Xác thực dữ liệu là một tính năng quan trọng trong Excel. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách tạo xác thực dữ liệu Excel dựa trên một ô khác. Xác thực dữ liệu làm cho danh sách trở nên sáng tạo và thân thiện với người dùng hơn. Thay vì có dữ liệu trong các ô khác nhau của một cột, bạn có tùy chọn để chọn bất kỳ dữ liệu nào dựa trên danh sách trong một ô. Ở đây trong bài viết này, chúng ta sẽ thấy quá trình tạo danh sách phụ thuộc bằng cách sử dụng Xác thực dữ liệu Excel. Chúng ta cũng sẽ thấy quy trình hạn chế mục nhập dữ liệu trong một dải ô có xác thực dữ liệu.

Tải xuống sổ làm việc thực hành

Tải xuống sổ làm việc thực hành bên dưới.

Xác thực dữ liệu trong Excel là gì?

Xác thực dữ liệu là một tính năng của Excel mà qua đó bạn có thể tạo các quy tắc về loại dữ liệu bạn muốn nhập vào ô. Vì vậy, về cơ bản, nó cho phép bạn áp dụng bất kỳ quy tắc nào trong khi nhập bất kỳ dữ liệu nào. Có rất nhiều quy tắc xác nhận khác nhau. Ví dụ: bạn chỉ có thể cho phép các giá trị số hoặc văn bản trong một ô thông qua xác thực dữ liệu hoặc có thể cho phép các giá trị số trong một phạm vi cụ thể. Xác thực dữ liệu có thể hạn chế ngày và giờ nằm ​​ngoài phạm vi đã cho. Nó giúp chúng tôi kiểm tra tính chính xác và chất lượng của dữ liệu trước khi sử dụng. Xác thực dữ liệu cung cấp một số kiểm tra để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu đầu vào hoặc dữ liệu được lưu trữ.

Cách thực hiện xác thực dữ liệu trong Excel

Cách thực hiện dữ liệutrống tùy chọn.

• Bây giờ, nếu chúng ta đặt ngày vào ô D10 nằm ngoài phạm vi, nó sẽ báo lỗi cho chúng tôi. Xem ảnh chụp màn hình.

Cách thực hiện xác thực dữ liệu dựa trên ô liền kề trong Excel

Chúng ta có thể thực hiện xác thực dữ liệu dựa trên ô liền kề. Ví dụ: bạn xác định một văn bản nhất định trong ô liền kề, Bây giờ, nếu bạn đặt văn bản đó vào xác thực dữ liệu và xác định rằng không có cách nào để viết trên cột tiếp theo cho đến khi điều kiện đáp ứng. Bạn có thể dễ dàng làm điều đó trong ô liền kề. Chúng tôi lấy một bộ dữ liệu bao gồm một số bài kiểm tra, ý kiến ​​và lý do. Chúng tôi muốn viết điều gì đó trong cột lý do nếu ý kiến ​​về kỳ thi khó.

Để hiểu quy trình, hãy làm theo các bước.

Các bước

• Đầu tiên, chọn dải ô từ D5 đến D9 .

• Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu trên ruy-băng.
• Sau đó, chọn tùy chọn thả xuống Xác thực dữ liệu từ Nhóm Công cụ dữ liệu.

• Kết quả là hộp thoại Xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện.
• Đầu tiên, chọn tab Cài đặt ở trên cùng.
• Sau đó, chọn Tùy chỉnh từ phần Cho phép .
• Sau đó, viết công thức sautrong phần Công thức .

• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Sau đó, bạn có thể thêm mô tả vào các cột lý do khi giá trị ô liền kề là Khó .
• Tuy nhiên, nếu chúng tôi cố gắng thêm mô tả khi giá trị của ô liền kề khác, thì nó sẽ báo lỗi cho chúng tôi.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã biết cách tạo danh sách bằng cách sử dụng Xác thực dữ liệu Excel. Chúng tôi đã tạo danh sách phụ thuộc bằng Xác thực dữ liệu Excel dựa trên một ô khác nơi chúng tôi đã sử dụng hàm INDIRECT . Chúng ta đã thấy cách hạn chế mục nhập dữ liệu bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu dựa trên một ô khác. Bài viết này có thể hữu ích cho nhiều hoạt động thống kê. Hy vọng bạn sẽ thích bài viết này. Hãy bình tĩnh và bình luận bên dưới nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến bài viết này. Đừng quên truy cập trang Exceldemy của chúng tôi.

