Sammanfogning av brev är ett fantastiskt sätt att skicka ett e-postmeddelande till ett stort antal personer med ett enda klick. Det används oftast för att skicka personliga meddelanden till användarna, t.ex. om tidsfrister för fakturering, nya erbjudanden etc. Du har andra alternativ för att slutföra denna tjänst, men du måste inrätta en dyr e-postplattform för detta. Mailmerge är en kostnadsbesparande lösning. Mailmerge kan användas med alla typer av e-postservrar, men här ska vi visa hur mantill postsammanställning från Excel till Outlook .

Ladda ner övningsböcker

Ladda ner den här arbetsboken för att träna medan du läser den här artikeln.

Mail.docx

Vad är Mail Merge?

Sammanfogning av brev är en process som automatiskt skickar personliga e-postmeddelanden till ett stort antal mottagare baserat på en databas. En mailsammanslagning hämtar information från en källfil och infogar den i e-postmeddelandet.

Steg för att sammanfoga från Excel till Outlook

För att utföra en sammanslagning måste vi följa vissa steg, t.ex. skapa ett dokument, en databas, länka databasen, skicka e-post etc. Här kommer vi att diskutera alla steg i detalj nedan.

📌 Steg 1: Förbered e-postinnehållet i Microsoft Word

Innan vi skickar ett e-postmeddelande måste vi först skriva e-postinnehållet. I det här steget kommer vi att göra detta. Vi kommer att skriva e-postinnehållet i Microsoft Word .

• Öppna Microsoft Word från Startmenyn .
• Klicka på Blankt dokument för en ny word-fil.

• Nu öppnas ordet. Klicka på Utskick fliken.

• Från Utskick Fliken, får vi den Starta Mail Merge grupp.
• Välj den E-postmeddelanden alternativ.

• Skriv nu innehållet i e-postmeddelandet i ordfönstret.

Vår word-fil är klar nu. Här skickar vi ett e-postmeddelande med information om tidsfristen för betalning av interneträkningar.

Läs mer: Mail Merge från Excel till Word-kuvert (2 enkla metoder)

📌 Steg 2: Konfigurera data för brevutskick i Microsoft Excel

I det här avsnittet förbereder vi Excel fil med information om variabler. Namn och Datum behövs i postkroppen och e-postadressen behövs för sändningsstället.

• Först öppnar vi en tom Excel fil.

• Skapa nu tre 3 kolumner Namn , Datum , och E-post .
• Infoga respektive data i kolumnerna.

Spara nu filen.

• Klicka på Fil på fliken Excel fil.
• Tryck på Spara en kopia alternativ.

• Välj nu en plats att spara filen på från listan Filhanterare .
• Slutligen trycker du på Spara knapp.

Filen har sparats på önskad plats.

Läs mer: Mail Merge i Excel utan Word (2 lämpliga sätt)

📌 Steg 3: Länka postinformation till e-post

I det här avsnittet kommer vi att länka word-filen till Excel filen. Word-filen kommer att formatera posten baserat på informationen från Excel fil.

• Gå till Välj Mottagningsgrupp och väljer att Använd en befintlig lista .

• Välj önskad Excel filen från den Utforskare av filer .
• Klicka sedan på Öppna knapp.

• Välj den visade filen.
• Kontrollera Första raden om uppgifterna innehåller kolumnrubrikerna. alternativ.
• Slutligen trycker du på OK .

Nu kopplar vi variablerna till Excel kolumner.

• Välj " Namn " och välj sedan Infoga Sammanfoga Gjord alternativ.
• Nu visas en meny som visar kolumnnamnen från den valda Excel fil.
• Välj den relevanta kolumnen nu.

• Nu kan vi se den Namn har ändrats.

• Gör på samma sätt för Datum variabel.

📌 Steg 4: Kontrollera förhandsgranskningen och avsluta sammanslagningen av postmeddelanden

I det här steget kontrollerar vi förhandsgranskningen av innehållet i utskicket och slutför hela processen.

• För att få en förhandsvisning klickar du på Förhandsgranska resultat sektion.

• Titta nu på word-filen.
• Namn och datum har ändrats. Det är den 1:a medlem av datamängden.

• Det finns en knapp för att hämta nästa medlemmar en efter en.

• Titta, 2:a medlemmen visas.

• Klicka nu på Avsluta & sammanfoga grupp.
• Vi får en lista med alternativ.
• Välj Skicka e-postmeddelanden alternativ.

• Slå ihop till E-post visas.
• Välj den E-post i den Till box.

• Ange ett ämne i fältet Ämnesrad box.
• Slutligen trycker du på OK .

📌 Steg 5: Kontrollera Mail Merge-meddelanden från Outlook

Nu ska vi kontrollera om postsammanläggningen har slutförts med framgång.

• Gå till Outlook appen som är installerad på datorn.
• På menyn klickar du på Utlåning alternativ.

• Nu kan vi se de skickade e-postmeddelandena.

Läs mer: Hur man sammanfogar brev från Excel till Outlook med bilagor (2 exempel)

Slutsats

I den här artikeln beskrev vi processen för sammanslagning av e-post från Excel till Outlook Vi visade alla processer i detalj för användarna. Jag hoppas att detta uppfyller dina behov. Ta en titt på vår webbplats. Exceldemy.com och ge dina förslag i kommentarsfältet.