Συγχώνευση αλληλογραφίας είναι ένας φανταστικός τρόπος για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα μεγάλο αριθμό ανθρώπων με ένα κλικ. Χρησιμοποιείται κυρίως για την αποστολή εξατομικευμένων μηνυμάτων στους χρήστες, όπως προθεσμίες χρέωσης, νέες προσφορές κ.α. Έχετε άλλες επιλογές για να ολοκληρώσετε αυτή την υπηρεσία, αλλά πρέπει να δημιουργήσετε μια ακριβή πλατφόρμα αλληλογραφίας για αυτό. Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι μια λύση εξοικονόμησης κόστους. Μπορούμε να συγχωνεύσουμε αλληλογραφία με οποιοδήποτε είδος διακομιστή αλληλογραφίας. Αλλά εδώ, θα δείξουμε πώςγια συγχώνευση αλληλογραφίας από Excel στο Outlook .

Κατεβάστε τα βιβλία ασκήσεων

Κατεβάστε αυτό το τετράδιο ασκήσεων για να εξασκηθείτε ενώ διαβάζετε αυτό το άρθρο.

Mail.docx

Τι είναι η συγχώνευση αλληλογραφίας;

Συγχώνευση αλληλογραφίας είναι μια διαδικασία που στέλνει αυτόματα εξατομικευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν μαζικό αριθμό παραληπτών με βάση μια βάση δεδομένων. Μια συγχώνευση αλληλογραφίας εξάγει πληροφορίες από ένα αρχείο προέλευσης και εισάγει τις πληροφορίες αυτές στο σώμα του μηνύματος.

Βήματα για τη συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Outlook

Για να εκτελέσουμε μια συγχώνευση αλληλογραφίας, πρέπει να ακολουθήσουμε ορισμένα βήματα. Όπως, όπως η δημιουργία ενός εγγράφου, μιας βάσης δεδομένων, η σύνδεση βάσης δεδομένων, η αποστολή αλληλογραφίας κ.λπ. Εδώ, θα συζητήσουμε όλα τα βήματα λεπτομερώς παρακάτω.

📌 Βήμα 1: Προετοιμάστε το περιεχόμενο του email στο Microsoft Word

Πριν από την αποστολή οποιουδήποτε μηνύματος πρέπει πρώτα να γράψουμε το περιεχόμενο του email. Σε αυτό το βήμα, θα το κάνουμε αυτό. Θα γράψουμε το περιεχόμενο του email σε Microsoft Word .

• Ανοίξτε το Microsoft Word από το Μενού Έναρξη .
• Κάντε κλικ στο Κενό έγγραφο για ένα νέο αρχείο word.

• Τώρα, η λέξη ανοίγει. Κάντε κλικ στο Αλληλογραφία καρτέλα.

• Από το Αλληλογραφία έχουμε την καρτέλα Έναρξη Mail Merge ομάδα.
• Επιλέξτε το Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιλογή.

• Τώρα, γράψτε το περιεχόμενο του email στο παράθυρο word.

Το αρχείο word είναι έτοιμο τώρα. Εδώ, στέλνουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενημερώνει για την προθεσμία πληρωμής του λογαριασμού μέσω διαδικτύου.

Διαβάστε περισσότερα: Συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel σε φακέλους του Word (2 εύκολες μέθοδοι)

📌 Βήμα 2: Ρύθμιση δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Excel

Σε αυτή την ενότητα, θα προετοιμάσουμε το Excel αρχείο με πληροφορίες μεταβλητών. Όνομα και Ημερομηνία απαιτούνται στο σώμα του μηνύματος και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτείται για την τοποθεσία αποστολής.

• Πρώτα, ανοίγουμε ένα κενό Excel αρχείο.

• Τώρα, δημιουργήστε τρία 3 στήλες Όνομα , Ημερομηνία , και Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο .
• Εισάγετε τα αντίστοιχα δεδομένα στις στήλες.

Τώρα, αποθηκεύστε αυτό το αρχείο.

• Κάντε κλικ στο Αρχείο της καρτέλας Excel αρχείο.
• Πατήστε το Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο επιλογή.

• Τώρα, επιλέξτε μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο από την επιλογή Διαχείριση αρχείων .
• Τέλος, πατήστε το πλήκτρο Αποθήκευση κουμπί.

