Η επικύρωση δεδομένων είναι μια σημαντική λειτουργία στο Excel. Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε πώς δημιουργείται η επικύρωση δεδομένων του Excel με βάση ένα άλλο κελί. Η επικύρωση δεδομένων κάνει μια λίστα πιο δημιουργική και φιλική προς το χρήστη. Αντί να έχετε δεδομένα σε διαφορετικά κελιά μιας στήλης, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε οποιαδήποτε δεδομένα με βάση μια λίστα σε ένα κελί. Εδώ σε αυτό το άρθρο, θα δούμε τη διαδικασία δημιουργίας μιας εξαρτημένης λίστας.χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων του Excel. Θα δούμε επίσης τη διαδικασία περιορισμού της εισαγωγής δεδομένων σε μια περιοχή κελιών με επικύρωση δεδομένων.

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων

Κατεβάστε το βιβλίο ασκήσεων παρακάτω.

Τι είναι η επικύρωση δεδομένων στο Excel;

Η επικύρωση δεδομένων είναι μια λειτουργία του Excel μέσω της οποίας μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες που να δείχνουν τι είδους δεδομένα θα θέλατε να εισάγετε στο κελί. Έτσι, βασικά, σας επιτρέπει να εφαρμόζετε οποιουσδήποτε κανόνες κατά την εισαγωγή οποιωνδήποτε δεδομένων. Υπάρχουν τόσοι πολλοί διαφορετικοί κανόνες επικύρωσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιτρέψετε μόνο αριθμητικές τιμές ή τιμές κειμένου σε ένα κελί μέσω της επικύρωσης δεδομένων ή μπορείτε να επιτρέψετε αριθμητικές τιμές εντός ενός συγκεκριμένου εύρους. Δεδομέναη επικύρωση μπορεί να περιορίσει ημερομηνίες και ώρες εκτός του συγκεκριμένου εύρους. Μας βοηθά να ελέγξουμε την ακρίβεια και την ποιότητα των δεδομένων πριν από τη χρήση τους. Η επικύρωση δεδομένων παρέχει διάφορους ελέγχους για να διασφαλιστεί η συνέπεια των εισαγόμενων ή αποθηκευμένων δεδομένων.

Πώς να κάνετε επικύρωση δεδομένων στο Excel

Για να κάνετε επικύρωση δεδομένων στο Excel, πρέπει να ορίσετε τους κανόνες επικύρωσης δεδομένων. Μετά από αυτό, εάν εισάγετε οποιαδήποτε δεδομένα, η επικύρωση δεδομένων θα λειτουργήσει σε αυτά. Εάν τα δεδομένα πληρούν τους κανόνες επικύρωσης δεδομένων, θα τοποθετήσει τα δεδομένα στο κελί. Διαφορετικά, δεν θα εμφανίσει μήνυμα σφάλματος.

Πρώτον, πάρτε ένα σύνολο δεδομένων που περιλαμβάνει το αναγνωριστικό του μαθητή, το όνομα του μαθητή και την ηλικία. Θα θέλαμε να κάνουμε μια επικύρωση δεδομένων όπου η ηλικία πρέπει να είναι μικρότερη από 18 ετών.

Στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί D11 . Μετά από αυτό, πηγαίνετε στο Δεδομένα Στη συνέχεια, επιλέξτε την πτυσσόμενη επιλογή Data validation (Επικύρωση δεδομένων) από την επιλογή Εργαλεία δεδομένων ομάδα.

Ως αποτέλεσμα, η Επικύρωση δεδομένων Από εκεί επιλέξτε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα Ολόκληρος αριθμός από το Επιτρέψτε το Μετά από αυτό, ελέγξτε την ενότητα Αγνοήστε το κενό Στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Λιγότερο από επιλογή από το Ημερομηνία . Στη συνέχεια, ορίστε το Μέγιστο τιμή ως 18 . Τέλος, κάντε κλικ στο OK .

Στη συνέχεια, αν γράψουμε 20 ως ηλικία, θα εμφανιστεί σφάλμα επειδή είναι πάνω από το μέγιστο όριο στην επικύρωση δεδομένων. Αυτό προκύπτει από την επικύρωση δεδομένων.

