Overovanie údajov je dôležitou funkciou v programe Excel. V tomto článku uvidíme, ako sa vytvára overovanie údajov v programe Excel na základe inej bunky. Overovanie údajov robí zoznam kreatívnejším a používateľsky prívetivejším. Namiesto toho, aby ste mali údaje v rôznych bunkách stĺpca, máte možnosť vybrať ľubovoľné údaje na základe zoznamu v bunke. Tu v tomto článku uvidíme proces vytvárania závislého zoznamu.pomocou overovania údajov v programe Excel. Uvidíme tiež postup obmedzenia zadávania údajov v rozsahu buniek pomocou overovania údajov.

Stiahnite si cvičebnicu

Stiahnite si cvičebnicu nižšie.

Čo je validácia údajov v programe Excel?

Overovanie údajov je funkcia programu Excel, pomocou ktorej môžete vytvoriť pravidlá, ktoré určujú, aké druhy údajov chcete do bunky zadať. V podstate vám teda umožňuje uplatniť ľubovoľné pravidlá pri zadávaní akýchkoľvek údajov. Existuje veľa rôznych pravidiel overovania. Napríklad môžete prostredníctvom overovania údajov povoliť v bunke iba číselné alebo textové hodnoty alebo môžete povoliť číselné hodnoty v určitom rozsahu.Validácia dokáže obmedziť dátumy a časy mimo zadaného rozsahu. Pomáha nám skontrolovať presnosť a kvalitu údajov pred ich použitím. Validácia údajov poskytuje niekoľko kontrol na zabezpečenie konzistentnosti vstupných alebo uložených údajov.

Ako vykonať overenie údajov v programe Excel

Ak chcete v programe Excel vykonať validáciu údajov, musíte definovať pravidlá validácie údajov. Potom, ak zadáte akékoľvek údaje, bude na nich pracovať validácia údajov. Ak údaje spĺňajú pravidlá validácie údajov, vloží ich do bunky. V opačnom prípade nezobrazí chybové hlásenie.

Najprv vezmite súbor údajov, ktorý obsahuje ID študenta, meno študenta a vek. Chceli by sme vykonať overenie údajov, kde vek musí byť nižší ako 18 rokov.

Potom vyberte bunku D11 Potom prejdite do Údaje potom vyberte možnosť Overenie údajov z rozbaľovacieho zoznamu Dátové nástroje skupina.

V dôsledku toho sa Overovanie údajov Zobrazí sa dialógové okno. V ňom vyberte Nastavenia Potom vyberte kartu Celé číslo z Povoľte Potom skontrolujte, či v časti Ignorovať prázdne miesto Ďalej vyberte možnosť Menej ako možnosť z Dátum Potom nastavte Maximum hodnotu ako 18 Nakoniec kliknite na OK .

Ďalej, ak ako vek napíšeme 20, zobrazí sa chyba, pretože je nad naším maximálnym limitom pri overovaní údajov. To je to, čo dostaneme z overovania údajov.

4 vhodné príklady na overenie údajov na základe inej bunky v programe Excel

Na použitie validácie údajov na základe inej bunky v programe Excel sme našli 4 rôzne príklady, prostredníctvom ktorých môžete mať jasnú predstavu. V tomto článku využijeme funkciu INDIRECT a pomenovaný rozsah na použitie validácie údajov. Použijeme aj odkaz na bunku a spôsob obmedzenia zadávania hodnoty na validáciu údajov. Všetky tieto metódy sa dajú pomerne jednoducho použiť. Ak ich chcete jasne pochopiť, postupujte podľametódy správne.

1. Použitie funkcie INDIRECT

Naša prvá metóda je založená na použití funkcia INDIRECT V tejto metóde by sme chceli použiť túto INDIRECT funkcia v dialógovom okne overovania údajov. Táto funkcia nám pomáha zmeniť rozbaľovaciu možnosť podľa určitej bunky. Vezmeme súbor údajov, ktorý obsahuje dve položky a ich rôzne typy.

