Tietojen validointi on tärkeä ominaisuus Excelissä. Tässä artikkelissa näemme, miten Excelin tietojen validointi toisen solun perusteella luodaan. Tietojen validointi tekee luettelosta luovemman ja käyttäjäystävällisemmän. Sen sijaan, että sinulla olisi tietoja sarakkeen eri soluissa, sinulla on mahdollisuus valita mitä tahansa tietoja solussa olevan luettelon perusteella. Tässä artikkelissa näemme riippuvaisen luettelon luomisen prosessin.Excelin tietojen validoinnin avulla. Näemme myös prosessin, jossa tietojen syöttämistä solualueelle rajoitetaan tietojen validoinnin avulla.

Lataa harjoituskirja

Lataa harjoituskirja alta.

Mikä on tietojen validointi Excelissä?

Tietojen validointi on Excelin ominaisuus, jonka avulla voit luoda sääntöjä siitä, millaisia tietoja haluat syöttää soluun. Periaatteessa sen avulla voit siis soveltaa sääntöjä, kun syötät mitä tahansa tietoja. Validointisääntöjä on monia erilaisia. Voit esimerkiksi sallia soluun vain numeerisia arvoja tai tekstiarvoja tietojen validoinnin avulla tai sallia numeerisia arvoja tietyllä alueella. Datavalidointi voi rajoittaa päivämääriä ja kellonaikoja annetun alueen ulkopuolelle. Se auttaa meitä tarkistamaan tietojen oikeellisuuden ja laadun ennen niiden käyttöä. Tietojen validointi tarjoaa useita tarkistuksia, joilla varmistetaan syötettyjen tai tallennettujen tietojen yhdenmukaisuus.

Kuinka tehdä tietojen validointi Excelissä

Jos haluat tehdä tietojen validoinnin Excelissä, sinun on määriteltävä tietojen validointisäännöt. Tämän jälkeen, jos syötät tietoja, tietojen validointi toimii niiden osalta. Jos tiedot täyttävät tietojen validointisäännöt, se laittaa tiedot soluun. Muussa tapauksessa se ei näytä virheilmoitusta.

Ota ensin tietokokonaisuus, joka sisältää opiskelijan tunnuksen, nimen ja iän. Haluamme tehdä tietojen validoinnin, jossa iän on oltava alle 18 vuotta.

Valitse sitten solu D11 . Sen jälkeen siirry osoitteeseen Tiedot Valitse sitten Data validation (Tietojen validointi) -pudotusvalikko nauhan valikosta Tietotyökalut ryhmä.

Tämän seurauksena Tietojen validointi Valitse sieltä valintaruutu Asetukset Valitse sitten Kokonaisluku alkaen Salli Tämän jälkeen tarkista Jätä huomiotta Tyhjä Valitse seuraavaksi Alle vaihtoehto Päivämäärä Aseta sitten Maksimi arvo kuin 18 . Lopuksi napsauta OK .

Seuraavaksi, jos kirjoitamme iäksi 20, se näyttää virheen, koska se ylittää tietojen validoinnin enimmäisrajan. Tämän saamme tietojen validoinnista.

4 sopivaa esimerkkiä tietojen validoinnin tekemiseen toisen solun perusteella Excelissä

Toiseen soluun perustuvan tiedonvalvonnan käyttämiseksi Excelissä olemme löytäneet 4 erilaista esimerkkiä, joiden avulla saat selkeän käsityksen. Tässä artikkelissa käytämme INDIRECT-funktiota ja nimettyä aluetta tiedonvalvonnan käyttämiseen. Käytämme myös soluviittausta ja sitä, miten rajoitamme arvon syöttämistä tiedonvalvontaan. Kaikki nämä menetelmät ovat melko helppokäyttöisiä. Ymmärtääksesi nämä selkeästi, seuraa seuraavaamenetelmiä oikein.

1. INDIRECT-toiminnon soveltaminen

Ensimmäinen menetelmämme perustuu INDIRECT-toiminto Tässä menetelmässä haluaisimme käyttää tätä menetelmää. INDIRECT funktio tietojen vahvistusvalintaikkunassa. Tämä funktio auttaa meitä muuttamaan avattavaa vaihtoehtoa tietyn solun mukaan. Otetaan tietokokonaisuus, joka sisältää kaksi kohdetta ja niiden eri tyypit.

