การจัดการและติดตามการเรียกเก็บเงินเป็นงานที่น่ากลัวเมื่อเราใช้แผ่นงาน Excel ธรรมดา การใช้ ตัวติดตามใบแจ้งหนี้ Excel สามารถทำให้งานนี้ง่ายขึ้น ตัวติดตามใบแจ้งหนี้ช่วยให้องค์กรธุรกิจได้รับใบแจ้งหนี้ตรงเวลา นอกจากนี้ยังระบุใบเรียกเก็บเงินที่ต้องติดตามผล เทมเพลตตัวติดตามใบแจ้งหนี้ เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรักษาการเรียกเก็บเงินดังกล่าวและบริหารองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

ดาวน์โหลดเทมเพลตตัวติดตามใบแจ้งหนี้ของ Excel

Invoice Tracker คืออะไร

ใบแจ้งหนี้:

เอกสารที่มีคำอธิบายโดยละเอียด ราคา และรายการของผลิตภัณฑ์และบริการแต่ละรายการที่องค์กรธุรกิจจัดหาให้กับลูกค้า หน่วยงานธุรกิจใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อวัตถุประสงค์ในการเรียกเก็บเงิน ในด้านต่างๆ เช่น การบัญชี การติดตามการขาย และสินค้าคงคลัง ใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งจำเป็น ใบแจ้งหนี้จะติดตามการเรียกเก็บเงินใดๆ ที่องค์กรธุรกิจทำขึ้น และจำนวนรายได้ที่ได้รับหรือค้างชำระ

รูปแบบของใบแจ้งหนี้ขึ้นอยู่กับผู้ใช้ ผู้ใช้สามารถใช้รูปแบบที่เรียบง่ายหรือปรับแต่งตามความต้องการทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม มีองค์ประกอบพื้นฐานที่สำคัญบางประการในใบแจ้งหนี้ที่ต้องรวมไว้ บริษัท และ รายละเอียดการติดต่อลูกค้า จำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ จำนวนเงินที่ครบกำหนด วันที่ในใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน ยอดคงค้าง และสถานะ คุณยังสามารถเพิ่มรายการที่คุณรู้สึกว่าจำเป็นตามประเภทใบแจ้งหนี้ของคุณ

ใบแจ้งหนี้ตัวติดตาม:

การสร้างใบแจ้งหนี้ติดตามใบแจ้งหนี้ ใบครบกำหนดในเวิร์กชีต Excel เรียกว่า ตัวติดตามใบแจ้งหนี้ ธุรกิจต้องติดตามใบแจ้งหนี้เพื่อนับรายได้และต้นทุน มีซอฟต์แวร์มากมายสำหรับติดตามใบแจ้งหนี้ แต่แทบไม่รองรับการปรับแต่งเลย แถมยังมีราคาแพงอีกด้วย นอกจากนี้ ธุรกิจหนึ่งอาจต้องการใบแจ้งหนี้หลายประเภทซึ่งนำไปสู่ความยุ่งยากเพิ่มเติม ด้วยเหตุนี้ วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับข้อบกพร่องเหล่านี้คือการใช้ เทมเพลตตัวติดตามใบแจ้งหนี้ คุณเพียงดาวน์โหลด เทมเพลตตัวติดตามใบแจ้งหนี้ จากนั้นปรับแต่งตามความต้องการของคุณ และเทมเพลตส่วนใหญ่เข้ากันได้กับ Microsoft Excel

เหตุใดจึงต้องใช้ตัวติดตามใบแจ้งหนี้ของ Excel

ตัวติดตามใบแจ้งหนี้ให้ประโยชน์ดังต่อไปนี้ในขณะที่ทำงานกับพวกเขา .

➤ ติดตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมดในเวิร์กชีตเดียว

➤ ระบุใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนดและเวลาแฝงของใบแจ้งหนี้

➤ คำนวณจำนวนเงินคงค้าง

➤ คำนวณที่คาดไว้ การชำระเงินในอนาคตอันใกล้

➤ ค้นหาจำนวนเงินที่ต้องชำระของลูกค้าที่เกี่ยวข้อง

➤ สะดวกในการใช้งาน

สิ่งที่ควรพิจารณาในตัวติดตามใบแจ้งหนี้

ทุกธุรกิจมีเอกลักษณ์ในแบบของตัวเอง ดังนั้น รูปแบบของใบแจ้งหนี้จึงแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ อย่างไรก็ตาม องค์ประกอบพื้นฐานด้านล่างควรมีอยู่ในเทมเพลตตัวติดตามใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมที่สุด

