Gagnaprófun er mikilvægur eiginleiki í Excel. Í þessari grein munum við sjá hvernig Excel gagnaprófun byggt á öðrum reit er búin til. Gagnaprófun gerir lista skapandi og notendavænni. Í stað þess að hafa gögn í mismunandi frumum dálks hefurðu möguleika á að velja hvaða gögn sem er byggð á lista í reit. Hér í þessari grein munum við sjá ferlið við að búa til óháðan lista með því að nota Excel Data validation. Við munum einnig sjá ferlið við að takmarka innslátt gagna í ýmsum hólfum með sannprófun gagna.

Sækja æfingarvinnubók

Hlaða niður æfingu vinnubókinni hér að neðan.

Hvað er gagnaprófun í Excel?

Gagnaprófun er Excel eiginleiki þar sem þú getur búið til reglur um hvers konar gögn þú vilt slá inn í reitinn. Svo, í grundvallaratriðum, gerir það þér kleift að beita hvaða reglum sem er meðan þú slærð inn hvaða gögn sem er. Það eru svo margar mismunandi löggildingarreglur. Til dæmis geturðu aðeins leyft tölugildi eða textagildi í reit með gagnaprófun eða getur leyft tölugildi innan tiltekins sviðs. Gagnaprófun getur takmarkað dagsetningar og tíma utan tiltekins sviðs. Það hjálpar okkur að athuga nákvæmni og gæði gagna áður en þau eru notuð. Gagnaprófun veitir nokkrar athuganir til að tryggja samkvæmni inntaks eða geymdra gagna.

Hvernig á að gera gagnaprófun í Excel

Til að gera gögnauður valkostur.

• Nú, ef við setjum dagsetningu á reit D10 sem er utan sviðsins mun það sýna okkur villu. Sjá skjámyndina.

Hvernig á að gera gagnaprófun byggt á aðliggjandi klefi í Excel

Við getum gert gagnaprófun byggt á aðliggjandi reit. Til dæmis, þú skilgreinir ákveðinn texta í aðliggjandi reit, Nú, ef þú setur það í gagnaprófun og skilgreinir að það sé engin leið að skrifa á næsta dálk fyrr en skilyrðið uppfyllir. Þú getur auðveldlega gert það í aðliggjandi klefi. Við tökum gagnasafn sem inniheldur nokkur próf, skoðanir og ástæður. Okkur langar til að skrifa eitthvað í dálkinn ástæðu ef álit á prófinu er erfitt.

Til að skilja ferlið skaltu fylgja skrefunum.

Skref

• Veldu fyrst svið frumna D5 til D9 .

• Eftir það, farðu í Data flipann á borði.
• Veldu síðan Data validation fellivalmyndina í Gagnaverkfæri hópur.

• Þar af leiðandi mun Data Validation svarglugginn birtast.
• Veldu fyrst flipann Stillingar efst.
• Veldu síðan Sérsniðin í Leyfa hlutanum.
• Eftir það skaltu skrifa niður eftirfarandi formúluí Formúlu hlutanum.

• Smelltu loksins á Í lagi .

• Þá geturðu bætt við lýsingum í ástæðudálkunum þegar aðliggjandi frumugildi er Hart .
• En ef við reynum að bæta við lýsingu þegar gildi aðliggjandi fruma er annað, þá mun það sýna okkur villu.

Niðurstaða

Í þessari grein sáum við hvernig á að búa til lista með því að nota Excel Data validation. Við bjuggum til óháðan lista með Excel Data Validation Based on Another Cell þar sem við notuðum ÓBEINAR aðgerðina. Við sáum hvernig hægt er að takmarka innslátt gagna með því að nota gagnaprófun sem byggist á annarri reit. Þessi grein gæti verið gagnleg fyrir margar tölfræðiaðgerðir. Vona að þér líkar við þessa grein. Vertu í lagi og skrifaðu athugasemd hér að neðan ef þú lendir í einhverjum erfiðleikum varðandi þessa grein. Ekki gleyma að heimsækja Exceldemy síðuna okkar.

Taktu fyrst gagnasafn sem inniheldur nemanda, nafn og aldur. Við viljum gera gagnaprófun þar sem aldurinn verður að vera undir 18.

Veldu síðan reit D11 . Eftir það, farðu í Data flipann á borðinu. Veldu síðan valmöguleikann Gagnaprófun úr hópnum Data Tools .

Þar af leiðandi er Gagnavottun svarglugginn mun birtast. Þaðan velurðu Stillingar flipann. Veldu síðan Heilt númer í Leyfa hlutanum. Eftir það skaltu athuga Hunsa tómt valmöguleikann. Næst skaltu velja Minna en valkostinn frá Dagsetning . Stilltu síðan hámarksgildið sem 18 . Að lokum skaltu smella á OK .

Næst, ef við skrifum 20 sem aldur, mun það sýna villu vegna þess að það er yfir hámarksmörkum okkar í sannprófun gagna. Það er það sem við fáum frá sannprófun gagna.