Menetelmän ymmärtämiseksi selkeästi, seuraa vaiheita

Askeleet

• Muunna ensin kaikki kolme saraketta eri taulukoiksi.

• Valitse sitten solualue B5 osoitteeseen B6 .
• Tämän seurauksena Pöydän suunnittelu välilehti tulee näkyviin.
• Mene osoitteeseen Pöydän suunnittelu välilehti nauhassa.
• Muuta sitten Taulukon nimi alkaen Ominaisuudet ryhmä.

• Valitse sitten solualue D5 osoitteeseen D9 .
• Muuta Taulukon nimi alkaen Ominaisuudet ryhmä.

• Valitse lopuksi solualue F5 osoitteeseen F9 .
• Muuta sitten Taulukon nimi Ominaisuudet-ryhmässä samalla tavalla kuin edellisellä tavalla.

• Sen jälkeen siirry osoitteeseen Kaava välilehti nauhassa.
• Valitse Määritä nimi alkaen Määrittele nimet ryhmä.

• Sitten Uusi nimi valintaikkuna tulee näkyviin.
• Aseta nimi.
• Kirjoita Viittaus-kohtaan seuraavat tiedot.

• Klikkaa OK .
• Luo sitten kaksi uutta saraketta, joihin haluamme lisätä tietojen validoinnin.
• Valitse sen jälkeen solu H5 .

• Siirry sitten Tiedot välilehti nauhassa.
• Valitse sitten tietojen validointi -pudotusvalikko valikosta Tietotyökalut ryhmä.

• Tämän seurauksena Tietojen validointi valintaikkuna tulee näkyviin.
• Valitse ensin Asetukset välilehti yläreunassa.
• Valitse sitten Luettelo alkaen Salli
• Tarkista sen jälkeen Jätä tyhjä huomiotta ja solun sisällä oleva pudotusvalikko vaihtoehtoja.
• Kirjoita sen jälkeen seuraavat asiat Lähde jakso.

• Klikkaa lopuksi OK .

• Tämän seurauksena saat seuraavan pudotusvalikon, jossa voit valita joko jäätelön tai mehun.

• valitse solu I5 .
• Siirry sitten Tiedot välilehti nauhassa.
• Valitse sitten tietojen validointi -pudotusvalikko valikosta Tietotyökalut ryhmä.

• Tämän seurauksena Tietojen validointi valintaikkuna tulee näkyviin.
• Valitse ensin Asetukset välilehti yläreunassa.
• Valitse sitten Luettelo alkaen Salli jakso.
• Tarkista sen jälkeen Jätä tyhjä huomiotta ja solun sisällä oleva pudotusvalikko vaihtoehtoja.
• Kirjoita sen jälkeen seuraavat asiat Lähde jakso.

• Klikkaa lopuksi OK .

• Tuloksena saat seuraavan pudotusvalikon, josta voit valita minkä tahansa maun. Tässä tapauksessa jäätelön maku on seuraava.

• Jos nyt valitsemme mehun kohdeluettelosta, maku muuttuu vastaavasti.

2. Nimetyn alueen käyttö

Toinen menetelmämme perustuu nimetyn alueen käyttöön. Tässä menetelmässä voit antaa taulukon alueelle nimen. Käytä sitten tätä taulukon nimeä tietojen vahvistusvalintaikkunassa. Otamme tietokokonaisuuden, joka sisältää mekon, värin ja koon.

Menetelmän ymmärtämiseksi seuraa ohjeita.

Askeleet

• Luo ensin taulukko käyttäen tietokokonaisuutta.
• Valitse tätä varten solualue B4 osoitteeseen D9 .

• Siirry sitten Lisää välilehti nauhassa.
• Valitse Taulukko osoitteesta Taulukot ryhmä.

• Tämän seurauksena saamme seuraavan tuloksen, Katso kuvakaappaus.

• Siirry seuraavaksi Kaava välilehti nauhassa.
• Valitse Määritä nimi alkaen Määrittele nimet ryhmä.

• Sitten Uusi nimi valintaikkuna tulee näkyviin.
• Aseta nimi.
• Kirjoita Viittaukset-kohtaan seuraavat tiedot.

• Napsauta sitten OK .

