Quản lý và theo dõi thanh toán là một nhiệm vụ khó khăn khi chúng tôi sử dụng trang tính Excel thuần túy. Việc sử dụng Trình theo dõi hóa đơn Excel có thể giúp công việc này dễ dàng hơn. Trình theo dõi hóa đơn giúp một thực thể kinh doanh được thanh toán hóa đơn đúng hạn. Nó cũng chỉ ra các hóa đơn cần theo dõi. Mẫu Trình theo dõi hóa đơn là cách tốt nhất để duy trì các hóa đơn đó và điều hành tổ chức một cách hiệu quả.

Tải xuống Mẫu Trình theo dõi hóa đơn Excel

Trình theo dõi hóa đơn là gì?

Hóa đơn:

Một tài liệu chứa mô tả chi tiết, có giá, được chia thành từng khoản của từng sản phẩm và dịch vụ do một thực thể kinh doanh cung cấp cho khách hàng. Chủ thể kinh doanh sử dụng hóa đơn để lập hóa đơn. Trong các khía cạnh như Kế toán, Theo dõi bán hàng và Hàng tồn kho, hóa đơn là rất cần thiết. Hóa đơn theo dõi bất kỳ hóa đơn nào mà một thực thể kinh doanh thực hiện và số tiền doanh thu kiếm được hoặc nợ đến hạn.

Định dạng của hóa đơn tùy thuộc vào người dùng. Người dùng có thể sử dụng một định dạng đơn giản hoặc tùy chỉnh nó theo nhu cầu kinh doanh của mình. Tuy nhiên, có một số yếu tố cơ bản chính trong hóa đơn phải được đưa vào; Công ty và Chi tiết liên hệ của khách hàng , Số tiền trên hóa đơn, Số tiền đến hạn, Hóa đơn và Ngày thanh toán, Chưa thanh toán và Trạng thái. Bạn cũng có thể thêm mục nhập mà bạn cảm thấy cần thiết theo loại hóa đơn của mình.

Hóa đơnTrình theo dõi:

Tạo hóa đơn theo dõi hóa đơn, phí trong trang tính Excel được gọi là Trình theo dõi hóa đơn . Các doanh nghiệp phải theo dõi hóa đơn của họ để tính doanh thu và chi phí. Có rất nhiều phần mềm để theo dõi hóa đơn nhưng hiếm khi chúng hỗ trợ các tùy chỉnh, chúng cũng đắt tiền. Ngoài ra, một doanh nghiệp có thể cần nhiều loại hóa đơn dẫn đến phức tạp hơn nữa. Do đó, cách tốt nhất để giải quyết tất cả những thiếu sót này là sử dụng Mẫu Trình theo dõi hóa đơn . Bạn chỉ cần tải xuống Mẫu Trình theo dõi hóa đơn rồi tùy chỉnh nó theo nhu cầu của mình. Và hầu hết các mẫu đều tương thích với Microsoft Excel .

Tại sao nên sử dụng Trình theo dõi hóa đơn Excel?

Trình theo dõi hóa đơn mang lại những lợi ích sau khi làm việc với chúng .

➤ Nó theo dõi tất cả các hóa đơn trong một trang tính.

➤ Xác định các hóa đơn đến hạn và độ trễ của chúng.

➤ Tính toán số tiền chưa thanh toán.

➤ Tính toán dự kiến các khoản thanh toán trong tương lai gần.

➤ Tìm số tiền đến hạn của khách hàng tương ứng.

➤ Thuận tiện khi sử dụng.

Những điều cần được xem xét trong Trình theo dõi hóa đơn

Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm riêng. Do đó, các định dạng của hóa đơn khác nhau giữa các doanh nghiệp với doanh nghiệp. Tuy nhiên, các yếu tố cơ bản dưới đây nên tồn tại trong mẫu theo dõi hóa đơn lý tưởng.

➤ Ngày lập hóa đơn

➤ ID hóa đơn

➤ Chi tiết khách hàng

➤ Đến hạn Ngày

➤ Hóa đơnSố tiền

➤ Số tiền đã thanh toán

➤ Số tiền chưa thanh toán

➤ Trạng thái

Sổ cái điển hình theo dõi hóa đơn theo thứ tự thời gian trong khi bạn có thể lọc trình theo dõi hóa đơn theo bất kỳ tiêu đề cột nào, chẳng hạn như như ID hóa đơn , Ngày , Tên khách hàng , v.v. Vì vậy, thật công bằng khi nói rằng việc sử dụng trình theo dõi hóa đơn giúp bạn dễ dàng theo dõi hóa đơn một cách tiết kiệm chi phí cách.

Cách tạo Mẫu theo dõi hóa đơn Excel

🔁 Phần Thông tin

Cách tạo Hóa đơn Mẫu theo dõi các phần tử bên dưới, phải có trong mẫu.

1. Tiêu đề của Mẫu

Trình theo dõi hóa đơn phải có tiêu đề. Đó là vì tiêu đề (ví dụ: Mẫu theo dõi hóa đơn ) cho biết mẫu này dùng để làm gì và tại sao nên sử dụng mẫu đó.

2. Ngày lập hóa đơn

Thực thể kinh doanh phải đề cập đến Ngày của Hóa đơn . Không thể bỏ qua ngày lập hóa đơn nếu không nó sẽ phủ nhận tất cả các giao dịch vào các ngày khác. Ngày lập hóa đơn phải ở góc trên cùng bên phải của mẫu.