➤ วันที่ในใบแจ้งหนี้

➤ รหัสใบแจ้งหนี้

➤ รายละเอียดของลูกค้า

➤ ครบกำหนด วันที่

➤ ใบแจ้งหนี้จำนวนเงิน

➤ จำนวนเงินที่ชำระ

➤ จำนวนเงินคงค้าง

➤ สถานะ

บัญชีแยกประเภททั่วไปติดตามใบแจ้งหนี้ตามลำดับเวลา ในขณะที่คุณสามารถกรองตัวติดตามใบแจ้งหนี้ตามส่วนหัวของคอลัมน์ใดๆ เช่น เช่น รหัสใบแจ้งหนี้ , วันที่ , ชื่อลูกค้า ฯลฯ ดังนั้น จึงเป็นเรื่องที่ยุติธรรมที่จะกล่าวว่าการใช้ตัวติดตามใบแจ้งหนี้ทำให้ง่ายต่อการติดตามใบแจ้งหนี้โดยประหยัดค่าใช้จ่าย ทาง

วิธีสร้างเทมเพลตตัวติดตามใบแจ้งหนี้ Excel

🔁 ส่วนข้อมูล

วิธีสร้าง ใบแจ้งหนี้ เทมเพลตตัวติดตาม องค์ประกอบด้านล่าง ต้องมีอยู่ในเทมเพลต

1. ส่วนหัวของเทมเพลต

ตัวติดตามใบแจ้งหนี้ต้องมีส่วนหัว เป็นเพราะส่วนหัว (เช่น เทมเพลตการติดตามใบแจ้งหนี้ ) บอกว่าเทมเพลตนี้มีไว้เพื่ออะไรและทำไมจึงต้องใช้

2. วันที่ของใบแจ้งหนี้

องค์กรธุรกิจต้องระบุ วันที่ ของ ใบแจ้งหนี้ ข้ามวันที่ในใบแจ้งหนี้ไม่ได้ มิฉะนั้นจะปฏิเสธธุรกรรมทั้งหมดในวันที่อื่น วันที่ในใบแจ้งหนี้ควรอยู่ที่ มุมขวาบนสุด ของเทมเพลต

3. รายละเอียดขององค์กรธุรกิจ

รายละเอียดของ องค์กรธุรกิจ ที่ให้บริการหรือสินค้าทั้งหมดแก่ลูกค้า จะต้องป้อนในใบแจ้งหนี้ ด้านซ้ายบนสุด ของเทมเพลตใบแจ้งหนี้ต้องมีรายละเอียดของธุรกิจ เช่น ชื่อธุรกิจ , ที่อยู่ และ ผู้ติดต่อ

4. ลูกค้ารายละเอียด

ต้องป้อนรายละเอียดของลูกค้า เช่น ชื่อ , ที่อยู่ และ ผู้ติดต่อ ทางด้านซ้าย ด้านข้าง เทมเพลตด้านล่างรายละเอียดขององค์กรธุรกิจ

5. สรุปอายุความ

สรุปอายุความ ของลูกค้าเฉพาะต้องอยู่ที่ ด้านขวา ของเทมเพลต (กล่าวคือ ตรงข้ามกับ รายละเอียดลูกค้า ) ท้ายที่สุด การป้อนข้อมูล คุณต้องคำนวณยอดคงค้างโดยการเพิ่มค่าสรุปอายุหนี้ทั้งหมด

การอ่านที่คล้ายกัน

• รูปแบบใบกำกับภาษีใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
• สร้างรูปแบบใบกำกับภาษี GST ใน Excel (คำแนะนำทีละขั้นตอน)
• สูตร Excel ของใบแจ้งหนี้
• รูปแบบบิลขนส่งใน Excel (สร้างได้ใน 4 ขั้นตอนง่ายๆ)

🔁 ส่วนการคำนวณ

ส่วนการคำนวณประกอบด้วยหัวข้อย่อยต่างๆ เราจะหารือเกี่ยวกับองค์ประกอบพื้นฐานดังต่อไปนี้

1. วันที่

วันที่ทำธุรกรรมต้องแสดงอยู่ในใบแจ้งหนี้ วันที่เป็นสิ่งจำเป็นในการคำนวณ สรุปอายุหนี้ ของลูกค้ารายใดรายหนึ่ง