Aby ste metódu pochopili, postupujte podľa nasledujúcich krokov

Kroky

• Najprv prekonvertujte všetky tri stĺpce do rôznych tabuliek.

• Potom vyberte rozsah buniek B5 na B6 .
• V dôsledku toho sa Dizajn stola zobrazí sa karta .
• Prejdite na Dizajn stola na páse kariet.
• Potom zmeňte Názov tabuľky z Vlastnosti skupina.

• Potom vyberte rozsah buniek D5 na D9 .
• Zmeniť Názov tabuľky z Vlastnosti skupina.

• Nakoniec vyberte rozsah buniek F5 na F9 .
• Potom v skupine Vlastnosti zmeňte názov tabuľky rovnako ako v predchádzajúcom prípade.

• Potom prejdite na Vzorec na páse kariet.
• Vyberte Definovať názov z Definovať názvy skupina.

• Potom sa Nový názov zobrazí sa dialógové okno.
• Nastavenie názvu.
• Do časti Vzťahuje sa na zapíšte nasledujúce údaje.

• Kliknite na OK .
• Potom vytvorte dva nové stĺpce, do ktorých chceme pridať overovanie údajov.
• Potom vyberte bunku H5 .

• Potom prejdite na Údaje na páse kariet.
• Potom z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť Overenie údajov Dátové nástroje skupina.

• V dôsledku toho sa Overovanie údajov zobrazí sa dialógové okno.
• Najprv vyberte Nastavenia karta v hornej časti.
• Potom vyberte Zoznam z Povoľte
• Potom skontrolujte Ignorovať prázdne miesto a rozbaľovacie okno v bunke možnosti.
• Potom si zapíšte do Zdroj sekcia.

• Nakoniec kliknite na OK .

• Výsledkom je nasledujúca rozbaľovacia ponuka, v ktorej si môžete vybrať zmrzlinu alebo džús.

• vybrať bunku I5 .
• Potom prejdite na Údaje na páse kariet.
• Potom z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť Overenie údajov Dátové nástroje skupina.

• V dôsledku toho sa Overovanie údajov zobrazí sa dialógové okno.
• Najprv vyberte Nastavenia karta v hornej časti.
• Potom vyberte Zoznam z Povoľte sekcia.
• Potom skontrolujte Ignorovať prázdne miesto a rozbaľovacie okno v bunke možnosti.
• Potom si zapíšte do Zdroj sekcia.

• Nakoniec kliknite na OK .

• Výsledkom je, že sa zobrazí nasledujúca rozbaľovacia možnosť, v ktorej môžete vybrať ľubovoľnú príchuť. Tu sa zobrazí nasledujúca príchuť zmrzliny.

• Ak teraz vyberieme džús zo zoznamu položiek, príchuť sa zmení zodpovedajúcim spôsobom.

2. Používanie pomenovaného rozsahu

Naša druhá metóda je založená na použití pomenovaného rozsahu. Pri tejto metóde môžete na rozsah v tabuľke použiť názov. Potom tento názov tabuľky použite v dialógovom okne overovania údajov. Vezmeme súbor údajov, ktorý obsahuje šaty, farbu a veľkosť.

Ak chcete pochopiť túto metódu, postupujte podľa nasledujúcich krokov.

Kroky

• Najprv vytvorte tabuľku s použitím súboru údajov.
• Na tento účel vyberte rozsah buniek B4 na D9 .

• Potom prejdite na Vložte na páse kariet.
• Vyberte Tabuľka z Tabuľky skupina.

• V dôsledku toho dostaneme nasledujúci výsledok, Pozri obrázok obrazovky.

• Potom prejdite na Vzorec na páse kariet.
• Vyberte Definovať názov z Definovať názvy skupina.

• Potom sa Nový názov zobrazí sa dialógové okno.
• Nastavenie názvu.
• Do časti Vzťahuje sa na zapíšte nasledujúce údaje.

• Potom kliknite na OK .

