जब हम एक सादे एक्सेल वर्कशीट का उपयोग करते हैं तो बिलिंग का प्रबंधन और ट्रैक रखना एक भयानक काम है। Excel Invoice Tracker का उपयोग करने से यह कार्य आसान हो सकता है। एक चालान ट्रैकर एक व्यावसायिक इकाई को समय पर बिलों का भुगतान करने में मदद करता है। यह उन बिलों को भी इंगित करता है जिन्हें फॉलो-अप की आवश्यकता होती है। एक इनवॉइस ट्रैकर टेम्प्लेट इस तरह के बिलिंग को बनाए रखने और एक संगठन को कुशलता से चलाने का सबसे अच्छा तरीका है।

एक्सेल इनवॉइस ट्रैकर टेम्प्लेट डाउनलोड करें

इनवॉइस ट्रैकर क्या है?

चालान:

एक दस्तावेज़ जिसमें ग्राहकों को एक व्यावसायिक संस्था द्वारा प्रदान किए गए प्रत्येक उत्पाद और सेवा का विस्तृत, मूल्य, विस्तृत विवरण होता है। व्यावसायिक संस्थाएँ बिलिंग उद्देश्यों के लिए चालान का उपयोग करती हैं। लेखांकन, ट्रैकिंग बिक्री और इन्वेंटरी जैसे पहलुओं में चालान आवश्यक हैं। इनवॉइस किसी भी बिलिंग का ट्रैक रखता है जो एक व्यावसायिक इकाई बनाती है और कितना राजस्व अर्जित किया जाता है या बकाया है।

इनवॉइस का प्रारूप उपयोगकर्ताओं पर निर्भर है। एक उपयोगकर्ता एक साधारण प्रारूप का उपयोग कर सकता है या इसे अपनी व्यावसायिक मांगों के अनुसार अनुकूलित कर सकता है। हालाँकि, एक चालान में कुछ प्रमुख मूलभूत तत्व होते हैं जिन्हें शामिल करना होता है; कंपनी और ग्राहक संपर्क विवरण , चालान राशि, देय राशि, चालान और भुगतान तिथियां, बकाया और स्थिति। आप अपने चालान प्रकार के अनुसार एक प्रविष्टि भी जोड़ सकते हैं जो आपको आवश्यक लगती है।

चालानट्रैकर:

इनवॉइस ट्रैक बिल बनाना, एक्सेल वर्कशीट में बकाया इनवॉइस ट्रैकर के रूप में जाना जाता है। राजस्व और लागत की गणना करने के लिए व्यवसायों को अपने चालानों को ट्रैक करना होगा। चालानों को ट्रैक करने के लिए कई सॉफ्टवेयर हैं लेकिन शायद ही कभी वे अनुकूलन का समर्थन करते हैं, वे महंगे भी हैं। साथ ही, एक व्यवसाय को कई प्रकार के चालानों की आवश्यकता हो सकती है जो आगे की जटिलताओं की ओर ले जाती है। नतीजतन, इन सभी कमियों से निपटने का सबसे अच्छा तरीका इनवॉइस ट्रैकर टेम्प्लेट का उपयोग करना है। आप बस एक इनवॉइस ट्रैकर टेम्प्लेट डाउनलोड करें और फिर इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित करें। और अधिकांश टेम्प्लेट Microsoft Excel के साथ संगत हैं।

Excel Invoice Tracker का उपयोग क्यों करें?

इनवॉइस ट्रैकर उन पर काम करते समय निम्नलिखित लाभ प्रदान करते हैं .

