Datavalidering är en viktig funktion i Excel. I den här artikeln kommer vi att se hur Excel-datavalidering baserad på en annan cell skapas. Datavalidering gör en lista mer kreativ och användarvänlig. Istället för att ha data i olika celler i en kolumn har du möjlighet att välja vilken data som helst baserat på en lista i en cell. I den här artikeln kommer vi att se hur man skapar en beroende lista.med hjälp av Excel-datavalidering. Vi kommer också att se hur man begränsar datainmatningen i ett antal celler med datavalidering.

Ladda ner övningsboken

Ladda ner övningsboken nedan.

Vad är datavalidering i Excel?

Datavalidering är en Excel-funktion genom vilken du kan skapa regler för vilka typer av data du vill ange i cellen. Så i princip kan du tillämpa alla regler när du anger data. Det finns så många olika valideringsregler. Du kan till exempel bara tillåta numeriska värden eller textvärden i en cell genom datavalidering eller tillåta numeriska värden inom ett visst intervall. DataValidering kan begränsa datum och tider utanför det givna intervallet. Det hjälper oss att kontrollera att data är korrekta och av god kvalitet innan de används. Datavalidering innehåller flera kontroller för att säkerställa att de inmatade eller lagrade uppgifterna är konsekventa.

Hur man gör datavalidering i Excel

För att göra datavalidering i Excel måste du definiera reglerna för datavalidering. Om du sedan matar in data kommer datavalidering att arbeta med dem. Om data uppfyller reglerna för datavalidering kommer data att läggas in i cellen. Om inte, kommer det inte att visa ett felmeddelande.

Ta först ett dataset som innehåller student-ID, studentnamn och ålder. Vi vill göra en datavalidering där åldern måste vara mindre än 18 år.

Välj sedan cell D11 Gå därefter till Uppgifter i bandet. Välj sedan rullgardinsalternativet Datavalidering från listan Verktyg för data grupp.

Som ett resultat av detta har Validering av data dialogrutan visas. Där kan du välja den Inställningar Välj sedan fliken Hela tal från Tillåt avsnittet. Kontrollera därefter på Ignorera Blank alternativet. Därefter väljer du Mindre än alternativet från Datum Ställ sedan in Maximalt värde som 18 Slutligen klickar du på OK .

Om vi sedan skriver 20 som ålder kommer det att visa ett fel eftersom det är över vår maximala gräns i datavalideringen. Det är vad vi får från datavalideringen.

4 lämpliga exempel för att göra datavalidering baserat på en annan cell i Excel

För att använda datavalidering baserad på en annan cell i Excel har vi hittat 4 olika exempel som ger dig en tydlig uppfattning. I den här artikeln kommer vi att använda INDIRECT-funktionen och namngivet intervall för att använda datavalidering. Vi kommer också att använda cellreferens och hur man begränsar värdeinmatning till datavalidering. Alla dessa metoder är ganska enkla att använda. För att förstå dessa tydligt, följmetoder på rätt sätt.

1. Tillämpa INDIRECT-funktionen

Vår första metod bygger på att använda funktionen INDIRECT I den här metoden vill vi använda följande INDIRECT i dialogrutan för datavalidering. Funktionen hjälper oss att ändra rullgardinsalternativet enligt en viss cell. Vi tar ett dataset som innehåller två objekt och deras olika typer.

För att förstå metoden tydligt följer du stegen nedan.

Steg

• Konvertera först alla tre kolumnerna till olika tabeller.

• Välj sedan ett intervall av celler B5 till B6 .
• Som ett resultat av detta har Bordets utformning kommer att visas.
• Gå till Bordets utformning i bandet.
• Ändra sedan Tabellens namn från Egenskaper grupp.

• Välj sedan ett intervall av celler D5 till D9 .
• Ändra den Tabellens namn från Egenskaper grupp.

• Slutligen väljer du ett intervall av celler F5 till F9 .
• Ändra sedan tabellnamnet i gruppen Egenskaper på samma sätt som tidigare.

• Gå därefter till Formel i bandet.
• Välj Definiera namn från Definiera namn grupp.

• Därefter är det Nytt namn visas.
• Ange namnet.
• Skriv ned följande i avsnittet "Hänvisar till".

• Klicka på OK .
• Skapa sedan två nya kolumner där vi vill lägga till datavalidering.
• Därefter väljer du cell H5 .

• Gå sedan till Uppgifter på bandet.
• Välj sedan rullgardinsalternativet Datavalidering från listan Verktyg för data grupp.