• Potom opäť vyberte Definovať názov z Definovať názvy skupina.
• Potom sa Nový názov zobrazí sa dialógové okno.
• Nastavenie názvu.
• Do časti Vzťahuje sa na zapíšte nasledujúce údaje.

• Potom kliknite na OK .

• Rovnaký postup vykonajte aj pre veľkosť.

• Teraz vytvorte tri nové stĺpce.

• Potom vyberte F5 .
• Potom prejdite na Údaje na páse kariet.
• Potom vyberte Overovanie údajov rozbaľovacej možnosti z Dátové nástroje skupina.

• V dôsledku toho sa Overovanie údajov Zobrazí sa dialógové okno.
• Najprv vyberte Nastavenia karta v hornej časti.
• Potom vyberte Zoznam z Umožniť
• Potom skontrolujte Ignorovať prázdne miesto a rozbaľovacie okno v bunke možnosti.
• Potom do časti Zdroj zapíšte nasledujúce údaje.

• Nakoniec kliknite na OK .

• Následne sa nám zobrazia tieto rozbaľovacie možnosti pre šaty.

• Potom vyberte G5 .
• Potom prejdite na Údaje na páse kariet.
• Potom vyberte Overovanie údajov rozbaľovacej možnosti z Dátové nástroje skupina.

• V dôsledku toho sa Overovanie údajov zobrazí sa dialógové okno.
• Najprv vyberte Nastavenia karta v hornej časti.
• Potom vyberte Zoznam z Povoľte sekcia.
• Potom skontrolujte Ignorovať prázdne miesto a rozbaľovacie okno v bunke možnosti.
• Potom do časti Zdroj zapíšte nasledujúce údaje.

• Nakoniec kliknite na OK .

• Následne sa nám zobrazia nasledujúce rozbaľovacie možnosti pre farbu

• Potom vyberte H5 .
• Potom prejdite na Údaje na páse kariet.
• Potom z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť Overenie údajov Dátové nástroje skupina.

• V dôsledku toho sa Overovanie údajov zobrazí sa dialógové okno.
• Najprv vyberte Nastavenia karta v hornej časti.
• Potom vyberte Zoznam z Povoľte sekcia.
• Potom skontrolujte Ignorovať prázdne miesto a rozbaľovacie okno v bunke možnosti.
• Potom do časti Zdroj zapíšte nasledujúce údaje.

• Nakoniec kliknite na OK .

• Následne sa nám zobrazia nasledujúce rozbaľovacie možnosti pre veľkosť.

3. Použitie odkazov na bunky pri overovaní údajov

Naša tretia metóda je založená na použití priameho odkazu na bunku pri overovaní údajov. V tejto metóde by sme chceli použiť odkaz na bunku v dialógovom okne overovania údajov. Výsledkom bude, že nám poskytne možnosť rozbaľovacieho zoznamu. Tu vezmeme súbor údajov, ktorý obsahuje štáty a ich výšku predaja.

Ak chcete pochopiť túto metódu, postupujte podľa nasledujúcich krokov.

Kroky

• Najprv vytvorte dve nové bunky, ktoré budú obsahovať štáty a sumu predaja.
• Potom vyberte bunku F4 .

• Potom prejdite na Údaje na páse kariet.
• Potom z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť Overenie údajov Dátové nástroje skupina.

• V dôsledku toho sa Overovanie údajov zobrazí sa dialógové okno.
• Najprv vyberte Nastavenia karta v hornej časti.
• Potom vyberte Zoznam z Povoľte sekcia.
• Potom skontrolujte Ignorovať prázdne miesto a rozbaľovacie okno v bunke možnosti.
• Potom vyberte rozsah buniek B5 na B12 .
• Nakoniec kliknite na OK .

• Následne sa zobrazí rozbaľovacie okno, v ktorom môžete vybrať ľubovoľný štát.

• Chceli by sme získať výšku predaja v príslušnom štáte.
• Ak to chcete urobiť, vyberte bunku F5 .
• Potom zapíšte nasledujúci vzorec pomocou funkcia VLOOKUP .

