Ang Data Validation ay isang mahalagang feature sa Excel. Sa artikulong ito, makikita natin kung paano nilikha ang pagpapatunay ng data ng Excel batay sa isa pang cell. Ang pagpapatunay ng data ay ginagawang mas malikhain at madaling gamitin ang isang listahan. Sa halip na magkaroon ng data sa iba't ibang mga cell ng isang column, mayroon kang opsyon na pumili ng anumang data batay sa isang listahan sa isang cell. Dito sa artikulong ito, makikita natin ang proseso ng paggawa ng dependent list gamit ang Excel Data validation. Makikita rin natin ang proseso ng paghihigpit sa pagpasok ng data sa isang hanay ng mga cell na may data validation.

I-download ang Practice Workbook

I-download ang practice workbook sa ibaba.

Ano ang Pagpapatunay ng Data sa Excel?

Ang pagpapatunay ng data ay isang tampok na Excel kung saan maaari kang lumikha ng mga panuntunan kung anong mga uri ng data ang gusto mong ipasok sa cell. Kaya, karaniwang, pinapayagan ka nitong maglapat ng anumang mga panuntunan habang naglalagay ng anumang data. Napakaraming iba't ibang mga panuntunan sa pagpapatunay. Halimbawa, maaari mo lamang payagan ang mga numeric o text value sa isang cell sa pamamagitan ng data validation o maaaring payagan ang mga numeric na value sa loob ng isang partikular na hanay. Maaaring paghigpitan ng validation ng data ang mga petsa at oras sa labas ng ibinigay na hanay. Nakakatulong ito sa amin na suriin ang katumpakan at kalidad ng data bago ito gamitin. Nagbibigay ang validation ng data ng ilang pagsusuri upang matiyak ang pagkakapare-pareho ng input o nakaimbak na data.

Paano Gawin ang Data Validation sa Excel

Upang gawin ang datablangko opsyon.

• Ngayon, kung maglalagay tayo ng petsa sa cell D10 na nasa labas ng saklaw, magpapakita ito sa amin ng isang error. Tingnan ang screenshot.

Paano Gawin ang Data Validation Batay sa Adjacent Cell sa Excel

Maaari naming gawin ang data validation batay sa isang katabing cell. Halimbawa, tutukuyin mo ang isang partikular na text sa katabing cell, Ngayon, kung ilalagay mo iyon sa pagpapatunay ng data at tutukuyin na walang paraan upang magsulat sa susunod na column hanggang sa matugunan ang kundisyon. Madali mo itong magagawa sa katabing cell. Kumuha kami ng dataset na kinabibilangan ng ilang pagsusulit, opinyon, at dahilan. May gusto kaming isulat sa column ng mga dahilan kung mahirap ang opinyon sa pagsusulit.

Upang maunawaan ang proseso, sundin ang mga hakbang.

Mga Hakbang

• Una, piliin ang hanay ng mga cell D5 hanggang D9 .

• Pagkatapos nito, pumunta sa tab na Data sa ribbon.
• Pagkatapos, piliin ang drop-down na opsyon na Pagpapatunay ng data mula sa Data Tools grupo.

• Bilang resulta, lalabas ang Data Validation dialog box.
• Una, piliin ang tab na Mga Setting sa itaas.
• Pagkatapos, piliin ang Custom mula sa seksyong Payagan .
• Pagkatapos nito, isulat ang sumusunod na formulasa seksyong Formula .

• Sa wakas, mag-click sa OK .

• Pagkatapos, maaari kang magdagdag ng mga paglalarawan sa mga column ng mga dahilan kapag ang katabing cell value ay Mahirap .
• Ngunit, kung susubukan naming magdagdag ng paglalarawan kapag iba ang katabing halaga ng cell, magpapakita ito sa amin ng isang error.

Konklusyon

Sa artikulong ito, nakita namin kung paano gumawa ng mga listahan gamit ang pagpapatunay ng Excel Data. Gumawa kami ng dependent list sa pamamagitan ng Excel Data Validation Based on Another Cell kung saan ginamit namin ang INDIRECT function. Nakita namin kung paano maaaring paghigpitan ang pagpasok ng data gamit ang pagpapatunay ng data batay sa isa pang cell. Maaaring maging kapaki-pakinabang ang artikulong ito para sa maraming operasyong istatistika. Sana ay magustuhan mo ang artikulong ito. Manatiling maayos at magkomento sa ibaba kung nahaharap ka sa anumang mga paghihirap tungkol sa artikulong ito. Huwag kalimutang bisitahin ang aming pahina ng Exceldemy .