• Valitse sitten jälleen Määritä nimi alkaen Määritä nimet ryhmä.
• Sitten Uusi nimi valintaikkuna tulee näkyviin.
• Aseta nimi.
• Kirjoita Viittaus-kohtaan seuraavat tiedot.

• Napsauta sitten OK .

• Tee sama menettely myös koon osalta.

• Luo nyt kolme uutta saraketta.

• Valitse sitten F5 .
• Sen jälkeen siirry osoitteeseen Tiedot välilehti nauhassa.
• Valitse sitten Tietojen validointi pudotusvalikosta Tietotyökalut ryhmä.

• Tämän seurauksena Tietojen validointi valintaikkuna tulee näkyviin.
• Valitse ensin Asetukset välilehti yläreunassa.
• Valitse sitten Luettelo alkaen Salli
• Tarkista sen jälkeen Jätä tyhjä huomiotta ja solun sisällä oleva pudotusvalikko vaihtoehtoja.
• Kirjoita sitten seuraavat tiedot Lähde-osioon.

• Klikkaa lopuksi OK .

• Tämän seurauksena mekkoa varten saadaan seuraavat avattavat vaihtoehdot.

• Valitse sitten G5 .
• Sen jälkeen siirry osoitteeseen Tiedot välilehti nauhassa.
• Valitse sitten Tietojen validointi pudotusvalikosta Tietotyökalut ryhmä.

• Tämän seurauksena Tietojen validointi valintaikkuna tulee näkyviin.
• Valitse ensin Asetukset välilehti yläreunassa.
• Valitse sitten Luettelo alkaen Salli jakso.
• Tarkista sen jälkeen Jätä tyhjä huomiotta ja solun sisällä oleva pudotusvalikko vaihtoehtoja.
• Kirjoita sitten seuraavat tiedot Lähde-osioon.

• Klikkaa lopuksi OK .

• Tämän seurauksena saamme seuraavat pudotusvalinnat väriä varten.

• Valitse sitten H5 .
• Sen jälkeen siirry osoitteeseen Tiedot välilehti nauhassa.
• Valitse sitten tietojen validointi -pudotusvalikko valikosta Tietotyökalut ryhmä.

• Tämän seurauksena Tietojen validointi valintaikkuna tulee näkyviin.
• Valitse ensin Asetukset välilehti yläreunassa.
• Valitse sitten Luettelo alkaen Salli jakso.
• Tarkista sen jälkeen Jätä tyhjä huomiotta ja solun sisällä oleva pudotusvalikko vaihtoehtoja.
• Kirjoita sitten seuraavat tiedot Lähde-osioon.

• Klikkaa lopuksi OK .

• Tämän seurauksena saamme seuraavat pudotusvalinnat kokoa varten.

3. Soluviittausten soveltaminen tietojen validoinnissa

Kolmas menetelmämme perustuu suoran soluviittauksen käyttämiseen tietojen validoinnissa. Tässä menetelmässä haluamme käyttää soluviittausta tietojen validoinnin valintaikkunassa. Tämän seurauksena se tarjoaa meille pudotusvalinnan. Tässä otamme tietokokonaisuuden, joka sisältää osavaltiot ja niiden myyntimäärät.

Menetelmän ymmärtämiseksi seuraa ohjeita.

Askeleet

• Luo ensin kaksi uutta solua, jotka sisältävät osavaltiot ja myynnin määrän.
• Valitse sitten solu F4 .

• Sen jälkeen siirry osoitteeseen Tiedot välilehti nauhassa.
• Valitse sitten tietojen validointi -pudotusvalikko valikosta Tietotyökalut ryhmä.

• Tämän seurauksena Tietojen validointi valintaikkuna tulee näkyviin.
• Valitse ensin Asetukset välilehti yläreunassa.
• Valitse sitten Luettelo alkaen Salli jakso.
• Tarkista sen jälkeen Jätä tyhjä huomiotta ja solun sisällä oleva pudotusvalikko vaihtoehtoja.
• Valitse sitten solualue B5 osoitteeseen B12 .
• Klikkaa lopuksi OK .

• Tämän seurauksena saat pudotusvalikon, josta voit valita minkä tahansa osavaltion.

• Haluaisimme saada vastaavan osavaltion myyntimäärän.
• Valitse tätä varten solu F5 .
• Kirjoita sitten seuraava kaava käyttäen VLOOKUP-toiminto .

