Перевірка даних є важливою функцією в Excel. У цій статті ми розглянемо, як створюється перевірка даних Excel на основі іншої комірки. Перевірка даних робить список більш креативним та зручним для користувача. Замість того, щоб мати дані в різних комірках стовпця, у вас є можливість вибрати будь-які дані на основі списку в комірці. Тут, у цій статті, ми розглянемо процес створення залежного спискуЗа допомогою Excel Перевірка даних ми також побачимо процес обмеження введення даних в діапазоні комірок за допомогою перевірки даних.

Завантажити Практичний посібник

Завантажити робочий зошит практики можна нижче.

Що таке перевірка даних в Excel?

Перевірка даних - це функція Excel, за допомогою якої ви можете створювати правила щодо того, які типи даних ви хочете ввести в комірку. Таким чином, в основному, це дозволяє застосовувати будь-які правила при введенні будь-яких даних. Існує дуже багато різних правил перевірки. Наприклад, ви можете дозволити тільки числові або текстові значення в комірці за допомогою перевірки даних або дозволити числові значення в межах певного діапазону. Данівалідація може обмежувати дати і час, що виходять за межі заданого діапазону. Вона допомагає нам перевірити точність і якість даних перед їх використанням. Валідація даних передбачає кілька перевірок для забезпечення узгодженості введених або збережених даних.

Як зробити перевірку даних в Excel

Для того, щоб зробити перевірку даних в Excel, необхідно визначити правила перевірки даних. Після цього, якщо ви введете будь-які дані, перевірка даних буде працювати над ними. Якщо дані відповідають правилам перевірки даних, то вона помістить дані в комірку. В іншому випадку, вона не покаже повідомлення про помилку.

Спочатку візьмемо набір даних, який включає студентський квиток, ім'я та вік студента. Ми хотіли б зробити перевірку даних, де вік повинен бути менше 18 років.

Потім виберіть комірку D11 Після цього перейдіть на сторінку Дані Потім виберіть опцію "Перевірка даних" у випадаючому списку "Перевірка даних" на стрічці Інструменти даних група.

Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Перевірка даних З'явиться діалогове вікно, в якому виберіть пункт Налаштування Потім виберіть вкладку Ціле число від Дозволити Після цього перевірте розділ Ігнорувати пусте місце Далі виберіть опцію Менше, ніж опція від Дата Потім встановіть значення Максимальний значення як 18 Нарешті, натисніть на ГАРАЗД. .

Далі, якщо ми напишемо 20 років як вік, він покаже помилку, тому що це перевищує наш максимальний ліміт при перевірці даних. Це те, що ми отримуємо в результаті перевірки даних.

4 Відповідні приклади для перевірки даних на основі іншої комірки в Excel

Для використання перевірки даних на основі іншої комірки в Excel ми знайшли 4 різних приклади, за допомогою яких ви можете мати чітке уявлення. У цій статті ми будемо використовувати функцію НЕПРЯМА і іменований діапазон для використання перевірки даних. Ми також будемо використовувати посилання на комірку і як обмежити введення значень для перевірки даних. Всі ці методи досить прості у використанні. Щоб чітко зрозуміти їх, дотримуйтесь інструкціїправильно.

1. застосування непрямої функції

Наш перший метод заснований на використанні функція INDIRECT У цьому методі ми хотіли б використати такий НЕПРЯМИЙ в діалоговому вікні перевірки даних. Ця функція допомагає нам змінювати випадаючий список відповідно до певної комірки. Візьмемо набір даних, який включає два елементи та їх різні типи.

Щоб чітко зрозуміти метод, виконайте наступні кроки

Кроки

• По-перше, перетворіть всі три колонки в різні таблиці.

• Потім виділяємо діапазон комірок B5 до B6 .
• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Дизайн столу з'явиться вкладка "Вкладка".
• Перейдіть на сторінку Дизайн столу вкладка на стрічці.
• Потім змініть Назва таблиці від Властивості група.

• Потім виділяємо діапазон комірок D5 до D9 .
• Змініть Назва таблиці від Властивості група.

• Нарешті, виділяємо діапазон комірок F5 до F9 .
• Потім змініть Ім'я таблиці в групі Властивості аналогічно до попереднього способу.

• Після цього перейдіть на сторінку Формула вкладка на стрічці.
• Виберіть Визначити ім'я від Визначення імен група.

• Після цього, на засіданні Нова назва з'явиться діалогове вікно.
• Назви ім'я.
• У розділі "Посилання на джерела" запишіть наступне.

• Натисніть на ГАРАЗД. .
• Потім створіть дві нові колонки, в які ми хотіли б додати перевірку даних.
• Після цього виділіть комірку H5 .

• Потім перейдіть на сторінку Дані вкладка на стрічці.
• Потім виберіть опцію Перевірка даних у випадаючому списку Інструменти даних група.

