Datavalidering er en vigtig funktion i Excel. I denne artikel vil vi se, hvordan Excel-datavalidering baseret på en anden celle oprettes. Datavalidering gør en liste mere kreativ og brugervenlig. I stedet for at have data i forskellige celler i en kolonne har du mulighed for at vælge data baseret på en liste i en celle. Her i denne artikel vil vi se processen med at oprette en afhængig liste.Vi vil også se processen med at begrænse indtastning af data i en række celler med datavalidering.

Download arbejdsbog til øvelser

Download arbejdsbogen nedenfor.

Hvad er datavalidering i Excel?

Datavalidering er en Excel-funktion, hvor du kan oprette regler for, hvilke typer data du gerne vil indtaste i cellen. Så grundlæggende giver det dig mulighed for at anvende regler, mens du indtaster data. Der er så mange forskellige valideringsregler. Du kan f.eks. kun tillade numeriske værdier eller tekstværdier i en celle gennem datavalidering eller tillade numeriske værdier inden for et bestemt område. Datavalidering kan begrænse datoer og tidspunkter uden for det angivne område. Det hjælper os med at kontrollere dataenes nøjagtighed og kvalitet, før de anvendes. Datavalidering giver flere kontroller for at sikre konsistensen af de indtastede eller lagrede data.

Hvordan man laver datavalidering i Excel

For at udføre datavalidering i Excel skal du definere datavalideringsreglerne. Hvis du derefter indtaster data, vil datavalidering arbejde på dem. Hvis dataene opfylder datavalideringsreglerne, vil dataene blive sat på cellen. Ellers vil der ikke blive vist en fejlmeddelelse.

Først skal du tage et datasæt, der indeholder elev-ID, elevens navn og alder. Vi vil gerne foretage en datavalidering, hvor alderen skal være under 18 år.

Vælg derefter celle D11 Derefter skal du gå til Data på båndet. Vælg derefter rullemenuen Datavalidering i rullemenuen fra fanen Dataværktøjer gruppe.

Som følge heraf har Validering af data dialogboksen vises. Herfra skal du vælge den Indstillinger fanen. Vælg derefter fanen Hele tal fra den Tillad Derefter skal du kontrollere på den Ignorer tomt Vælg derefter den Mindre end fra Dato . Derefter skal du indstille Maksimum værdi som 18 Endelig skal du klikke på OK .

Hvis vi dernæst skriver 20 som alder, vil der blive vist en fejl, fordi det er over vores maksimumsgrænse i datavalidering. Det er det, vi får fra datavalidering.

4 egnede eksempler på at udføre datavalidering baseret på en anden celle i Excel

For at bruge datavalidering baseret på en anden celle i Excel har vi fundet 4 forskellige eksempler, hvorigennem du kan få en klar idé. I denne artikel vil vi bruge INDIRECT-funktionen og navngivet område til at bruge datavalidering. Vi vil også bruge cellehenvisning og hvordan man begrænser værdiindtastning til datavalidering. Alle disse metoder er forholdsvis nemme at bruge. For at forstå disse klart, skal du følgemetoder korrekt.

1. Anvendelse af INDIRECT-funktionen

Vores første metode er baseret på anvendelse af funktionen INDIRECT I denne metode vil vi gerne bruge denne INDIREKTE funktionen i dialogboksen til datavalidering. Denne funktion hjælper os med at ændre drop-down-indstillingen i henhold til en bestemt celle. Vi tager et datasæt, der indeholder to elementer og deres forskellige typer.

For at forstå metoden tydeligt skal du følge trinene

Trin

• Først skal du konvertere alle tre kolonner til forskellige tabeller.

• Vælg derefter området med celler B5 til B6 .
• Som følge heraf har Borddesign vises.
• Gå til Borddesign på fanen på farvebåndet.
• Derefter skal du ændre Bordnavn fra den Egenskaber gruppe.

• Vælg derefter området med celler D5 til D9 .
• Ændre den Bordnavn fra den Egenskaber gruppe.

• Endelig skal du vælge området af celler F5 til F9 .
• Derefter skal du ændre tabellens navn i gruppen Egenskaber ligesom på den foregående måde.

• Derefter skal du gå til Formel på fanen på farvebåndet.
• Vælg Definer navn fra den Definer navne gruppe.

• Derefter er det Nyt navn dialogboksen vises.
• Indstil navnet.
• Skriv følgende i afsnittet "Refererer til".

• Klik på OK .
• Opret derefter to nye kolonner, hvor vi ønsker at tilføje datavalidering.
• Derefter skal du vælge celle H5 .

• Derefter skal du gå til Data på fanen på farvebåndet.
• Vælg derefter rullemenuen Datavalidering i rullemenuen Dataværktøjer gruppe.