3. Chi tiết của Tổ chức Kinh doanh

Chi tiết của Thực thể kinh doanh cung cấp tất cả các dịch vụ hoặc hàng hóa cho bất kỳ khách hàng nào, phải được nhập vào hóa đơn. Phía trên cùng bên trái của mẫu hóa đơn phải chứa thông tin chi tiết của thực thể doanh nghiệp, chẳng hạn như Tên doanh nghiệp , Địa chỉ và Danh bạ .

4. Khách hàngThông tin chi tiết

Các thông tin chi tiết về khách hàng như Tên , Địa chỉ và Danh bạ phải được nhập vào bên trái bên của mẫu bên dưới thông tin chi tiết của pháp nhân kinh doanh.

5. Tóm tắt tình trạng lão hóa

Tóm tắt tình trạng lão hóa của một khách hàng cụ thể phải ở phía bên phải của mẫu (nghĩa là đối diện với Chi tiết khách hàng ). Xét cho cùng, khi nhập dữ liệu, bạn cần tính tổng số tiền chưa thanh toán bằng cách cộng tất cả các giá trị tóm tắt cũ.

Số lần đọc tương tự

• Định dạng hóa đơn thuế trong Excel (Tải xuống mẫu miễn phí)
• Tạo định dạng hóa đơn GST trong Excel (Hướng dẫn từng bước)
• Công thức hóa đơn Excel
• Chuyển định dạng hóa đơn trong Excel (Tạo trong 4 bước đơn giản)

🔁 Phần tính toán

Phần tính toán chứa nhiều tiêu đề phụ khác nhau. Chúng tôi thảo luận về các thành phần cơ bản trong phần sau.

1. Ngày

Ngày giao dịch phải có trên hóa đơn. Ngày là bắt buộc để tính toán Tóm tắt tuổi tác của một khách hàng cụ thể.

2. ID hóa đơn

Sau ngày, hãy nhập ID hóa đơn . Id hóa đơn giúp sắp xếp dữ liệu theo trình tự. Thật dễ dàng để theo dõi bất kỳ khách hàng nào chỉ bằng một id hóa đơn.

3. Tên khách hàng

Thông tin chi tiết về khách hàng tồn tại bên dưới thông tin chi tiết của thực thể kinh doanh. Tuy nhiên, bạn cần nhập Khách hàngTên trong ô liền kề của id hóa đơn. Có một số lợi ích khi chèn tên khách hàng vào trình theo dõi hóa đơn.

a. Nhập tên khách hàng là rất quan trọng vì hóa đơn được tạo bằng cách kết hợp tất cả các chi tiết của các loại khách hàng khác nhau. Và việc đặt tên giúp dễ dàng theo dõi.

b. Nếu tên khách hàng được nhập hợp lệ thì bạn có thể dễ dàng theo dõi bất kỳ người vi phạm nào và xử lý họ.

c. Chúng tôi có thể tạm dừng hoặc duy trì các dịch vụ độc quyền tùy thuộc vào điểm tín dụng bằng cách chỉ cần nhìn vào tên của trình theo dõi hóa đơn.

4. Các yếu tố khác

Ngày đến hạn , Số tiền đến hạn , Tổng số tiền phải trả , Tuổi tác , Số tiền chưa thanh toán và Trạng thái là một số yếu tố khác cần có trong trình theo dõi hóa đơn lý tưởng.

Bây giờ, nếu chúng ta kết hợp cả phần thông tin và phần tính toán lại với nhau, chúng ta sẽ có định dạng hoàn chỉnh giống như hình ảnh sau.

Cách sử dụng Mẫu theo dõi hóa đơn?

Bạn có thể làm theo các bước dưới đây để sử dụng Mẫu theo dõi hóa đơn :

⏩ Người dùng phải nhập các chi tiết theo yêu cầu trong các trường tùy theo nhu cầu của mình.

⏩ Người dùng phải nhập Tiêu đề , Ngày lập hóa đơn và Chi tiết về Chủ doanh nghiệp và Khách hàng trong các phần tương ứng.

⏩ Mẫu sẽ bắt đầu tìm hiểu khi người dùng chỉ định các chi tiết khác nhau. Trong phần tính toán, các giá trịphải được nhập vào các ô theo tiêu đề cột.

⏩ Sau khi hoàn thành tất cả các mục nhập, các yếu tố khác nhau như Tóm tắt lão hóa y, Số tiền chưa thanh toán , Số tiền đến hạn và Tuổi sẽ được tính toán tự động như minh họa trong ảnh chụp màn hình sau.

⧭ Điều Lưu ý

🔁 Tùy chỉnh Trình theo dõi hóa đơn: Bạn có thể tùy chỉnh mẫu đã tải xuống theo cách mình muốn.

🔁 Gửi mẫu hóa đơn: Trong trường hợp gửi hóa đơn cho khách hàng, hãy lọc mẫu chỉ với một tên khách hàng cụ thể rồi xuất mẫu đó.

🔁 Lọc: Bạn có thể lọc các mục trong phần tính toán theo bất kỳ cột nào bạn muốn.

🔁 Công thức thay thế: Có các công thức trong Tuổi , Số tiền đến hạn , Tóm tắt Lão hóa và Số tiền Chưa trả , đừng xóa chúng. Việc xóa chúng sẽ gây hại cho mục đích của mẫu.

Kết luận

Tôi hy vọng bài viết này cung cấp khái niệm rõ ràng về những yếu tố tạo nên Mẫu Trình theo dõi hóa đơn và cách sử dụng nó. Nếu bạn có thêm thắc mắc hoặc phản hồi, vui lòng cho tôi biết trong phần nhận xét.