➤ यह एक वर्कशीट में सभी चालानों को ट्रैक करता है।

➤ देय चालानों और उनकी विलंबता की पहचान करें।

➤ बकाया राशि की गणना करें।

➤ अपेक्षित गणना करें निकट भविष्य के भुगतान।

➤ संबंधित ग्राहकों की देय राशि का पता लगाएं।

➤ उपयोग करने में सुविधाजनक।

चालान ट्रैकर में किन बातों पर विचार किया जाना चाहिए

हर व्यवसाय अपने तरीके से अनूठा होता है। इसलिए, चालान के प्रारूप व्यवसाय से व्यवसाय में भिन्न होते हैं। हालांकि, एक आदर्श इनवॉइस ट्रैकर टेम्प्लेट में नीचे दिए गए मूल तत्व मौजूद होने चाहिए। दिनांक

➤ चालानराशि

➤ भुगतान की गई राशि

➤ बकाया राशि

➤ स्थिति

विशिष्ट लेज़र इनवॉइस को कालानुक्रमिक रूप से ट्रैक करते हैं जबकि आप इनवॉइस ट्रैकर को किसी भी कॉलम शीर्षक से फ़िल्टर कर सकते हैं जैसे जैसे कि इनवॉइस आईडी , तारीख , ग्राहक का नाम , आदि। इसलिए, यह कहना सही होगा कि इनवॉइस ट्रैकर का उपयोग करके लागत-प्रभावी तरीके से इनवॉइस को ट्रैक करना आसान है तरीका।

कैसे एक एक्सेल चालान ट्रैकर टेम्पलेट बनाने के लिए

🔁 सूचना अनुभाग

एक चालान बनाने के लिए ट्रैकर टेम्प्लेट नीचे दिए गए तत्व, टेम्प्लेट में मौजूद होने चाहिए।

1। टेम्प्लेट का शीर्षक

चालान ट्रैकर में एक शीर्षक होना चाहिए। ऐसा इसलिए है क्योंकि शीर्षक (यानी, इनवॉइस ट्रैकिंग टेम्प्लेट ) बताता है कि टेम्प्लेट क्या है और इसका उपयोग क्यों करना है।

2। चालान की तिथि

व्यावसायिक संस्था को चालान की तारीख का उल्लेख करना चाहिए। चालान तिथि को छोड़ा नहीं जा सकता अन्यथा यह अन्य तिथियों पर सभी लेनदेन को नकार देता है। इनवॉइस की तारीख टेम्प्लेट के सबसे ऊपर दाईं ओर कोने में होनी चाहिए।

3. व्यावसायिक इकाई का विवरण

का विवरण व्यावसायिक इकाई जो किसी भी ग्राहक को सभी सेवाएं या सामान प्रदान करती है, उसे चालान में दर्ज किया जाना चाहिए। इनवॉइस टेम्प्लेट के सबसे ऊपर बाईं ओर में व्यावसायिक इकाई का विवरण होना चाहिए, जैसे कि व्यावसायिक नाम , पता , और संपर्क ।

4. ग्राहकविवरण

ग्राहकों के विवरण जैसे नाम , पता , और संपर्क को बाईं ओर दर्ज किया जाना चाहिए व्यापार इकाई के विवरण के नीचे दिए गए टेम्पलेट की ओर ।

5। किसी विशिष्ट ग्राहक का उम्र बढ़ने का सारांश

उम्र बढ़ने का सारांश टेम्प्लेट के दाईं ओर पर होना चाहिए (यानी, <के विपरीत 1>ग्राहक विवरण ). आखिरकार, डेटा इनपुटिंग, आपको सभी पुराने सारांश मानों को जोड़कर कुल बकाया की गणना करने की आवश्यकता है।

समान रीडिंग

• एक्सेल में टैक्स इनवॉइस फ़ॉर्मैट (मुफ़्त टेम्प्लेट डाउनलोड करें)
• एक्सेल में जीएसटी इनवॉइस फ़ॉर्मैट बनाएं (स्टेप-बाय-स्टेप गाइडलाइन)
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• एक्सेल में ट्रांसपोर्ट बिल फ़ॉर्मैट (4 आसान चरणों में बनाएं)

🔁 कैलकुलेशन सेक्शन

गणना अनुभाग में विभिन्न उपशीर्षक शामिल हैं। हम निम्नलिखित में प्राथमिक घटकों पर चर्चा करते हैं।

1। तारीख

चालान में लेन-देन की तारीख मौजूद होनी चाहिए। दिनांक किसी विशेष ग्राहक के उम्र बढ़ने के सारांश की गणना करने के लिए आवश्यक हैं।

