สารบัญ
การตรวจสอบข้อมูลเป็นคุณสมบัติที่สำคัญใน Excel ในบทความนี้ เราจะดูวิธีการสร้างการตรวจสอบข้อมูล Excel ตามเซลล์อื่น การตรวจสอบข้อมูลทำให้รายการมีความสร้างสรรค์และเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้น แทนที่จะมีข้อมูลในเซลล์ต่างๆ ของคอลัมน์ คุณมีตัวเลือกให้เลือกข้อมูลใดๆ ตามรายการในเซลล์ ในบทความนี้ เราจะเห็นกระบวนการสร้างรายการที่ต้องพึ่งพาโดยใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel นอกจากนี้ เราจะเห็นกระบวนการจำกัดการป้อนข้อมูลในช่วงของเซลล์ด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ดาวน์โหลดสมุดงานแบบฝึกหัด
ดาวน์โหลดสมุดงานแบบฝึกหัดด้านล่าง
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลตาม Cell.xlsx อื่น
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel คืออะไร?
การตรวจสอบข้อมูลเป็นคุณลักษณะของ Excel ซึ่งคุณสามารถสร้างกฎว่าคุณต้องการป้อนข้อมูลประเภทใดลงในเซลล์ โดยพื้นฐานแล้วมันอนุญาตให้คุณใช้กฎใด ๆ ในขณะที่ป้อนข้อมูลใด ๆ มีกฎการตรวจสอบที่แตกต่างกันมากมาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอนุญาตเฉพาะค่าตัวเลขหรือข้อความในเซลล์ผ่านการตรวจสอบข้อมูล หรืออนุญาตให้ใช้ค่าตัวเลขภายในช่วงที่กำหนดได้ การตรวจสอบข้อมูลสามารถจำกัดวันที่และเวลานอกช่วงที่กำหนดได้ ช่วยให้เราตรวจสอบความถูกต้องและคุณภาพของข้อมูลก่อนนำไปใช้งาน การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมีการตรวจสอบหลายอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ป้อนเข้าหรือข้อมูลที่เก็บไว้มีความสอดคล้องกัน
วิธีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel
วิธีการตรวจสอบข้อมูลว่าง ตัวเลือก
- ตอนนี้ ถ้าเราใส่วันที่ในเซลล์ D10 ซึ่งอยู่นอกช่วงจะแสดงข้อผิดพลาดให้เราเห็น ดูภาพหน้าจอ
วิธีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยอิงตามเซลล์ที่อยู่ติดกันใน Excel
เราสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยยึดตามเซลล์ที่อยู่ติดกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณกำหนดข้อความบางอย่างในเซลล์ที่อยู่ติดกัน ตอนนี้ ถ้าคุณใส่ข้อมูลนั้นในการตรวจสอบข้อมูลและกำหนดว่าไม่มีวิธีเขียนในคอลัมน์ถัดไปจนกว่าจะตรงตามเงื่อนไข คุณสามารถทำได้ในเซลล์ที่อยู่ติดกัน เรานำชุดข้อมูลที่ประกอบด้วยข้อสอบ ความคิดเห็น และเหตุผลต่างๆ เราอยากจะเขียนบางอย่างในคอลัมน์เหตุผลหากความคิดเห็นในการสอบนั้นยาก
เพื่อทำความเข้าใจกระบวนการ ให้ทำตามขั้นตอนต่างๆ
ขั้นตอน
- ขั้นแรก เลือกช่วงของเซลล์ D5 ถึง D9
<1
- หลังจากนั้น ไปที่แท็บ ข้อมูล บน Ribbon
- จากนั้น เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ กล่องโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จะปรากฏขึ้น
- ขั้นแรก เลือกแท็บ การตั้งค่า ที่ด้านบน
- จากนั้น เลือก กำหนดเอง จากส่วน อนุญาต
- หลังจากนั้น จดสูตรต่อไปนี้ในส่วน สูตร
=$C5="Hard"
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- จากนั้น คุณสามารถเพิ่มคำอธิบายในคอลัมน์เหตุผลเมื่อค่าเซลล์ที่อยู่ติดกันเป็น ยาก .