Una, kumuha ng dataset na may kasamang student ID, pangalan ng mag-aaral, at edad. Gusto naming gumawa ng validation ng data kung saan dapat wala pang 18 ang edad.

Pagkatapos, piliin ang cell D11 . Pagkatapos nito, pumunta sa tab na Data sa ribbon. Pagkatapos, piliin ang drop-down na opsyon sa Data validation mula sa Data Tools group.

Bilang resulta, ang Data Validation lalabas ang dialog box. Mula doon piliin ang tab na Mga Setting . Pagkatapos, piliin ang Whole Number mula sa seksyong Allow . Pagkatapos nito, tingnan ang opsyon na Balewalain ang Blangko . Susunod, piliin ang opsyong Mas mababa sa mula sa Petsa . Pagkatapos, Itakda ang value na Maximum bilang 18 . Panghuli, mag-click sa OK .

Susunod, kung isusulat namin ang 20 bilang edad, magpapakita ito ng error dahil ito ay lampas sa aming maximum na limitasyon sa pagpapatunay ng datos. Iyan ang nakukuha namin sa validation ng data.

4 Angkop na Mga Halimbawa para Magsagawa ng Data Validation Batay sa Isa pang Cell sa Excel

Upang gumamit ng data validation batay sa isa pang cell sa Excel, nakakita kami ng 4 na magkakaibang halimbawa kung saan maaari kang magkaroon ng malinaw na ideya. Sa artikulong ito, gagamitin namin ang INDIRECTfunction at pinangalanang hanay upang magamit ang pagpapatunay ng data. Gagamitin din namin ang cell reference at kung paano paghigpitan ang pagpasok ng halaga sa pagpapatunay ng data. Ang lahat ng mga pamamaraan na ito ay medyo madaling gamitin. Upang malinaw na maunawaan ang mga ito, sundin nang maayos ang mga pamamaraan.

1. Paglalapat ng INDIRECT Function

Ang aming unang paraan ay batay sa paggamit ng ang INDIRECT na function . Sa paraang ito, gusto naming gamitin ang function na ito INDIRECT sa dialog box ng validation ng data. Ang function na ito ay tumutulong sa amin na baguhin ang drop-down na opsyon ayon sa isang partikular na cell. Kumuha kami ng dataset na kinabibilangan ng dalawang item at magkaibang uri ng mga ito.

Upang maunawaan nang malinaw ang pamamaraan, sundin ang mga hakbang

Mga Hakbang

• Una, i-convert ang lahat ng tatlong column sa magkakaibang talahanayan.

• Pagkatapos, piliin ang hanay ng mga cell B5 hanggang B6 .
• Bilang resulta, lalabas ang tab na Table Design .
• Pumunta sa Table Design tab sa ribbon.
• Pagkatapos, palitan ang Pangalan ng Talahanayan mula sa pangkat na Properties .

• Pagkatapos, piliin ang hanay ng mga cell D5 hanggang D9 .
• Palitan ang Pangalan ng Talahanayan mula sa Properties grupo.

• Sa wakas, piliin ang hanay ng mga cell F5 hanggang F9 .
• Pagkatapos, palitan ang Pangalan ng Talahanayan mula sa pangkat na Properties tulad ng nakaraang paraan.

• Pagkatapos nito, pumunta sa naka-on ang tab na Formula ang ribbon.
• Piliin ang Tukuyin ang Pangalan mula sa pangkat na Tukuyin ang Mga Pangalan .

• Pagkatapos, lalabas ang dialog box na Bagong Pangalan .
• Itakda ang pangalan.
• Sa seksyong Refer to, isulat ang sumusunod.

• Mag-click sa OK .
• Pagkatapos, lumikha dalawang bagong column kung saan gusto naming magdagdag ng data validation.
• Pagkatapos noon, piliin ang cell H5 .

• Pagkatapos, pumunta sa tab na Data sa ribbon.
• Pagkatapos, piliin ang drop-down na opsyon sa Data validation mula sa Data Tools grupo.

• Bilang resulta, lalabas ang Data Validation dialog box.
• Una, piliin ang Mga Setting tab sa itaas.
• Pagkatapos, piliin ang Listahan mula sa Payagan
• Pagkatapos noon, tingnan ang Balewalain ang blangko at in-cell na dropdown mga opsyon.
• Pagkatapos, isulat ang sumusunod sa Source section.