4 κατάλληλα παραδείγματα για να κάνετε επικύρωση δεδομένων με βάση ένα άλλο κελί στο Excel

Για να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων με βάση ένα άλλο κελί στο Excel, έχουμε βρει 4 διαφορετικά παραδείγματα μέσω των οποίων μπορείτε να έχετε μια σαφή ιδέα. Σε αυτό το άρθρο, θα χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση INDIRECT και την ονομαστική περιοχή για να χρησιμοποιήσουμε την επικύρωση δεδομένων. Θα χρησιμοποιήσουμε επίσης την αναφορά κελιών και τον τρόπο περιορισμού της εισαγωγής τιμών στην επικύρωση δεδομένων. Όλες αυτές οι μέθοδοι είναι αρκετά εύκολες στη χρήση. Για να τις κατανοήσετε με σαφήνεια, ακολουθήστε τομεθόδους σωστά.

1. Εφαρμογή της λειτουργίας INDIRECT

Η πρώτη μας μέθοδος βασίζεται στη χρήση η λειτουργία INDIRECT Σε αυτή τη μέθοδο, θα θέλαμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το INDIRECT στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων. Αυτή η συνάρτηση μας βοηθά να αλλάξουμε την πτυσσόμενη επιλογή σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο κελί. Παίρνουμε ένα σύνολο δεδομένων που περιλαμβάνει δύο στοιχεία και τους διαφορετικούς τύπους τους.

Για να κατανοήσετε τη μέθοδο με σαφήνεια, ακολουθήστε τα βήματα

Βήματα

• Πρώτον, μετατρέψτε και τις τρεις στήλες σε διαφορετικούς πίνακες.

• Στη συνέχεια, επιλέξτε την περιοχή κελιών B5 στο B6 .
• Ως αποτέλεσμα, η Σχεδιασμός τραπεζιών θα εμφανιστεί η καρτέλα.
• Πηγαίνετε στο Σχεδιασμός τραπεζιών στην καρτέλα της κορδέλας.
• Στη συνέχεια, αλλάξτε το Όνομα πίνακα από το Ιδιότητες ομάδα.

• Στη συνέχεια, επιλέξτε την περιοχή κελιών D5 στο D9 .
• Αλλάξτε το Όνομα πίνακα από το Ιδιότητες ομάδα.

• Τέλος, επιλέξτε την περιοχή κελιών F5 στο F9 .
• Στη συνέχεια, αλλάξτε το Όνομα πίνακα από την ομάδα Ιδιότητες όπως ακριβώς και με τον προηγούμενο τρόπο.

• Μετά από αυτό, μεταβείτε στο Φόρμουλα στην καρτέλα της κορδέλας.
• Επιλέξτε Ορισμός ονόματος από το Ορισμός ονομάτων ομάδα.

• Στη συνέχεια, το Νέο όνομα θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Ορίστε το όνομα.
• Στην ενότητα "Αναφέρεται σε", γράψτε τα εξής.

• Κάντε κλικ στο OK .
• Στη συνέχεια, δημιουργήστε δύο νέες στήλες στις οποίες θα θέλαμε να προσθέσουμε επικύρωση δεδομένων.
• Μετά από αυτό, επιλέξτε το κελί H5 .

• Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Δεδομένα στην καρτέλα της κορδέλας.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε την πτυσσόμενη επιλογή Επικύρωση δεδομένων από την επιλογή Εργαλεία δεδομένων ομάδα.

• Ως αποτέλεσμα, η Επικύρωση δεδομένων θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Αρχικά, επιλέξτε το Ρυθμίσεις στην κορυφή.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε Λίστα από το Επιτρέψτε το
• Μετά από αυτό, ελέγξτε το Αγνοήστε το κενό και dropdown μέσα στο κελί επιλογές.
• Στη συνέχεια, γράψτε τα ακόλουθα στο Πηγή τμήμα.

• Τέλος, κάντε κλικ στο OK .

• Ως αποτέλεσμα, θα εμφανιστεί η ακόλουθη πτυσσόμενη επιλογή όπου μπορείτε να επιλέξετε είτε παγωτό είτε χυμό.

• επιλέξτε κελί I5 .
• Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Δεδομένα στην καρτέλα της κορδέλας.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε την πτυσσόμενη επιλογή Επικύρωση δεδομένων από την επιλογή Εργαλεία δεδομένων ομάδα.