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Перевірка даних з'явиться діалогове вікно.
• Для початку оберіть пункт Налаштування вкладка зверху.
• Потім виберіть Список від Дозволити
• Після цього перевірте наявність Ігнорувати пусте місце і випадаюче меню в комірці варіанти.
• Після цього запишіть наступне в графу Джерело розділ.

• Нарешті, натисніть на ГАРАЗД. .

• В результаті ви отримаєте наступний випадаючий список, де ви можете вибрати або морозиво, або сік.

• виділити комірку I5 .
• Потім перейдіть на сторінку Дані вкладка на стрічці.
• Потім виберіть опцію Перевірка даних у випадаючому списку Інструменти даних група.

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Перевірка даних з'явиться діалогове вікно.
• Для початку оберіть пункт Налаштування вкладка зверху.
• Потім виберіть Список від Дозволити розділ.
• Після цього перевірте наявність Ігнорувати пусте місце і випадаюче меню в комірці варіанти.
• Після цього запишіть наступне в графу Джерело розділ.

• Нарешті, натисніть на ГАРАЗД. .

• В результаті ви отримаєте наступну випадаючу опцію, де можна вибрати будь-який смак. Тут ми отримуємо наступний смак для морозива.

• Тепер, якщо ми виберемо сік з переліку позицій, то смак відповідно зміниться.

2. використання іменованого діапазону

Наш другий метод заснований на використанні іменованого діапазону. У цьому методі ви можете застосувати ім'я до діапазону в таблиці. Потім використовуйте це ім'я таблиці в діалоговому вікні перевірки даних. Ми візьмемо набір даних, який включає сукню, колір та розмір.

Щоб зрозуміти суть методу, виконайте наступні кроки.

Кроки

• Спочатку створіть таблицю, використовуючи набір даних.
• Для цього необхідно виділити діапазон комірок B4 до D9 .

• Потім перейдіть на сторінку Вставка вкладка на стрічці.
• Виберіть Таблиця від Таблиці група.

• В результаті отримаємо наступний результат, див. скріншот.

• Далі перейдіть на сторінку Формула вкладка на стрічці.
• Виберіть Визначити ім'я від Визначення імен група.

• Після цього, на засіданні Нова назва з'явиться діалогове вікно.
• Назви ім'я.
• У розділі "Посилання на джерела" запишіть наступне.

• Потім натисніть на кнопку ГАРАЗД. .

• Потім знову виберіть Визначити ім'я від Визначення імен група.
• Після цього, на засіданні Нова назва з'явиться діалогове вікно.
• Назви ім'я.
• У розділі "Посилання на джерела" запишіть наступне.

• Потім натисніть на кнопку ГАРАЗД. .

• Зробіть таку ж процедуру і для розміру.

• Тепер створіть три нові колонки.

• Потім виберіть F5 .
• Після цього перейдіть на сторінку Дані вкладка на стрічці.
• Потім виберіть пункт Перевірка даних у випадаючому списку на сторінці Інструменти даних група.

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Перевірка даних з'явиться діалогове вікно.
• Для початку оберіть пункт Налаштування вкладка зверху.
• Потім виберіть Список від Дозволити
• Після цього перевірте наявність Ігнорувати пусте місце і випадаюче меню в комірці варіанти.
• Потім у розділі "Джерело" запишіть наступне.

• Нарешті, натисніть на ГАРАЗД. .

• Як наслідок, отримаємо наступні випадаючі варіанти сукні.

• Потім виберіть G5 .
• Після цього перейдіть на сторінку Дані вкладка на стрічці.
• Потім виберіть пункт Перевірка даних у випадаючому списку на сторінці Інструменти даних група.

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Перевірка даних з'явиться діалогове вікно.
• Для початку оберіть пункт Налаштування вкладка зверху.
• Потім виберіть Список від Дозволити розділ.
• Після цього перевірте наявність Ігнорувати пусте місце і випадаюче меню в комірці варіанти.
• Потім у розділі "Джерело" запишіть наступне.

• Нарешті, натисніть на ГАРАЗД. .

• Як наслідок, ми отримаємо наступні випадаючі варіанти кольору

• Потім виберіть H5 .
• Після цього перейдіть на сторінку Дані вкладка на стрічці.
• Потім виберіть опцію Перевірка даних у випадаючому списку Інструменти даних група.

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Перевірка даних з'явиться діалогове вікно.
• Для початку оберіть пункт Налаштування вкладка зверху.
• Потім виберіть Список від Дозволити розділ.
• Після цього перевірте наявність Ігнорувати пусте місце і випадаюче меню в комірці варіанти.
• Потім у розділі "Джерело" запишіть наступне.

• Нарешті, натисніть на ГАРАЗД. .

• Як наслідок, ми отримаємо наступні випадаючі варіанти розміру.