• Sa wakas, i-click ang OK .

• Bilang resulta, makukuha mo ang sumusunod na drop-down na opsyon kung saan maaari mong piliin ang alinman sa ice cream o juice.

• piliin ang cell I5 .
• Pagkatapos, pumunta sa tab na Data sa ribbon.
• Pagkatapos, piliin ang Data validation drop-down na opsyon mula sa Data Tools grupo.

• Bilang resulta, ang Data Validation gagawin ng dialog boxlalabas.
• Una, piliin ang tab na Mga Setting sa itaas.
• Pagkatapos, piliin ang Listahan mula sa seksyong Payagan .
• Pagkatapos nito, tingnan ang Balewalain ang blangko at in-cell na dropdown mga opsyon.
• Pagkatapos, isulat ang sumusunod sa Pinagmulan seksyon.

• Sa wakas, mag-click sa OK .

• Bilang resulta, makukuha mo ang sumusunod na drop-down na opsyon kung saan maaari kang pumili ng anumang lasa. Dito, nakukuha natin ang sumusunod na lasa para sa ice cream.

• Ngayon, kung pipiliin natin ang juice mula sa listahan ng item, magbabago ang lasa nang naaayon.

2. Paggamit ng Pinangalanang Saklaw

Ang aming pangalawang paraan ay batay sa paggamit ng pinangalanang hanay. Sa paraang ito, maaari kang maglapat ng pangalan sa hanay sa Talahanayan. Pagkatapos, gamitin ang pangalan ng talahanayan na ito sa dialog box ng validation ng data. Kumuha kami ng dataset na may kasamang damit, kulay, at laki.

Upang maunawaan ang pamamaraan, sundin ang mga hakbang.

Mga Hakbang

• Una, gumawa ng talahanayan gamit ang dataset.
• Upang gawin ito, piliin ang hanay ng mga cell B4 hanggang D9 .

• Pagkatapos, pumunta sa tab na Insert sa ribbon.
• Piliin ang Table mula sa Tables grupo.

• Bilang resulta, makukuha natin ang sumusunod na resulta, Tingnan ang screenshot.

• Susunod, pumunta sa tab na Formula sa ribbon.
• Piliin Tukuyin ang Pangalan mula sa Tukuyin ang Mga Pangalan grupo.

• Pagkatapos, ang Bagong Pangalan lalabas ang dialog box.
• Itakda ang pangalan.
• Sa seksyong Tumutukoy sa, isulat ang sumusunod.

• Pagkatapos, i-click ang OK .

• Pagkatapos, piliin muli ang Define Name mula sa Define Names group.
• Pagkatapos, lalabas ang Bagong Pangalan dialog box.
• Itakda ang pangalan.
• Sa seksyong Tumutukoy sa, isulat ang sumusunod.

• Pagkatapos, i-click ang OK .

• Gawin din ang parehong pamamaraan para sa laki.

• Ngayon, lumikha ng tatlong bagong column.

• Pagkatapos, piliin ang F5 .
• Pagkatapos nito, pumunta sa tab na Data sa ribbon.
• Pagkatapos, piliin ang drop-down na opsyon na Pagpapatunay ng data mula sa ang Data Tools grupo.

• Bilang resulta, lalabas ang Data Validation dialog box.
• Una, piliin ang Mga Setting na tab sa itaas.
• Pagkatapos, piliin ang Listahan mula sa Payagan
• Pagkatapos noon, tingnan ang Balewalain blangko at in-cell na dropdown mga opsyon.
• Pagkatapos, isulat ang sumusunod sa seksyong Pinagmulan.

• Sa wakas, mag-click sa OK .

• Bilang isang kahihinatnan, makukuha namin ang mga sumusunod na drop-down na opsyon para sadamit.

• Pagkatapos, piliin ang G5 .
• Pagkatapos noon, pumunta sa Data tab na sa ribbon.
• Pagkatapos, piliin ang drop-down na opsyon na Pagpapatunay ng data mula sa pangkat na Mga Tool ng Data .

• Bilang resulta, lalabas ang dialog box na Pagpapatunay ng Data .
• Una, piliin ang tab na Mga Setting sa sa itaas.
• Pagkatapos, piliin ang Listahan mula sa seksyong Payagan .
• Pagkatapos nito, tingnan ang Balewalain ang blangko at in-cell dropdown mga opsyon.
• Pagkatapos, isulat ang sumusunod sa seksyong Pinagmulan.