- แต่หากเราพยายามเพิ่มคำอธิบายเมื่อค่าของเซลล์ที่อยู่ติดกันแตกต่างกัน ก็จะแสดงข้อผิดพลาด
สรุป
ในบทความนี้ เราได้เห็นวิธีการสร้างรายการโดยใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel เราสร้างรายการที่ต้องพึ่งพาโดยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel ตามเซลล์อื่นที่เราใช้ฟังก์ชัน INDIRECT เราเห็นว่าสามารถจำกัดการป้อนข้อมูลโดยใช้การตรวจสอบข้อมูลตามเซลล์อื่นได้อย่างไร บทความนี้อาจมีประโยชน์สำหรับการดำเนินการทางสถิติหลายอย่าง หวังว่าคุณจะชอบบทความนี้ ไม่เป็นไรและแสดงความคิดเห็นด้านล่างหากคุณประสบปัญหาใด ๆ เกี่ยวกับบทความนี้ อย่าลืมเยี่ยมชมหน้า Exceldemy ของเรา
การตรวจสอบใน Excel คุณต้องกำหนดกฎการตรวจสอบข้อมูล หลังจากนั้น หากคุณป้อนข้อมูลใด ๆ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจะทำงาน หากข้อมูลเป็นไปตามกฎการตรวจสอบข้อมูล ก็จะใส่ข้อมูลลงในเซลล์ มิฉะนั้นจะไม่แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดก่อนอื่น ให้นำชุดข้อมูลที่ประกอบด้วยรหัสนักศึกษา ชื่อนักศึกษา และอายุ เราต้องการตรวจสอบข้อมูลโดยที่อายุต้องน้อยกว่า 18 ปี
จากนั้น เลือกเซลล์ D11 หลังจากนั้น ไปที่แท็บ ข้อมูล บนริบบิ้น จากนั้น เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลงการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจากกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล
ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น จากนั้นเลือกแท็บ การตั้งค่า จากนั้น เลือก จำนวนเต็ม จากส่วน อนุญาต หลังจากนั้น ให้เลือกตัวเลือก ละเว้นว่าง จากนั้น เลือกตัวเลือก น้อยกว่า จาก วันที่ จากนั้น ตั้งค่า สูงสุด เป็น 18 สุดท้ายคลิกที่ ตกลง .
ถัดไป หากเราเขียนอายุเป็น 20 จะแสดงข้อผิดพลาดเนื่องจากเกินขีดจำกัดสูงสุดของเราใน การตรวจสอบข้อมูล. นั่นคือสิ่งที่เราได้รับจากการตรวจสอบข้อมูล
4 ตัวอย่างที่เหมาะสมในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลตามเซลล์อื่นใน Excel
การใช้การตรวจสอบข้อมูลโดยอ้างอิงจากเซลล์อื่น ใน Excel เราพบตัวอย่างที่แตกต่างกัน 4 ตัวอย่างซึ่งคุณสามารถมีแนวคิดที่ชัดเจนได้ ในบทความนี้ เราจะใช้ INDIRECTฟังก์ชันและช่วงที่ตั้งชื่อเพื่อใช้ตรวจสอบข้อมูล เราจะใช้การอ้างอิงเซลล์และวิธีจำกัดการป้อนค่าในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วย วิธีการทั้งหมดนี้ค่อนข้างใช้งานง่าย เพื่อให้เข้าใจอย่างชัดเจน ให้ปฏิบัติตามวิธีการอย่างถูกต้อง
1. การใช้ฟังก์ชัน INDIRECT
วิธีแรกของเราขึ้นอยู่กับการใช้ ฟังก์ชัน INDIRECT ในวิธีนี้ เราต้องการใช้ฟังก์ชันนี้ INDIRECT ในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ฟังก์ชันนี้ช่วยให้เราเปลี่ยนตัวเลือกแบบเลื่อนลงตามเซลล์ที่ต้องการ เรานำชุดข้อมูลที่ประกอบด้วยสองรายการและประเภทที่แตกต่างกัน
เพื่อให้เข้าใจวิธีการอย่างชัดเจน ให้ทำตามขั้นตอน
ขั้นตอน
- ขั้นแรก แปลงทั้งสามคอลัมน์เป็นตารางที่แตกต่างกัน
- จากนั้น เลือกช่วงของเซลล์ B5 ถึง B6 .
