Проверка данных - важная функция в Excel. В этой статье мы рассмотрим, как создается проверка данных в Excel на основе другой ячейки. Проверка данных делает список более творческим и удобным для пользователя. Вместо того чтобы располагать данные в разных ячейках столбца, у вас есть возможность выбрать любые данные на основе списка в ячейке. В этой статье мы рассмотрим процесс создания зависимого спискаМы также рассмотрим процесс ограничения ввода данных в диапазон ячеек с помощью валидации данных.

Скачать Практическое пособие

Загрузите рабочую тетрадь для практических занятий ниже.

Что такое валидация данных в Excel?

Валидация данных - это функция Excel, с помощью которой вы можете создавать правила для ввода данных в ячейку. То есть, по сути, она позволяет вам применять любые правила при вводе любых данных. Существует множество различных правил валидации. Например, вы можете разрешить только числовые или текстовые значения в ячейке с помощью валидации данных или разрешить числовые значения в определенном диапазоне.Валидация может ограничивать даты и время за пределами заданного диапазона. Она помогает нам проверить точность и качество данных перед их использованием. Валидация данных обеспечивает несколько проверок для обеспечения согласованности вводимых или хранимых данных.

Как выполнить проверку данных в Excel

Чтобы выполнить проверку данных в Excel, необходимо определить правила проверки данных. После этого, если вы введете какие-либо данные, проверка данных будет работать над ними. Если данные соответствуют правилам проверки данных, она поместит данные в ячейку. В противном случае она не покажет сообщение об ошибке.

Сначала возьмем набор данных, который включает в себя студенческий билет, имя студента и возраст. Мы хотим сделать проверку данных, где возраст должен быть меньше 18 лет.

Затем выберите ячейку D11 После этого перейдите к Данные на ленте. Затем выберите выпадающий параметр Проверка данных из списка Инструменты данных группа.

В результате Валидация данных Появится диалоговое окно, в котором выберите Настройки выберите вкладку Целое число из Разрешить раздел. После этого проверьте Игнорировать пустое место Далее выберите Меньше, чем опция из Дата Затем установите Максимальный значение как 18 Наконец, нажмите на OK .

Далее, если мы напишем 20 в качестве возраста, это выдаст ошибку, потому что это больше нашего максимального предела при проверке данных. Вот что мы получаем при проверке данных.

4 подходящих примера для выполнения проверки данных на основе другой ячейки в Excel

Чтобы использовать проверку данных на основе другой ячейки в Excel, мы нашли 4 различных примера, с помощью которых вы можете получить четкое представление. В этой статье мы будем использовать функцию INDIRECT и именованный диапазон для использования проверки данных. Мы также будем использовать ссылку на ячейку и как ограничить ввод значения для проверки данных. Все эти методы довольно просты в использовании. Чтобы понять их, следуйте следующим инструкциямметоды правильно.

1. применение функции ИНДИРЕКТ

Наш первый метод основан на использовании функция ИНДИРЕКТ В этом методе мы хотели бы использовать следующее INDIRECT функция в диалоговом окне проверки данных. Эта функция помогает нам изменить выпадающий вариант в соответствии с определенной ячейкой. Возьмем набор данных, который включает два элемента и их различные типы.

Чтобы четко понять суть метода, выполните следующие действия

Шаги

• Сначала преобразуйте все три столбца в разные таблицы.

• Затем выберите диапазон ячеек B5 на B6 .
• В результате Дизайн стола появится вкладка.
• Перейти к Дизайн стола на вкладке ленты.
• Затем измените Название таблицы из Свойства группа.

• Затем выберите диапазон ячеек D5 на D9 .
• Изменить Название таблицы из Свойства группа.

• Наконец, выберите диапазон ячеек F5 на F9 .
• Затем измените Имя таблицы в группе Свойства, как и в предыдущем случае.

• После этого перейдите к Формула на вкладке ленты.
• Выберите Определить имя из Определить имена группа.

• Затем Новое имя появится диалоговое окно.
• Установите имя.
• В разделе "Относится к" запишите следующее.

• Нажмите на OK .
• Затем создайте два новых столбца, в которые мы хотим добавить валидацию данных.
• После этого выберите ячейку H5 .

• Затем перейдите к Данные на вкладке ленты.
• Затем выберите выпадающий параметр Проверка данных в меню Инструменты данных группа.