Το αρχείο μας έχει αποθηκευτεί στην επιθυμητή θέση.

Διαβάστε περισσότερα: Συγχώνευση αλληλογραφίας στο Excel χωρίς Word (2 κατάλληλοι τρόποι)

📌 Βήμα 3: Συνδέστε τις πληροφορίες αλληλογραφίας με το email

Σε αυτή την ενότητα, θα συνδέσουμε το αρχείο word με το αρχείο Excel Το αρχείο word θα μορφοποιήσει το μήνυμα με βάση τις πληροφορίες από το αρχείο Excel αρχείο.

• Πηγαίνετε στο Επιλέξτε ομάδα υποδοχής και επιλέξτε να Χρήση υπάρχουσας λίστας .

• Επιλέξτε το επιθυμητό Excel αρχείο από το Εξερεύνηση αρχείων .
• Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο Ανοίξτε το κουμπί.

• Επιλέξτε το εικονιζόμενο αρχείο.
• Ελέγξτε το Πρώτη γραμμή εάν τα δεδομένα περιέχουν τις επικεφαλίδες των στηλών επιλογή.
• Τέλος, πατήστε OK .

Τώρα, θα συνδέσουμε τις μεταβλητές με το Excel στήλες.

• Επιλέξτε " Όνομα " και στη συνέχεια επιλέξτε το Εισαγωγή Συγχώνευση αρχείων επιλογή.
• Τώρα, θα εμφανιστεί ένα μενού με τα ονόματα των στηλών από την επιλεγμένη Excel αρχείο.
• Επιλέξτε τώρα τη σχετική στήλη.

• Τώρα, μπορούμε να δούμε το Όνομα έχει αλλάξει.

• Ομοίως, κάντε το ίδιο για το Ημερομηνία μεταβλητή.

📌 Βήμα 4: Έλεγχος προεπισκόπησης και ολοκλήρωση της συγχώνευσης αλληλογραφίας

Σε αυτό το βήμα, θα ελέγξουμε την προεπισκόπηση του περιεχομένου της αλληλογραφίας και θα ολοκληρώσουμε την πλήρη διαδικασία.

• Για να δείτε την προεπισκόπηση κάντε κλικ στο Αποτελέσματα προεπισκόπησης τμήμα.

• Τώρα, κοιτάξτε το αρχείο word.
• Το όνομα και η ημερομηνία άλλαξαν. 1η μέλος του συνόλου δεδομένων.

• Υπάρχει ένα κουμπί για να πάρετε τα επόμενα μέλη ένα προς ένα.

• Κοιτάξτε, 2η μέλος εμφανίζεται.

• Τώρα, κάντε κλικ στο Τελειώστε & συγχώνευση; Συγχώνευση ομάδα.
• Μας εμφανίζεται ένας κατάλογος επιλογών.
• Επιλέξτε Αποστολή μηνυμάτων Email επιλογές.

• Συγχώνευση σε E-mail θα εμφανιστεί το παράθυρο.
• Επιλέξτε το Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιλογή στο Προς κουτί.

• Βάλτε ένα θέμα στο Γραμμή θέματος κουτί.
• Τέλος, πατήστε OK .

📌 Βήμα 5: Ελέγξτε τα μηνύματα Mail Merge από το Outlook

Τώρα, θα ελέγξουμε αν η συγχώνευση αλληλογραφίας έχει ολοκληρωθεί με επιτυχία.

• Πηγαίνετε στο Outlook εφαρμογή εγκατεστημένη στον υπολογιστή.
• Από το μενού κάντε κλικ στο Outbox επιλογή.

• Μπορούμε να δούμε τα αποσταλμένα μηνύματα τώρα.

Διαβάστε περισσότερα: Πώς να συγχωνεύσετε αλληλογραφία από το Excel στο Outlook με συνημμένα αρχεία (2 παραδείγματα)

Συμπέρασμα

Σε αυτό το άρθρο, περιγράψαμε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας από Excel στο Outlook Δείξαμε όλες τις διαδικασίες λεπτομερώς στους χρήστες. Ελπίζω ότι αυτό θα ικανοποιήσει τις ανάγκες σας. Παρακαλώ ρίξτε μια ματιά στην ιστοσελίδα μας. Exceldemy.com και δώστε τις προτάσεις σας στο πλαίσιο σχολίων.