Excel se utiliza ampliamente para almacenar información numérica importante de estudiantes o empleados. Por lo tanto, a menudo es necesario extraer un grupo de valores subtotales de un gran conjunto de datos para comprender el escenario real. En este artículo, le mostraremos cómo insertar subtotales en Excel.

¿Qué es el subtotal?

Antes de sumergirnos en la parte del cálculo, conozcamos el significado de subtotal.

En términos genéricos, subtotal se refiere al total de un conjunto de un grupo mayor de conjuntos. Por ejemplo, supongamos que obtuviste 100 notas en tu último semestre, donde las notas del curso de matemáticas se obtuvieron de los tres exámenes de clase que tuviste. En el primer examen de clase obtuviste 10, en el segundo 15 y en el último 20. Así que ahora quieres saber sólo tu nota de matemáticas del total de100 puntos. Para conseguirlo fácilmente, puedes utilizar subtotal .

Del mismo modo, en Excel, puede utilizar la función de subtotal para dividir un conjunto de datos más grande en un conjunto más pequeño y, a continuación, realizar otras funciones de Excel, tales como SUM , MEDIA , MAX , MIN , CONTAR , PRODUCTO etc. para lograr el resultado deseado.

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La forma más fácil de insertar subtotales en Excel

Aquí aprenderás la forma definitiva de cómo insertar subtotales en Excel Los pasos para hacerlo se describen a continuación,

Primer paso: Seleccione el rango de datos que desea como categoría de subtotal.

Segundo paso: Ir a la pestaña Datos -> Subtotal (en el Esquema herramienta de comandos).

Tercer paso: En la ventana emergente Subtotal caja,

• En virtud de la En cada cambio de en el cuadro desplegable, seleccione el nombre de la categoría por la que desea que se ordene el conjunto de datos (en nuestro caso, queríamos ordenar los datos según el nombre, por lo que elegimos Nombre como categoría).
• En virtud de la Función de uso en el cuadro desplegable, seleccione el nombre de la función que desea aplicar a su conjunto de datos (en nuestro caso, queríamos conocer la suma de los datos, así que elegimos SUM como función).

Puede elegir cualquier función que necesite desplazando hacia abajo la barra de desplazamiento desde la pantalla Función de uso lista desplegable (véase la imagen siguiente).

• En virtud de la Añadir subtotal a seleccione la casilla situada junto a los nombres que contienen los valores que desea utilizar para conocer los resultados del subtotal. (En nuestro caso, queríamos conocer el valor del subtotal de cada miembro, por lo que elegimos la etiqueta Nombre como columna de subtotal).
• Si ya tiene un resultado subtotal y desea eliminarlo, marque la casilla situada junto a Sustituir los subtotales actuales En caso contrario, desactive la casilla (para entender la diferencia, consulte la fig. 1 & 2).
• Si desea insertar un salto de página automático para cada subtotal, seleccione la opción Salto de página entre grupos marque la casilla; de lo contrario, déjela sin marcar.
• Si desea que los resultados del subtotal aparezcan en la parte inferior de cada categoría, seleccione la opción Resumen de los datos siguientes de lo contrario, desmarque la casilla.
• Haga clic en OK .

fig. 1: valores subtotales con el marcado Sustitución de los subtotales actuales casilla de verificación

fig. 2: valores subtotales con el no marcado Sustitución de los subtotales actuales casilla de verificación

Esto producirá el resultado subtotal de todas y cada una de las categorías del conjunto de datos junto con el Total general de todo el conjunto de datos.

Total general = Suma de todos los valores subtotales.

Más información: Cómo Ordenar Subtotales en Excel (con Pasos Rápidos)

Eliminar Subtotal

Si ya no necesita los subtotales, sólo tiene que seguir los pasos que se indican a continuación,

Primer paso: Seleccione el intervalo de datos.

Segundo paso: Ir a Datos -> Subtotal.

Tercer paso: Seleccione Quitar todo de la parte inferior izquierda de la Subtotal emergente.

Eliminará todos los valores subtotales de su conjunto de datos.

Más información: Cómo eliminar el subtotal en una tabla dinámica (5 formas útiles)

Conclusión

En este artículo, usted ha aprendido cómo insertar subtotales en Excel de la manera más eficaz y más fácil. Espero que este artículo ha sido muy beneficioso para usted. No dude en hacer cualquier pregunta si usted tiene.