Hvordan lage en database i Excel (med enkle trinn)

Hugh West

18-10-2023 Avansert Excel
  • Dele Denne
Hugh West

Vet du ikke hvordan lage en enkel database i Excel ? I denne artikkelen vil vi vise deg hvordan du kan lage en database i Excel med bare 7 enkle trinn.

Finner du MS Access som et komplekst verktøy å bruke som database? Så Excel er et flott verktøy for å gjøre det.

La oss lære teknikken.

Last ned øvelsesarbeidsbok

Last ned følgende øvelsesarbeidsbok. Det vil hjelpe deg å forstå emnet tydeligere.

Opprette en database.xlsx

8 trinn for å opprette en database i Excel

Hvis du utformer Excel-arbeidsboken din riktig, kan du enkelt bruke den som en database. Hovedpoenget er at du må designe arbeidsboken din riktig. Du kan sortere data på mange måter; du kan filtrere databasen for kun å se dataene som samsvarer med noen spesifikke kriterier.

Så, i dette innlegget vil vi ta et eksempel og demonstrere trinnene der du vil kunne lage en Excel-basert database .

Trinn 1: Skriv inn data

Kolonnene i databasen kalles felt. Du kan legge til så mye som nødvendig.

Så, feltene i denne databasen er StdID , StdName , State , Alder og Avdeling .

Du kan nå enkelt legge inn data i databasen. Hver ny inntasting vil bli lagt til i den første tomme raden etter feltene.

Vi gjorde noen. La oss vise deg hvordan vi legger inn en annen oppføring.

Si at dette er inngangen som må settes inn idatabasen:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

State: Florida,

Elevens alder: 23,

Avdeling: ME

Så, du ser at det er ganske grunnleggende å legge inn data i en Excel-database.

Trinn 2: Ikke la noen rad stå tom

  • Når du legger inn data i en database, kan du ikke forlate en rad tom.

Si etter den siste raden legger jeg noen data i 2. rad fra den:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

State er Florida,

Student 23 år,

Avdeling ME,

Dette er en klar oppdeling av denne databasen. Selv om det kan skje at noen celler på rad kan være tomme. La oss si at noe slikt er lovlig.

  • På samme måte er en annen regel at det ikke vil være en helt tom kolonne i en database.

Det som skjer så snart Excel møter en helt tom rad eller kolonne, er at den ikke er i stand til å inkludere den raden eller kolonnen i databasen. For Excel er denne databasen nå delt i to deler, et helt nytt og usammenhengende sett med informasjon. Uansett hvilke funksjoner du planlegger å utføre, vil den ikke utføre dataene dine på denne frakoblede informasjonen. For eksempel vil noe så enkelt som filtrering være mislykket, som du kan se av erfaring.

Trinn 3: Utforsk to nødvendige vilkår

Den neste tingendu må vite er at hver enkelt rad i en database er kjent som Records .

Alle radene er Records . Vi har markert noen få her for klarhet.

I tillegg er alle disse kolonnene Felter . Overskriftene til kolonnene er kjent som Feltnavn .

Så, StdID , StdName , State , Alder, og Departement er de fem feltnavnene til denne databasen

Trinn 4: Lag Excel Tabell

For å opprette en tabell, følg trinnene nedenfor.

  • Gå først til Sett inn -fanen og klikk på Tabell kommando.

  • Deretter vises et vindu kalt Opprett tabell . Velg nå celleområdet, dvs. $B$4:$F$10 ved å dra markøren ganske enkelt.
  • Ikke glem å merke av i boksen før Min tabell har overskrifter alternativ.

Umiddelbart opprettes en tabell. Tada!!!

Du kan også filtrere data ved å bruke rullegardinpilene som vises ved overskriftene til hver kolonne.

Trinn 5: Bruk Databaseverktøy

Databaseverktøy kan komme godt med din dataanalyse og tolkning. Du kan og bør lære mer om databaseverktøyene .

Trinn 6: Utvid databasen

Nå som alt er oppe og går, kan du begynne å legge til flere felt og poster (du ser hva vi gjorde der) til databasen din. Det er like grunnleggende som Trinn 1 .

Trinn 7:Fullfør databaseformatering

Det siste og siste trinnet er formatering av databasekolonnene. Det er så mange verktøy for å formatere cellene i en database. Du kan jobbe med cellestiler , du kan bruke stilene under « Formater som tabell »-rullegardinmenyen, og du kan jobbe med kommandoene i Formater celler dialogboksen. Du kan bruke Egendefinert Tallformat . Alle disse teknikkene er beskrevet i våre tidligere forelesninger.

Så, der er det! Du opprettet din egen database i Excel (til du mestrer Access, eller du går tom for Excel-plass og prosessorer).

Les mer: Hvordan opprette en ansattdatabase i Excel (med enkle trinn)

Hvordan lage en søkbar database i Excel

Noen ganger må vi søke etter våre forventede data fra en enorm datakilde. Av den grunn kan vi trenge en søkbar database hvor vi enkelt kan hente dataene våre. For å opprette en søkbar database må du følge noen enkle trinn.

📌 Trinn:

  • Først av alt, velg celle F5 og skriv ned formelen.
=FILTER(C5:C10,ISNUMBER(SØK(Database!C5,C5 :C10)),,”Not Found”)

Formeloversikt:

SØK-funksjon → Vanligvis søker den etter en bestemt verdi som du krever.