• Sa wakas, mag-click sa OK .

• Bilang resulta, gagawin namin kunin ang mga sumusunod na drop-down na opsyon para sa kulay

• Pagkatapos, piliin ang H5 .
• Pagkatapos noon , pumunta sa tab na Data sa ribbon.
• Pagkatapos, piliin ang drop-down na opsyon sa Data validation mula sa Data Tools grupo.

• Bilang resulta, ang Data Validation dialog box w lalabas na masama.
• Una, piliin ang tab na Mga Setting sa itaas.
• Pagkatapos, piliin ang Listahan mula sa Payagan seksyon.
• Pagkatapos nito, tingnan ang Balewalain ang blangko at in-cell na dropdown mga opsyon.
• Pagkatapos, isulat ang sumusunod sa Source seksyon.

• Sa wakas, mag-click sa OK .

• Bilang resulta, makukuha natin angsumusunod na mga drop-down na opsyon para sa laki.

3. Paglalapat ng Mga Sanggunian sa Cell sa Pagpapatunay ng Data

Ang aming ikatlong paraan ay batay sa paggamit ng direktang reference ng cell sa pagpapatunay ng data. Sa paraang ito, gusto naming gamitin ang cell reference sa dialog box ng validation ng data. Bilang resulta, bibigyan tayo nito ng drop-down na opsyon. Dito, kumukuha kami ng dataset na kinabibilangan ng mga estado at halaga ng mga benta ng mga ito.

Upang maunawaan ang paraan, sundin ang mga hakbang.

Mga Hakbang

• Una, gumawa ng dalawang bagong cell kasama ang mga estado at halaga ng benta.
• Pagkatapos, piliin ang cell F4 .

• Pagkatapos noon, pumunta sa tab na Data sa ribbon.
• Pagkatapos, piliin ang drop-down na opsyon sa Pag-validate ng data mula sa Data Tools grupo.

• Bilang resulta, lalabas ang Data Validation dialog box.
• Una, piliin ang tab na Mga Setting sa itaas.
• Pagkatapos, piliin ang Listahan mula sa seksyong Payagan .
• Pagkatapos nito, tingnan ang Balewalain ang blangko at in-cell na dropdown mga opsyon.
• Pagkatapos, piliin ang hanay ng mga cell B5 hanggang B12 .
• Sa wakas, mag-click sa OK .

• Bilang resulta, makakakuha ka ng drop-down na opsyon kung saan maaari kang pumili ng anumang estado.

• Gusto naming makuha ang halaga ng benta ng kaukulang s tate.
• Upang gawin ito, piliin ang cell F5 .
• Pagkatapos, isulat ang sumusunod na formula gamit ang ang VLOOKUP function .

• Mag-click sa Enter para ilapat ang formula.

• Pagkatapos, kung babaguhin mo ang estado mula sa drop-down na opsyon, awtomatikong magbabago ang halaga ng benta. Tingnan ang screenshot.

4. Paghigpitan ang Pagpasok ng Halaga gamit ang Pagpapatunay ng Data

Ang aming panghuling paraan ay nakabatay sa kung paano paghigpitan ang pagpasok ng halaga gamit ang pagpapatunay ng data . Sa paraang ito, gusto naming gumamit ng validation ng data at maglapat ng ilang panuntunan kung saan nagiging limitado ang pagpasok ng data. Kung maglalagay ka ng anumang data sa loob ng ibinigay na hanay, papayagan kaming ilagay ito sa cell, Kung hindi, magpapakita ito ng error. Kumuha kami ng dataset na may kasamang order ID, item, petsa ng order, at dami.

Mga Hakbang

• Sa ito paraan, gusto naming paghigpitan ang petsa ng order mula 1 Enero 2021 hanggang 5 Mayo 2022. Sa labas ng hanay na ito ay magpapakita ng error.
• Upang gawin ito, piliin ang cell D10 .
• pumunta sa tab na Data sa ribbon.
• Pagkatapos noon, piliin ang drop-down na opsyon na Pagpapatunay ng data mula sa Mga Tool ng Data grupo.

• Bilang resulta, lalabas ang Data Validation dialog box.
• Una , piliin ang tab na Mga Setting sa itaas.
• Pagkatapos, piliin ang Petsa mula sa seksyong Payagan .
• Pagkatapos noon , tingnan ang Balewalain