Trộn thư là một cách tuyệt vời để gửi email tới nhiều người chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nó được sử dụng chủ yếu để gửi thư được cá nhân hóa cho người dùng như thời hạn thanh toán, ưu đãi mới, v.v. Bạn có các tùy chọn khác để hoàn thành dịch vụ này nhưng cần thiết lập một nền tảng thư đắt tiền cho việc này. Trộn thư là một giải pháp tiết kiệm chi phí. Chúng tôi có thể trộn thư với bất kỳ loại máy chủ thư nào. Nhưng ở đây, chúng tôi sẽ trình bày cách trộn thư từ Excel đến Outlook .

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Tải xuống sách này thực hành sổ làm việc để thực hiện khi bạn đang đọc bài viết này.

Mail.docx

Trộn thư là gì?

Trộn thư là quy trình tự động gửi email được cá nhân hóa tới một số lượng lớn người nhận dựa trên một cơ sở dữ liệu. Trộn thư trích xuất thông tin từ tệp nguồn và chèn thông tin đó vào nội dung thư.

Các bước để trộn thư từ Excel sang Outlook

Để thực hiện trộn thư, chúng ta cần phải làm theo một số bước. Chẳng hạn như tạo tài liệu, cơ sở dữ liệu, liên kết cơ sở dữ liệu, gửi thư, v.v. Sau đây, chúng ta sẽ thảo luận chi tiết tất cả các bước bên dưới.

📌 Bước 1: Chuẩn bị Nội dung email trong Microsoft Word

Trước khi gửi bất kỳ thư nào, trước tiên chúng ta cần viết nội dung email. Trong bước này, chúng tôi sẽ làm điều này. Chúng tôi sẽ viết nội dung email trong Microsoft Word .

• Mở Microsoft Word từ Menu Bắt đầu .
• Nhấp vào Tài liệu trống tùy chọn cho tệp từ mới.

• Bây giờ, từ sẽ mở ra. Nhấp vào tab Gửi thư .

• Từ tab Gửi thư , chúng tôi nhận được Bắt đầu trộn thư nhóm.
• Chọn tùy chọn Thông điệp email .

• Bây giờ , soạn nội dung email trong cửa sổ word.

Tệp word của chúng ta đã sẵn sàng. Tại đây, chúng tôi gửi email thông báo thời hạn thanh toán hóa đơn internet.

Đọc thêm: Trộn thư từ phong bì Excel sang Word (2 phương pháp dễ dàng)

📌 Bước 2: Thiết lập dữ liệu trộn thư trong Microsoft Excel

Trong phần này, chúng ta sẽ chuẩn bị tệp Excel với thông tin thay đổi. Tên và Ngày cần có trong nội dung thư và cần có địa chỉ email để gửi vị trí.

• Đầu tiên, chúng tôi mở một Excel .

• Bây giờ, hãy tạo ba cột 3 Tên , Ngày và Email .
• Chèn dữ liệu tương ứng vào các cột.

Bây giờ, hãy lưu tệp này.

• Nhấp vào tab Tệp của tệp Excel .
• Nhấn tùy chọn Lưu bản sao .

• Bây giờ, hãy chọn vị trí để lưu tệp từ Trình quản lý tệp .
• Cuối cùng, nhấn nút Nút Lưu.

Tệp của chúng tôi đã được lưu ở vị trí mong muốn.

Đọc thêm: Thư Hợp nhất trong Excel mà không cần Word (2 cách phù hợp)

📌 Bước 3: Liên kết thông tin gửi thư với email

Trong phần này, chúng ta sẽ liên kết tệp word với tệp Excel . Tệp từ sẽ định dạng thư dựa trên thông tin từ tệp Excel .

• Chuyển đến Chọn nhóm Lễ tân và chọn Sử dụng một Danh sách Hiện có .

• Chọn tệp Excel mong muốn từ File Explorer .
• Sau đó, nhấp vào nút Mở .

• Chọn tệp được hiển thị.
• Kiểm tra tùy chọn Hàng đầu tiên nếu dữ liệu chứa tiêu đề cột .
• Cuối cùng, nhấn OK .

Bây giờ, chúng ta sẽ liên kết các biến với các cột Excel .

• Chọn “ Name ” rồi chọn Tùy chọn Insert Merge Filed .
• Bây giờ, một menu sẽ xuất hiện hiển thị tên cột từ tệp Excel đã chọn.
• Chọn cột có liên quan ngay bây giờ.

• Bây giờ, chúng ta có thể thấy tùy chọn Name đã được thay đổi.

• Tương tự, hãy làm điều này cho biến Ngày .

📌 Bước 4: Kiểm tra Bản xem trước và Kết thúc Mail Mer ge

Ở bước này, chúng ta sẽ kiểm tra bản xem trước của nội dung gửi thư và điền đầy đủquá trình.

• Để xem trước, hãy nhấp vào phần Xem trước kết quả .

• Bây giờ , hãy xem tệp từ.
• Tên và ngày đã thay đổi. Đây là thành viên đầu tiên của tập dữ liệu.

• Có một nút để nhận từng thành viên tiếp theo.

• Hãy nhìn xem, thành viên thứ 2 đang xuất hiện.

• Bây giờ, hãy nhấp vào nút Kết thúc & Hợp nhất nhóm.
• Chúng tôi nhận được một danh sách các tùy chọn.
• Chọn các tùy chọn Gửi thư điện tử .

• Cửa sổ Hợp nhất với E-mail sẽ xuất hiện.
• Chọn tùy chọn Email tại hộp Tới .

• Đặt chủ đề vào hộp Dòng chủ đề .
• Cuối cùng, nhấn OK .

📌 Bước 5: Kiểm tra thư trộn thư từ Outlook

Bây giờ , chúng tôi sẽ kiểm tra xem quá trình trộn thư đã hoàn tất thành công hay chưa.

• Truy cập ứng dụng Outlook đã cài đặt trên máy tính.
• Từ menu, nhấp vào Tùy chọn Hộp thư đi.

• Chúng tôi có thể xem thư đã gửi ngay bây giờ.

Đọc thêm: Cách hợp nhất thư từ Excel sang Outlook bằng tệp đính kèm (2 ví dụ)

Kết luận

Trong phần này bài viết này, chúng tôi đã mô tả quá trình hợp nhất thư từ Excel sang Outlook . Chúng tôi đã trình bày chi tiết tất cả các quy trình cho người dùng. Tôi hy vọng điều này sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. xin vui lòng có mộtxem trang web của chúng tôi Exceldemy.com và đưa ra đề xuất của bạn trong hộp nhận xét.