• Som ett resultat av detta har Validering av data kommer att visas.
• Välj först den Inställningar fliken högst upp.
• Välj sedan Lista från Tillåt
• Kontrollera därefter om du har Ignorera tomt och dropdown i en cell alternativ.
• Skriv sedan ned följande i Källa sektion.

• Slutligen klickar du på OK .

• Som ett resultat får du följande rullgardinsalternativ där du kan välja antingen glass eller juice.

• välj cell I5 .
• Gå sedan till Uppgifter i bandet.
• Välj sedan rullgardinsalternativet Datavalidering i rutan Verktyg för data grupp.

• Som ett resultat av detta har Validering av data visas.
• Välj först den Inställningar fliken högst upp.
• Välj sedan Lista från Tillåt sektion.
• Kontrollera sedan om du har Ignorera tomt och dropdown i en cell alternativ.
• Skriv sedan ned följande i Källa sektion.

• Slutligen klickar du på OK .

• Som ett resultat får du följande rullgardinsalternativ där du kan välja vilken smak som helst. Här får vi följande smak för glass.

• Om vi nu väljer juice från listan med artiklar kommer smaken att ändras i enlighet med detta.

2. Användning av namngivna områden

Vår andra metod bygger på att använda det namngivna intervallet. Med den här metoden kan du ge intervallet i tabellen ett namn. Använd sedan det här tabellnamnet i dialogrutan för datavalidering. Vi tar ett dataset som innehåller klänning, färg och storlek.

För att förstå metoden följer du stegen nedan.

Steg

• Först skapar du en tabell med datasetet.
• För att göra detta väljer du ett antal celler B4 till D9 .

• Gå sedan till Infoga på bandet.
• Välj Tabell från Tabeller grupp.

• Som ett resultat får vi följande resultat, se skärmbilden.

• Gå sedan till Formel i bandet.
• Välj Definiera namn från Definiera namn grupp.

• Därefter är det Nytt namn visas.
• Ange namnet.
• Skriv ned följande i avsnittet "Hänvisar till".

• Klicka sedan på OK .

• Välj sedan återigen Definiera namn från Definiera namn grupp.
• Därefter är det Nytt namn visas.
• Ange namnet.
• Skriv ned följande i avsnittet "Hänvisar till".

• Klicka sedan på OK .

• Gör på samma sätt med storleken.

• Skapa nu tre nya kolumner.

• Välj sedan F5 .
• Gå därefter till Uppgifter på bandet.
• Välj sedan Validering av uppgifter från den nedrullningsbara listan Verktyg för data grupp.

• Som ett resultat av detta har Validering av data visas.
• Välj först den Inställningar fliken högst upp.
• Välj sedan Lista från Tillåt
• Kontrollera sedan om du har Ignorera tomt och dropdown i en cell alternativ.
• Skriv sedan ned följande i avsnittet Källa.

• Slutligen klickar du på OK .

• Som en följd av detta får vi följande rullgardinsalternativ för klänningen.

• Välj sedan G5 .
• Gå därefter till Uppgifter i bandet.
• Välj sedan Validering av uppgifter från den nedrullningsbara listan Verktyg för data grupp.

• Som ett resultat av detta har Validering av data visas.
• Välj först den Inställningar fliken högst upp.
• Välj sedan Lista från Tillåt sektion.
• Kontrollera sedan om du har Ignorera tomt och rullgardinsmenyn i en cell alternativ.
• Skriv sedan ned följande i avsnittet Källa.

• Slutligen klickar du på OK .

• Som en följd av detta får vi följande rullgardinsalternativ för färgen

• Välj sedan H5 .
• Gå därefter till Uppgifter på bandet.
• Välj sedan rullgardinsalternativet Datavalidering i rutan Verktyg för data grupp.

• Som ett resultat av detta har Validering av data kommer att visas.
• Välj först den Inställningar fliken högst upp.
• Välj sedan Lista från Tillåt sektion.
• Kontrollera sedan om du har Ignorera tomt och dropdown i en cell alternativ.
• Skriv sedan ned följande i avsnittet Källa.

• Slutligen klickar du på OK .

• Som en följd av detta får vi följande rullgardinsalternativ för storleken.

3. Tillämpning av cellreferenser i datavalidering

Vår tredje metod bygger på att använda den direkta cellreferensen i datavalidering. I den här metoden vill vi använda cellreferensen i dialogrutan för datavalidering. Som ett resultat kommer den att ge oss ett rullgardinsalternativ. Här tar vi ett dataset som innehåller stater och deras försäljningsbelopp.