3 Застосування посилань на комірки при перевірці даних

Наш третій метод заснований на використанні прямого посилання на клітинку в перевірці даних. У цьому методі ми хотіли б використовувати посилання на клітинку в діалоговому вікні перевірки даних. В результаті ми отримаємо випадаючий список. Тут ми візьмемо набір даних, який включає штати та обсяги їх продажів.

Щоб зрозуміти суть методу, виконайте наступні кроки.

Кроки

• По-перше, створіть дві нові комірки зі штатами та сумою продажів.
• Потім виберіть комірку F4 .

• Після цього перейдіть на сторінку Дані вкладка на стрічці.
• Потім виберіть опцію Перевірка даних у випадаючому списку Інструменти даних група.

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Перевірка даних з'явиться діалогове вікно.
• Для початку оберіть пункт Налаштування вкладка зверху.
• Потім виберіть Список від Дозволити розділ.
• Після цього перевірте наявність Ігнорувати пусте місце і випадаюче меню в комірці варіанти.
• Потім виділяємо діапазон комірок B5 до B12 .
• Нарешті, натисніть на ГАРАЗД. .

• Як наслідок, ви отримаєте випадаючу опцію, де ви можете вибрати будь-яку державу.

• Ми хотіли б отримати обсяг продажів відповідного стану.
• Для цього необхідно виділити комірку F5 .
• Потім запишіть наступну формулу, використовуючи функція VLOOKUP .

• Натисніть на Увійдіть для застосування формули.

• Тоді, якщо змінити стан з випадаючого списку, сума продажу зміниться автоматично. Дивіться скріншот.

4. обмежити введення значень з перевіркою даних

Наш останній метод заснований на тому, як обмежити введення значень за допомогою перевірки даних. У цьому методі ми хотіли б використовувати перевірку даних і застосувати деякі правила, за допомогою яких введення даних стає обмеженим. Якщо ви введете будь-які дані в межах заданого діапазону, це дозволить нам помістити їх у комірку, інакше він покаже помилку. Ми візьмемо набір даних, який включає в себе ідентифікатор замовлення, товар, дату замовлення та кількість.

Кроки

• У цьому методі ми хотіли б обмежити дату замовлення з 1 січня 2021 року по 5 травня 2022 року. За межами цього діапазону буде показана помилка.
• Для цього необхідно виділити комірку D10 .
• перейдіть на сторінку Дані вкладка на стрічці.
• Після цього оберіть пункт Перевірка даних у випадаючому списку на сторінці Інструменти даних група.

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Перевірка даних з'явиться діалогове вікно.
• Для початку оберіть пункт Налаштування вкладка зверху.
• Потім виберіть Дата від Дозволити розділ.
• Після цього перевірте наявність Ігнорувати пусте місце варіант.
• Виберіть пункт між опція від Дата розділ.
• Потім встановлюємо дати початку та завершення.
• Нарешті, натисніть на ГАРАЗД. .

• Тепер, якщо ми поставимо дату на клітинку D10 який знаходиться за межами діапазону, він покаже нам помилку, див. скріншот.

Як зробити перевірку даних на основі сусідньої комірки в Excel

Ми можемо зробити перевірку даних на основі сусідньої комірки. Наприклад, ви визначаєте певний текст у сусідній комірці, Тепер, якщо ви помістите це в перевірку даних і визначите, що немає можливості писати в наступному стовпці, поки умова не буде виконана. Ви можете легко зробити це в сусідній комірці. Візьмемо набір даних, який включає кілька іспитів, думок та причин. Ми хотіли б написати щось у сусідній комірці.графа "Причини", якщо висновок експертизи є складним.

Щоб зрозуміти процес, виконайте наступні кроки.

Кроки

• Спочатку виділяємо діапазон комірок D5 до D9 .

• Після цього перейдіть на сторінку Дані вкладка на стрічці.
• Потім виберіть пункт Перевірка даних у випадаючому списку на сторінці Інструменти даних група.

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Перевірка даних з'явиться діалогове вікно.
• Для початку оберіть пункт Налаштування вкладка зверху.
• Потім виберіть Нестандартний від Дозволити розділ.
• Після цього запишіть наступну формулу в Формула розділ.

• Нарешті, натисніть на ГАРАЗД. .

• Потім ви можете додати описи в стовпці причин, коли значення сусідньої комірки буде Жорсткий .
• Але, якщо ми спробуємо додати опис при іншому значенні сусідньої комірки, то буде видана помилка.

Висновок

У цій статті ми розглянули, як створювати списки за допомогою перевірки даних в Excel. Ми створили залежний список за допомогою перевірки даних в Excel на основі іншої комірки, де ми використовували НЕПРЯМИЙ Ми побачили, як можна обмежити введення даних за допомогою перевірки даних на основі іншої комірки. Ця стаття може бути корисною для багатьох статистичних операцій. Сподіваємося, вам сподобається ця стаття. Залишайтеся в курсі і коментуйте нижче, якщо у вас виникнуть труднощі з цією статтею. Не забудьте відвідати наш сайт Ексельдемія Сторінка.