2. รหัสใบแจ้งหนี้

หลังจากวันที่ ให้ป้อน รหัสใบแจ้งหนี้ รหัสใบแจ้งหนี้ช่วยในการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ง่ายต่อการติดตามลูกค้าด้วยรหัสใบแจ้งหนี้

3. ชื่อลูกค้า

รายละเอียดลูกค้าอยู่ใต้รายละเอียดขององค์กรธุรกิจ อย่างไรก็ตาม คุณต้องป้อน ลูกค้าชื่อ ในเซลล์ที่อยู่ติดกันของรหัสใบแจ้งหนี้ การใส่ชื่อลูกค้าในตัวติดตามใบแจ้งหนี้มีประโยชน์บางประการ

การป้อนชื่อลูกค้ามีความสำคัญเนื่องจากใบแจ้งหนี้ถูกสร้างขึ้นโดยรวมรายละเอียดทั้งหมดของลูกค้าประเภทต่างๆ และการตั้งชื่อช่วยให้ติดตามได้ง่าย

ข. หากมีการป้อนชื่อลูกค้าอย่างถูกต้อง การติดตามผู้ผิดนัดและจัดการกับพวกเขาก็เป็นเรื่องง่าย

ค. เราสามารถหยุดหรือคงไว้ซึ่งบริการพิเศษโดยขึ้นอยู่กับคะแนนเครดิตโดยเพียงแค่ดูที่ตัวติดตามใบแจ้งหนี้ตามชื่อ

4. องค์ประกอบอื่นๆ

วันครบกำหนด , จำนวนเงินที่ครบกำหนดชำระ , ยอดชำระทั้งหมด , อายุ , จำนวนเงินคงค้าง และ สถานะ เป็นองค์ประกอบอื่นๆ ที่ควรมีอยู่ในเครื่องมือติดตามใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมที่สุด

ตอนนี้ ถ้าเรารวมส่วนข้อมูลและการคำนวณเข้าด้วยกัน เราจะได้รูปแบบทั้งหมดเช่นภาพต่อไปนี้

วิธีใช้เทมเพลตตัวติดตามใบแจ้งหนี้<2

คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้เพื่อใช้ เทมเพลตตัวติดตามใบแจ้งหนี้ :

⏩ ผู้ใช้ต้องป้อนรายละเอียดตามที่กำหนดใน ฟิลด์ขึ้นอยู่กับความต้องการของเขา

⏩ ผู้ใช้ต้องป้อน หัวเรื่อง , วันที่ออกใบแจ้งหนี้ และ รายละเอียดของเจ้าของธุรกิจ และ ลูกค้า ในส่วนที่เกี่ยวข้อง

⏩ เทมเพลตจะเริ่มเรียนรู้เมื่อผู้ใช้กำหนดรายละเอียดต่างๆ ในส่วนการคำนวณค่าควรป้อนเซลล์ตามส่วนหัวของคอลัมน์

⏩ หลังจากป้อนข้อมูลทั้งหมดแล้ว องค์ประกอบต่างๆ เช่น สรุปอายุ y, จำนวนเงินคงค้าง , จำนวนเงินที่ต้องชำระ และ อายุ จะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้

⧭ โปรดทราบ

🔁 การปรับแต่งตัวติดตามใบแจ้งหนี้: คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตที่ดาวน์โหลดมาในแบบที่คุณต้องการ

🔁 การส่งเทมเพลตใบแจ้งหนี้: ในกรณีของการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า ให้กรองเทมเพลตด้วยชื่อลูกค้าที่ต้องการ จากนั้นส่งออก

🔁 การกรอง: คุณสามารถ กรอง รายการใน ส่วนการคำนวณตามคอลัมน์ที่คุณต้องการ

🔁 สูตรในสถานที่: มีสูตรใน อายุ , จำนวนเงินที่ครบกำหนด , สรุปอายุหนี้ และ จำนวนเงินคงค้าง อย่าลบออก การลบจะทำลายวัตถุประสงค์ของเทมเพลต

บทสรุป

ฉันหวังว่าบทความนี้จะให้แนวคิดที่ชัดเจนว่าองค์ประกอบใดบ้างที่สร้าง เทมเพลตตัวติดตามใบแจ้งหนี้ และวิธีใช้ หากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะเพิ่มเติม โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็น