Paano Gumawa ng Data Entry Form na may Drop Down List sa Excel (2 Paraan)

Hugh West

05-10-2023 Advanced na Excel
  • Ibahagi Ito
Hugh West

Sa Microsoft Excel, maaari kang lumikha ng iba't ibang mga form tulad ng data entry, calculator, atbp. Ang mga uri ng form na ito ay tumutulong sa iyo na ipasok ang iyong data nang madali. Makakatipid ka rin ng maraming oras. Ang isa pang kapaki-pakinabang na tampok ng Excel ay ang drop down na listahan. Ang pag-type ng mga limitadong halaga, paulit-ulit, ay maaaring maging abala sa proseso. Ngunit sa drop-down list , madali kang makakapili ng mga value. Ngayon, Sa artikulong ito, matututunan natin kung paano gumawa ng form na data entry na may drop-down list sa Excel nang epektibong may naaangkop na mga larawan.

I-download ang Practice Workbook

I-download ang practice workbook na ito para mag-ehersisyo habang binabasa mo ang artikulong ito.

Data Entry Form with Drop Down List.xlsx

2 Angkop na Paraan para Gumawa ng Data Entry Form na may Drop Down List sa Excel

Ipagpalagay natin na mayroon tayong Excel malaking worksheet na naglalaman ng impormasyon tungkol sa ilang estudyante ng Paaralan ng Armani . Ang pangalan ng mga mag-aaral, ang Identification Number , at ang securing marks sa Mathematics ay ibinibigay sa Columns B, C , at D ayon sa pagkakabanggit. Madali kaming makakagawa ng drop down list para sa data entry form sa Excel sa pamamagitan ng paggamit ng ang IF Function , at iba pa. Narito ang isang pangkalahatang-ideya ng dataset para sa gawain ngayong araw.

1. Gamitin ang Data Validation Command upang Gumawa ng Data Entry Form na may Drop Down List sa Excel

Sa ito bahagi, mula sa aming dataset,kami ay gumawa ng drop-down list para sa data entry form. Ito ay isang madali at nakakatipid ng oras na gawain din. Gagamitin namin ang ang function na IF upang makilala ang isang mag-aaral, kung siya man ay pumasa sa o ay nabigo . Sundin natin ang mga tagubilin sa ibaba para gumawa ng drop-down list para sa data entry form!

Hakbang 1:

  • Una, pumili ng cell. Pipiliin namin ang E5 para sa kaginhawahan ng aming trabaho.

  • Pagkatapos piliin ang cell E5 , isulat pababa sa function sa ibaba.
=IF(D5>=50,"Pass","Fail")

  • Kung saan ang D5>=50 ay ang logical_test ng ang IF function . Kung ang marka ay mas malaki kaysa o katumbas ng 50 , siya ay papasa o hindi mabibigo .

  • Kaya, pindutin lang ang ENTER sa iyong keyboard. Bilang resulta, makakakuha ka ng " Pass" bilang pagbabalik ng IF function.

Hakbang 2:

  • Dagdag pa, autoFill ang IF function sa iba pang mga cell sa Column E .

Hakbang 3:

  • Ngayon, gagawa kami ng drop down na listahan. Upang gawin iyon, una, pumili ng cell, at pagkatapos ay mula sa iyong Data tab, pumunta sa,

Data → Data Tools → Data Validation → Data Validation

  • Agad, isang Data Validation dialog box ang lalabas sa harap mo. Mula sa dialog box na Pagpapatunay ng Data , una, piliin ang tab na Mga Setting. Pangalawa, pumiliang opsyon na Listahan mula sa Allow drop-down list. Pangatlo, i-type ang =$D$5:$D$11 sa box sa pag-type na pinangalanang Source. Sa wakas, pindutin ang OK .

  • Bilang resulta, makakagawa ka ng drop-down list na mayroong ibinigay sa screenshot sa ibaba.

  • Kung babaguhin natin ang math mark ng John mula sa drop-down na listahan, ang awtomatikong magbabago ang mga komento. Sabihin nating, pipiliin namin ang 44 mula sa drop-down na listahan, at awtomatikong magbabago ang mga komento na ibinigay sa screenshot sa ibaba.