• В результате Валидация данных появится диалоговое окно.
• Сначала выберите Настройки вкладку в верхней части.
• Затем выберите Список из Разрешить
• После этого проверьте Игнорировать пустоту и выпадающий список в ячейке варианты.
• Затем запишите следующее в Источник секция.

• Наконец, нажмите на OK .

• В результате вы получите следующий выпадающий вариант, в котором можно выбрать либо мороженое, либо сок.

• выбрать ячейку I5 .
• Затем перейдите к Данные на вкладке ленты.
• Затем выберите выпадающий параметр Проверка данных из списка Инструменты данных группа.

• В результате Валидация данных появится диалоговое окно.
• Сначала выберите Настройки вкладку в верхней части.
• Затем выберите Список из Разрешить секция.
• После этого проверьте Игнорировать пустоту и выпадающий список в ячейке варианты.
• Затем запишите следующее в Источник секция.

• Наконец, нажмите на OK .

• В результате вы получите следующий выпадающий вариант, в котором можно выбрать любой вкус. Здесь мы получаем следующий вкус мороженого.

• Теперь, если мы выберем сок из списка пунктов, вкус изменится соответствующим образом.

2. использование именованного диапазона

Наш второй метод основан на использовании именованного диапазона. В этом методе вы можете применить имя к диапазону в таблице. Затем используйте это имя таблицы в диалоговом окне проверки данных. Мы берем набор данных, который включает платье, цвет и размер.

Чтобы понять суть метода, выполните следующие действия.

Шаги

• Сначала создайте таблицу, используя набор данных.
• Для этого выберите диапазон ячеек B4 на D9 .

• Затем перейдите к Вставка на вкладке ленты.
• Выберите Таблица с сайта Таблицы группа.

• В результате мы получим следующий результат, см. скриншот.

• Далее перейдите к Формула на вкладке ленты.
• Выберите Определить имя из Определить имена группа.

• Затем Новое имя появится диалоговое окно.
• Установите имя.
• В разделе "Относится к" запишите следующее.

• Затем нажмите на OK .

• Затем снова выберите Определить имя из Определить имена группа.
• Затем Новое имя появится диалоговое окно.
• Установите имя.
• В разделе "Относится к" запишите следующее.

• Затем нажмите на OK .

• Проделайте ту же процедуру для размера.

• Теперь создайте три новых столбца.

• Затем выберите F5 .
• После этого перейдите к Данные на вкладке ленты.
• Затем выберите Валидация данных выпадающая опция из Инструменты данных группа.

• В результате Валидация данных появится диалоговое окно.
• Сначала выберите Настройки вкладку в верхней части.
• Затем выберите Список из Разрешить
• После этого проверьте Игнорировать пустоту и выпадающий список в ячейке варианты.
• Затем запишите следующее в разделе "Источник".

• Наконец, нажмите на OK .

• Как следствие, мы получим следующие выпадающие варианты платья.

• Затем выберите G5 .
• После этого перейдите к Данные на вкладке ленты.
• Затем выберите Валидация данных выпадающая опция из Инструменты данных группа.

• В результате Валидация данных появится диалоговое окно.
• Сначала выберите Настройки вкладку в верхней части.
• Затем выберите Список из Разрешить секция.
• После этого проверьте Игнорировать пустоту и выпадающий список в ячейке варианты.
• Затем запишите следующее в разделе "Источник".

• Наконец, нажмите на OK .

• Как следствие, мы получим следующие выпадающие опции для цвета

• Затем выберите H5 .
• После этого перейдите к Данные на вкладке ленты.
• Затем выберите выпадающий параметр Проверка данных в меню Инструменты данных группа.

• В результате Валидация данных появится диалоговое окно.
• Сначала выберите Настройки вкладку в верхней части.
• Затем выберите Список из Разрешить секция.
• После этого проверьте Игнорировать пустоту и выпадающий список в ячейке варианты.
• Затем запишите следующее в разделе "Источник".

• Наконец, нажмите на OK .

• Как следствие, мы получим следующие выпадающие опции для размера.

3. Применение ссылок на ячейки при проверке данных

Наш третий метод основан на использовании прямой ссылки на ячейку при проверке данных. В этом методе мы хотим использовать ссылку на ячейку в диалоговом окне проверки данных, в результате чего нам будет предоставлен выпадающий вариант. Здесь мы возьмем набор данных, который включает штаты и количество их продаж.