ISNUMBER-funksjonen → Det er en logisk funksjon som returnerer TRUE hvis utgangen til SØK funksjonen er et tall. Ellers vil den returnere False .

FILTER-funksjon → I utgangspunktet filtrerer den utdataverdien i henhold til kriteriene du ønsker.

  • Trykk ENTER og bruk Fyllhåndtak -verktøyet.
  • Deretter vises utdataene dine akkurat som bildet nedenfor.

  • Deretter velger du celle C4 og går til Data -fanen >> Dataverktøy >> Datavalidering .

  • En dialogboks med navnet Data vises Validering . Velg Innstillinger >> velg deretter Liste i Tillat -delen >> skriv inn din Filtrerte celle i Kilde -boksen. Så legg inn følgende formel i Kilde -boksen.
=$F$5#

  • gå til Feilvarsel -alternativet.

  • I Feilvarsel fjerner du merket i boksen navngitt Vis feilvarsel etter at ugyldige data er lagt inn .
  • Trykk OK .

  • Endelig er en Søkbar Database klar for deg! Nå, hvis du skriver “P” i cellen B4 , vil du automatisk se hele den ansattes navn “Peter” .

Les mer: Hvordan bruke databasefunksjoner i Excel (med eksempler)

Hvordan lage en database i Excel som oppdateres automatisk

Dataene vi legger inn i en database må oppdateresautomatisk . For disse lager vi en pivottabell for kildedatasettet . Etter å ha aktivert Oppdater -funksjonen, kan vi automatisk oppdatere de nylig angitte dataene i vår tidligere opprettede pivottabell . Følg trinnene for å gjøre det.

📌 Trinn:

  • Først av alt, velg alle dataene fra cellen. Gå til Sett inn -fanen >> velg Pivottabell >> Fra tabell/område .

  • A Pivottabell vil bli opprettet. Derfra kan du velge kolonnene du vil bruke til å oppdatere.

  • Høyreklikk til slutt på en celle, og velg deretter Refresh -kommandoen, og pivottabellen vil automatisk oppdatere dataene dine hvis du endrer dem i hovedregnearket.

Også, du kan utforske ytterligere 5 metoder for å oppdatere pivottabellen .

Les mer: Hvordan vedlikeholde kundedatabase i Excel

Hvordan lage en relasjonsdatabase i Excel

En Relasjonsdatabase identifiserer hovedsakelig relasjoner mellom flere forskjellige regneark. Relasjonsdatabasen hjelper oss raskt å se etter og trekke ut viss informasjon. Den kan vise de samme dataverdiene på flere måter.

La oss si at vi har to databaser, dvs. Database1 og Database2 . Database1 inneholder ansatt navn med deres lønn mens Database2 bestårav ansatt navn med deres betegnelse . Nå ønsker vi å opprette en relasjonsdatabase mellom de to databasene basert på feltet Ansatt . Følg trinnene nedenfor for å gjøre det.

📌 Trinn:

  • Velg først hele området fra Datasett2 .

  • Gå deretter til Sett inn -fanen >> Pivottabell > ;> Fra tabell/område .

  • Deretter går du til et annet regneark kalt Datasett1 og lag en tabell som vi diskuterte før.

Merk : Du kan bruke hurtigtasten CTRL + T for å lage en tabell.

  • Deretter vises en pivottabell , og du må velge feltet du ønsker å knytte til. Her velger vi for eksempel kolonnene Betegnelse og Lønn fra to forskjellige regneark.

  • Etter å ha valgt dataene, klikk på OPPRETT -alternativet under Alle i dialogboksen Pivottabellfelt .

  • Til slutt vil vår relasjonelle database bli opprettet, som du kan se på bildet nedenfor.

Les mer: Introduksjon til RDBMS-konsepter (Relational Database Management System)!

Praksisseksjon

Vi har gitt en praksisseksjon på hvert ark på høyre side for din praksis. Vennligst gjør det innendeg selv.

Konklusjon

Det handler om dagens økt. Og dette er noen enkle trinn for hvordan du oppretter en database i Excel. Gi oss beskjed i kommentarfeltet hvis du har spørsmål eller forslag. For bedre forståelse, last ned øvelsesarket. Besøk nettstedet vårt ExcelWIKI , en one-stop Excel-løsningsleverandør, for å finne ut ulike typer Excel-metoder. Takk for din tålmodighet ved å lese denne artikkelen.

Forrige innlegg Finn første forekomst av en verdi i et område i Excel (3 måter)
Neste innlegg Slik slår du opp med flere kriterier i Excel (2 enkle måter)

Hugh West er en svært erfaren Excel-trener og analytiker med over 10 års erfaring i bransjen. Han har en bachelorgrad i regnskap og finans og en mastergrad i bedriftsøkonomi. Hugh har en lidenskap for undervisning og har utviklet en unik undervisningstilnærming som er enkel å følge og forstå. Hans ekspertkunnskap om Excel har hjulpet tusenvis av studenter og fagfolk over hele verden med å forbedre sine ferdigheter og utmerke seg i karrieren. Gjennom bloggen sin deler Hugh sin kunnskap med verden, og tilbyr gratis Excel-opplæringer og nettbasert opplæring for å hjelpe enkeltpersoner og bedrifter å nå sitt fulle potensial.