در این مقاله، من درباره نحوه تبدیل لیست پستی در اکسل به برچسب های پستی MS Word با استفاده از ویژگی Mail Merge بحث خواهم کرد. اغلب زمانی که باید برچسب های پستی را در Word چاپ کنیم، می توانیم از داده های فهرست شده در یک کاربرگ اکسل استفاده کنیم. بیایید مقاله را مرور کنیم تا با روند کار آشنا شویم.

دانلود کتاب تمرین تمرین

می توانید کتاب تمرینی را که برای تهیه این مقاله استفاده کرده ایم دانلود کنید.

راهنمای گام به گام برای تبدیل Excel به Word Labels

مرحله 1: آماده سازی فایل اکسل حاوی داده های برچسب

• ابتدا، داده هایی را که می خواهید در برچسب های پستی در یک برگه اکسل اضافه کنید فهرست کنید . برای مثال، می‌خواهم نام ، نام خانوادگی ، آدرس خیابان ، شهر ، ایالت ، و کد پستی در برچسب های پستی.
• اگر داده های بالا را در اکسل لیست کنم، فایل مانند تصویر زیر خواهد بود.

مرحله 2: برچسب ها را در Word قرار دهید

• در این مرحله، ابتدا یک فایل Word خالی را باز کنید و به تب Mailings بروید. از منوی کشویی Start Mail Merge ، روی گزینه Labels کلیک کنید.

• به عنوان یک در نتیجه، کادر گفتگوی گزینه‌های برچسب ظاهر می‌شود، فروشندگان برچسب و شماره محصول را مطابق نیاز خود تنظیم کنید.
• سپس OK را فشار دهید. .

• در نتیجه، شمابرچسب مشخص شده در Word را ببینید.

⏩ توجه:

اگر طرح کلی را پیدا نکردید، به طراحی جدول > مرزها > مشاهده خطوط شبکه بروید.

بیشتر بخوانید: نحوه درج جدول اکسل در Word (8 روش آسان)

مرحله 3: پیوند داده های اکسل به برچسب های MS Word

• اکنون، برای اتصال داده‌های اکسل با Word، به تب Mailings بروید، کشویی Select Recipients را گسترش دهید و گزینه Use an Existing List را فشار دهید.

• در نتیجه، کادر گفتگوی انتخاب منبع داده ظاهر می شود.
• به مسیر فایلی بروید که در آن فایل اکسل را داشته باشید و روی Open کلیک کنید.

• سپس Word کاربرگ موجود در فایل اکسل انتخاب شده را نشان می دهد. برگه اکسل را انتخاب کنید و روی گزینه " First row of data contain headers column " علامت بزنید.
• بعد از آن OK را فشار دهید.

• در نتیجه، <> را در همه برچسب ها به جز اولین برچسب قابل مشاهده خواهید دید. در اینجا، همه برچسب ها اکنون به کاربرگ اکسل پیوند داده شده اند.

بیشتر بخوانید: چگونه اکسل را به برچسب های Word تبدیل کنیم. (با مراحل آسان)

خواندنی های مشابه

• چگونه فقط متن را از Excel به Word کپی کنیم (3 روش سریع)
• کپی و چسباندن از اکسل به ورد بدون سلول (2 روش سریع)
• چگونه سند Word را باز کرده و به عنوان PDF یا Docx ذخیره کنیمبا VBA Excel
• Excel VBA: باز کردن سند Word و چسباندن (3 مثال مناسب)

مرحله 4: مطابقت فیلدها برای تبدیل داده های اکسل

• ما ادغام نامه را در برچسب ها اضافه می کنیم. برای انجام این کار اولین برچسب را انتخاب کنید و به Mailings > Address Block بروید.

• در نتیجه ، دیالوگ Insert Address Block نمایش داده می شود. در اینجا می‌توانید پیش‌نمایش از برچسب‌های فردی را ببینید. اگر می خواهید ترتیب را تغییر دهید، روی Match Fields کلیک کنید.

• سپس گفتگوی Match Field پدیدار خواهد شد. از این گفتگو، بررسی کنید که آیا داده های ستون فایل اکسل شما با فیلدهای بخش " لازم برای بلوک آدرس " مطابقت دارد یا خیر.
• به عنوان مثال، نام خانوادگی باید با نام خانوادگی مطابقت داشته باشد. وقتی کارتان تمام شد، OK را فشار دهید.

• پس از تطبیق فیلدها، پیش نمایش نهایی را دریافت خواهیم کرد. برچسب‌ها را فشار دهید.
• پس از آن OK را فشار دهید.

• در نتیجه، می‌توانیم <> در اولین برچسب نمایش داده می شود.

• برای هر برچسب AddressBlock را اضافه کنید. برای انجام این کار، به Mailings > Update Labels بروید.

• بعد از آن، می توانیم ببینیم AddressBlock به هر برچسب اضافه می شود.

بیشتر بخوانید: نحوه چاپ برچسب آدرس در اکسل (2 راه سریع)

مرحله 5: ادغام را به پایان برسانید

• وقت آن است که تبدیل داده های اکسل به برچسب های Word را به پایان برسانیم. برای انجام کار، به برگه Mailings بروید، بر روی Finish و amp; منوی کشویی را ادغام کنید و گزینه Edit Individual Documents را فشار دهید.

• در نتیجه، ادغام در سند جدید دیالوگ ظاهر می شود. در اینجا گزینه همه را انتخاب کنید و OK را فشار دهید.

• در نهایت، در اینجا می توانیم همه اکسل ها را مشاهده کنیم. داده ها در برچسب های زیر در Word ادغام می شوند.

بیشتر بخوانید: نحوه کپی کردن از Excel به Word بدون از دست دادن قالب (4 روش آسان)

چاپ برچسب ها از MS Word

• در نهایت، چاپ برچسب ها را به شما نشان خواهم داد . فقط Ctrl + P را فشار دهید یا به برگه File از Word بروید تا گزینه Print را بیاورید.
• سپس چاپگر را انتخاب کرده و چاپ کنید برچسب ها.

چیزهایی که باید به خاطر بسپارید

• می توانید داده های اکسل را با استفاده از گام به گام به برچسب های Word تبدیل کنید. Mail Merge Wizard .

• سعی کنید از ستون‌ها/ردیف‌های خالی در لیست اکسل که حاوی داده‌های پستی هستند اجتناب کنید.
<13

نتیجه گیری

در مقاله فوق سعی کردم مراحل تبدیل داده های اکسل به برچسب های word را بطور مفصل مورد بحث قرار دهم. امید است این روش ها و توضیحات برای رفع مشکلات شما کافی باشد. لطفاً اگر سؤالی دارید به من اطلاع دهید.