• Kliknite na Vstúpte na stránku použiť vzorec.

• Ak potom zmeníte stav z rozbaľovacej možnosti, automaticky sa zmení aj suma predaja. Pozrite si obrázok obrazovky.

4. Obmedzenie zadávania hodnôt pomocou overovania údajov

Naša posledná metóda je založená na tom, ako obmedziť zadávanie hodnôt pomocou validácie údajov. V tejto metóde by sme chceli použiť validáciu údajov a aplikovať určité pravidlá, pomocou ktorých sa zadávanie údajov obmedzí. Ak zadáme nejaké údaje v danom rozsahu, umožní nám ich vložiť do bunky, v opačnom prípade sa zobrazí chyba. Vezmeme súbor údajov, ktorý obsahuje ID objednávky, položku, dátum objednávky a množstvo.

Kroky

• V tejto metóde by sme chceli obmedziť dátum objednávky od 1. januára 2021 do 5. mája 2022. Mimo tohto rozsahu sa zobrazí chyba.
• Ak to chcete urobiť, vyberte bunku D10 .
• prejdite na Údaje na páse kariet.
• Potom vyberte Overovanie údajov z rozbaľovacieho zoznamu Dátové nástroje skupina.

• V dôsledku toho sa Overovanie údajov zobrazí sa dialógové okno.
• Najprv vyberte Nastavenia karta v hornej časti.
• Potom vyberte Dátum z Povoľte sekcia.
• Potom skontrolujte Ignorovať prázdne miesto možnosť.
• Vyberte medzi možnosť z Dátum sekcia.
• Potom nastavte dátum začiatku a konca.
• Nakoniec kliknite na OK .

• Ak teraz do bunky vložíme dátum D10 ktorá je mimo rozsahu, zobrazí sa nám chyba. Pozri obrázok obrazovky.

Ako vykonať overenie údajov na základe susednej bunky v programe Excel

Validáciu údajov môžeme urobiť na základe susednej bunky. Napríklad definujete určitý text v susednej bunke, Ak to teraz dáte do validácie údajov a definujete, že nie je možné písať do ďalšieho stĺpca, kým podmienka nie je splnená. Môžete to jednoducho urobiť v susednej bunke. Vezmeme súbor údajov, ktorý obsahuje niekoľko skúšok, posudkov a dôvodov. Chceli by sme niečo napísať dostĺpec s dôvodmi, ak je stanovisko ku skúške ťažké.

Ak chcete pochopiť tento proces, postupujte podľa nasledujúcich krokov.

Kroky

• Najprv vyberte rozsah buniek D5 na D9 .

• Potom prejdite na Údaje na páse kariet.
• Potom vyberte Overovanie údajov rozbaľovacej možnosti z Dátové nástroje skupina.

• V dôsledku toho sa Overovanie údajov zobrazí sa dialógové okno.
• Najprv vyberte Nastavenia karta v hornej časti.
• Potom vyberte Vlastné z Povoľte sekcia.
• Potom zapíšte nasledujúci vzorec do Vzorec sekcia.

• Nakoniec kliknite na OK .

• Potom môžete pridať popisy do stĺpcov s dôvodmi, keď je hodnota susednej bunky Hard .
• Ak sa však pokúsime pridať popis, keď je hodnota susednej bunky iná, zobrazí sa chyba.

Záver

V tomto článku sme videli, ako vytvoriť zoznamy pomocou overovania údajov v programe Excel. Vytvorili sme závislý zoznam pomocou overovania údajov v programe Excel na základe inej bunky, kde sme použili INDIRECT funkcie. Videli sme, ako možno obmedziť zadávanie údajov pomocou overovania údajov na základe inej bunky. Tento článok môže byť užitočný pre mnohé štatistické operácie. Dúfam, že sa vám tento článok bude páčiť. Zostaňte v poriadku a komentujte nižšie, ak sa stretnete s akýmikoľvek ťažkosťami týkajúcimi sa tohto článku. Nezabudnite navštíviť našu Exceldemy strana.