di fatture Se avete ulteriori domande o commenti, fatemelo sapere nella sezione dei commenti.