Чтобы понять суть метода, выполните следующие действия.

Шаги

• Сначала создайте две новые ячейки, включающие штаты и сумму продаж.
• Затем выберите ячейку F4 .

• После этого перейдите к Данные на вкладке ленты.
• Затем выберите выпадающий параметр Проверка данных в меню Инструменты данных группа.

• В результате Валидация данных появится диалоговое окно.
• Сначала выберите Настройки вкладку в верхней части.
• Затем выберите Список из Разрешить секция.
• После этого проверьте Игнорировать пустоту и выпадающий список в ячейке варианты.
• Затем выберите диапазон ячеек B5 на B12 .
• Наконец, нажмите на OK .

• В результате вы получите выпадающую опцию, в которой можно выбрать любой штат.

• Мы хотим получить сумму продаж соответствующего штата.
• Для этого выберите ячейку F5 .
• Затем запишите следующую формулу, используя функция VLOOKUP .

• Нажмите на Войти чтобы применить формулу.

• Затем, если вы измените состояние из выпадающего списка, сумма продаж изменится автоматически. См. скриншот.

4. Ограничение ввода значений с помощью валидации данных

Наш последний метод основан на том, как ограничить ввод значений с помощью проверки данных. В этом методе мы хотим использовать проверку данных и применить некоторые правила, с помощью которых ввод данных будет ограничен. Если вы введете какие-либо данные в заданном диапазоне, это позволит нам поместить их в ячейку, в противном случае будет показана ошибка. Мы берем набор данных, который включает в себя идентификатор заказа, товар, дату заказа и количество.

Шаги

• В этом методе мы хотим ограничить дату заказа от 1 января 2021 г. до 5 мая 2022 г. Выход за пределы этого диапазона приведет к ошибке.
• Для этого выберите ячейку D10 .
• отправиться в Данные на вкладке ленты.
• После этого выберите Валидация данных выпадающая опция из Инструменты данных группа.

• В результате Валидация данных появится диалоговое окно.
• Сначала выберите Настройки вкладку в верхней части.
• Затем выберите Дата из Разрешить секция.
• После этого проверьте Игнорировать пустоту вариант.
• Выберите между опция из Дата секция.
• Затем установите даты начала и окончания.
• Наконец, нажмите на OK .

• Теперь, если мы поместим дату в ячейку D10 который находится за пределами диапазона, он выдаст нам ошибку. См. скриншот.

Как сделать проверку данных на основе соседней ячейки в Excel

Мы можем сделать проверку данных на основе соседней ячейки. Например, вы определяете определенный текст в соседней ячейке, Теперь, если вы поместите это в проверку данных и определите, что нет возможности писать в следующем столбце, пока условие не выполнится. Вы можете легко сделать это в соседней ячейке. Мы берем набор данных, который включает несколько экзаменов, мнений и причин. Мы хотели бы написать что-то встолбец причин, если мнение экзаменатора сложно.

Чтобы понять суть процесса, выполните следующие действия.

Шаги

• Сначала выберите диапазон ячеек D5 на D9 .

• После этого перейдите к Данные на вкладке ленты.
• Затем выберите Валидация данных выпадающая опция из Инструменты данных группа.

• В результате Валидация данных появится диалоговое окно.
• Сначала выберите Настройки вкладку в верхней части.
• Затем выберите Пользовательский из Разрешить секция.
• После этого запишите следующую формулу в Формула секция.

• Наконец, нажмите на OK .

• Затем вы можете добавить описания в столбцы причин, когда значение соседней ячейки является Hard .
• Но если мы попытаемся добавить описание, когда значение соседней ячейки отличается, то это приведет к ошибке.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели, как создавать списки с помощью проверки данных Excel. Мы создали зависимый список с помощью проверки данных Excel на основе другой ячейки, где мы использовали INDIRECT Мы увидели, как можно ограничить ввод данных, используя проверку данных на основе другой ячейки. Эта статья может быть полезна для многих статистических операций. Надеюсь, вам понравится эта статья. Оставайтесь на связи и оставляйте комментарии ниже, если у вас возникнут трудности с этой статьей. Не забудьте посетить наш сайт Exceldemy страница.