  • Katulad nito, maaari kang lumikha ng drop-down na listahan sa natitirang bahagi ng cell sa column D .

Magbasa Nang Higit Pa: Paano Gumawa ng Autofill Form sa Excel (Step by Step Guide)

Mga Katulad na Pagbasa

  • Mga Uri ng Data Entry sa Excel (Isang Mabilisang Pangkalahatang-ideya)
  • Paano I-automate ang Data Entry sa Excel (2 Epektibong Paraan)
  • Paano Awtomatikong Ipasok ang Mga Entri ng Data ng Timestamp sa Excel (5 Mga Paraan)

2. Ilapat ang Quick Access Toolbar Command upang Gumawa ng Form ng Pagpasok ng Data na may Drop Down List sa Excel

Ngayon, gagamitin namin ang command na Quick Access Toolbar . Sundin natin ang mga tagubilin sa ibaba para gumawa ng drop-down list para sa data entry form!

Hakbang 1:

  • Una sa lahat, piliin ang File na opsyon.

  • Pagkatapos nito, may lalabas na window sa harapsa iyo. Mula sa window na iyon, piliin ang Options .

  • Bilang resulta, ang isang Excel Options dialog box ay lalabas lumitaw sa harap mo. Mula sa Excel Options dialog box, una, piliin ang Quick Access Toolbar Pangalawa, piliin ang Form opsyon sa ilalim ng drop-down list na pinangalanang Pumili ng mga command mula sa . Pangatlo, pindutin ang opsyon na Add . Sa wakas, pindutin ang OK .

Excel Options →Quick Access Toolbar  → Form → Add → OK

  • Dagdag pa, makikita mo ang Form sign in sa ribbon bar.

  • Kaya, pindutin sa Form sign in sa ribbon bar. Bilang resulta, lalabas ang isang data entry form na pinangalanang Data Entry Form with Drop Down . Mula sa form ng pagpasok ng data na iyon, maaari mong baguhin ang halaga sa pamamagitan ng pagpindot sa opsyon na Hanapin ang Susunod .

  • Pagkatapos pindutin ang Find Next na opsyon, magagawa mong baguhin ang data entry form na ibinigay sa screenshot sa ibaba.

Basahin Higit pa: Paano Gumawa ng Excel Data Entry Form nang walang UserForm

Mga Dapat Tandaan

👉 #DIV/0! error nangyayari kapag ang isang value na hinati sa zero(0) o blangko ang cell reference.

👉 Sa Microsoft 365 , ipapakita ng Excel ang #Value! Error kung hindi mo pipiliin ang tamang dimensyon. Ang #Value! error ay nangyayari kapag ang alinman sa mga elemento ng matrice ay hindi isangnumero.

Konklusyon

Umaasa ako na ang lahat ng angkop na paraan na binanggit sa itaas upang lumikha ng drop-down na listahan para sa form ng pagpasok ng data ay hihikayatin ka na ngayong ilapat ang mga ito sa iyong Excel na mga spreadsheet na may higit na produktibo. Malugod kang tinatanggap na huwag mag-atubiling magkomento kung mayroon kang anumang mga tanong o query.

Nakaraang post Paano Gumawa ng Double Bar Graph sa Excel (na may Madaling Hakbang)
Susunod na post Paano Pumili ng Row sa Excel Kung Naglalaman ang Cell ng Tukoy na Data (4 na Paraan)

Si Hugh West ay isang napakaraming Excel trainer at analyst na may higit sa 10 taong karanasan sa industriya. May hawak siyang Bachelor's degree sa Accounting and Finance at Master's degree sa Business Administration. Si Hugh ay may hilig sa pagtuturo at nakabuo ng kakaibang diskarte sa pagtuturo na madaling sundin at maunawaan. Ang kanyang dalubhasang kaalaman sa Excel ay nakatulong sa libu-libong mag-aaral at propesyonal sa buong mundo na mapabuti ang kanilang mga kasanayan at maging mahusay sa kanilang mga karera. Sa pamamagitan ng kanyang blog, ibinahagi ni Hugh ang kanyang kaalaman sa mundo, nag-aalok ng mga libreng Excel tutorial at online na pagsasanay upang matulungan ang mga indibidwal at negosyo na maabot ang kanilang buong potensyal.