• Klikkaa Kirjoita soveltaa kaavaa.

• Jos sitten muutat tilaa pudotusvalikosta, myynnin määrä muuttuu automaattisesti. Katso kuvakaappaus.

4. Rajoita arvon syöttämistä tietojen validoinnilla

Viimeinen menetelmämme perustuu siihen, kuinka rajoittaa arvon syöttämistä tietojen validoinnin avulla. Tässä menetelmässä haluamme käyttää tietojen validointia ja soveltaa joitakin sääntöjä, joiden avulla tietojen syöttämistä rajoitetaan. Jos syötät tietoja annetulla alueella, se sallii meidän laittaa ne soluun, muuten se näyttää virheen. Otamme tietokokonaisuuden, joka sisältää tilauksen ID:n, tuotteen, tilauspäivämäärän ja määrän.

Askeleet

• Tässä menetelmässä haluaisimme rajoittaa tilauspäivämäärän 1. tammikuuta 2021 ja 5. toukokuuta 2022 välille. Tämän alueen ulkopuolelle jääminen aiheuttaa virheen.
• Valitse tätä varten solu D10 .
• mene Tiedot välilehti nauhassa.
• Valitse sen jälkeen Tietojen validointi pudotusvalikosta Tietotyökalut ryhmä.

• Tämän seurauksena Tietojen validointi valintaikkuna tulee näkyviin.
• Valitse ensin Asetukset välilehti yläreunassa.
• Valitse sitten Päivämäärä alkaen Salli jakso.
• Tarkista sen jälkeen Jätä tyhjä huomiotta vaihtoehto.
• Valitse välillä vaihtoehdosta Päivämäärä jakso.
• Aseta sitten alku- ja loppupäivät.
• Klikkaa lopuksi OK .

• Jos nyt laitamme päivämäärän soluun D10 joka on alueen ulkopuolella, se näyttää meille virheen. Katso kuvakaappaus.

Miten tehdä tietojen validointi perustuu viereiseen soluun Excelissä?

Voimme tehdä tietojen validoinnin viereisen solun perusteella. Esimerkiksi määrittelet tietyn tekstin viereiseen soluun, Nyt, jos laitat sen tietojen validointiin ja määrittelet, että seuraavaan sarakkeeseen ei voi kirjoittaa, ennen kuin ehto täyttyy. Voit helposti tehdä sen viereiseen soluun. Otamme tietokokonaisuuden, joka sisältää useita tenttejä, mielipiteitä ja syitä. Haluaisimme kirjoittaa jotakin kohtaansyyt-sarake, jos tenttilausunto on vaikea.

Seuraa vaiheita prosessin ymmärtämiseksi.

Askeleet

• Valitse ensin solualue D5 osoitteeseen D9 .

• Sen jälkeen siirry osoitteeseen Tiedot välilehti nauhassa.
• Valitse sitten Tietojen validointi pudotusvalikosta Tietotyökalut ryhmä.

• Tämän seurauksena Tietojen validointi valintaikkuna tulee näkyviin.
• Valitse ensin Asetukset välilehti yläreunassa.
• Valitse sitten Custom alkaen Salli jakso.
• Kirjoita sen jälkeen seuraava kaava taulukkoon. Kaava jakso.

• Klikkaa lopuksi OK .

• Sitten voit lisätä kuvauksia syysarakkeisiin, kun viereisen solun arvo on Kova .
• Mutta jos yritämme lisätä kuvauksen, kun viereisen solun arvo on erilainen, saamme virheilmoituksen.

Päätelmä

Tässä artikkelissa näimme, miten luetteloita tehdään Excelin tietojen validoinnin avulla. Loimme riippuvaisen luettelon Excelin tietojen validoinnilla toisen solun perusteella, jossa käytimme komentoa INDIRECT Näimme, miten tietojen syöttöä voidaan rajoittaa käyttämällä tietojen validointia toisen solun perusteella. Tämä artikkeli voi olla hyödyllinen monissa tilastollisissa operaatioissa. Toivottavasti pidät tästä artikkelista. Pysy hienona ja kommentoi alla, jos kohtaat vaikeuksia tämän artikkelin suhteen. Älä unohda vierailla meidän Exceldemy sivu.