Gestionarea și urmărirea facturării este o sarcină hidoasă atunci când folosim o simplă foaie de calcul Excel. Folosind un Excel Invoice Tracker poate ușura această sarcină. Un Invoice Tracker ajută o entitate de afaceri să fie plătite facturile la timp. De asemenea, indică facturile care necesită o monitorizare. Un Invoice Tracker poate fi folosit pentru a facilita această sarcină. Șablon de urmărire a facturilor este cel mai bun mod de a menține astfel de facturi și de a conduce o organizație în mod eficient.

Descărcați modelul de urmărire a facturilor Excel

Ce este un Invoice Tracker?

Factură:

Un document care conține o descriere detaliată, tarifată, o descriere detaliată a fiecărui produs și serviciu furnizat de o entitate comercială clienților. Entitățile comerciale utilizează facturile în scopuri de facturare. În aspecte precum contabilitatea, urmărirea vânzărilor și inventarul, facturile sunt esențiale. Facturile țin evidența oricărei facturi pe care o entitate comercială o face și cât de mult venit este câștigat sau cât de mult se datorează.

Formatul unei facturi este la latitudinea utilizatorilor. Un utilizator poate folosi un format simplu sau îl poate personaliza în funcție de cerințele afacerii sale. Cu toate acestea, există câteva elemente cheie fundamentale care trebuie incluse într-o factură; Compania și Detalii de contact client , Suma facturii, Suma datorată, Datele facturii și ale plății, Restanțe și Stare. De asemenea, puteți adăuga o intrare pe care o considerați necesară în funcție de tipul de factură.

Invoice Tracker:

Efectuarea de facturi de urmărire a facturilor, cotizații într-o foaie de calcul Excel cunoscută sub numele de Urmărirea facturilor Întreprinderile trebuie să își urmărească facturile pentru a contabiliza veniturile și costurile. Există numeroase software-uri pentru urmărirea facturilor, dar rareori acestea suportă personalizări, sunt și scumpe. De asemenea, o afacere poate avea nevoie de mai multe tipuri de facturi, ceea ce duce la complicații suplimentare. Ca urmare, cea mai bună modalitate de a face față tuturor acestor neajunsuri este utilizarea unui Șablon de urmărire a facturilor Pur și simplu descărcați un Șablon de urmărire a facturilor apoi personalizați-l în funcție de nevoile dvs. Și majoritatea șabloanelor sunt compatibile cu Microsoft Excel .

De ce să folosiți un Excel Invoice Tracker?

Urmăritoarele de facturi oferă următoarele beneficii în timp ce lucrați cu ele.

➤ Urmărește toate facturile într-o singură foaie de calcul.

➤ Identificarea facturilor scadente și a latenței acestora.

➤ Calculați sumele restante.

➤ Calculați plățile preconizate în viitorul apropiat.

➤ Găsiți suma datorată de clienții respectivi.

➤ Convenabil de utilizat.

Lucrurile ar trebui să fie luate în considerare într-un Invoice Tracker

Fiecare afacere este unică în felul său. Prin urmare, formatele unei facturi diferă de la o afacere la alta. Cu toate acestea, elementele de bază de mai jos ar trebui să existe într-un șablon ideal de urmărire a facturilor.

➤ Data facturii

➤ ID-ul facturii

➤ Detaliile clientului

➤ Data scadentă

➤ Valoarea facturii

➤ Suma plătită

➤ Suma în curs de plată

➤ Statutul

Registrele de evidență tipice urmăresc facturile în ordine cronologică, în timp ce puteți filtra un tracker de facturi după orice titlu de coloană, cum ar fi ID-ul facturii , Data , Numele clientului , etc. Așadar, este corect să spunem că, folosind un instrument de urmărire a facturilor, este ușor să urmăriți facturile într-un mod eficient din punct de vedere al costurilor.

Cum să creați un șablon de urmărire a facturii Excel

🔁 Secțiunea Informații

Pentru a crea un Șablon de urmărire a facturilor elementele de mai jos trebuie să fie prezente în șablon.

1. Rubrica șablonului

Urmatorul de facturi trebuie să aibă un titlu, deoarece titlul (adică, Șablon de urmărire a facturilor ) spune la ce servește șablonul și de ce să îl folosiți.

2. Data facturii

Entitatea comercială trebuie să menționeze Data a Factura Data facturii nu poate fi omisă, altfel se anulează toate tranzacțiile de la alte date. Data facturii trebuie să fie în dreapta sus colț al șablonului.

