Валидирането на данни е важна функция в Excel. В тази статия ще видим как се създава валидиране на данни в Excel въз основа на друга клетка. Валидирането на данни прави списъка по-креативен и удобен за потребителя. Вместо да имате данни в различни клетки на колона, имате възможност да изберете всякакви данни въз основа на списък в клетка. Тук в тази статия ще видим процеса на създаване на зависим списък.ще видим и процеса на ограничаване на въвеждането на данни в диапазон от клетки с помощта на валидиране на данни в Excel.

Изтегляне на работна тетрадка за практика

Изтеглете работната тетрадка за упражнения по-долу.

Какво представлява валидирането на данни в Excel?

Валидирането на данни е функция на Excel, чрез която можете да създавате правила за това какви данни искате да въведете в клетката. По принцип тя ви позволява да прилагате всякакви правила при въвеждането на данни. Има много различни правила за валидиране. Например можете да разрешите само цифрови или текстови стойности в клетката чрез валидиране на данни или можете да разрешите цифрови стойности в рамките на определен диапазон.валидирането може да ограничи дати и часове извън зададения диапазон. То ни помага да проверим точността и качеството на данните, преди да ги използваме. Валидирането на данни осигурява няколко проверки, за да се гарантира последователността на въведените или съхранените данни.

Как да извършвате валидиране на данни в Excel

За да извършите валидиране на данни в Excel, трябва да определите правилата за валидиране на данни. След това, ако въведете някакви данни, валидирането на данни ще работи върху тях. Ако данните отговарят на правилата за валидиране на данни, ще ги постави в клетката. В противен случай няма да покаже съобщение за грешка.

Първо, вземете набор от данни, който включва идентификационен номер на ученик, име на ученик и възраст. Искаме да направим проверка на данните, при която възрастта трябва да е по-малка от 18 години.

След това изберете клетка D11 След това отидете в Данни След това изберете опцията Data validation от падащото меню Инструменти за данни група.

В резултат на това Утвърждаване на данните Ще се появи диалогов прозорец. В него изберете Настройки След това изберете Цяло число от Позволете След това проверете в Игнориране на празно място След това изберете По-малко от опция от Дата . След това задайте Максимален стойност като 18 . Накрая щракнете върху ОК .

След това, ако напишем 20 като възраст, ще се покаже грешка, защото е над максималната ни граница при валидирането на данни. Това е, което получаваме от валидирането на данни.

4 подходящи примера за валидиране на данни въз основа на друга клетка в Excel

За да използвате валидиране на данни въз основа на друга клетка в Excel, открихме 4 различни примера, чрез които можете да имате ясна представа. В тази статия ще използваме функцията INDIRECT и именувания диапазон, за да използваме валидиране на данни. Ще използваме също така препратка към клетка и как да ограничим въвеждането на стойност за валидиране на данни. Всички тези методи са доста лесни за използване. За да ги разберете ясно, следвайтеметоди правилно.

1. Прилагане на функцията INDIRECT

Първият ни метод се основава на използването на функцията INDIRECT . В този метод искаме да използваме този ИНДИРЕКТЕН функция в диалоговия прозорец за валидиране на данни. Тази функция ни помага да променим опцията за падащ списък в зависимост от определена клетка. Вземаме набор от данни, който включва два елемента и техните различни видове.

За да разберете ясно метода, следвайте следните стъпки

Стъпки

• Първо преобразувайте трите колони в различни таблици.

• След това изберете обхвата от клетки B5 към B6 .
• В резултат на това Дизайн на масата ще се появи раздел.
• Отидете в Дизайн на масата в лентата.
• След това променете Име на таблицата от Имоти група.

• След това изберете обхвата от клетки D5 към D9 .
• Променете Име на таблицата от Имоти група.

• Накрая изберете обхвата от клетки F5 към F9 .
• След това променете името на таблицата от групата Свойства по същия начин, както преди.

• След това отидете в Формула в лентата.
• Изберете Определяне на името от Определяне на имена група.

• След това Ново име ще се появи диалогов прозорец.
• Задайте името.
• В раздела Refers to (Отнася се за) запишете следното.

• Кликнете върху OK .
• След това създайте две нови колони, в които искате да добавите валидиране на данните.
• След това изберете клетка H5 .

• След това отидете в Данни в лентата.
• След това изберете опцията Data validation от падащото меню Инструменти за данни група.