4 hentug dæmi til að gera gagnaprófun byggt á öðru hólf í Excel

Til að nota gagnaprófun byggt á öðru hólf í Excel höfum við fundið 4 mismunandi dæmi sem þú getur haft skýra hugmynd um. Í þessari grein munum við nýta óbeinafall og nefnt svið til að nota gagnaprófun. Við munum einnig nota klefatilvísun og hvernig á að takmarka gildisfærslu við sannprófun gagna. Allar þessar aðferðir eru frekar auðvelt í notkun. Til að skilja þetta skýrt skaltu fylgja aðferðunum rétt.

1. Notkun INDIRECT aðgerða

Fyrsta aðferðin okkar byggist á því að nota ÓBEIRA aðgerðina . Í þessari aðferð viljum við nota þessa INDIRECT aðgerð í gagnaprófunarglugganum. Þessi aðgerð hjálpar okkur að breyta fellivalkostinum í samræmi við ákveðinn reit. Við tökum gagnasafn sem inniheldur tvö atriði og mismunandi gerðir þeirra.

Til að skilja aðferðina skýrt skaltu fylgja skrefunum

Skref

• Fyrst skaltu umbreyta öllum þremur dálkunum í mismunandi töflur.

• Veldu síðan hólfsviðið B5 til B6 .
• Í kjölfarið mun Table Design flipinn birtast.
• Farðu í Table Design flipann á borði.
• Breyttu síðan Taflaheiti úr Eiginleika hópnum.

• Veldu síðan svið frumna D5 til D9 .
• Breyttu töfluheitinu úr Eiginleika hópur.

• Að lokum skaltu velja reitsvið F5 til F9 .
• Síðan skaltu breyta töfluheitinu úr Eiginleikum hópnum alveg eins og áður.

• Eftir það skaltu fara í Formula flipann áborðið.
• Veldu Define Name úr hópnum Define Names .

• Þá mun Nýtt nafn svarglugginn birtast.
• Stilltu nafnið.
• Í hlutanum Vísar til, skrifaðu niður eftirfarandi.

• Smelltu á OK .
• Búðu síðan til tveir nýir dálkar þar sem við viljum bæta við sannprófun gagna.
• Eftir það skaltu velja reit H5 .

• Farðu síðan á flipann Gögn á borðinu.
• Veldu síðan valmöguleikann Gagnaprófun úr Data Tools hópnum.

• Í kjölfarið mun Gagnavottun valmyndin birtast.
• Veldu fyrst Stillingar flipann efst.
• Veldu síðan Listi úr Leyfa
• Eftir það skaltu haka við Hunsa auða og í klefa fellivalkostum .
• Skrifaðu síðan eftirfarandi niður í Uppruna hlutann.

• Smelltu loksins á OK .

• Þar af leiðandi færðu eftirfarandi fellivalmöguleika þar sem þú getur valið annað hvort ís eða safa.

• veljið reit I5 .
• Farðu síðan í flipann Data á borðinu.
• Veldu síðan Gagnaprófun fellivalkostur úr Data Tools hópnum.

• Þar af leiðandi er Data Validation svarglugginn munbirtast.
• Fyrst skaltu velja flipann Stillingar efst.
• Veldu síðan Listi í Leyfa hlutanum .
• Eftir það skaltu haka við valmöguleikana Hunsa auða og í reitnum .
• Skrifaðu síðan niður eftirfarandi í Heimild hluti.

• Smelltu að lokum á Í lagi .

• Þar af leiðandi færðu eftirfarandi fellivalkost þar sem þú getur valið hvaða bragð sem er. Hér fáum við eftirfarandi bragð fyrir ís.

• Nú, ef við veljum safa af vörulistanum, mun bragðið breytast í samræmi við það.

2. Notkun nafngreinds sviðs

Önnur aðferðin okkar byggist á því að nota nefnt svið. Með þessari aðferð er hægt að setja nafn á sviðið í töflunni. Notaðu síðan þetta töfluheiti í gagnaprófunarglugganum. Við tökum gagnasafn sem inniheldur kjól, lit og stærð.

Til að skilja aðferðina skaltu fylgja skrefunum.

Skref

• Fyrst skaltu búa til töflu með því að nota gagnasafnið.
• Til að gera þetta velurðu svið frumna B4 til D9 .

• Farðu síðan í flipann Insert á borðinu.
• Veldu Tafla frá Töflum hópnum.

• Í kjölfarið fáum við eftirfarandi niðurstöðu, Sjá skjámyndina.

• Næst, farðu í flipann Formula á borði.
• Veldu Skilgreinið nafn úr Define Names hópnum.

• Síðan, Nýtt nafn svarglugginn mun birtast.
• Stilltu nafnið.
• Í hlutanum Vísar til skaltu skrifa niður eftirfarandi.

• Smelltu síðan á Í lagi .

• Þá, veldu aftur Define Name úr Define Names hópnum.
• Þá mun Nýtt nafn svarglugginn birtast.
• Stilltu nafnið.
• Í hlutanum Vísar til skaltu skrifa niður eftirfarandi.