• Ως αποτέλεσμα, η Επικύρωση δεδομένων θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Αρχικά, επιλέξτε το Ρυθμίσεις στην κορυφή.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε Λίστα από το Επιτρέψτε το τμήμα.
• Μετά από αυτό, ελέγξτε το Αγνοήστε το κενό και dropdown μέσα στο κελί επιλογές.
• Στη συνέχεια, γράψτε τα ακόλουθα στο Πηγή τμήμα.

• Τέλος, κάντε κλικ στο OK .

• Ως αποτέλεσμα, θα εμφανιστεί η ακόλουθη πτυσσόμενη επιλογή όπου μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε γεύση. Εδώ, έχουμε την ακόλουθη γεύση για παγωτό.

• Τώρα, αν επιλέξουμε χυμό από τη λίστα στοιχείων, η γεύση θα αλλάξει ανάλογα.

2. Χρήση του ονομαστικού εύρους

Η δεύτερη μέθοδός μας βασίζεται στη χρήση της ονομαστικής περιοχής. Σε αυτή τη μέθοδο, μπορείτε να εφαρμόσετε ένα όνομα στην περιοχή στον πίνακα. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτό το όνομα πίνακα στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων. Παίρνουμε ένα σύνολο δεδομένων που περιλαμβάνει φόρεμα, χρώμα και μέγεθος.

Για να κατανοήσετε τη μέθοδο, ακολουθήστε τα βήματα.

Βήματα

• Πρώτον, δημιουργήστε έναν πίνακα χρησιμοποιώντας το σύνολο δεδομένων.
• Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την περιοχή κελιών B4 στο D9 .

• Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Εισαγωγή στην καρτέλα της κορδέλας.
• Επιλέξτε Πίνακας από το Πίνακες ομάδα.

• Ως αποτέλεσμα, θα έχουμε το ακόλουθο αποτέλεσμα, Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης.

• Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Φόρμουλα στην καρτέλα της κορδέλας.
• Επιλέξτε Ορισμός ονόματος από το Ορισμός ονομάτων ομάδα.

• Στη συνέχεια, το Νέο όνομα θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Ορίστε το όνομα.
• Στην ενότητα "Αναφέρεται σε", γράψτε τα εξής.

• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK .

• Στη συνέχεια, επιλέξτε και πάλι Ορισμός ονόματος από το Ορισμός ονομάτων ομάδα.
• Στη συνέχεια, το Νέο όνομα θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Ορίστε το όνομα.
• Στην ενότητα "Αναφέρεται σε", γράψτε τα εξής.

• Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK .

• Κάντε την ίδια διαδικασία και για το μέγεθος.

• Τώρα, δημιουργήστε τρεις νέες στήλες.

• Στη συνέχεια, επιλέξτε F5 .
• Μετά από αυτό, μεταβείτε στο Δεδομένα στην καρτέλα της κορδέλας.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε το Επικύρωση δεδομένων drop-down επιλογή από το Εργαλεία δεδομένων ομάδα.

• Ως αποτέλεσμα, η Επικύρωση δεδομένων θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Αρχικά, επιλέξτε το Ρυθμίσεις στην κορυφή.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε Λίστα από το Επιτρέψτε το
• Μετά από αυτό, ελέγξτε το Αγνοήστε το κενό και dropdown μέσα στο κελί επιλογές.
• Στη συνέχεια, γράψτε τα ακόλουθα στο τμήμα Πηγή.

• Τέλος, κάντε κλικ στο OK .

• Κατά συνέπεια, θα έχουμε τις ακόλουθες αναπτυσσόμενες επιλογές για το φόρεμα.

• Στη συνέχεια, επιλέξτε G5 .
• Μετά από αυτό, μεταβείτε στο Δεδομένα στην καρτέλα της κορδέλας.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε το Επικύρωση δεδομένων drop-down επιλογή από το Εργαλεία δεδομένων ομάδα.

• Ως αποτέλεσμα, η Επικύρωση δεδομένων θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Αρχικά, επιλέξτε το Ρυθμίσεις στην κορυφή.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε Λίστα από το Επιτρέψτε το τμήμα.
• Μετά από αυτό, ελέγξτε το Αγνοήστε το κενό και dropdown μέσα στο κελί επιλογές.
• Στη συνέχεια, γράψτε τα ακόλουθα στο τμήμα Πηγή.

• Τέλος, κάντε κλικ στο OK .