3. Detalii ale entității comerciale

Detaliile de la Entitate comercială care furnizează toate serviciile sau bunurile către orice client, trebuie să fie înscrisă într-o factură. Factura. cel mai din stânga sus partea laterală a unui model de factură trebuie să conțină detaliile entității comerciale, cum ar fi Numele afacerii , Adresa , și Contacte .

4. Detalii client

Detaliile clienților, cum ar fi Nume , Adresa , și Contacte trebuie să fie introduse pe partea stângă din șablon, sub detaliile entității comerciale.

5. Rezumat al îmbătrânirii

Rezumat al îmbătrânirii unui anumit client trebuie să se afle pe partea dreaptă a șablonului (adică, opusul lui Detalii client ). după toate datele introduse, trebuie să calculați totalul restanțelor prin adăugarea tuturor valorilor sumarului de îmbătrânire.

Lecturi similare

• Formatul facturii fiscale în Excel (Descarcă șablonul gratuit)
• Creați formatul facturii GST în Excel (Ghid pas cu pas)
• Factura Excel Formula
• Formatul facturii de transport în Excel (Creați în 4 pași simpli)

🔁 Secțiunea de calcul

Secțiunea de calcul conține mai multe subrubrici. În cele ce urmează vom discuta componentele elementare.

1. Data

Datele de tranzacție trebuie să fie prezente în facturi. Datele sunt obligatorii pentru a calcula Rezumat al îmbătrânirii a unui anumit client.

2. ID-ul facturii

După Data, introduceți ID-ul facturii ID-urile facturilor ajută la aranjarea datelor în serie. Este ușor să urmăriți orice client doar cu un ID de factură.

3. Numele clientului

Detaliile clientului există sub detaliile entității comerciale. Cu toate acestea, trebuie să introduceți datele despre Numele clientului în celula adiacentă ID-ului facturii. Există câteva avantaje ale inserării numelor clienților în trackerul facturilor.

a. Introducerea numelor clienților este crucială deoarece o factură este creată prin încorporarea tuturor detaliilor diferitelor tipuri de clienți. Iar denumirea facilitează urmărirea.

b. Dacă numele clienților sunt introduse în mod corespunzător, atunci este simplu de urmărit orice rău-platnic și de rezolvat cu el.

c. Putem opri sau menține servicii exclusive în funcție de scorurile de credit prin simpla consultare a urmăritorului de facturi în funcție de nume.

4. Alte elemente

Data limită , Suma datorată , Total plătit , Vârsta , Suma în curs de plată , și Stare sunt alte câteva elemente care ar trebui să fie prezente într-un instrument ideal de urmărire a facturilor.

Acum, dacă combinăm atât secțiunea de informații, cât și cea de calcule, obținem un întreg format asemănător cu imaginea următoare.

Cum se utilizează un șablon de urmărire a facturilor?

Puteți urma pașii de mai jos pentru a utiliza un Șablon de urmărire a facturilor :

⏩ Un utilizator trebuie să introducă detaliile necesare în câmpurile din baza cererii sale.

⏩ Utilizatorul trebuie să introducă Rubrica , Data facturii și Detalii despre proprietarul afacerii și Client în secțiunile lor respective.

⏩ Șablonul va începe să învețe pe măsură ce utilizatorul atribuie diverse detalii. În secțiunea de calcul, valorile trebuie introduse în celule în funcție de titlurile coloanelor.

⏩ După finalizarea tuturor intrărilor, diverse elemente, cum ar fi Sumar de îmbătrânire y, Suma în curs de plată , Suma datorată , și Vârsta va fi calculată automat, după cum se arată în următoarea captură de ecran.

⧭ Lucruri de reținut

🔁 Personalizarea Invoice Tracker: Puteți personaliza șablonul descărcat în modul în care doriți.

🔁 Trimiterea modelului de factură: În cazul trimiterii de facturi către clienți, filtrați șablonul doar cu un anumit nume de client, apoi exportați-l.

🔁 Filtrare: Puteți filtru intrările din secțiunea de calcul după orice coloană doriți.

🔁 Formula în locuri: Există formule în Vârsta , Suma datorată , Rezumat al îmbătrânirii , și Suma în curs de plată , nu le ștergeți. Ștergerea lor va dăuna scopului șablonului.

Concluzie

Sper ca acest articol să vă ofere un concept clar al elementelor care fac un Șablon de urmărire a facturilor și cum să o folosiți. Dacă aveți alte întrebări sau feedback, vă rog să mă anunțați în secțiunea de comentarii.