• Som følge heraf har Validering af data dialogboksen vises.
• Først skal du vælge den Indstillinger øverst på fanen.
• Vælg derefter Liste fra den Tillad
• Herefter skal du kontrollere på Ignorer blank og dropdown i cellen muligheder.
• Skriv derefter følgende ned i Kilde sektion.

• Endelig skal du klikke på OK .

• Som følge heraf får du følgende drop-down mulighed, hvor du kan vælge enten is eller juice.

• vælge celle I5 .
• Derefter skal du gå til Data på fanen på farvebåndet.
• Vælg derefter rullemenuen Datavalidering i rullemenuen Dataværktøjer gruppe.

• Som følge heraf har Validering af data dialogboksen vises.
• Først skal du vælge den Indstillinger øverst på fanen.
• Vælg derefter Liste fra den Tillad sektion.
• Herefter skal du kontrollere på Ignorer blank og dropdown i cellen muligheder.
• Skriv derefter følgende ned i Kilde sektion.

• Endelig skal du klikke på OK .

• Som et resultat får du følgende drop-down mulighed, hvor du kan vælge en hvilken som helst smag. Her får vi følgende smag til is.

• Hvis vi nu vælger juice fra listen over varer, vil smagen ændre sig tilsvarende.

2. Brug af navngivne områder

Vores anden metode er baseret på brug af navngivne områder. I denne metode kan du anvende et navn til området i tabellen. Brug derefter dette tabelnavn i dialogboksen til validering af data. Vi tager et datasæt, der indeholder kjole, farve og størrelse.

For at forstå metoden skal du følge trinene.

Trin

• Først skal du oprette en tabel ved hjælp af datasættet.
• For at gøre dette skal du vælge området af celler B4 til D9 .

• Derefter skal du gå til Indsæt på fanen på farvebåndet.
• Vælg Tabel fra Tabeller gruppe.

• Som et resultat får vi følgende resultat, se skærmbilledet.

• Derefter skal du gå til Formel på fanen på farvebåndet.
• Vælg Definer navn fra den Definer navne gruppe.

• Derefter er det Nyt navn dialogboksen vises.
• Indstil navnet.
• Skriv følgende i afsnittet "Refererer til".

• Klik derefter på OK .

• Vælg derefter igen Definer navn fra den Definer navne gruppe.
• Derefter er det Nyt navn dialogboksen vises.
• Indstil navnet.
• Skriv følgende i afsnittet "Refererer til".

• Klik derefter på OK .

• Gør det samme med størrelsen.

• Opret nu tre nye kolonner.

• Vælg derefter F5 .
• Derefter skal du gå til Data på fanen på farvebåndet.
• Vælg derefter den Validering af data rullemenuen fra Dataværktøjer gruppe.

• Som følge heraf har Validering af data dialogboksen vises.
• Først skal du vælge den Indstillinger øverst på fanen.
• Vælg derefter Liste fra den Tillad
• Herefter skal du kontrollere på Ignorer blank og dropdown i cellen muligheder.
• Skriv derefter følgende i rubrikken Kilde.

• Endelig skal du klikke på OK .

• Som en konsekvens heraf får vi følgende drop-down muligheder for kjolen.

• Vælg derefter G5 .
• Derefter skal du gå til Data på fanen på farvebåndet.
• Vælg derefter den Validering af data rullemenuen fra Dataværktøjer gruppe.

• Som følge heraf har Validering af data dialogboksen vises.
• Først skal du vælge den Indstillinger øverst på fanen.
• Vælg derefter Liste fra den Tillad sektion.
• Herefter skal du kontrollere på Ignorer blank og dropdown i cellen muligheder.
• Skriv derefter følgende i rubrikken Kilde.

• Endelig skal du klikke på OK .

• Som en konsekvens heraf får vi følgende drop-down muligheder for farven

• Vælg derefter H5 .
• Derefter skal du gå til Data på fanen på farvebåndet.
• Vælg derefter rullemenuen Datavalidering i rullemenuen Dataværktøjer gruppe.

• Som følge heraf har Validering af data dialogboksen vises.
• Først skal du vælge den Indstillinger øverst på fanen.
• Vælg derefter Liste fra den Tillad sektion.
• Herefter skal du kontrollere på Ignorer blank og dropdown i cellen muligheder.
• Skriv derefter følgende i rubrikken Kilde.

• Endelig skal du klikke på OK .

• Som en konsekvens heraf får vi følgende drop-down muligheder for størrelsen.

3. Anvendelse af cellehenvisninger i datavalidering

Vores tredje metode er baseret på at bruge den direkte cellehenvisning i datavalidering. I denne metode vil vi gerne bruge cellehenvisningen i dialogboksen til datavalidering. Som følge heraf vil den give os en drop-down mulighed. Her tager vi et datasæt, der indeholder stater og deres salgsmængde.