- ดังนั้น แท็บ การออกแบบตาราง จะปรากฏขึ้น
- ไปที่ การออกแบบตาราง แท็บบน Ribbon
- จากนั้น เปลี่ยน ชื่อตาราง จากกลุ่ม คุณสมบัติ
- จากนั้น เลือกช่วงของเซลล์ D5 ถึง D9 .
- เปลี่ยน ชื่อตาราง จาก คุณสมบัติ กลุ่ม
- สุดท้าย เลือกช่วงของเซลล์ F5 ถึง F9 .
- จากนั้นเปลี่ยนชื่อตารางจากกลุ่ม Properties เหมือนวิธีก่อนหน้า
- หลังจากนั้นไปที่ แท็บ สูตร บนRibbon
- เลือก กำหนดชื่อ จากกลุ่ม กำหนดชื่อ
- จากนั้น กล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่ จะปรากฏขึ้น
- ตั้งชื่อ
- ในส่วนอ้างอิงถึง ให้เขียนข้อความต่อไปนี้
=Items[Item] 
- คลิกที่ ตกลง
- จากนั้นสร้าง สองคอลัมน์ใหม่ที่เราต้องการเพิ่มการตรวจสอบข้อมูล
- หลังจากนั้น เลือกเซลล์ H5
- จากนั้น ไปที่แท็บ ข้อมูล บนริบบิ้น
- จากนั้น เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลงการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจากกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล
- ด้วยเหตุนี้ กล่องโต้ตอบ การตรวจสอบข้อมูล จะปรากฏขึ้น
- ก่อนอื่น เลือก การตั้งค่า แท็บด้านบน
- จากนั้น เลือก รายการ จาก อนุญาต
- หลังจากนั้น ทำเครื่องหมายในช่อง ละเว้น และ ตัวเลือกแบบเลื่อนลงในเซลล์
- จากนั้น เขียนสิ่งต่อไปนี้ในส่วน แหล่งที่มา
=Item
- สุดท้าย คลิก ตกลง .
- ด้วยเหตุนี้ คุณจะได้รับตัวเลือกแบบเลื่อนลงต่อไปนี้ ซึ่งคุณสามารถเลือกไอศกรีมหรือน้ำผลไม้
- เลือกเซลล์ I5 .
- จากนั้น ไปที่แท็บ ข้อมูล บน Ribbon
- จากนั้น เลือกการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ตัวเลือกแบบเลื่อนลงจากกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล
- ด้วยเหตุนี้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ขั้นแรก เลือกแท็บ การตั้งค่า ที่ด้านบน
- จากนั้น เลือก รายการ จากส่วน อนุญาต .