För att förstå metoden följer du stegen nedan.

Steg

• Skapa först två nya celler med stater och försäljningsbelopp.
• Välj sedan cell F4 .

• Gå därefter till Uppgifter i bandet.
• Välj sedan rullgardinsalternativet Datavalidering i rutan Verktyg för data grupp.

• Som ett resultat av detta har Validering av data kommer att visas.
• Välj först den Inställningar fliken högst upp.
• Välj sedan Lista från Tillåt sektion.
• Kontrollera sedan om du har Ignorera tomt och dropdown i en cell alternativ.
• Välj sedan ett intervall av celler B5 till B12 .
• Slutligen klickar du på OK .

• Du får då ett rullgardinsalternativ där du kan välja vilken stat som helst.

• Vi vill få fram försäljningsbeloppet för motsvarande stat.
• För att göra detta markerar du cellen F5 .
• Skriv sedan ned följande formel med hjälp av VLOOKUP-funktionen .

• Klicka på Gå in på för att tillämpa formeln.

• Om du sedan ändrar staten från rullgardinsalternativet ändras försäljningsbeloppet automatiskt. Se skärmbilden.

4. Begränsa inmatningen av värden med datavalidering

Vår sista metod är baserad på hur man begränsar inmatning av värden med hjälp av datavalidering. I den här metoden vill vi använda datavalidering och tillämpa vissa regler som begränsar inmatningen av data. Om du matar in data inom det givna intervallet kommer det att tillåta oss att sätta in dem i cellen, annars kommer det att visa ett fel. Vi tar ett dataset som innehåller order-ID, artikel, orderdatum och kvantitet.

Steg

• I den här metoden vill vi begränsa beställningsdatumet från den 1 januari 2021 till den 5 maj 2022. Utanför detta intervall kommer ett fel att uppstå.
• För att göra detta markerar du cellen D10 .
• gå till Uppgifter i bandet.
• Därefter väljer du Validering av uppgifter från den nedrullningsbara listan Verktyg för data grupp.

• Som ett resultat av detta har Validering av data visas.
• Välj först den Inställningar fliken högst upp.
• Välj sedan Datum från Tillåt sektion.
• Kontrollera sedan om du har Ignorera tomt alternativ.
• Välj den mellan från alternativet Datum sektion.
• Ange sedan start- och slutdatum.
• Slutligen klickar du på OK .

• Om vi nu sätter ett datum i cellen D10 som ligger utanför intervallet, visas ett fel. Se skärmbilden.

Hur man gör datavalidering baserat på angränsande cell i Excel

Vi kan göra datavalidering baserat på en intilliggande cell. Om du till exempel definierar en viss text i den intilliggande cellen, Om du nu lägger in den i datavalidering och definierar att det inte finns något sätt att skriva i nästa kolumn förrän villkoret är uppfyllt. Du kan enkelt göra det i den intilliggande cellen. Vi tar en datamängd som innehåller flera tentor, åsikter och skäl. Vi vill skriva något ikolumnen för skäl om yttrandet om provet är svårt.

Följ stegen för att förstå processen.

Steg

• Först väljer du ett intervall av celler D5 till D9 .

• Gå därefter till Uppgifter på bandet.
• Välj sedan Validering av uppgifter från den nedrullningsbara listan Verktyg för data grupp.

• Som ett resultat av detta har Validering av data visas.
• Välj först den Inställningar fliken längst upp.
• Välj sedan Anpassad från Tillåt sektion.
• Skriv därefter ned följande formel i Formel sektion.

• Slutligen klickar du på OK .

• Sedan kan du lägga till beskrivningar i kolumnerna med motiveringar när värdet i den intilliggande cellen är Hårt .
• Men om vi försöker lägga till en beskrivning när värdet i den intilliggande cellen är annorlunda, kommer vi att få ett felmeddelande.

Slutsats

I den här artikeln såg vi hur man skapar listor med hjälp av Excel Datavalidering. Vi skapade en beroende lista med Excel Datavalidering baserad på en annan cell där vi använde INDIRECT Vi såg hur man kan begränsa inmatningen av data med hjälp av datavalidering baserad på en annan cell. Denna artikel kan vara användbar för många statistiska operationer. Jag hoppas att du kommer att gilla den här artikeln. Håll dig uppdaterad och kommentera nedan om du stöter på några svårigheter med den här artikeln. Glöm inte att besöka vår Excellent sida.