For at forstå metoden skal du følge trinene.

Trin

• Først oprettes to nye celler med stater og salgsbeløb.
• Vælg derefter celle F4 .

• Derefter skal du gå til Data på fanen på farvebåndet.
• Vælg derefter rullemenuen Datavalidering i rullemenuen Dataværktøjer gruppe.

• Som følge heraf har Validering af data dialogboksen vises.
• Først skal du vælge den Indstillinger øverst på fanen.
• Vælg derefter Liste fra den Tillad sektion.
• Herefter skal du kontrollere på Ignorer blank og dropdown i cellen muligheder.
• Vælg derefter området med celler B5 til B12 .
• Endelig skal du klikke på OK .

• Som følge heraf får du en drop-down mulighed, hvor du kan vælge en hvilken som helst stat.

• Vi vil gerne have salgsbeløbet for den tilsvarende stat.
• Dette gøres ved at vælge celle F5 .
• Skriv derefter følgende formel ned ved hjælp af VLOOKUP-funktionen .

• Klik på Gå ind på for at anvende formlen.

• Hvis du så ændrer staten fra rullelisten, ændres salgsbeløbet automatisk. Se skærmbilledet.

4. Begræns indtastning af værdier med datavalidering

Vores sidste metode er baseret på, hvordan man begrænser værdiindtastning med datavalidering. I denne metode vil vi gerne bruge datavalidering og anvende nogle regler, hvorved dataindtastningen bliver begrænset. Hvis du indtaster data inden for det givne område, vil det tillade os at sætte det ind i cellen, ellers vil det vise en fejl. Vi tager et datasæt, der indeholder ordre-ID, vare, ordredato og mængde.

Trin

• I denne metode ønsker vi at begrænse ordredatoen fra 1. januar 2021 til 5. maj 2022. Uden for dette interval vil der opstå en fejl.
• Dette gøres ved at vælge celle D10 .
• gå til Data på fanen på farvebåndet.
• Derefter skal du vælge den Validering af data rullemenuen fra Dataværktøjer gruppe.

• Som følge heraf har Validering af data dialogboksen vises.
• Først skal du vælge den Indstillinger øverst på fanen.
• Vælg derefter Dato fra den Tillad sektion.
• Herefter skal du kontrollere på Ignorer blank mulighed.
• Vælg den mellem fra Dato sektion.
• Derefter skal du angive start- og slutdatoer.
• Endelig skal du klikke på OK .

• Hvis vi nu sætter en dato på celle D10 som ligger uden for intervallet, viser den os en fejl. Se skærmbilledet.

Hvordan man laver datavalidering baseret på tilstødende celle i Excel

Vi kan lave datavalidering baseret på en tilstødende celle. Hvis du f.eks. definerer en bestemt tekst i den tilstødende celle, Hvis du nu sætter det i datavalidering og definerer, at der ikke er mulighed for at skrive i den næste kolonne, før betingelsen er opfyldt. Du kan nemt gøre det i den tilstødende celle. Vi tager et datasæt, der indeholder flere eksamener, udtalelser og begrundelser. Vi vil gerne skrive noget ikolonne med begrundelser, hvis eksamensudtalelsen er svær.

For at forstå processen skal du følge trinene.

Trin

• Først skal du vælge området af celler D5 til D9 .

• Derefter skal du gå til Data på fanen på farvebåndet.
• Vælg derefter den Validering af data rullemenuen fra Dataværktøjer gruppe.

• Som følge heraf har Validering af data dialogboksen vises.
• Først skal du vælge den Indstillinger øverst på fanen.
• Vælg derefter Tilpasset fra den Tillad sektion.
• Derefter skrives følgende formel ned i Formel sektion.

• Endelig skal du klikke på OK .

• Derefter kan du tilføje beskrivelser i kolonnerne med begrundelser, når den tilstødende celleværdi er Hard .
• Men hvis vi forsøger at tilføje en beskrivelse, når den tilstødende celleværdi er forskellig, vises der en fejl.

Konklusion

I denne artikel så vi, hvordan man laver lister ved hjælp af Excel Datavalidering. Vi skabte en afhængig liste ved hjælp af Excel Datavalidering baseret på en anden celle, hvor vi brugte INDIREKTE Vi så, hvordan indtastning af data kan begrænses ved hjælp af datavalidering baseret på en anden celle. Denne artikel kan være nyttig for mange statistiske operationer. Jeg håber, at du vil kunne lide denne artikel. Bliv ved med at være opmærksom og kommentér nedenfor, hvis du oplever problemer med denne artikel. Glem ikke at besøge vores Exceldemy side.