• В резултат на това Утвърждаване на данните ще се появи диалогов прозорец.
• Първо, изберете Настройки раздела в горната част.
• След това изберете Списък от Позволете
• След това проверете в Игнориране на празно място и падащо меню в клетката опции.
• След това запишете следното в Източник: раздел.

• Накрая щракнете върху OK .

• В резултат на това ще получите следната падаща опция, в която можете да изберете сладолед или сок.

• изберете клетка I5 .
• След това отидете в Данни в лентата.
• След това изберете опцията Data validation от падащото меню Инструменти за данни група.

• В резултат на това Утвърждаване на данните ще се появи диалогов прозорец.
• Първо, изберете Настройки раздела в горната част.
• След това изберете Списък от Позволете раздел.
• След това проверете в Игнориране на празно място и падащо меню в клетката опции.
• След това запишете следното в Източник: раздел.

• Накрая щракнете върху OK .

• В резултат на това ще получите следната падаща опция, в която можете да изберете всеки вкус. Тук получаваме следния вкус за сладолед.

• Сега, ако изберем сок от списъка с продукти, вкусът ще се промени съответно.

2. Използване на именуван диапазон

Вторият ни метод се основава на използването на именуван диапазон. При този метод можете да приложите име на диапазона в таблицата. След това използвайте това име на таблицата в диалоговия прозорец за валидиране на данните. Вземаме набор от данни, който включва рокля, цвят и размер.

За да разберете метода, следвайте стъпките.

Стъпки

• Първо създайте таблица, като използвате набора от данни.
• За тази цел изберете обхвата от клетки B4 към D9 .

• След това отидете в Вмъкване на в лентата.
• Изберете Таблица от Таблици група.

• В резултат на това ще получим следния резултат, Вижте снимката на екрана.

• След това отидете в Формула в лентата.
• Изберете Определяне на името от Определяне на имена група.

• След това Ново име ще се появи диалогов прозорец.
• Задайте името.
• В раздела "Отнася се за" запишете следното.

• След това щракнете върху ОК .

• След това отново изберете Определяне на името от Определяне на имена група.
• След това Ново име ще се появи диалогов прозорец.
• Задайте името.
• В раздела Refers to (Отнася се за) запишете следното.

• След това щракнете върху OK .

• Извършете същата процедура и за размера.

• Сега създайте три нови колони.

• След това изберете F5 .
• След това отидете в Данни в лентата.
• След това изберете Валидиране на данни падаща опция от Инструменти за данни група.

• В резултат на това Утвърждаване на данните ще се появи диалогов прозорец.
• Първо, изберете Настройки раздела в горната част.
• След това изберете Списък от Позволете
• След това проверете в Игнориране на празно място и падащо меню в клетката опции.
• След това запишете следното в раздела "Източник".

• Накрая щракнете върху ОК .

• В резултат на това ще получим следните опции в падащото меню за роклята.

• След това изберете G5 .
• След това отидете в Данни в лентата.
• След това изберете Валидиране на данни падаща опция от Инструменти за данни група.

• В резултат на това Утвърждаване на данните ще се появи диалогов прозорец.
• Първо, изберете Настройки раздела в горната част.
• След това изберете Списък от Позволете раздел.
• След това проверете в Игнориране на празно място и падащо меню в клетката опции.
• След това запишете следното в раздела "Източник".

• Накрая щракнете върху OK .

• В резултат на това ще получим следните опции в падащия списък за цвета

• След това изберете H5 .
• След това отидете в Данни в лентата.
• След това изберете опцията Data validation от падащото меню Инструменти за данни група.

• В резултат на това Утвърждаване на данните ще се появи диалогов прозорец.
• Първо, изберете Настройки раздела в горната част.
• След това изберете Списък от Позволете раздел.
• След това проверете в Игнориране на празно място и падащо меню в клетката опции.
• След това запишете следното в раздела "Източник".

• Накрая щракнете върху ОК .

• В резултат на това ще получим следните опции в падащия списък за размера.

3. Прилагане на препратки към клетките при валидиране на данни

Третият ни метод се основава на използването на директна препратка към клетката при валидиране на данни. При този метод искаме да използваме препратката към клетката в диалоговия прозорец за валидиране на данни. В резултат на това той ще ни предостави възможност за падащ списък. Тук вземаме набор от данни, който включва държави и техните суми за продажби.