Trước tiên, hãy lấy một tập dữ liệu bao gồm ID học sinh, tên và tuổi của học sinh. Chúng tôi muốn thực hiện xác thực dữ liệu trong đó độ tuổi phải dưới 18.

Sau đó, chọn ô D11 . Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu trên dải băng. Sau đó, chọn tùy chọn thả xuống Xác thực dữ liệu từ nhóm Công cụ dữ liệu .

Kết quả là Xác thực dữ liệu hộp thoại sẽ xuất hiện. Từ đó, chọn tab Cài đặt . Sau đó, chọn Số nguyên từ phần Cho phép . Sau đó, hãy kiểm tra tùy chọn Bỏ qua Trống . Tiếp theo, chọn tùy chọn Ít hơn từ Ngày . Sau đó, Đặt giá trị Tối đa là 18 . Cuối cùng, nhấp vào OK .

Tiếp theo, nếu chúng tôi viết 20 là tuổi, nó sẽ hiển thị lỗi vì nó vượt quá giới hạn tối đa của chúng tôi trong xác nhận dữ liệu. Đó là những gì chúng tôi nhận được từ xác thực dữ liệu.

4 ví dụ phù hợp để thực hiện xác thực dữ liệu dựa trên một ô khác trong Excel

Để sử dụng xác thực dữ liệu dựa trên một ô khác trong Excel, chúng tôi đã tìm thấy 4 ví dụ khác nhau để bạn có thể hình dung rõ ràng. Trong bài này, chúng ta sẽ sử dụng INDIRECTchức năng và phạm vi được đặt tên để sử dụng xác thực dữ liệu. Chúng tôi cũng sẽ sử dụng tham chiếu ô và cách hạn chế mục nhập giá trị để xác thực dữ liệu. Tất cả các phương pháp này đều khá dễ sử dụng. Để hiểu rõ những điều này, hãy làm theo đúng các phương pháp.

1. Áp dụng hàm INDIRECT

Phương pháp đầu tiên của chúng tôi dựa trên việc sử dụng hàm INDIRECT . Trong phương pháp này, chúng tôi muốn sử dụng chức năng này INDIRECT trong hộp thoại xác thực dữ liệu. Chức năng này giúp chúng ta thay đổi tùy chọn xổ xuống theo một ô nào đó. Chúng tôi lấy một tập dữ liệu bao gồm hai mục và các loại khác nhau của chúng.

Để hiểu rõ phương pháp này, hãy làm theo các bước

Các bước

• Đầu tiên, chuyển đổi cả ba cột thành các bảng khác nhau.

• Sau đó, chọn phạm vi ô B5 đến B6 .
• Kết quả là tab Thiết kế bảng sẽ xuất hiện.
• Chuyển đến Thiết kế bảng trên dải băng.
• Sau đó, thay đổi Tên bảng từ nhóm Thuộc tính .

• Sau đó, chọn phạm vi ô D5 đến D9 .
• Thay đổi Tên bảng từ Nhóm thuộc tính .

• Cuối cùng, chọn phạm vi ô F5 đến F9 .
• Sau đó, thay đổi Tên bảng từ nhóm Thuộc tính giống như cách trước.

• Sau đó, chuyển đến tab Công thức trênruy-băng.
• Chọn Xác định tên từ nhóm Xác định tên .

• Sau đó, hộp thoại Tên mới sẽ xuất hiện.
• Đặt tên.
• Trong phần Giới thiệu tới, viết ra những điều sau.

• Nhấp vào OK .
• Sau đó, tạo hai cột mới nơi chúng tôi muốn thêm xác thực dữ liệu.
• Sau đó, chọn ô H5 .

• Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu trên ruy-băng.
• Sau đó, chọn tùy chọn thả xuống Xác thực dữ liệu từ nhóm Công cụ dữ liệu .

• Kết quả là hộp thoại Xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện.
• Đầu tiên, hãy chọn Cài đặt ở trên cùng.
• Sau đó, chọn Danh sách từ Cho phép
• Sau đó, đánh dấu vào ô trống Bỏ qua và các tùy chọn thả xuống trong ô .
• Sau đó, viết nội dung sau vào phần Nguồn .

• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Kết quả là bạn sẽ thấy tùy chọn thả xuống sau đây để bạn có thể chọn kem hoặc nước trái cây.

• chọn ô I5 .
• Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu trên ruy-băng.
• Sau đó, chọn Xác thực dữ liệu tùy chọn thả xuống từ nhóm Công cụ dữ liệu .

• Kết quả là Xác thực dữ liệu hộp thoại sẽxuất hiện.
• Đầu tiên, chọn tab Cài đặt ở trên cùng.
• Sau đó, chọn Danh sách từ phần Cho phép .
• Sau đó, hãy chọn các tùy chọn Bỏ qua khoảng trống và thả xuống trong ô .
• Sau đó, viết nội dung sau vào Phần Nguồn.

• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Kết quả là bạn sẽ nhận được tùy chọn thả xuống sau đây để bạn có thể chọn bất kỳ hương vị nào. Ở đây, chúng ta có hương vị kem như sau.

• Bây giờ, nếu chúng ta chọn nước trái cây từ danh sách mặt hàng, hương vị sẽ thay đổi tương ứng.

2. Sử dụng Phạm vi được Đặt tên

Phương pháp thứ hai của chúng tôi dựa trên việc sử dụng phạm vi được đặt tên. Trong phương pháp này, bạn có thể áp dụng tên cho phạm vi trong Bảng. Sau đó, sử dụng tên bảng này trong hộp thoại xác thực dữ liệu. Chúng tôi lấy một tập dữ liệu bao gồm trang phục, màu sắc và kích cỡ.

Để hiểu phương pháp này, hãy làm theo các bước.

Các bước

• Trước tiên, hãy tạo bảng bằng cách sử dụng tập dữ liệu.
• Để thực hiện việc này, hãy chọn dải ô B4 đến D9 .

• Sau đó, chuyển đến tab Chèn trên dải băng.
• Chọn Bảng từ nhóm Bảng .

• Kết quả là chúng ta sẽ nhận được kết quả sau, Hãy xem ảnh chụp màn hình.

• Tiếp theo, chuyển đến tab Công thức trên dải băng.
• Chọn Xác định tên từ nhóm Xác định tên .

• Sau đó, Tên mới hộp thoại sẽ xuất hiện.
• Đặt tên.
• Trong phần Refers to, viết ra những điều sau.

• Sau đó, nhấp vào OK .

• Sau đó, chọn lại Xác định tên từ nhóm Xác định tên .
• Sau đó, hộp thoại Tên mới sẽ xuất hiện.
• Đặt tên.
• Trong phần Giới thiệu đến, hãy viết ra những điều sau.

• Sau đó, nhấp vào OK .

• Cũng thực hiện quy trình tương tự cho kích thước.

• Bây giờ, hãy tạo ba cột mới.

• Sau đó, chọn F5 .
• Sau đó, hãy chuyển đến tab Dữ liệu trên dải băng.
• Sau đó, chọn tùy chọn thả xuống Xác thực dữ liệu từ nhóm Công cụ dữ liệu .

• Kết quả là hộp thoại Xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện.
• Đầu tiên, chọn Cài đặt ở trên cùng.
• Sau đó, chọn Danh sách từ Cho phép
• Sau đó, chọn Bỏ qua trống và các tùy chọn thả xuống trong ô .
• Sau đó, viết nội dung sau vào phần Nguồn.

• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Là một kết quả là, chúng tôi sẽ nhận được các tùy chọn thả xuống sau đây chotrang phục.

• Sau đó, chọn G5 .
• Sau đó, chuyển đến phần Dữ liệu trên ruy-băng.
• Sau đó, chọn tùy chọn thả xuống Xác thực dữ liệu từ nhóm Công cụ dữ liệu .

• Kết quả là hộp thoại Xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện.
• Đầu tiên, chọn tab Cài đặt trên trên cùng.
• Sau đó, chọn Danh sách từ phần Cho phép .
• Sau đó, chọn Bỏ qua chỗ trống và các tùy chọn thả xuống trong ô .
• Sau đó, viết nội dung sau vào phần Nguồn.

• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Do đó, chúng tôi sẽ nhận các tùy chọn thả xuống sau cho màu sắc

• Sau đó, chọn H5 .
• Sau đó , chuyển đến tab Dữ liệu trên ruy-băng.
• Sau đó, chọn tùy chọn thả xuống Xác thực dữ liệu từ nhóm Công cụ dữ liệu .

• Kết quả là hộp thoại Xác thực dữ liệu xuất hiện không hiển thị.
• Đầu tiên, chọn tab Cài đặt ở trên cùng.
• Sau đó, chọn Danh sách từ Cho phép phần.
• Sau đó, hãy kiểm tra các tùy chọn Bỏ qua khoảng trống và thả xuống trong ô .
• Sau đó, viết nội dung sau vào Nguồn phần.

• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Kết quả là, chúng tôi sẽ nhận đượccác tùy chọn thả xuống sau cho kích thước.

3. Áp dụng tham chiếu ô trong xác thực dữ liệu

Phương pháp thứ ba của chúng tôi dựa trên việc sử dụng trực tiếp tham chiếu ô trong xác thực dữ liệu. Trong phương pháp này, chúng tôi muốn sử dụng tham chiếu ô trong hộp thoại xác thực dữ liệu. Do đó, nó sẽ cung cấp cho chúng ta một tùy chọn thả xuống. Ở đây, chúng tôi lấy một tập dữ liệu bao gồm các tiểu bang và số tiền bán hàng của họ.

Để hiểu phương pháp này, hãy làm theo các bước.

Các bước

• Đầu tiên, tạo hai ô mới bao gồm trạng thái và số tiền bán hàng.
• Sau đó, chọn ô F4 .

• Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu trên dải băng.
• Sau đó, chọn tùy chọn thả xuống Xác thực dữ liệu từ Nhóm Công cụ dữ liệu.

• Kết quả là hộp thoại Xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện.
• Đầu tiên, chọn tab Cài đặt ở trên cùng.
• Sau đó, chọn Danh sách từ phần Cho phép .
• Sau đó, hãy kiểm tra các tùy chọn Bỏ qua ô trống và thả xuống trong ô .
• Sau đó, chọn phạm vi ô B5 đến B12 .
• Cuối cùng, nhấp vào OK .

• Kết quả là, bạn sẽ thấy một tùy chọn thả xuống nơi bạn có thể chọn bất kỳ trạng thái nào.

• Chúng tôi muốn biết doanh số bán hàng của các s tương ứng tate.
• Để thực hiện việc này, hãy chọn ô F5 .
• Sau đó, viết công thức sau bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP .

• Nhấp vào Enter để áp dụng công thức.

• Sau đó, nếu bạn thay đổi trạng thái từ tùy chọn thả xuống, số tiền bán hàng sẽ tự động thay đổi. Xem ảnh chụp màn hình.

4. Hạn chế mục nhập giá trị bằng xác thực dữ liệu

Phương pháp cuối cùng của chúng tôi dựa trên cách hạn chế mục nhập giá trị bằng xác thực dữ liệu . Trong phương pháp này, chúng tôi muốn sử dụng xác thực dữ liệu và áp dụng một số quy tắc thông qua đó việc nhập dữ liệu trở nên hạn chế. Nếu nhập dữ liệu nào trong phạm vi cho trước thì sẽ cho phép ta đưa vào ô đó, ngược lại sẽ báo lỗi. Chúng tôi lấy một tập dữ liệu bao gồm ID đơn đặt hàng, mặt hàng, ngày đặt hàng và số lượng.

Các bước

• Trong phần này phương pháp, chúng tôi muốn giới hạn ngày đặt hàng từ ngày 1 tháng 1 năm 2021 đến ngày 5 tháng 5 năm 2022. Bên ngoài phạm vi này sẽ hiển thị lỗi.
• Để thực hiện việc này, hãy chọn ô D10 .
• chuyển đến tab Dữ liệu trên ruy-băng.
• Sau đó, chọn tùy chọn thả xuống Xác thực dữ liệu từ Công cụ dữ liệu nhóm.

• Kết quả là hộp thoại Xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện.
• Đầu tiên , chọn tab Cài đặt ở trên cùng.
• Sau đó, chọn Ngày từ phần Cho phép .
• Sau đó, , kiểm tra trên Bỏ qua