Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về cách bạn có thể chuyển đổi danh sách gửi thư trong Excel thành nhãn gửi thư MS Word bằng cách áp dụng tính năng Trộn thư . Thông thường, khi chúng tôi phải in nhãn gửi thư trong Word , chúng tôi có thể sử dụng dữ liệu được liệt kê trong trang tính excel. Hãy cùng xem qua bài viết để tìm hiểu về quy trình.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành mà chúng tôi đã sử dụng để chuẩn bị cho bài viết này.

Hướng dẫn từng bước để chuyển đổi nhãn Excel sang Word

Bước 1: Chuẩn bị tệp Excel chứa dữ liệu nhãn

• Đầu tiên, hãy liệt kê dữ liệu mà bạn muốn đưa vào nhãn gửi thư trong trang tính Excel . Ví dụ: tôi muốn bao gồm Tên , Họ , Địa chỉ đường phố , Thành phố , Tiểu bang , và Mã bưu chính trong nhãn gửi thư.
• Nếu tôi liệt kê dữ liệu trên trong excel, tệp sẽ giống như ảnh chụp màn hình bên dưới.

Bước 2: Đặt nhãn trong Word

• Trong bước này, trước tiên, hãy mở một tệp Word trống và chuyển đến tab Mailings . Từ trình đơn thả xuống Bắt đầu trộn thư , hãy nhấp vào tùy chọn Nhãn .

• Là một kết quả, hộp thoại Tùy chọn nhãn xuất hiện, đặt Nhà cung cấp nhãn và Số sản phẩm theo yêu cầu của bạn.
• Sau đó nhấn OK .

• Do đó, bạn sẽxem nhãn được nêu trong Word .

⏩ Lưu ý:

Nếu bạn không tìm thấy đường viền, hãy chuyển đến Thiết kế bảng > Đường viền > Xem đường lưới .

Đọc thêm: Cách chèn bảng Excel vào Word (8 cách dễ dàng)

Bước 3: Liên kết dữ liệu Excel với nhãn của MS Word

• Bây giờ, để kết nối dữ liệu Excel với Word, hãy chuyển đến tab Gửi thư ,  mở rộng trình đơn thả xuống Chọn Người nhận và nhấn tùy chọn Sử dụng Danh sách Hiện có .

• Kết quả là hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu sẽ xuất hiện.
• Chuyển đến đường dẫn tệp mà bạn có tệp excel và nhấp vào Mở .

• Sau đó, Word sẽ hiển thị trang tính có trong tệp Excel đã chọn. Chọn bảng tính excel và đánh dấu vào tùy chọn ' Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột '.
• Sau đó, nhấn OK .

• Kết quả là bạn sẽ thấy <> hiển thị trong tất cả các nhãn ngoại trừ nhãn đầu tiên. Tại đây, tất cả các nhãn hiện được liên kết với trang tính Excel.

Đọc thêm: Cách chuyển đổi nhãn Excel sang Word (Với các bước đơn giản)

Các bài đọc tương tự

• Cách chỉ sao chép văn bản từ Excel sang Word (3 phương pháp nhanh)
• Sao chép và dán từ Excel sang Word không có ô (2 cách nhanh chóng)
• Cách mở tài liệu Word và lưu dưới dạng PDF hoặc Docxvới VBA Excel
• Excel VBA: Mở Tài liệu Word và Dán (3 Ví dụ Thích hợp)

Bước 4: Khớp các Trường để Chuyển đổi Dữ liệu Excel

• Chúng tôi sẽ thêm tính năng trộn thư vào nhãn. Để thực hiện điều đó, hãy chọn nhãn đầu tiên và chuyển đến Gửi thư > Khối địa chỉ .

• Do đó , hộp thoại Chèn khối địa chỉ sẽ hiển thị. Tại đây, bạn có thể thấy Xem trước của các nhãn riêng lẻ. Nếu bạn muốn thay đổi cách sắp xếp, hãy nhấp vào Trường khớp .

• Sau đó, hộp thoại Trường khớp sẽ xuất hiện. Từ hộp thoại này, hãy kiểm tra xem dữ liệu cột của tệp excel của bạn có khớp với các trường của phần ' Bắt buộc đối với Khối địa chỉ ' hay không.
• Ví dụ: Họ phải khớp với Họ . Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ, hãy nhấn OK .

• Sau khi khớp các trường, chúng ta sẽ nhận được bản xem trước cuối cùng của nhãn.
• Nhấn OK sau đó.

• Kết quả là chúng ta có thể thấy <> được hiển thị trong nhãn đầu tiên.

• Thêm AddressBlock cho mỗi nhãn. Để làm điều đó, hãy chuyển đến Gửi thư > Cập nhật nhãn .

• Sau đó, chúng ta có thể thấy AddressBlock được thêm vào mỗi nhãn.

Đọc thêm: Cách in nhãn địa chỉ trong Excel (2 cách nhanh chóng)

Bước 5: Kết thúc hợp nhất

• Đã đến lúc hoàn tất quá trình chuyển đổi dữ liệu Excel sang nhãn Word. Để thực hiện tác vụ, hãy chuyển đến tab Gửi thư , nhấp vào Kết thúc & Hợp nhất menu thả xuống và nhấn tùy chọn Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ .

• Do đó, Hợp nhất thành Hộp thoại Tài liệu mới sẽ xuất hiện. Ở đây chọn tùy chọn Tất cả và nhấn OK .

• Cuối cùng, ở đây chúng ta có thể thấy tất cả excel dữ liệu được hợp nhất vào các nhãn bên dưới trong Word.

Đọc thêm: Cách sao chép từ Excel sang Word mà không làm mất định dạng (4 cách dễ dàng)

In nhãn từ MS Word

• Cuối cùng, tôi sẽ chỉ cho bạn cách in nhãn . Chỉ cần nhấn Ctrl + P hoặc chuyển đến tab Tệp từ Word để hiển thị tùy chọn In .
• Sau đó, chọn máy in và in nhãn.

Những điều cần nhớ

• Bạn có thể chuyển đổi dữ liệu excel sang nhãn Word bằng Từng bước Trình hướng dẫn trộn thư .

• Cố gắng tránh các cột/hàng trống trong danh sách excel chứa dữ liệu gửi thư.

Kết luận

Trong bài viết trên mình đã cố gắng trình bày chi tiết các bước chuyển dữ liệu Excel sang nhãn word. Hy vọng rằng, những phương pháp và giải thích này sẽ đủ để giải quyết vấn đề của bạn. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.