• Κατά συνέπεια, θα έχουμε τις ακόλουθες αναπτυσσόμενες επιλογές για το χρώμα

• Στη συνέχεια, επιλέξτε H5 .
• Μετά από αυτό, μεταβείτε στο Δεδομένα στην καρτέλα της κορδέλας.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε την πτυσσόμενη επιλογή Επικύρωση δεδομένων από την επιλογή Εργαλεία δεδομένων ομάδα.

• Ως αποτέλεσμα, η Επικύρωση δεδομένων θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Αρχικά, επιλέξτε το Ρυθμίσεις στην κορυφή.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε Λίστα από το Επιτρέψτε το τμήμα.
• Μετά από αυτό, ελέγξτε το Αγνοήστε το κενό και dropdown μέσα στο κελί επιλογές.
• Στη συνέχεια, γράψτε τα ακόλουθα στο τμήμα Πηγή.

• Τέλος, κάντε κλικ στο OK .

• Κατά συνέπεια, θα έχουμε τις ακόλουθες αναπτυσσόμενες επιλογές για το μέγεθος.

3. Εφαρμογή των αναφορών κελιών στην επικύρωση δεδομένων

Η τρίτη μας μέθοδος βασίζεται στη χρήση της άμεσης αναφοράς κελιού στην επικύρωση δεδομένων. Σε αυτή τη μέθοδο, θα θέλαμε να χρησιμοποιήσουμε την αναφορά κελιού στο πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων. Ως αποτέλεσμα, θα μας παρέχει μια πτυσσόμενη επιλογή. Εδώ, παίρνουμε ένα σύνολο δεδομένων που περιλαμβάνει κράτη και το ποσό των πωλήσεών τους.

Για να κατανοήσετε τη μέθοδο, ακολουθήστε τα βήματα.

Βήματα

• Πρώτον, δημιουργήστε δύο νέα κελιά που θα περιλαμβάνουν τα κράτη και το ποσό των πωλήσεων.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί F4 .

• Μετά από αυτό, μεταβείτε στο Δεδομένα στην καρτέλα της κορδέλας.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε την πτυσσόμενη επιλογή Επικύρωση δεδομένων από την επιλογή Εργαλεία δεδομένων ομάδα.

• Ως αποτέλεσμα, η Επικύρωση δεδομένων θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Αρχικά, επιλέξτε το Ρυθμίσεις στην κορυφή.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε Λίστα από το Επιτρέψτε το τμήμα.
• Μετά από αυτό, ελέγξτε το Αγνοήστε το κενό και dropdown μέσα στο κελί επιλογές.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε την περιοχή κελιών B5 στο B12 .
• Τέλος, κάντε κλικ στο OK .

• Κατά συνέπεια, θα εμφανιστεί μια πτυσσόμενη επιλογή στην οποία μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε πολιτεία.

• Θα θέλαμε να λάβουμε το ποσό των πωλήσεων της αντίστοιχης πολιτείας.
• Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το κελί F5 .
• Στη συνέχεια, γράψτε τον ακόλουθο τύπο χρησιμοποιώντας η συνάρτηση VLOOKUP .

• Κάντε κλικ στο Εισάγετε το για να εφαρμόσετε τον τύπο.

• Στη συνέχεια, εάν αλλάξετε την κατάσταση από την αναπτυσσόμενη επιλογή, το ποσό των πωλήσεων θα αλλάξει αυτόματα. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης.

4. Περιορισμός της εισαγωγής τιμών με επικύρωση δεδομένων

Η τελευταία μας μέθοδος βασίζεται στον τρόπο περιορισμού της εισαγωγής τιμών με επικύρωση δεδομένων. Σε αυτή τη μέθοδο, θα θέλαμε να χρησιμοποιήσουμε την επικύρωση δεδομένων και να εφαρμόσουμε κάποιους κανόνες μέσω των οποίων η εισαγωγή δεδομένων γίνεται περιορισμένη. Αν εισάγουμε οποιαδήποτε δεδομένα εντός του συγκεκριμένου εύρους, θα μας επιτρέψει να τα βάλουμε στο κελί, Διαφορετικά, θα εμφανίσει ένα σφάλμα. Παίρνουμε ένα σύνολο δεδομένων που περιλαμβάνει το αναγνωριστικό παραγγελίας, το είδος, την ημερομηνία παραγγελίας και την ποσότητα.