За да разберете метода, следвайте стъпките.

Стъпки

• Първо, създайте две нови клетки, включващи държавите и сумата на продажбите.
• След това изберете клетка F4 .

• След това отидете в Данни в лентата.
• След това изберете опцията Data validation от падащото меню Инструменти за данни група.

• В резултат на това Утвърждаване на данните ще се появи диалогов прозорец.
• Първо, изберете Настройки раздела в горната част.
• След това изберете Списък от Позволете раздел.
• След това проверете в Игнориране на празно място и падащо меню в клетката опции.
• След това изберете обхвата от клетки B5 към B12 .
• Накрая щракнете върху ОК .

• В резултат на това ще получите падаща опция, в която можете да изберете всеки щат.

• Искаме да получим сумата на продажбите в съответния щат.
• За да направите това, изберете клетка F5 .
• След това запишете следната формула, като използвате функцията VLOOKUP .

• Кликнете върху Въведете за да приложите формулата.

• След това, ако промените състоянието от падащата опция, сумата на продажбите ще се промени автоматично. Вижте снимката на екрана.

4. Ограничаване на въвеждането на стойности с валидиране на данни

Последният ни метод се основава на това как да ограничим въвеждането на стойности с валидиране на данни. В този метод бихме искали да използваме валидиране на данни и да приложим някои правила, чрез които въвеждането на данни става ограничено. Ако въведете някакви данни в рамките на зададения диапазон, това ще ни позволи да ги поставим в клетката, в противен случай ще покаже грешка. Вземаме набор от данни, който включва идентификатор на поръчка, артикул, дата на поръчка и количество.

Стъпки

• В този метод бихме искали да ограничим датата на поръчката от 1 януари 2021 г. до 5 май 2022 г. Извън този диапазон ще се появи грешка.
• За да направите това, изберете клетка D10 .
• отидете в Данни в лентата.
• След това изберете Валидиране на данни падаща опция от Инструменти за данни група.

• В резултат на това Утвърждаване на данните ще се появи диалогов прозорец.
• Първо, изберете Настройки раздела в горната част.
• След това изберете Дата от Позволете раздел.
• След това проверете в Игнориране на празно място опция.
• Изберете между опция от Дата раздел.
• След това задайте началната и крайната дата.
• Накрая щракнете върху ОК .

• Сега, ако поставим дата в клетката D10 която е извън обхвата, ще ни покаже грешка. Вижте снимката на екрана.

Как да направите проверка на данните въз основа на съседна клетка в Excel

Можем да направим валидиране на данните въз основа на съседна клетка. Например, определяте определен текст в съседната клетка, Сега, ако поставите това в валидиране на данните и определите, че няма как да пишете в следващата колона, докато не се изпълни условието. Можете лесно да го направите в съседната клетка. Вземаме набор от данни, който включва няколко изпита, мнения и причини. Бихме искали да напишем нещо вколона с причини, ако мнението за изпита е трудно.

За да разберете процеса, следвайте стъпките.

Стъпки

• Първо, изберете обхвата от клетки D5 към D9 .

• След това отидете в Данни в лентата.
• След това изберете Валидиране на данни падаща опция от Инструменти за данни група.

• В резултат на това Утвърждаване на данните ще се появи диалогов прозорец.
• Първо, изберете Настройки раздела в горната част.
• След това изберете Потребителски от Позволете раздел.
• След това запишете следната формула в Формула раздел.

• Накрая щракнете върху OK .

• След това можете да добавите описания в колоните с причини, когато стойността на съседната клетка е Hard .
• Но ако се опитаме да добавим описание, когато стойността на съседната клетка е различна, ще се появи грешка.

Заключение

В тази статия видяхме как да създаваме списъци, като използваме валидиране на данни в Excel. Създадохме зависим списък чрез валидиране на данни в Excel въз основа на друга клетка, където използвахме ИНДИРЕКТЕН Видяхме как въвеждането на данни може да бъде ограничено с помощта на валидирането на данни въз основа на друга клетка. Тази статия може да бъде полезна за много статистически операции. Надявам се, че тази статия ще ви хареса. Останете добре и коментирайте по-долу, ако срещнете някакви трудности във връзка с тази статия. Не забравяйте да посетите нашата Exceldemy страница.