2। चालान आईडी

तारीख के बाद, चालान आईडी दर्ज करें। चालान आईडी डेटा को क्रमिक रूप से व्यवस्थित करने में मदद करते हैं। केवल एक चालान आईडी से किसी भी ग्राहक को ट्रैक करना आसान है।

3। ग्राहक का नाम

ग्राहक का विवरण व्यवसाय इकाई के विवरण के नीचे मौजूद है। हालाँकि, आपको ग्राहक दर्ज करने की आवश्यकता हैचालान आईडी के सन्निकट सेल में नाम । चालान ट्रैकर में ग्राहकों के नाम डालने के कुछ लाभ हैं।

a. ग्राहकों के नाम दर्ज करना महत्वपूर्ण है क्योंकि विभिन्न प्रकार के ग्राहकों के सभी विवरणों को शामिल करके एक चालान बनाया जाता है। और नाम रखने से ट्रैक करना आसान हो जाता है।

b. यदि ग्राहक के नाम विधिवत दर्ज किए गए हैं तो किसी भी डिफॉल्टर को ट्रैक करना और उनसे निपटना आसान है।

सी। हम केवल नाम से चालान ट्रैकर को देखकर क्रेडिट स्कोर के आधार पर अनन्य सेवाओं को रोक या बनाए रख सकते हैं।

4। अन्य तत्व

देय तिथि , देय राशि , कुल भुगतान , आयु , बकाया राशि , और स्थिति कुछ अन्य तत्व हैं जो एक आदर्श चालान ट्रैकर में मौजूद होने चाहिए।

अब, यदि हम जानकारी और गणना अनुभाग दोनों को एक साथ जोड़ते हैं, तो हमें निम्न छवि जैसा कुछ पूरा प्रारूप मिलता है।

इनवॉइस ट्रैकर टेम्पलेट का उपयोग कैसे करें?<2

आप चालान ट्रैकर टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं:

⏩ उपयोगकर्ता को विवरण दर्ज करना होगा जैसा कि आवश्यक है अपनी मांग के आधार पर फ़ील्ड।

⏩ उपयोगकर्ता को शीर्षक , चालान दिनांक और व्यवसाय के स्वामी का विवरण और ग्राहक<2 दर्ज करना होगा> उनके संबंधित अनुभागों में।

⏩ जैसे ही उपयोगकर्ता विभिन्न विवरण प्रदान करेगा, टेम्प्लेट सीखना शुरू हो जाएगा। गणना अनुभाग में, मानकॉलम शीर्षकों के अनुसार कोशिकाओं में प्रवेश किया जाना चाहिए।

⏩ सभी इनपुट समाप्त करने के बाद, विभिन्न तत्व जैसे एजिंग समर y, बकाया राशि , बकाया राशि , और आयु की गणना स्वचालित रूप से की जाएगी जैसा कि निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

⧭ चीजें ध्यान रखें

🔁 इनवॉइस ट्रैकर को अनुकूलित करना: आप डाउनलोड किए गए टेम्पलेट को अपनी इच्छानुसार अनुकूलित कर सकते हैं।

🔁 इनवॉइस टेम्पलेट भेजना: ग्राहकों को चालान भेजने के मामले में, केवल एक विशेष ग्राहक नाम के साथ टेम्पलेट को फ़िल्टर करें और फिर उसे निर्यात करें।

🔁 फ़िल्टरिंग: आप फ़िल्टर प्रविष्टियों में आपकी इच्छानुसार किसी भी कॉलम द्वारा गणना अनुभाग।

🔁 स्थानों में सूत्र: आयु , देय राशि , में सूत्र हैं एजिंग सारांश , और बकाया राशि , उन्हें न हटाएं। उन्हें हटाने से टेम्प्लेट के उद्देश्य को नुकसान होगा।

निष्कर्ष

मुझे आशा है कि यह लेख एक स्पष्ट अवधारणा प्रदान करता है कि कौन से तत्व चालान ट्रैकर टेम्पलेट<2 बनाते हैं> और इसका इस्तेमाल कैसे करें। यदि आपके पास और प्रश्न या प्रतिक्रिया है, तो कृपया मुझे टिप्पणी अनुभाग में बताएं।