Βήματα

• Σε αυτή τη μέθοδο, θα θέλαμε να περιορίσουμε την ημερομηνία παραγγελίας από την 1η Ιανουαρίου 2021 έως τις 5 Μαΐου 2022. Εκτός αυτού του εύρους θα εμφανιστεί σφάλμα.
• Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το κελί D10 .
• πηγαίνετε στο Δεδομένα στην καρτέλα της κορδέλας.
• Μετά από αυτό, επιλέξτε το Επικύρωση δεδομένων drop-down επιλογή από το Εργαλεία δεδομένων ομάδα.

• Ως αποτέλεσμα, η Επικύρωση δεδομένων θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Αρχικά, επιλέξτε το Ρυθμίσεις στην κορυφή.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε Ημερομηνία από το Επιτρέψτε το τμήμα.
• Μετά από αυτό, ελέγξτε το Αγνοήστε το κενό επιλογή.
• Επιλέξτε το μεταξύ από την επιλογή Ημερομηνία τμήμα.
• Στη συνέχεια, ορίστε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης.
• Τέλος, κάντε κλικ στο OK .

• Τώρα, αν βάλουμε μια ημερομηνία στο κελί D10 που είναι εκτός του εύρους, θα μας εμφανίσει σφάλμα. Δείτε το στιγμιότυπο οθόνης.

Πώς να κάνετε επικύρωση δεδομένων με βάση το γειτονικό κελί στο Excel

Μπορούμε να κάνουμε επικύρωση δεδομένων με βάση ένα γειτονικό κελί. Για παράδειγμα, ορίζετε ένα συγκεκριμένο κείμενο στο γειτονικό κελί, Τώρα, αν το βάλετε στην επικύρωση δεδομένων και ορίσετε ότι δεν υπάρχει τρόπος να γράψετε στην επόμενη στήλη μέχρι να ικανοποιηθεί η συνθήκη. Μπορείτε εύκολα να το κάνετε στο γειτονικό κελί. Παίρνουμε ένα σύνολο δεδομένων που περιλαμβάνει διάφορες εξετάσεις, απόψεις και λόγους. Θα θέλαμε να γράψουμε κάτι στοη στήλη των λόγων αν η γνώμη των εξετάσεων είναι δύσκολη.

Για να κατανοήσετε τη διαδικασία, ακολουθήστε τα βήματα.

Βήματα

• Πρώτον, επιλέξτε την περιοχή κελιών D5 στο D9 .

• Μετά από αυτό, μεταβείτε στο Δεδομένα στην καρτέλα της κορδέλας.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε το Επικύρωση δεδομένων drop-down επιλογή από το Εργαλεία δεδομένων ομάδα.

• Ως αποτέλεσμα, η Επικύρωση δεδομένων θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου.
• Αρχικά, επιλέξτε το Ρυθμίσεις στην κορυφή.
• Στη συνέχεια, επιλέξτε Προσαρμοσμένο από το Επιτρέψτε το τμήμα.
• Μετά από αυτό, γράψτε τον ακόλουθο τύπο στο πεδίο Φόρμουλα τμήμα.

• Τέλος, κάντε κλικ στο OK .

• Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε περιγραφές στις στήλες των λόγων όταν η τιμή του γειτονικού κελιού είναι Σκληρό .
• Αλλά, αν προσπαθήσουμε να προσθέσουμε μια περιγραφή όταν η τιμή του γειτονικού κελιού είναι διαφορετική, τότε θα μας εμφανίσει ένα σφάλμα.

Συμπέρασμα

Σε αυτό το άρθρο, είδαμε πώς να φτιάχνουμε λίστες χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων του Excel. Δημιουργήσαμε μια εξαρτημένη λίστα από την επικύρωση δεδομένων του Excel με βάση ένα άλλο κελί, όπου χρησιμοποιήσαμε το INDIRECT Είδαμε πώς μπορεί να περιοριστεί η εισαγωγή δεδομένων χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων με βάση ένα άλλο κελί. Αυτό το άρθρο μπορεί να είναι χρήσιμο για πολλές στατιστικές εργασίες. Ελπίζω να σας αρέσει αυτό το άρθρο. Μείνετε καλά και σχολιάστε παρακάτω αν αντιμετωπίσετε δυσκολίες σχετικά με αυτό το άρθρο. Μην ξεχάσετε να επισκεφθείτε το άρθρο μας. Exceldemy σελίδα.