• Smelltu síðan á OK .

• Gerðu sömu aðferð fyrir stærð líka.

• Nú, búðu til þrjá nýja dálka.

• Veldu síðan F5 .
• Eftir það, farðu í flipann Data á borði.
• Veldu síðan Data validation fellivalmöguleikann frá hópnum Data Tools .

• Í kjölfarið mun Data Validation valmyndin birtast.
• Veldu fyrst Stillingar flipann efst.
• Veldu síðan Listi úr Allow
• Eftir það skaltu haka við Ignore auður og í klefi fellivalkostir .
• Skrifaðu síðan niður eftirfarandi í upprunahlutanum.

• Smelltu að lokum á OK .

• Sem afleiðing, munum við fá eftirfarandi fellivalkosti fyrirdress.

• Veldu síðan G5 .
• Eftir það skaltu fara í Gögn flipann á borðinu.
• Veldu síðan Data validation fellivalkostinn úr Data Tools hópnum.

• Í kjölfarið mun Data Validation valmyndin birtast.
• Fyrst skaltu velja flipann Stillingar á efst.
• Veldu síðan Listi í Leyfa hlutanum.
• Eftir það skaltu haka við Hunsa auða og valkostir í reitnum .
• Skrifaðu síðan niður eftirfarandi í hlutanum uppruna.

• Smelltu loksins á OK .

• Í kjölfarið munum við fáðu eftirfarandi fellivalkosti fyrir litinn

• Veldu síðan H5 .
• Eftir það , farðu á flipann Gögn á borðinu.
• Veldu síðan valmöguleikann Gagnaprófun úr hópnum Data Tools .

• Þar af leiðandi er Gagnavottun svarglugginn w illa birtast.
• Veldu fyrst Stillingar flipann efst.
• Veldu síðan Listi af Leyfa kafla.
• Eftir það skaltu haka við valmöguleikana Hunsa auða og í reitnum .
• Skrifaðu síðan niður eftirfarandi í upprunanum kafla.

• Smelltu loksins á OK .

• Þar af leiðandi munum við fáeftirfarandi fellivalmöguleika fyrir stærðina.

3. Notkun frumutilvísana í gagnaprófun

Þriðja aðferðin okkar byggist á því að nota beina frumutilvísun í sannprófun gagna. Í þessari aðferð viljum við nota frumutilvísunina í gagnaprófunarglugganum. Fyrir vikið mun það veita okkur fellivalkost. Hér tökum við gagnasafn sem inniheldur ríki og söluupphæð þeirra.

Til að skilja aðferðina skaltu fylgja skrefunum.

Skref

• Búðu fyrst til tvær nýjar reiti þar á meðal stöður og söluupphæð.
• Veldu síðan reit F4 .

• Eftir það, farðu í Data flipann á borði.
• Veldu síðan Gagnaprófun fellivalkostinn úr Gagnaverkfæri hópur.

• Í kjölfarið mun Data Validation svarglugginn birtast.
• Fyrst skaltu velja flipann Stillingar efst.
• Veldu síðan Listi úr Leyfa hlutanum.
• Eftir það skaltu haka við valmöguleikana Hunsa auða og í klefa valkostunum.
• Veldu síðan hólfssviðið B5 til B12 .
• Smelltu að lokum á OK .

• Þar af leiðandi, þú færð valmöguleika þar sem þú getur valið hvaða ríki sem er.

• Við viljum fá söluupphæð samsvarandi s tate.
• Til að gera þetta skaltu velja reit F5 .
• Skrifaðu síðan niður eftirfarandi formúlu með því að nota VLOOKUP fallið .

• Smelltu á Enter til að nota formúluna.

• Þá, ef þú breytir ástandinu úr fellivalmyndinni, breytist söluupphæðin sjálfkrafa. Sjá skjámyndina.

4. Takmarka gildisfærslu með gagnaprófun

Lokaaðferðin okkar byggist á því hvernig eigi að takmarka gildisfærslu með gagnastaðfestingu . Í þessari aðferð viljum við nota gagnaprófun og beita nokkrum reglum þar sem gagnainnsláttur verður takmarkaður. Ef þú slærð inn einhver gögn innan tiltekins sviðs mun það leyfa okkur að setja þau í reitinn, annars mun það sýna villu. Við tökum gagnasafn sem inniheldur pöntunarauðkenni, vöru, pöntunardag og magn.

Skref

• Í þessu aðferð, viljum við takmarka pöntunardagsetningu frá 1. janúar 2021 til 5. maí 2022. Utan þessa bils mun birta villu.
• Til að gera þetta skaltu velja reit D10 .
• farðu á flipann Data á borðinu.
• Eftir það skaltu velja Data validation fellivalkostinn í Data Tools hópur.

• Þar af leiðandi mun Data Validation valmyndin birtast.
• Fyrst , veldu flipann Stillingar efst.
• Veldu síðan Dagsetning úr Leyfa hlutanum.
• Eftir það , athugaðu Hunsa