Mens du skriver et dokument kan du støte på scenarier der du må importere data fra forskjellige filer. For dette formålet er import fra regnearkprogramvare som Excel et veldig vanlig scenario. Selvfølgelig er det denne prosessen der du manuelt kopierer og limer inn den inn i Word-filen fra Excel-filen. Men denne artikkelen vil fokusere på hvordan du automatisk fyller ut et Word-dokument fra Excel.

Last ned øvelsesarbeidsbok

Last ned arbeidsboken som inneholder datasettet som ble brukt til å demonstrere trinnene i denne artikkelen, og prøv prosessen selv mens du går gjennom artikkelen.

Autofyll Word Document.xlsx

Her er Word-filen, i tilfelle du trenger referansen.

Trinn-for-trinn-prosedyre for å fylle Word-dokument automatisk fra Excel

For å gjøre dette trenger du en Excel-fil å importere data fra, og Word-filen du skriver dataene dine inn i. Jeg vil gå gjennom alle trinnene i detalj slik at alle kan forstå uavhengig av deres Excel-kunnskap. Her er en detaljert trinn-for-trinn-veiledning.

Trinn 1: Klargjør Excel-filen

Lag en Excel-fil med datasettet hvis du ikke allerede har en. For å øve kan du prøve den som er gitt i nedlastingsboksen ovenfor. Hvis du har en, sørg for at tabellen/datasettet starter ved celle A1 . For demonstrasjon bruker jeg følgendedatasett.

Du kan ha flere ark i Excel-filen din, men kan bare bruke ett ark til å automatisk fylle ut Word-dokument fra Excel.

Trinn 2: Gå til Word-dokument

Gå nå til Word-dokumentet og lag malen før du vil automatisere dataene. Jeg har laget følgende tabell for å sette all informasjon separat for en enklere forståelse.

Dette er delen som forblir uendret for alle iterasjonene.

Les mer: Slik setter du inn Excel-tabell i Word (8 enkle måter)

Trinn 3: Gå til kategorien Utsendelser

I Word-dokument, velg kategorien Utsendelser fra båndet ditt.

Trinn 4: Velg Excel-arket som mottaker

Nå, under kategorien, kan du finne Start utskriftsfletting -gruppen. Klikk på Velg mottakere og velg deretter Bruk en eksisterende liste fra rullegardinmenyen.

Trinn 5: Velg Excel-fil

En Velg datakilde vinduet vil dukke opp. Naviger nå til Excel-filen og velg den.

Trinn 6: Velg arket

Hvis du har flere regneark i én Excel-fil, velg nøye en du vil eksportere fra. I denne filen har jeg bare en som heter Datasett . Sjekk deretter Første rad med data som inneholder kolonneoverskrifter hvis du har overskrifter i datasettet. Jeg har overskrifter på datasettet mitt, så jeg har sjekket som du kanse fra figuren.

Deretter klikker du på OK .

Les mer: Slik setter du inn en Excel Regneark til Word (4 enkle metoder)

Lignende lesninger

• Kopier fra Excel til Word uten å miste formatering (4 enkle måter)
• Slik kopierer du bare tekst fra Excel til Word (3 raske metoder)

Trinn 7: Sett inn flettefelt

Hvis du har fullført trinnene ovenfor, er du god til å fylle ut Word-dokumentet automatisk fra Excel. Det du må gjøre nå er å sette inn flettefeltet for å sette inn dataene i ønsket posisjon.

La oss si at du vil ha hele navnet i overskriften. For å gjøre det må du legge inn Fornavn og Etternavn fortløpende. Følg disse trinnene for å vite hvordan du gjør dette.

• Velg først posisjonen du vil sette den i.

• Gå deretter til kategorien Utsendelser på båndet ditt.
• I Skriv og sett inn felt -gruppen kan du finne Sett inn flettefelt Klikk på pilen ved siden av.
• Fra rullegardinlisten velger du Fornavn .

Du vil har noe slikt.

• Gjenta den samme prosessen, men denne gangen velger du Etternavn fra rullegardinmenyen for å skrive inn etternavnet .

Ved å gjøre det vil du ha noe slikt i Word-filen din.

I feltet for <> allefornavn og i feltet <> vil alle etternavn iterert.

Trinn 8: Gjenta trinnet ovenfor så mange ganger du trenger

Undertrinnene beskrevet i trinnet ovenfor kan gjentas for alle dataene du vil automatisk fylle ut Word-dokument fra Excel. For dette datasettet kan du automatisk importere ID , Fornavn , Etternavn , Nasjonalitet , Felt , og Oppfunnet/oppdaget data inn i Word-filen. Du trenger bare å importere ønsket fra rullegardinmenyen.

Å fylle ut tabellen med de relevante overskriftene vil se omtrent slik ut.

Trinn 9: Forhåndsvis resultater

For å forhåndsvise hvordan dette vil se ut, velg Forhåndsvis resultater fra Utsendelser -fanen.

Den vil vise forhåndsvisningen av den første.

For å forhåndsvise de andre, i kategorien E-post , under Forhåndsvis resultatgruppe , velg pilene for å bytte til de forrige eller senere.

Hvis du for eksempel velger høyrepilen, kan du se denne .

Ved å klikke på høyre eller venstre pil igjen, kan du forhåndsvise de neste eller forrige på samme måte.

Les mer: Hvordan å generere et Word-dokument fra en Excel-makro

Trinn 10: Lagre Word-filen

Til slutt lagrer du Word-filen ved å gå til Fil -fanen og ved å velge kommandoen Lagre som .

Merk at,du kan også lagre den som en .docx -fil. I så fall må du velge Ja i advarselsboksen som dukker opp hver gang du åpner Word-filen som advarer om dokumentet som inneholder en SQL-kommando.

Når du følger alle trinnene beskrevet ovenfor, slår du sammen Excel-filen med Word-filen. For hver rad i Excel-datasettet oppretter Word-filen forskjellige ark. Og i hvert ark legger Word-filen inn verdien av kolonnen fra den bestemte raden i malen som erstatter <> og vi får ønsket resultat.

Les mer: Slik åpner du Word-dokument og lagrer som PDF eller Docx med VBA Excel

Konklusjon

Dette var en trinn-for-trinn-guide for å automatisk fylle ut et Word-dokument fra Excel. Håper du har funnet denne veiledningen nyttig og informativ. Hvis du har spørsmål eller forslag, gi oss beskjed nedenfor. For flere guider som dette, besøk Exceldemy.com .