- หลังจากนั้น ให้เลือก ละเว้นช่องว่าง และ ตัวเลือกแบบเลื่อนลงในเซลล์
- จากนั้น เขียนสิ่งต่อไปนี้ใน แหล่งที่มา ส่วน
=INDIRECT(H5)
- สุดท้าย คลิก ตกลง
- ด้วยเหตุนี้ คุณจะได้รับตัวเลือกแบบเลื่อนลงต่อไปนี้ซึ่งคุณสามารถเลือกรสชาติใดก็ได้ ที่นี่ เราได้รสชาติต่อไปนี้สำหรับไอศกรีม
- ตอนนี้ หากเราเลือกน้ำผลไม้จากรายการ รสชาติจะเปลี่ยนตาม
2. การใช้ช่วงที่มีชื่อ
วิธีที่สองของเราขึ้นอยู่กับการใช้ช่วงที่มีชื่อ ในวิธีนี้ คุณสามารถใช้ชื่อกับช่วงในตารางได้ จากนั้น ใช้ชื่อตารางนี้ในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล เรานำชุดข้อมูลที่ประกอบด้วยเครื่องแต่งกาย สี และขนาด
เพื่อทำความเข้าใจวิธีการ ให้ทำตามขั้นตอน
ขั้นตอน
- ขั้นแรก สร้างตารางโดยใช้ชุดข้อมูล
- โดยเลือกช่วงของเซลล์ B4 ถึง D9
- จากนั้น ไปที่แท็บ แทรก บน Ribbon
- เลือก ตาราง จาก ตาราง กลุ่ม
- ดังนั้น เราจะได้ผลลัพธ์ต่อไปนี้ ดูภาพหน้าจอ
- ถัดไป ไปที่แท็บ สูตร บน Ribbon
- เลือก กำหนดชื่อ จากกลุ่ม กำหนดชื่อ
- จากนั้น ชื่อใหม่ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ตั้งชื่อ
- ในส่วนการอ้างถึง ให้เขียนข้อความต่อไปนี้
=Table1[Dress]
- จากนั้นคลิกที่ ตกลง .
- จากนั้น เลือก กำหนดชื่อ จากกลุ่ม กำหนดชื่อ อีกครั้ง
- จากนั้น กล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่ จะปรากฏขึ้น
- ตั้งชื่อ
- ในส่วนอ้างอิงถึง ให้เขียนต่อไปนี้
=Table1[Color]
- จากนั้นคลิก ตกลง .
- ทำขั้นตอนเดียวกันสำหรับขนาดด้วย
- ตอนนี้ สร้างสามคอลัมน์ใหม่
- จากนั้น เลือก F5 .
- หลังจากนั้น ไปที่แท็บ ข้อมูล บน Ribbon
- จากนั้น เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จาก กลุ่มเครื่องมือข้อมูล
- ด้วยเหตุนี้ กล่องโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จะปรากฏขึ้น
- ก่อนอื่น เลือก แท็บการตั้งค่า ที่ด้านบน
- จากนั้น เลือก รายการ จาก อนุญาต
- หลังจากนั้น ทำเครื่องหมายในช่อง ละเว้น ว่างเปล่า และ ตัวเลือกแบบเลื่อนลงในเซลล์
- จากนั้น เขียนสิ่งต่อไปนี้ในส่วนแหล่งที่มา
=Dress
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- ในฐานะ ดังนั้น เราจะได้รับตัวเลือกแบบเลื่อนลงต่อไปนี้สำหรับแต่งตัว
- จากนั้น เลือก G5 .
- หลังจากนั้น ไปที่ ข้อมูล แท็บบน Ribbon
- จากนั้น เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จากกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล
- ด้วยเหตุนี้ กล่องโต้ตอบ การตรวจสอบข้อมูล จะปรากฏขึ้น
- ก่อนอื่น เลือกแท็บ การตั้งค่า บน ด้านบนสุด
- จากนั้น เลือก รายการ จากส่วน อนุญาต จากนั้น ทำเครื่องหมายที่ช่อง ละเว้นว่าง และ ตัวเลือกแบบเลื่อนลงในเซลล์
- จากนั้น เขียนสิ่งต่อไปนี้ในส่วนแหล่งที่มา
=Color
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- ด้วยเหตุนี้ เราจะ รับตัวเลือกแบบเลื่อนลงต่อไปนี้สำหรับสี
- จากนั้น เลือก H5
- หลังจากนั้น ไปที่แท็บ ข้อมูล บน Ribbon
- จากนั้น เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลงการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจากกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล
- ด้วยเหตุนี้ กล่องโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ไม่ปรากฏขึ้น
- ก่อนอื่น เลือกแท็บ การตั้งค่า ที่ด้านบน
- จากนั้น เลือก รายการ จากแท็บ อนุญาต ส่วน
- หลังจากนั้น ให้ทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก ละเว้นว่าง และ ในเซลล์แบบเลื่อนลง ตัวเลือก
- จากนั้น เขียนสิ่งต่อไปนี้ในแหล่งที่มา ส่วน
=Size
- สุดท้าย คลิก ตกลง
- ด้วยเหตุนี้ เราจะได้รับตัวเลือกแบบเลื่อนลงต่อไปนี้สำหรับขนาด
3. การใช้การอ้างอิงเซลล์ในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
วิธีที่สามของเราขึ้นอยู่กับการใช้โดยตรง การอ้างอิงเซลล์ในการตรวจสอบข้อมูล ในวิธีนี้ เราต้องการใช้การอ้างอิงเซลล์ในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล เป็นผลให้เรามีตัวเลือกแบบเลื่อนลง ที่นี่ เรานำชุดข้อมูลที่ประกอบด้วยสถานะและยอดขาย
เพื่อทำความเข้าใจวิธีการ ให้ทำตามขั้นตอนต่างๆ
ขั้นตอนต่างๆ
- ขั้นแรก สร้างเซลล์ใหม่สองเซลล์ที่มีสถานะและยอดขาย
- จากนั้น เลือกเซลล์ F4
- หลังจากนั้น ไปที่แท็บ ข้อมูล บน Ribbon
- จากนั้น เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลงการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจาก เครื่องมือข้อมูล กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ กล่องโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จะปรากฏขึ้น
- ก่อนอื่น เลือกแท็บ การตั้งค่า ที่ด้านบน
- จากนั้น เลือก รายการ จากส่วน อนุญาต
- หลังจากนั้น ทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก ละเว้นช่องว่าง และ ในเซลล์แบบเลื่อนลง
- จากนั้น เลือกช่วงของเซลล์ B5 ถึง B12 .
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
- เป็นผลให้ คุณจะได้รับตัวเลือกแบบเลื่อนลงซึ่งคุณสามารถเลือกสถานะใดก็ได้
- เราต้องการรับยอดขายของ เทต
- โดยเลือกเซลล์ F5 .
- จากนั้น จดสูตรต่อไปนี้โดยใช้ ฟังก์ชัน VLOOKUP .
=VLOOKUP(F4,$B$5:$C$12,2,0) <7 
- คลิกที่ Enter เพื่อใช้สูตร
- จากนั้น หากคุณเปลี่ยนสถานะจากตัวเลือกแบบเลื่อนลง ยอดขายจะเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ ดูภาพหน้าจอ
4. จำกัดการป้อนค่าด้วยการตรวจสอบข้อมูล
วิธีสุดท้ายของเราขึ้นอยู่กับวิธีการจำกัดการป้อนค่าด้วยการตรวจสอบข้อมูล . ในวิธีนี้ เราต้องการใช้การตรวจสอบข้อมูลและใช้กฎบางข้อซึ่งจำกัดการป้อนข้อมูล หากคุณป้อนข้อมูลใด ๆ ในช่วงที่กำหนด มันจะให้เราใส่ข้อมูลนั้นลงในเซลล์ มิฉะนั้นจะแสดงข้อผิดพลาด เรานำชุดข้อมูลที่ประกอบด้วยรหัสคำสั่งซื้อ รายการ วันที่สั่งซื้อ และปริมาณ
ขั้นตอน
- ในนี้ วิธีการ เราต้องการจำกัดวันที่สั่งซื้อตั้งแต่ 1 มกราคม 2021 ถึง 5 พฤษภาคม 2022 นอกช่วงนี้จะแสดงข้อผิดพลาด
- ในการดำเนินการนี้ เลือกเซลล์ D10 .
- ไปที่แท็บ ข้อมูล บนริบบิ้น
- หลังจากนั้น ให้เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จาก เครื่องมือข้อมูล group.
- ด้วยเหตุนี้ กล่องโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล จะปรากฏขึ้น
- อันดับแรก ให้เลือกแท็บ การตั้งค่า ที่ด้านบน
- จากนั้น เลือก วันที่ จากส่วน อนุญาต
- หลังจากนั้น ให้เลือก ละเว้น
